1. 提前到场" w" {# \& Z1 G" B* @- W
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凡组织集体活动——集会、劳动、操课等。主办的公务员应早于其他人员到场,起码应早到五分钟。6 A: l: g8 v/ p6 P
) S/ s: d* D: X! |( k6 _) `: ~% r平时上班,公务人员应早于领导。起码提前五分钟到位,做好必要的准备工作。1 A' B( [" `* P+ q& |0 A
8 b$ E) N: ]3 M2 p0 E% c 2. 对号入座
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6 i N4 r' U/ V/ Y6 n; v 开会时主席台上领导人如何就座;
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+ r B6 Y& @1 q! {/ f' A4 l 就餐时人员如何落位;
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合影时前排位置如何安排。
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主办的公务员应事先想,写好名单,放在或贴在适应位置。人员到后,自然对号入座,会省去不少推让时间。
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# y- _) ~3 I% M8 F6 i: H 3. 当天回复" h6 ~" O. _6 _- n4 E) p) Q
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接到来信或电话后,若是需要回复的,最好当天就写信或打电话,这样做,一是尊重对方;二是省把事情忘了。2 r. F- [( t, [9 s
9 e$ A. j% s7 G; v 4. 先远后近' G S9 x+ f% {3 d! h: i6 J- Q
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当你同时接到两个以上的电话时,可让近处的来电人停几分钟打来,首先接长途。近处若是领导人打来的,可在接长途后主动打过去。/ P# K9 w: }- o; F# A0 ?. _
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5. 锁门应急; C S# ^& k/ [( {$ Y. G7 L
4 }1 M) F* L) c( f4 B 当你正在翻阅、撰写、整理文电材料,有人叫你,需要马上离开、来不及整理桌睥东西时,那怕离开只有一两分钟,也一定不要忘了锁门,以免失密和丢失东西。9 a) \* U$ G1 S4 z5 G3 x1 j2 ~$ b4 i& {
) x/ q8 u( n5 N! n+ t) j7 E 6. 一次到位4 t+ V$ n: F6 D9 i0 |
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经常使用的登记本,例如印章使用登记本、文电登记本、住宿登记本等,可用回形针将用过的纸页别起来,下次用时,可以一下子翻到要登记的那一页。避免一页一页的翻,浪费时间。+ M& L: }) b+ w/ \) h/ P
# \0 H$ |0 Q) S( d1 }5 u. } 7. 交接清楚) k7 h4 Y; A% l; A) @' e/ Y4 {
# `9 l' h4 }9 l4 v: f% } 工作变换,或临时出差、休假,应将自己分管的工作、文电、器材等,和接手人交接清楚。必要时,应一一登记并由领导过目或监督交接,避免以后发生不愉快的事。2 Z! D: U& y5 X' H; a. I' r* U1 \
0 g/ Q- t. m( w) C/ }4 E 8. 夹塞呈文7 i; V! _% \; L1 W0 @8 p) O5 S0 o: T
4 e, S$ Q- |. l 实际工作中,领导人陷入会议的时间很多,因种种原因,会议时间的利用率又很低,这种状况要改变也很难。在这种情况下,公务人员应学会夹塞呈送文电。就是说,在开会时,领导若不是主讲人,可以呈送一些需急办的文电给领导看,以提高工作效率。
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9. 标上拼音& l( Y6 e" k0 ~8 E0 P
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实际生活中,常常可以见到领导人在传达文件时念错字音的情况,有时引得听众窃窃私语,甚至哄堂大笑。不仅影响了对文件精神的理解,也影响了领导人的威信。解决的办法是:承办文件的公务员,在文件呈送领导传达之前,应先看一遍,把冷僻字、易读错音的字标上拼音或写上易认易读的同音字。" ]9 t- Y# \2 b% u
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汉字太复杂了,不是专门家,恐怕没人敢说认识所有的字,都能把字音读准。因此领导人念错个别字音不足为怪。公务人员应理解到这一点,自觉地为领导人把好关,服好务。
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1 V9 H) [! ~ G( n 10. 巧用纸篓 O& `& b6 R V: h
