关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

负分公文5宗罪

[复制链接]
二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
( R" @2 K9 g3 z9 a# B- F$ s % |: W y& ?/ T: h% Q. v+ t


6 i- D2 V) s/ I+ A% p2 I6 j* ]
0 G2 t5 K- w7 y' r

) ]" X; c2 r; _7 L+ v o( L# V; u1 B0 D- w' S0 p
一、会议记录3要素
% i8 a9 n% R7 s1 b Q . m8 {6 T. N; f# J3 w
1准备工作细致到位(前期)
! Q# r3 n' N! P+ I+ J: L& ? ' r- y0 k7 A4 U5 O9 N# t( O4 e) K
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
6 h V$ E6 f1 s ! e+ }: B- r+ ?1 g
决议等做到心中有数。
0 U4 t+ N9 Y; F " y5 O# ]' C, p, Z, J$ w
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
7 F4 p3 P! x0 o , d! ~$ ]: o8 w" y+ Y
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
7 V9 A! ]; T' ?: Y# B G% i8 i# K3 g; C/ ~5 ^$ K8 z
2、记录完整真实
& _9 T9 M7 q0 L6 K4 d4 B' N% f3 v& P! n8 X; ` m9 D
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
+ q G# y4 T- w) n$ Q5 l1 s. z Z' O" \

      / H) n# ?6 D4 |5 n真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

- H, j# f; F1 J( m E5 ?# c6 L0 q" u5 ?
 3、整理准确及时
4 J0 A P- G- A0 o7 ^/ \# q: P" ~+ o" ^. N$ p& E+ i

     8 g# A7 R) {" F. y 会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

% k. p9 }) @4 P9 i# D4 m$ H7 r3 ^ $ Z z* _3 W3 c! G( y5 U6 k
      一是对记录内容查漏补缺;
5 D5 \2 {5 w, G( f2 o P1 z4 s( K$ `2 S/ k

      ; O2 L4 v+ e: x2 u0 n+ L二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

7 ^) E* {6 j- D9 f+ w8 s ( Y& R2 a1 z, \# [' G, n

      + k5 ~$ t' r; z' B8 S. @$ } {" S3 p三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

0 P! r( o, [# R# c) n7 W2 w; y) q1 A \# T1 i, j0 x R u% Z- a. v
 
2 w2 e2 L6 i+ j* g- Q+ x! F( O& ? 3 c+ L, e6 c8 ^3 J
二、电子邮件4提示
: ]" H0 H! `6 D5 r3 H$ }) a- O0 W9 l; }# T- g! } F
 1、信箱名称
y/ H8 J7 d" Z2 N# l8 j# U8 D a' Z' R3 j

      * _7 B, ~0 B& @) E4 ]9 p: I 首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

" L) K& E( m" s9 [5 J" M 4 a, {- G( y$ [& m
 
7 ^4 i$ M* ~7 }$ }. O$ h: N" s7 E9 h& K9 | J# D/ I
2、邮件标题 
- u2 N7 w& W8 r. _4 q 8 y# Z5 i( {% a" Z- R1 Y- H# H4 I
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
4 _; Z& O% q1 Z% f; I5 t( w" f . t1 F0 v( w5 g
      
: j8 U' h3 }4 r! W0 U4 }9 k8 s" \' A- `; O y7 O
 3、邮件正文 
+ U. i" D! F+ f" Y/ W: p( c2 d 3 }* r2 ?/ G$ l& S1 k, q! u

      # S" t6 }( p3 N/ O" X 邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

; C, k/ Q# v# n9 _5 Y+ A: D 2 P5 `8 X* {* }& g7 A, \" l3 ^

       * L# R" n, R5 P" D0 G6 [: U行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

% A! W5 S' o$ [2 k. i* T7 _2 D' @3 {3 K. W0 Q+ d; g! _
 
: ~" n+ d+ J- `; N 0 ?% c5 g! K% n4 G: `
4、邮件附件
/ B ~, R! N* X) x( X$ T% \* L4 A9 g T

      " b. V+ n# x" l* S% C7 M: x 名称清晰规范,注意反复核查。

E9 \- ?( W+ N0 Q7 @4 [* _ 0 [, s% Q' f$ L' u U

      3 Q* E3 S0 P+ u/ W+ v 注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

1 L5 \8 x: l, @ X2 t# T8 n 1 A# d) @7 i; f( b- h. C

      + e: m( n0 o* M7 F 提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

8 f7 O8 m4 Y( ~7 X 2 h+ g5 {4 I* T- s4 m3 D4 H; l
 
" N _9 p9 R9 ]) [8 R: S ) |, K8 L% V9 ?4 |* v* F8 s- |; U) F
 
% V+ L; s7 w& ^0 x ?7 v7 j- J9 C0 x [! [+ x5 u
三、负分公文5宗罪 
4 L3 E7 @# H$ _: c% \ ' g$ r% q* r" K' w


