办公室秘书培训材料：浅谈公文写作

   今天我就公文写作谈点自己的体会，一己之见，疏漏和错误在所难免，敬请大家批评指正。下面，我从六个方面来谈自己的学习体会：

一、写好一般文章

公文是文章的特例，也具有一般文章的特性。在办公室工作，就是从写文章的“高手”到写公文的“高手”的转变。
（一）文章的实用性。
为什么要写这篇文章？展示自己的写作能力，表达自己的观点、思想，满足读者的精神需求。写文章是满足一种需求，
6 z; [' `0 u+ N# L  r- E（二）文章的新颖性。
这篇文章写什么？狗咬人不是新闻，人咬狗绝对是新闻。别人嚼过的馍馍没有味道。
广东游客在海螺沟被毒蛇咬，游客反咬毒蛇。结果游客无事，毒蛇当场死掉。这则笑话深刻揭示了食品药品安全隐患非常非常的严重。
+ k, L+ R; S; u2 @5 ^“读者不知道的东西”、“读者感兴趣的东西”和“别人写不出来的东西”，就是文章的“新颖性”。
4 @+ P# _. U0 Q/ E+ Q  [; m: |+ V（三）文章的逻辑性。
& E# f% B+ |' k文章按照什么样的思路来写？思路决定出路，思路乱则文章结构就乱。行动有先后，思维讲逻辑。先写什么，后写什么，就是文章的“逻辑性”。
1.开头要“吸引眼球”。江苏电视台的“非诚勿扰”、上海台的“百里挑一”，帅哥、靓女的眼神，分明是“一百个愿意”。文章开头如同“相亲”，第一印象非常重要。
( F5 n: h( E# P5 P3 V" p2.主体要“富有创意”。创意是文章的生命。创意可以是彻头彻尾的新东西，也可以是旧物翻新。让自己身上长出翅膀飞翔，就是创新，很难做到。旧物翻新，比较容易做到，这也是我们写文章富有创意的最好切入点。陕西“表哥”杨达才和福建“表叔厅长”李金德，就是由“表”引申出来的创意。“我家的表，数不清”。“表哥”、“表叔”，“人”已翻新成了奢侈品“手表”，引起了各个阶层的强烈关注。
3.主题要“中心突出”。每篇文章只有一个中心，好比“一夫一妻”，不能干“上错了床”、“抱错了夫人”的蠢事！
4.结尾要“提气提神”。结尾的作用是“提气提神”，给整篇文章“壮威”，使整篇文章的气势升上去。
! G# m; ^' V4 ?. k, X+ r: @' T1 D一般文章写好了，公文也就简单了。因为公文也是文章，无非要符合公文的特性而已。具有扎实的文字功底，就奠定了写好公文的基础。
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4 ]0 ]5 t4 @5 f; X二、熟悉公文理论

$ P% \$ q$ Z0 y公文体现制作单位的法定权威和意志，写手的个性必须服从公文的共性，必须熟悉公文理论知识。
$ ?# J" p4 q2 g1 l$ w  }6 ?( f2 ?6 J（一）把握公文特征。
权威性和政策性、针对性和指导性、规范性和约束性、程序性和严密性、对应性和定向性。
（二）明确公文作用。
+ K" M  y0 M! y. ^指导工作，传达意图；联系工作，交流情况；请示工作，答复问题；总结工作，推广经验；有据可依，协调行动；记载工作，积累史料。
（三）正确使用文种。
: \7 |( I0 a- P- v9 Y1.牢记法定文种。即通过公文法规形式确定的15个主要、正式文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
2.熟知非法定文种。即与法定文种对应的非主要、非正式文种：如条例、规定、办法、细则、制度、规范、规则、规划、计划，等等。
4 K6 i: _& J/ L; q* k! H' Z6 w3.掌握公文分类。按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文；按时限要求，可分为特急公文、加急公文、常规公文；按机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。
% L& I  a$ V( X: S4.选用正确文种。依据法规的规定和要求正确选用文种；依据发文机关的职能权限正确选用文种；依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种；依据行文的目的和要求正确选用文种；按照文种的适用对象正确选用文种；按照层级的不同正确选用文种；按照公文内容的差异正确选用文种；按照约定俗成的文种使用习惯、做法来选用文种。
2 p8 d1 D! W$ J" m: X9 p$ t3 d5.规避不当文种。缺少文种，使用非法定文种，文种重叠，生造文种，文种作为公文标题，文种混用，错用文种（“请示”当“函”用，“报告”当“请示”用，“公告”当“通告”用）
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（四）遵循行文规则。
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* Q6 e8 n8 H: x0 u1 u0 Q4 O; L1.行文总规则。“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”；“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关”；按照隶属关系和职权范围行文（领导关系、指导关系、管理关系、协作关系）。
2.上行文规则。“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”；“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门”；“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”；“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”；“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关”。
6 ?! m" y4 k  j, s+ v3.下行文规则。“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关”；“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意”；“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”；“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销”；“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”。
4.其他行文规则。“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”；“党委、政府的部门依据职权可以相互行文”；“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。