6 r% t0 m7 Z/ [/ m 一般单位都有专门从市场购来的废纸篓,倾倒时,往往因为挤压太久不易倒出,有时不得不用手去掏或磕碰,既不方便又不卫生。为解决这个问题,有的“老机关”用旧报纸订个纸袋放在纸篓内,需要倒时,把纸袋一掂出来就完事了。* W0 X2 z, v1 O# s7 P
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11.见缝插针
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由于种种原因,我们现在开会往往是提前一刻钟或半小时以上时间进场,开完全会后到下班又有一段空余时间。其它还有出门等车、看病候诊、买东西排队等不少“等”的时间,浪费了,实在可惜。若利用起来想一点问题,或看点材料、书籍,是会大有收获的。有人计算过,假如每分钟读300字,每天读15分钟,一年即可读6万到10万字的书20本。, m9 d3 Y' z6 p n4 w' g5 q
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12.自创符号
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听报告、做会议记录,或自己“灵感”来了需要记下来时,常常感到“笔不从心”,记录的速度远远赶不上说话的速度。为解决这个问题,有一门专门学问叫“速记”。但要学速记也不容易。简便的方法是自己创造文字符号。例如社会主义可写成“社——义”,无产阶级可写成“无——及”,等等。总之,所创造的字词,自己认识就行。记完后根据需要再用标准字整理。
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* |( g/ w- i9 A3 a6 ?: v 13.闭门谢客3 a, J" Y0 d8 \
$ J* ]; Y; r0 T% \& j- \! O 就是把门关起来办公,这样可以减少干扰,防止没事的人串门聊天。天热季节不得不开门时,若工作较忙,对串门聊天的人可以客气地请出,以便集中精力办公。1 ?. G" \& U7 |! ?
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14.请写作假
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安静地方出文章。公务人员若起草比较重要或文字较长的文电、材料时,可向领导请假找一个安静的环境去写。如宿舍、图书馆等。不要坐在嘈杂的办公室里硬写,——这样效果不好。
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15.自备资料
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经常从事撰写工作的公务员,应注意自备成套资料。经手一项工作,整一套资料,这种整理,不是事后“档案式”的整理,而是开始就进行的“过程式”整理。具体来说,某项工作开始了,上面有什么要求,其它单位有什么经验,本单位有什么情况等。随时都掌握以来。这样,当工作正在进行中需要发指示、工作进行完需要写总结时,就能很快地拿出东西来。1 X4 v+ Y* u% y: g2 ]# G. N' C5 X3 j- q
8 |3 R( n+ M, r0 l) B" C 16.适时提示2 D1 E/ R( n3 r0 ^* V; f
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公务人员除了应办好份内的事外,在力所能及的情况下,还要关心一下同事和直接领导的事,从整体上减少失误,提高效率。例如,同事或领导几点几分有个会议,快到点时,不妨提醒一下,以免当事人忘记。再如当同事或领导一时想不起某件事或起草文电一下不知如何下笔、而你又知道时,不妨提示一下。这样做,一定会受到同事和领导欢迎。
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17.事有回音
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当同事委托办一件事或领导交办一件事,应做到及时回音。何谓及时?一是开始打算怎么办讲一下;二是办的过程中有什么问题讲一下;三是办的结果如何讲一下。实际工作中,有的同志只想到事情办完了报结果,而有的事“结果”出来的时间又很长,造成了交办人对承办人的不满意。正确的做法是:在办的过程中至少报一次,省得交办人挂念。这也是个新生交办人的礼貌问题。
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18.慎重许诺
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同事委托办事,要实事求是,能办的则答应,不能办的不要许诺。千万不要爱面子、不好意思,把不能办的事情也答应下来,这样不仅会误事,还会影响同事之间的关系。$ y% w9 M' n4 a' \- G8 ?
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19.抓住要点* d7 d- v N* l( w
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