行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体,具有其它文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式(注意:比模式更进一步)并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
1 `: y/ c4 G s- j# i 公文写作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作实践的基础,懂得工作中许多微妙的关节,而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要,二要符合明晰、 确切、简练的标准,三要根据具体的语言环境,为避免上下文重复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语,少用形象和描绘性词语和口语,不用方言土语,十分规范。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语,用来表示行文目的、依据、原因,伴随情况等。如:为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如:为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如:经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称:我、本;第二人称:你、贵;第三人称:该。等等。国家行政公文有12类13种,即命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。
0 x. x/ i" T/ C/ a8 g m8 } 公文主文结构,是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。这一部分的写作,是公文写作的难点。' T O: x# `" T+ p+ A
一、 标题
! E+ \0 c1 P2 _; C 1. 规范式:三部分,即:发文机关+事由+文种* ^7 M8 _0 l k( ^8 G$ G( [
――用于重要、庄重的公务
- Y: _9 P s# C! i 2. 灵活式' U# H. q3 D4 J: _/ N# A
A 二部分:一是发文机关+文种
) r; N/ A+ @- h; ^: I/ R: G' T, \/ K (以上标题下可加时间)7 B V2 K: L4 D4 y
二是事由+文种
1 E4 L) a) x9 T v 三是“转发+始发机关及原通知标题”
* k9 e" N9 c* R0 @4 |: K B 一部分:只有文种; w+ }! Y1 x4 s
――常是不大重要的公务,带周知性
( a( b1 S5 f2 |# @8 L+ K7 e# k9 J ★带发文机关的标题下面如写发文时间,则须用括号,公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。
( U( j% e, b" o& A( u8 m 二、 正文
# U- [8 r# C8 f. D 1.主送机关 (面向机关全体人员或者社会群体的,公务是周知的、重大的,常常不写;注意工作实际中组织关系)
( ^6 Z0 c" B4 P' W$ j/ o 2. 正文
2 w7 n1 K1 L! |4 ? A. 原由:一是依据:' h) p; r$ o, B7 @/ \" J; l; W" p; p
# 情况:叙述时间、单位、地点、人物和事件等; 常用“目前…”类时间状语 ;简介人物及事迹* W" z1 u& A8 s9 C
#文件: 常用“根据…”;往往是一句话
& o- {2 L. Z7 N # 意义:议论:常用“是…”- @% m6 z6 f ~- D3 w$ u1 d
# 作用 :常用“将使…”
4 T2 J% w7 H, [ 二是目的:常用“为…”原由部分可省略,或只省略依据、目的之一。% C* z8 a! Q6 v- [% \* K
B 事项:(内容多而重要的分条列项即列出层义,或用小标题 或用句子表达)0 `% p% j: e6 x& T* y: B
1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广,条理性强。+ w) ^/ m) S- ^( {
并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;),也可用句子并列式。要求重轻有序:重要的放在前边,依次类推。4 E! f$ Q/ G I3 @3 y1 q& k& y) p
2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密,能说明问题。在一篇公文中,两种方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。9 b8 N5 g2 }% c) E; t! Q
注意:自此以下常运用序码。顺序是一、(一)、1、(1)共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。' b. q1 @; s# z
C 结尾:(可以不要)常见有:8 G, o. i' t$ O0 Z$ y7 S
一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此通知”等。0 L- T% ?7 o* D* [, v! n
二是希望、号召类。2 }4 [% D0 ^1 n; q
从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。 来源:考试大-秘书资格 , J( X/ O; a9 w$ O- [
3 W) [: L- S7 Z2 k: z
+ h1 \( ]: u/ }, ]7 @( a请示模式5 W& I5 a7 S1 O! o/ X4 }8 @, Q
请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行文,一事一文。上级应在一定的时限内批复。
7 s5 ]4 K Q% |7 G: \ 【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如:《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。- [. t. G9 }( {9 ~# O% S
【主送机关】接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起。只写一个,如需同时送其它机关, 应用抄报(在文末左下角写明)形式。
a2 g" u3 x7 C- q. I1 ` 【正文】1.请求缘由。一写情况依据(往往用“目前”开头),二写目的说明(用“为...”开头)。
/ r( F# E% Z. T3 e2 |, w 2.请求事项。分层分项写清具体要求,并说透理由, 提出充足的事实和理论根据。同时,依据实际情况, 提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考。
3 [. P7 J3 ^% q* ?5 a1 i 3.结尾。只是一句祈使性的话:“当否,请批复”或“以上如无不当,请批准”。0 }- A! Y# ?7 H8 @8 L; n
【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名称和顺序。
2 U r: I5 `; I; ~& P- F 【印章、发文时间】& ^, K2 ] \2 G4 [
报告模式
# R1 \( M$ e7 x& [/ O& X 报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复,行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议,成为报告。8 N: l$ g/ [8 } W0 b& f6 J/ m! ~; A
【标题】一般是:“事由+报告”。
; S3 d* B7 Z! \, U0 V) y* B 【主送机关】与请示相同。( U% g3 S. z% `( }* M$ A8 P
【正文】种类繁多,正文内容有差异。为学习方便, 把报告大致分为二种:
4 j+ q8 o9 D- I5 r* ]! j 一是综合性报告正文,或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。! U; O8 q0 z- E0 n6 a$ O; W
1.情况简述:工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式(议论判断)、 说明式(用“为了…”)等。百字上下。$ o" C8 S3 m! {- c
2.成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。2 Z" I: }- v+ p$ k+ g8 a* Z$ h
3.经验教训:要有观点、看法和规律, 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。
- M4 @' O7 e% g1 f 4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。
; i# h B& e9 F" W8 T; G 二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题, 特点是专项、特殊,一事一报。
9 j5 r3 c& K6 M. u) G 1.概述情况。讲清工作开展情况,或问题发生的原委, 事项的起因和经过。 a \6 O5 z+ e4 A
2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验, 或分析存在的问题及原因,或说明工作做法,或写出群众反映。
+ b7 @' ~! I- N; L6 ? 3.提出意见。写基本看法,解决问题的建议和办法。报告要用事实说话,以叙述为主,叙议结合。8 _9 S% C8 C: |, p& n2 |, R! c
【结尾】一般用“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等习惯用语,有的不写。如有附件,与请求相同写法。最后写发文机关或个人,盖章,写发文时间。
1 ~4 ]. C4 v: j; |5 O 通知模式- D/ a7 C! l; C1 d
通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种:发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。
6 n; \: c X# G; D1 b) D 【标题】灵活,甚至只有“通知”这一部分(内容不大重要又是周知的)。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定,省略文种,即:“批转(或转发)+(始发机关)原文标题”。
0 J: @% m: @4 Q% Q 【主送机关】直接上级。
7 l! y0 j5 r4 T9 ]/ C+ t 【正文】
1 _: |3 A1 d" Z/ A$ T 发布性通知和批转性通知的正文:“主体(发布或转发的文件)+批语”。 如:“现将《***办法》发给你们,请认真贯彻执行。”
5 y; m' v) u" p* e 事项性通知:原由+事项+结语(特此通知)* H0 i/ t( u/ i+ x, J
会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等
+ T/ L+ }6 H; K 任免通知:格式固定- P2 V& ]+ [$ }0 v0 z
【附件】可有可无
1 \( J0 O* j3 ]( d 【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。 |