7 h) E8 G/ X W0 c( k
6 m+ X% \2 b, j! z

* @6 D9 J7 A& N5 e5 u6 \ 6 k% _' m2 E. P- r2 [. Z2 L' J
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
1 ]: U( H \7 r( N' c5 y) e) e3 q1 z* A3 P; f9 t
1.文种选择错误
9 M5 v* W% L9 R1 w( P3 h$ s # e" o7 V. Q/ R' i
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
* \1 {# Q* v9 b* Q8 A 3 S( |1 K8 j7 A( i* S+ o. p2 N

      $ F9 j- |6 N, i. P5 g 公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

: I h0 @3 \5 v' }9 o9 g / Q# M' G- l! A0 [8 F
   1)文种选择的重要性
+ m' `9 D8 d7 M3 P# l) `& U' T# v* o" k0 u7 K, d+ `8 z

       . s2 ~) q! A, g4 e( X" a9 ]+ g$ ^在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

8 a3 n0 q8 z& P0 K' I/ m# s( v7 E9 y, v, T0 l

       % q3 X3 s! N! n* n: E. ]3 ]' O3 G0 u公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

' u0 y4 c# V6 a& l" }" j2 d8 H! d$ V0 w

   - M* H' l* Y# f/ H8 n2)常见错误例子

, c2 [ }5 K4 h& ^! R. k0 |: ] : b' @ }( D& B1 Z% Q' r' A9 Z/ o

       ( _* _+ ^: W, h7 W: Y a.错乱

, M6 k5 b q/ Q9 `& L% d ' I+ L2 Q0 R6 R; F! R% ]

        2 c: F: y+ O! i! w( G8 ?如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

9 P. E- [, v: V3 j7 R0 Z; A( |1 ^ n! k5 E' K' A

        " j- B: m9 |( t$ m, t" K" db.缺失

5 }& [" ~& Q" u- T" {( h$ y* p! w/ Q3 g! G
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
$ R6 d' y" `+ ]/ P9 y8 h7 d" g+ k" y9 U& B" j

        4 f$ b5 Q$ o3 ac.非法

* t; v3 A% ]$ v4 g8 ] . {' |. s6 e' j# S4 N$ o& e

       ; X2 P/ ?0 f* d) A超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

. y2 l( ^7 G: x + |- s3 p c0 M" M" B

       9 d/ x T) I! J) `* @ d.重叠

& [9 {0 S9 s' V% P ' a; z7 s o& e8 Y

       1 J2 o+ Z/ u& j! k故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

$ ]4 C \$ N8 F # s% ~" m( o+ j5 I# s) `' _8 J7 g0 ~
 
4 f$ R' g) Y* z + a: a3 ]9 ]$ H
2.重要信息重复或者失误
" g3 f1 g- A$ L- Y+ G+ m* S9 q( q. O, Y; |

      * \% R! v: r! t3 i  “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

# r" V3 u( G* V4 r# x# ^4 P) G( g5 B& V" G* q7 b6 u6 H
 
8 V! f7 W9 ?" E& V6 ?3 O& i$ B1 ]+ s8 m
3.核心词汇使用混乱 
( L; U/ S+ W+ U# J4 U6 E5 Z0 S) Y1 A @8 L U! g! s

       [8 ]. j* E' v8 ^# Y5 ] 蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

1 x* X) A, v- a W$ e _3 S1 ?$ ^ 2 g. n) o9 b7 M& l/ P7 u0 ^
 
% T( A' ?# _! e) } 8 J) I/ y8 V! M+ W8 q) B! u4 `
4.内容冗长,关键信息严重滞后
3 Y5 |/ A8 g% y* ^6 G3 ] : Z9 ]1 t0 \- n! U1 k: Q

       9 _) X) S' S- {+ |# l, _$ v# j特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

) c, l! T2 y' ^2 G) |# B " t i' [9 V' {* v0 g! L
 
" F5 W" x( ?9 o: n) L% @9 B/ s$ u% M- I9 y( t
5.修饰性词语贫乏单调
' h, m3 [ U! s3 u, A- ?! `& L1 ]' G
       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
0 s" c `" s P9 B - m& j2 X+ a- ]1 T
 
5 R2 l1 A7 [# \6 ~" `8 a, j! p, A4 J$ V
四、结语
- Z( K) g# J9 H% i: n1 l0 ?1 T/ d! X$ n: f1 X9 i0 Y

       ) w9 Z6 b' O; g6 t希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

& |9 S# v! [- ~: C. V: Q( ] " }* m) @2 O9 f$ z
 

 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

6粉丝

403帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )