一段：发通知2 A1 n* N P% K4 H2 p) B; Q
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实3 S( j1 u0 i, u/ U$ H" W" u' D
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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1 X2 a0 n$ {/ ^. U三段：重检查" n5 \3 z( S/ D" y
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间2 {* J, k+ v5 ]; k& O
3 Z2 e2 J- F h3 [; O1 e6 q1 q- P四段：勤准备* I- a/ v! h: `2 S/ H0 ~) e
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议* N9 s, G# Y- F
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五段：细准备
* t: Z9 ]0 g; W) F% N* g: @* {2 j3 [发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录
$ ]% W* d$ G: c5 I+ ^1 c: d- J发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份） k% q: s8 p3 T7 f! z" y* M
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七段：发记录& T& N1 z9 b8 @# U, |
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员" C! o& p3 g, A/ H4 U
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八段：定责任
3 }6 B8 r) W, m3 \0 H将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理# ^" Y8 O6 `5 w
4 m& ~7 _4 [. L3 Z# x. [九段：做流程
6 R* @9 g2 ?& `& p" m把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系# y) j+ @" f8 a( W' ~0 e2 O0 M
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