一段：发通知
! J3 h% ?- b' V% i用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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/ [3 m9 b. P) j9 c% Q二段：抓落实% K* O/ `2 ^7 F: o4 p6 V( ^
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查
5 g( X7 {% x# _9 u发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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" @0 O4 ]* ]0 m' g6 W( y, F( B四段：勤准备
9 H! b2 {9 n" R# _1 Q& l发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备: ` s+ W8 K; c6 n6 ~# l! J9 T' X
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录: R$ p \3 A j0 D) U( }; u
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）- g# C, |9 |' Y2 Y7 q7 T" R) N% {
4 `* C' `- z; h' i; j七段：发记录
$ T4 E1 u m$ G' _会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员9 C7 F( m+ K" L/ e& p
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八段：定责任
5 C- z1 w! l5 Z1 i+ b* Y N x将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程
& a; C, Z1 ^4 O' k7 e把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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