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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 $ c1 ~: B! t7 c
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一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位（前期）
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/ \! g# v4 w' b+ Z. N' R 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 ' @1 j/ O, s; s% \; G0 X) I
" D. b, o4 U8 x& P1 u9 v `/ Q决议等做到心中有数。 ( m; b5 P) H5 \) k5 Q
, w: J+ U% P- w 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 1 _. e+ D8 h+ F+ h0 q& [& D$ b9 ?6 I
& }3 F `# s+ S- e4 Z8 ]2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 ) v" W: f& O8 Q
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3、整理准确及时 ) w8 K0 i) }$ ~2 c' F' y* [ H2 H
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 + i% B7 z5 Z0 i' u( H6 p
; ^" x* E; ~6 S3 }% o 一是对记录内容查漏补缺； 1 K# z1 z; C( x" c j3 z- G2 M* H
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: M' g" h, `# L0 v3 Q3 ~二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； m! n* T( c; C6 g2 u4 ]
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 $ E! {+ H# u1 j M: a
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( r/ o6 w) v9 ~5 O二、电子邮件4提示 " x# I4 y0 F# q5 H/ R+ A
W1 ^# A$ }1 h$ }9 W# T. P+ ~ 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 5 t( @9 _* P. ?5 W4 W
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2、邮件标题 " h9 `! R1 A; Y; t3 w, y1 K
5 _7 s# h8 G- G5 E* y- l 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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: t# P6 P g( p6 ~+ F$ e 3、邮件正文
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- n3 j U$ [' p3 {邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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6 H, }; m# J; G+ `0 v行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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. L& S" U$ O D4、邮件附件
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( A" |4 l& G$ b3 |0 \# n O名称清晰规范，注意反复核查。 6 Q- ^ @ X# w) E
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& A, f8 \- e, q6 [注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 : p, b$ F! U$ I2 p# F8 \
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三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 2 n3 h1 c! @2 ^8 E/ R1 Z
- T+ l: e! X* E- L f! T1.文种选择错误 " m9 S0 H- r( A. W8 b8 S/ t2 i
& v% Z, m$ m& T 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 + u3 h6 h4 f, p: J' [
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 . u6 j5 V' O4 Y$ S4 _ Q
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（1）文种选择的重要性
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 - y$ P5 M2 l2 B
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 - ]5 I4 b$ Q3 S- Z$ k2 `" M1 ]& f
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( q" n1 ]/ n2 ]0 W* ~6 B$ Y（2）常见错误例子 J9 l. z3 C* A
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0 w4 _* Z0 |6 y& R3 q% e( S$ b, qa.错乱 & g' ~, k* }$ d* ~ e: N
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1 U, u- x' d: D. }8 Z* o: C6 }5 s如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 2 p B0 }$ I( Q. y
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b.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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, \8 l. E! W2 O# m1 V/ W0 P! O$ ~3 qc.非法
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 * u' z2 e3 y, A* f5 J& f
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d.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 ' W. F5 q, \& F" r2 p
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2.重要信息重复或者失误 + C) s8 u7 ~$ i
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱 & ]( h! y/ e5 e
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% g" O8 m# B" f* }; H9 a蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 ! F+ t K! O0 o; }- w
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 ! E; c' J/ V \4 E! O6 ]
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# ~; K! _. g7 S# F特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 6 a; [; X- _8 S. u! q0 H
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; J t1 o" |, E5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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四、结语
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: x4 ~4 Y, t! z- G) H希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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