  P5 x0 y4 y0 U5 u% c7 X三、写好机关公文

' I3 `5 y8 V" @) b8 h（一）公文的写作特征。
1.主题的职能性。公文是实现机关管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。
& T- T3 h9 `+ h5 |# f  c2.材料的可靠性。在公文里所采用的事实材料、数据材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。
3.结构的逻辑性。公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。
4.文风的平实性。力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。
' m0 p4 Y3 `) f4 S' ]3 @5.表述的简明性。结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。
: D: L! f3 v0 \' u  X% v6.体式的规范性。要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。
6 `3 ~- Z: |& e7 N4 W, Z2 Q（二）公文的起草方式。
1.办公室起草。公文起草是办公室的一项重要任务和经常性工作，是以文辅政的一个重要方面。办公室起草公文，有利条件是靠近领导，了解领导意图和全局情况；不利条件是对某些方面或专业性问题不够熟悉。
2.部门起草。即部门主管范围内的工作需要办政府或政府公室行文时，由部门代为拟稿，这是部门应尽的职责和义务。从中央到地方，早已明文规定。部门拟稿优势是情况较熟，容易抓住要害，提出可行办法。不足的是视野局限，高度不够。
7 W' O" B( Q- w  m' V7 A8 N  v3.联合起草。涉及两个以上部门时，由一个主管部门牵头，相关部门参与共同起草。优势是力量充足，各显其能；缺点是容易推诿，不易整合力量。
8 E5 C: B+ U1 h8 o5 [8 \& R4 ^" V% E4.小组起草。如《政府工作报告》，州政府研究室的书面材料中已做专门介绍。
5.领导主持起草。《政府工作报告》、“十二五”规划等，都是州政府主要领导担任组长，亲自主持起草，反复调研、反复修改。
（三）随时做好写作准备。
2 J0 w% s& u  b七分准备三分写。只有准备充分，才能受命不慌，才能胜任文秘工作。写东西不可怕，怕的是不知道什么时候要写。
  {3 @# l7 Z, L" a/ D* v1.平时准备。博览群书，厚积薄发。养成勤奋好学的好习惯，多看多记，多学多练。如益西达瓦州长要求的那样，“白天走、看、讲，晚上读、写、思”。任务来临时才能信手拈来，一挥而就。
+ A5 y9 P* a9 ?( r2.受命准备。明确发文目的。定位不准，累死三军。领导要交待清楚，撰稿人要问清楚起草公文的目的，即主题或叫主旨。如文件的中心内容是什么？准备采用什么文种？有哪些具体要求？发文依据是什么？等等。起草人还要进一步开动脑筋、周密思考，深刻领会领导意图，使领导交待的意图深入化、具体化和条理化，用自己的语言表达领导的思想、领导的意志。
3.收集整理材料。巧妇难为无米之饮。公文起草来不得半点杜撰和遐想。要通过查阅资料、调查研究，收集有关情况、事例、问题、经验和数据等材料，通过有关材料表现公文的思想观点。
7 J) J' N, O& [/ a& `4.构思写作提纲。掌握材料的过程就是构思提纲的过程。大型的文章，最好能把提纲细化到每一段写什么内容，把上下左右的衔接语表述出来。有了这样的提纲，写作起来就会思路流畅，一气呵成。
$ L& d- B* s" H& X7 \" S& P5.静下心来写作。当一切准备充分，思考成熟，提纲成型，就可以说万事俱备，只欠集中精力写作和修改这股东风了。写的过程中要心无旁骛，综合思考。
  e+ n; w+ |$ Z" j& }（四）贯穿写作要求。
1 r* v  E* m1 c* ~  t1.公文起草要符合党和国家的路线、方针政策和法律法规。这是首先要遵循的原则，也是在公文起草中贯彻讲政治的要求，同党中央保持高度一致的问题，也叫首要原则。公文出了政治问题就是重大问题。办文人员一定要有政治敏感问题性。
2.要符合上级机关的有关指示、规定。下级服从上级，全党服从中央，是我们党的民主集中制原则。公文起草工作中也必须贯彻这一原则。起草公文，需要研究党和国家的有关政策、法规，需要研究直接上级机关的指示精神，需要调查研究本地、本部门实际情况。
/ E% R0 z& a' n1 f% f/ M0 R3.要同现行有关公文相衔接。在同一个问题上，各有关公文不能相互打架；需要对现行公文的有关规定作出某些改变时，新制发的公文要有所交待、说明。
. R! m+ c2 r) p6 ^/ `! n4.要完整、准确地体现机关和领导同志的意图。行文目的决定于行政目的，而行政目的决定于机关和领导同志的意图。如果公文没有明确意图，缺乏个性，内涵不清，就成了“空文”。
/ R! n: ?0 ]' X7 D: I2 e5.要全面、准确地反映客观实际情况。关键是突出“三性”，即全面性、准确性、客观性。公文不是“科学幻想”或“文学创作”，随意修饰，笔下生花。
3 p* D8 g5 o- }; v% ?* E/ W6.提出的政策、措施要切实可行。公文中的具体政策、措施归纳起来，基本上是两类。一是属于行为规范方面的，主要是指：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了怎么办等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。提出的政策、措施一定要切实可行，办不到的不要说。
3 K' Y9 H+ r4 x  Z7.表述要准确严密。观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨。公文的开头以朴实、平直、开门见山为特色，结尾以自然果决为特色；公文的过渡即由一层意思转到另一层意思，由总述到分述或由分述到总述，由叙述到议论或由议论到叙述，都需要采用适当的过渡形式。根据情况，可以用“综上所述”、“由此可见”等过渡词过渡；可以用“现将有关情况报告如下”等过渡句子过渡通过过渡承上启下，使文意流畅自然。
. m: c" d4 c+ V% |; X% Q8.文字要精确、简练和规范。文字要精确、简练、朴实、庄重、规范。不要滥用简称、滥用方言、滥用口语、滥用俗语、滥用外来语、滥用新词语，也不要滥用比喻、滥用讽刺、滥用夸张、滥用敬语、滥用描写性语言、滥用抒情性语言、滥用复句、滥用提行(文章要好看，可以多分段)。
刘勰在《文心雕龙·议对》中说：“文以辩洁为能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不以深隐为奇。”文洁才能事明，文繁必然事隐。行政公文写作，实话实说，简洁明白，多用直叙、概述，不用倒叙、插叙；只用直笔，不用曲笔；只作简要说明，直接议论，不用描写、抒情和旁征博引。只有这样，才能符合明晰、准确、简朴、庄重的公文语言总体要求，体现出公文语体特色。
7 w7 B) \& u) k) \2 d: W（五）切忌网上瞎抄公文。
当今世界，网络资源浩瀚无穷。我们最感同身受的就是一接到写作任务，就到老秘网上搜索。其实资源共享，何乐而不为呢？“高手”们的好文章、好公文，其谋篇布局、结构体例甚至正确的观点、思想，完全可以借鉴、消化，为我所用，推陈出新，“青出于蓝而胜于蓝”，未必不是好事。毛主席《沁园春﹒雪》，也是步旧韵、填新词，其磅礴气势，谁能相比？关键是学习、借鉴后深加工没有、有没有自己的东西？是否符合上级的精神、符合本地的实际。
走捷径，也要会抄，而且有些还必须原文照抄！比如中央、省、州领导同志的重要讲话和重要批示，比如法律条款和文件标题及发文字号的引用，比如《党政机关公文处理工作条例》的条款，等等。不但要抄，而且不允许抄错一个字、一个标点符号。
（六）公文写作要认真。
, g  L8 D8 I: M) u3 {0 {! X个别部门代州政府或州政府办公室草拟文稿，存在三个突出问题。
" p- [3 M8 w$ |3 b+ h1.敷衍了事。认为是帮州政府做事，给了办公室很大的面子，“反正他们要修改，改死他们”。审核把关极不负责，忘记了本部门的“一把手”是政府全体会议组成人员，忘了本部门在履行政府的某些职能。
2.全文照抄。把阿坝州印发的文件全文照抬，换“甘孜”两个字，反正都是藏区。审稿人员签字、领导签字、单位用印，一应俱全。
3.“公文姓私”。总想通过政府或者政府办公室行文，实现部门的意志。该部门发的、该领导小组发的文件，也想通过政府或政府办公室行文，认为“有力度、力度大”。实际上，每一个部门都有州委、州政府两个以上州级领导分管、联系，绝大多数领导小组组长都是州委、州政府领导兼任，难道力度不大？

