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负分公文5宗罪

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二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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3 _ V$ R- n5 y0 I. l# r
0 x/ v# V% c& ]' t

2 {% Z6 I3 F6 r! y3 N. R, ~0 @8 y# r. O' U* i9 T' _' a
一、会议记录3要素
5 \' y: Z1 W( b: I+ y6 ]$ @/ { $ U* [1 e" I2 {) I2 G' I# W
1准备工作细致到位(前期)
, B" P* O; F, D% u/ |+ J 8 N" r& W' o9 m8 J( r
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
% }" K3 t& Z( a2 ], } T ' X+ P. m# r: |6 }; a2 g+ c' D
决议等做到心中有数。
. s, }1 p2 @$ ~: P' h7 e- Y6 D0 T- i
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
1 _0 o: x. \4 u + n9 I# E7 }( |5 o O
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
# o' M8 J) m6 }" G; h0 P 4 ~% ]) v7 J5 W* U# D7 G, g9 ?
2、记录完整真实
3 t6 Y [1 ~9 U 9 I$ f/ p4 |) Z/ C- k
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
8 M8 H/ A: [1 V' X. D7 y4 t" {2 J# G

      6 [. g7 _& ]9 |- i0 K9 u/ Q" U- h真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

+ t4 j, k0 N) }( ?" G0 [2 Q/ f* W8 n+ [+ o. t% Q% y
 3、整理准确及时
9 Y) w0 A. w3 y/ j- p 2 u) I! \: B+ o) F0 G

     1 Y: {: y9 Z& h6 G 会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

/ ~$ Y1 I* q/ z4 J3 j2 A/ X , {; ?, P; Y0 c! N% Y
      一是对记录内容查漏补缺;
# k) l5 A A% s: V; C1 X- X+ n0 K( r" }' }

     % A" A/ a* g) P8 S( q 二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

, y$ k) E) o3 O! s, U! w4 Z - D4 L, H3 i7 D, B9 w) D

     / r" x" y5 L( H4 p+ N! F& i2 ?! { 三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

' m g3 Y6 Y9 u9 b7 u/ @* L 1 O. p% W, f3 L$ x# d
 
# J6 a) a' c2 B, }3 O ; J- L @) P A" Q' R
二、电子邮件4提示
6 G2 U, w' D8 E' W3 U# a1 I# h: P' V' x2 {) y
 1、信箱名称
4 p+ z9 f T) A) B7 d$ b/ }6 x( _0 J) a

      6 Y# U6 d3 x* Y7 W8 z 首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

( Y8 r4 h6 v2 }- h- O! C# G2 `; Z# l7 y) i3 q6 s# z* n; C
 
6 g3 b. H: S P, k c 3 F- z! G7 z0 ^0 T# r
2、邮件标题 
3 B/ d& k- k# Z& X7 M8 _7 T* `3 ]$ B7 ~$ O& c7 `3 R( m
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
0 R' i ^, h' a2 M- f- H: C7 A) ^, J1 a6 g
      
0 I% {1 `# s; {4 g- v , ~6 s- z* z& p: L( J- s1 V
 3、邮件正文 
. _* t9 n& j$ t, R0 K& T' I 1 f% N4 V F$ [+ k% x

      & [+ T2 H }8 {/ {9 V' P2 s 邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

4 Z/ ?/ w' F- q& E 4 Y( @' k c( m& ~

      + Z$ s3 t; n2 u T: y2 u 行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

4 k& c0 }2 l/ p# Q ' k; w. b( m8 i* s/ w# d
 
. I7 d; t, y8 M+ p8 z( s/ b J; I 5 P: k% Z5 n+ q4 I; e
4、邮件附件
2 R- `6 x# i1 X# T3 p4 x* M" W8 Z " ?* E2 e8 I( r1 B3 j& _

       5 H0 y) e* V- w' p N r) k% R; H名称清晰规范,注意反复核查。

7 L3 Q! F ^( \ ~! s9 t$ T3 H8 h5 Z( |

       / V: ^; A' g' f注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

. ?9 ?# Q2 \# t. U: q3 ]1 W: q$ G+ c* Y6 T* [ C( l9 Z% W% c( s( P, H

      : g' N3 S* J- ^ u. }- A 提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

( P# h8 T f& Q; g0 O ; _- l3 F4 m# t5 i
 
2 Y' w% s. s o+ a 0 G4 c; y9 {( ~7 X+ q
 
. G4 z* k- `5 Z8 J) P: R0 V/ E$ z 0 B& ^7 M n4 W4 C
三、负分公文5宗罪 
) v) P7 \9 o/ L6 q2 o' B) |( v " n- _' _' m0 O0 j; U R* N* x: E


