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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 - _1 o- T/ H- {. Q0 b2 l& q
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! C5 v) ^) f& G: @1 \! ~+ s一、会议记录3要素 ) R8 B3 x, N! n$ x4 t/ @# u, x
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1、准备工作细致到位（前期） % f8 N6 B8 W( ?
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 . \/ \3 z# K/ Z% ~# ~- v
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决议等做到心中有数。 1 y/ ?2 f% b. z K0 W
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 & c" E" J5 O1 k V' R7 v+ l
" k: ]* Q9 r" ^ 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 . M7 }) b, Y+ s! u
0 {8 m$ M( w# n% m7 S3 V: z2、记录完整真实 1 I; M$ Z' x% g. f% [* a1 [
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 8 P/ U* m# A" ?+ p
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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3、整理准确及时 % S E, ]$ ?) |; Z: S& ~9 e' p
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 2 Q6 f8 a; D9 I$ p
4 O7 {% q9 {8 C, P, V& N& z 一是对记录内容查漏补缺； ' v e/ y6 I$ N# S5 Q) z
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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7 W" A, _6 C( v# w三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 " N9 l9 H h7 P7 z/ |1 M3 n
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; c0 b" h9 h8 H0 ?+ X% p二、电子邮件4提示
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1、信箱名称
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+ M) N' D8 K9 _首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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+ s9 K* n. C' [5 b, ]2、邮件标题
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0 H$ P( Q- Y* {5 K+ ] 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 3 L& Q% z/ l+ R( e- B) |& p% r
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3 T B3 ?7 \7 Q; x 3、邮件正文 6 [& M' w4 `- L+ p
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- m( S8 Y$ \# y2 |邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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' ~9 R9 A/ a: v4 ?9 v4 j" t' ]! G& E行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 6 ?* z' N! b( S. h: H
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4、邮件附件 7 E; u" ~, J* n: O) c8 B
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. s! J7 ~( j4 c( l- a名称清晰规范，注意反复核查。
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4 A9 B/ \& r k" u注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 + ~6 y# [' H' H+ P
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 / s! W% q* ~; ?$ M, o* [3 i# B3 O
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三、负分公文5宗罪 + P T. ?. ^- J! s* H' q
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: J5 @" f) D6 M% _; i; |0 V3 X为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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$ t: {) p+ c0 I! g u/ [ o1.文种选择错误 - I% P# p) L; `$ r, p
( I _+ W; [( a5 D0 Y3 s- U- v 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 " G4 {% [+ d: y4 ?. S Q4 U% y
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（1）文种选择的重要性
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+ z) }3 V0 m1 c' j在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 2 O4 `4 h9 m+ I0 F" l. [' A
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 2 ^: S& G+ Z! ^* c" b
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（2）常见错误例子 & c) n6 q& I8 m6 I0 e
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a.错乱 1 l& Y% @9 B9 T1 S; R
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, q# M7 ?: i0 Q: @如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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0 U0 I+ i, U% [1 o- t) Sb.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 4 c" ?' p* j/ m& d4 I* f$ ]
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c.非法
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠 1 ^0 N) n$ ^: f% q% T8 ^9 B
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 9 ~1 ^# U; i7 ?" e
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; s! U! o+ o v! r( P" G4 [2.重要信息重复或者失误
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6 Q# T5 M$ Q( B" F) t “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱
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% Z% i! C; f9 Y( w蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 4 Z! X5 W5 O. ] q6 k/ o
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) g8 e" v3 W' m0 l1 ^9 A8 Q9 h& s/ [( }4.内容冗长，关键信息严重滞后 8 N2 f4 t5 v8 S( K# E" `1 W$ i
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5 L: ?9 C$ E* ^3 y特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 ; [7 J. B2 l- ^1 ?1 j1 j+ L2 f
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四、结语 9 V3 |3 i1 t8 e
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; A m* f, \. [' ~$ h希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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提升卡
置顶卡
沉默卡
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