会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。4 G4 ~$ v2 r2 U/ k3 S K
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有: % R u8 d# f5 C2 [ S : S3 s; i' s u. ^0 G. i) |
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。2 T2 R3 d# o B9 E
) y. r) {5 b$ T6 {0 ~" F4 C 二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。 A% H/ H* ^ ` B& A" M & ^2 ?6 z2 E* ^$ o
三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。 |4 G7 ~/ L& [7 R' S
9 ^- X t6 {/ g2 ?3 R1 Y& T7 f 四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。 : p1 D1 L f1 I; R5 X0 _ + S% f. f! D6 y. T3 M+ D" ]4 a. `& I 五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。 - y9 p9 I' Q* k0 E " w. C4 B7 }! V* v& w. l
为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题: 4 k. d; A8 P8 e1 E' N+ m ' A4 N0 T$ k3 Y( m& K