九段秘书区别

一段：发通知
6 |" G1 b2 c3 N/ B8 v$ J用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议

0 N3 q( `9 v" I二段：抓落实
3 J4 o& l: A4 p. I发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到

三段：重检查
0 v) ^' S9 ^7 c1 P& B  b$ R# U发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间

7 v9 ?! V% j: D5 Z# \! ~2 Z  s+ a四段：勤准备
& a4 y( ?, `7 j& }0 U4 H5 o# G发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
* w: ?) ~( w3 u+ G: k$ n
/ u7 g9 S6 s+ L3 h+ f3 V8 O9 x五段：细准备
5 r; u" x, M" h5 d2 e; U) {发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）

六段：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）

七段：发记录
( x* b$ B9 H! [( h. s) U! k会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员

) t# z- M, [, q  e0 u0 x' D八段：定责任
2 l& ?4 B" f* F8 n) H将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
( T& Y% C& P' P6 V, z5 l
+ M" ]  o$ Y2 w* o$ n九段：做流程
- a, X/ J) P- M/ G! w4 q把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系