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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 - h1 z6 p: g% [
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一、会议记录3要素 # v) p2 b8 H; _) k9 ]) G5 r
3 {; Y$ |3 Y8 k/ F( \2 D) _ 1、准备工作细致到位（前期）
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/ @# L2 t0 p; P E0 v/ L& U 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 - |0 i6 ?/ z- N' C, c8 s4 l. U ~: [
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决议等做到心中有数。 . T( p+ S2 m! }4 n. O
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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7 o2 j3 `3 x+ ^# F 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 1 ~4 ~9 x p$ T4 t8 ~5 e; t- `
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 3 V. P' P0 L& q0 S4 P& H" f9 W }0 `
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: J8 @# |- y* Z( |) R) ^. e% w真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 . e; F) w3 g; ?: Z% m; C
( |% `! S2 v t% A 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 - L' C. W, ?+ u: [. D
/ q" L" P/ O: ?3 W# U& \6 k 一是对记录内容查漏补缺；
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' ~" x0 W) h4 |% ?3 _二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 ) B! {/ w" {' L- Q q" \
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; E2 G: e4 F# |二、电子邮件4提示
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% @" a, }5 m! z! `) {- c 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 $ a9 K- ]0 d4 K* Z
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2、邮件标题 0 h1 r$ [3 H' \) e t
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 ]# r/ H* c7 H9 n: I/ m
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 # K$ |' `* d- ^4 E" E+ G
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' N" y5 y: t7 w$ Z {1 V行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 ( O; i$ ?2 `" [0 F7 }7 N$ t
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3 B0 \% A) D. l+ y6 d8 c/ W [4、邮件附件
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! b; a$ v4 n P0 E名称清晰规范，注意反复核查。
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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, ?) S; K4 M( l- j提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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' w- f2 P; {3 P; W/ B% z- k三、负分公文5宗罪 & z: _& I+ r) c% J/ w
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0 O0 A; ~4 l% }* @- i为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 / O* e! I5 H1 M/ T& [6 ]+ L3 `# g* ]
" m' k* N5 K" ?' q0 R# X1.文种选择错误 + E5 I1 ` b7 i6 P( U
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 ) ^2 X# i$ ?# j3 L
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. f2 B M6 |; P4 Y0 z公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 * \% x/ S6 z1 N6 `& D0 H. I0 {1 s
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（1）文种选择的重要性
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3 |+ B* U* O; i' G$ Z, ]在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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- n) _. L3 E5 {( V( m( c公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 2 K3 Z5 v5 y! e# f" o
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2 Q+ o4 e( o' ^: M$ ]4 {7 y（2）常见错误例子
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a.错乱 K$ f7 i* o5 m
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# b/ V! U1 O/ t% M) ]2 H如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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/ v8 W; M. _4 W) zb.缺失 6 j/ r6 e4 C, p
0 C2 `# s* f4 O) e7 I$ S4 Y5 d6 u 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 $ z4 q( S5 h, V c
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* H4 n/ p% C# H3 Lc.非法 ; y }. I& {% y2 o$ l
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& r+ W% R; e' K' k( i: ?超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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1 V) s. ?% t2 ]* a9 w8 Z
1 [- j9 Q1 v' W" \d.重叠
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 - Y3 T9 f6 P: ]' z9 A
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2.重要信息重复或者失误 ! x2 T4 j1 b; Y/ d" N5 x& }0 C
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' `/ {0 [4 A/ W- }7 W1 m “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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# g- g! H/ _( o$ }8 w1 F3.核心词汇使用混乱 B4 P4 M0 q( w4 X- D8 D
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& @9 I) v3 n4 n, M蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 3 ]0 t; u: Y( A
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: K3 V6 T9 l. m( B f# F4.内容冗长，关键信息严重滞后
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/ d: i$ R- ^; D- \7 s特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 # b' X* C% R9 S9 I
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( g$ F: ~7 a" U* @' W7 z: v3 K- r5.修饰性词语贫乏单调
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! U+ e5 c/ }$ V* l6 I9 J! C 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! 3 h$ s" f2 D6 f6 Z+ O B' A$ u
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