四、常用文种写作
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, n0 W9 u" n$ b3 Q8 M（一）通知。
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8 [: y/ i, y- s4 @. h" K六、公文审核
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  ?, x" w! m% J+ k3 v3 \公文格式是公文的门面和形象。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式。
5 \4 @5 ^+ m9 s5 A（一）   外表要美。
5 H( I0 [7 K1 A) B5 q看“五官”是否端正，“四肢”是否健全，是否符合格式规范。
1.审通用格式。公文的格式，分版头、主体、版记三部分，共由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18项要素组成。
' @8 ~+ E( M, Z& B% G( q: s2.审特定格式。信函格式，命令（令）格式，纪要格式。
1 F! Z3 A4 d  ?, L4 c8 z（二）内容要美。
0 C+ I  e  `" R( f4 f: H4 N如同人的审美。外形美、心灵美，形式与内容完美结合。不仅因为美丽才可爱，而且因为可爱更美丽。经过认真审核的公文的才可能成为“精品”。审核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。审核公文内容要遵循“四项原则”，把好“八个关口”。

3 V# [  O! w" b; ]/ N* T. ^  k1.要遵循“四项原则”。依据原则、质量原则、效率原则、精简原则。
* F2 H% b$ g+ t2.要把好“八个关口”。严把发文关、严把政治关、严把全局关、严把政策关、严把法规关、严把规格关、严把文字关、严把程序关。
    我的交流完毕，谢谢大家！

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小生向前辈学习了。致敬！

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值的学习的品味值的学习的品味

指导很得当，但是重要的还是自己要多练习实践才行！

不错不错 很用心啊啊啊啊啊

学习学习再学习，提高提高再提高。

不错不错，值得学习。

写得很，很受启发。谢谢。