( K1 y+ W _: F5 X
; K ~* k/ S1 L2 Z; L' R' W% N! Y. x. L

7 R+ z* x- z6 t7 e S3 p, v Y" d) ^3 q! G8 I- l! u+ H
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
% v, E8 Q& o2 z# g6 P# y% n; w/ }# k
1.文种选择错误
, e8 [' L- z G$ A; |0 Y% j ( w' O: d0 |# X3 c$ M8 Y1 A
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
# Z" ^% a- c! D6 W- h ; `% t% i& }+ ]% a' X% x

       : W3 Z; g+ H: h' m/ u公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

0 E' o J( M5 d% ~" O, V* f( A2 y: |/ l2 Z/ X! B/ p
   1)文种选择的重要性
9 @* S8 v& R2 \8 e, M2 \ ' d! E8 [- g4 _9 z/ H' y

       9 e9 s: \* j) b, b$ ^+ |+ f在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

) e( j/ u) {; q, g, z5 e ( E3 b: s; s2 Y0 E

      2 V9 ^9 x8 A, O2 ]3 k: y 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

1 L) I, w, S1 ]* |% [7 b6 G ' l7 h6 Y9 H9 P0 l

   5 K% n7 V5 p2 v7 d9 @# ?5 o2)常见错误例子

3 \7 ^/ S0 `1 Z& V) n # d# U& G# L5 N }

        2 j, y; }5 I9 b* Q) o$ xa.错乱

& A: j5 {2 | Q7 v$ I( P- P5 [8 g0 I/ r0 Q6 _5 E1 U! u, G

       # y8 o: J& K* N3 K' @. d& B G; Q$ _ 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

6 e( N L7 S! o5 {6 q3 g6 N % f$ z$ c! z: F- D' [

        / v8 d4 x0 l( @/ y2 ub.缺失

3 R* r; o) o) U0 p4 G3 S" i # L$ V* I7 [8 G4 Y. A% A
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
( H! c; ~8 q& l2 B$ O * t4 v! O# x& S" v/ ~& H3 f* d% a

       3 _/ J6 N' [/ m c.非法

0 k V, n2 s: ?6 H4 w5 e, P! h# x9 @3 q4 |

       4 k' C6 c: h J$ g% ]4 @超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

1 o$ R7 h4 y& l9 ~: j4 J - G ~+ ^; `. g) B- g1 C

       5 }/ g. U# k9 ]. d d.重叠

# i/ `, G* E4 u) t) \ ) s; e" S B! Q7 i4 j

      5 t5 A8 T9 N/ [/ ^2 m: I3 P. W 故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

" @1 K5 f2 D" W; t0 [% @ 3 q, H; M! d T p
 
, N4 M! Y# f. V# a; p% R- x! { ; y. i0 T" ~. A7 y% A; P. U' b d
2.重要信息重复或者失误
8 l2 P' R" [0 r1 {# D. ?0 x; w+ s0 V# I. p. c9 g

       * `" N" L( a* |8 {2 C/ J “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

) S( w' t$ Z8 g9 i6 l5 } & W! U$ M* U D9 z6 \0 i+ \% R; o
 
2 z& T+ V. ~7 S9 ?. E: ]. w9 f / ?* y- i, N& q, h
3.核心词汇使用混乱 
m- U" B) W2 C6 U* O / \) x6 d& q* e( @! E/ F) w

      ; u* m% g3 b* T( Z+ Y 蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

" ?2 O- ~3 a4 F " s6 Y, ~ d1 F$ r0 O: h; b
 
4 z: v. ~. k$ C% j+ s" y$ U6 X" O- @( _
4.内容冗长,关键信息严重滞后
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      / z! Z$ x ^' {) n; V0 f5 a1 x 特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

2 M( U( K. F* k4 [; T+ a0 h 3 M& k( ~2 ?* x9 t' A: _
 
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5.修饰性词语贫乏单调
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       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
+ O# J3 e( w6 l2 O) c* `3 b/ n4 Y& r( E2 f; L' q
 
1 D" j- z7 l- t) F$ x! F) T" i& G0 Y+ J
四、结语
: M/ c+ l, W6 l1 S9 } & \) D. c: Y" @& y8 h# e. G

      3 ^6 s- c5 M! E% o 希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

+ v: O5 s2 J- P ' Q. N% ^- } k6 t
 

 
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