一段：发通知$ _. v W& z7 c: V( t
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议: P. J, t4 J1 f' m. G
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二段：抓落实
$ d4 _1 ^% w' r# z3 R9 a0 t9 s发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到8 I. o/ X2 t7 T. A
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三段：重检查
* d/ w" h- X7 E6 Q; Q e发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间4 E; T, _- R2 B/ X' o+ D) s0 D. g
; q5 e7 d( w' U* v6 x; u1 l四段：勤准备
+ Q7 y. `. l2 _- l& W3 G2 i z发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备3 Q5 s. z8 m/ n9 L9 ^3 y, _
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录# a6 _! Y' r- S' x3 C( G
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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% E8 A) g& ]8 G5 r七段：发记录- [# Q7 a7 Y+ p5 {' ^( g: K3 H
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任" B, S. T, Q Q
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理4 E7 r$ @' o; ^) ]% t
0 X' b! E6 \* l九段：做流程
4 e- d8 {8 q }7 a, [把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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