常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
' i$ c: f- k( i0 M8 M- B# Q5 n% @第四节 表格文件的设计与填制
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1 F" S: l4 ~2 z4 S+ h i 一、表格的分类
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文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。
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根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。
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二、表格文件的结构格式
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2 g- T! b# c1 Y2 v! I7 Y 表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。
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三、表格设计
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- N% W! x! p8 _. h" N 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。/ w9 p2 O' L6 W$ t4 U* |
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表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。+ e2 s5 D, L; J
" T* g: k: ^2 H2 l3 x' V" y6 b 四、表格的填制方法
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |