负分公文5宗罪

众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。

. n1 i' M. Q5 C6 d/ x

6 _& [0 T# T, k1 c w& K0 ^

一、会议记录3要素

+ w/ E; |' _2 d3 d1 v. b" I0 _" I & n: _6 {$ p+ x. K/ Q+ x; d

1、准备工作细致到位（前期）

      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议

1 {+ v; m) Z! X( D. m: V; z& n( I

决议等做到心中有数。

      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。

* w0 v2 E- ` k1 { * S; w k/ L, n; N, ~- y7 }: H

      记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。

; g* M& l: N& Z: e# D0 }

2、记录完整真实

5 L& v- F0 o# j- d1 f, k

      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。

      真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。

: f9 Y8 F/ B1 _) |

 3、整理准确及时

4 p1 [) r8 m- c

      会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

      一是对记录内容查漏补缺；

6 @- A+ A3 R3 C3 W1 w

      & H0 a& w0 L6 P! H2 r二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；

      三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。

 

二、电子邮件4提示

 1、信箱名称

       2 i7 \; I9 ~ p! l首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

( ]5 ?% k. i- |5 H$ Y / W, F) r6 [- e

 

& P; j8 O0 W c( w. L3 P4 K4 }

2、邮件标题 

6 X; W% ^% |6 z0 o( e& T5 A0 A m

       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。

      

; N' T, U- M4 i0 z& h2 U

 3、邮件正文 

4 n$ ]8 C4 N. f! K+ S$ M3 p9 z8 p / }8 Y6 k/ j; X; }5 b/ g

       $ I" U0 b( X" c' W1 i; Z \9 W邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

7 Z/ ^" m; h0 r8 K- c

       1 p( \# N% U( b/ k0 _$ n Q9 R9 [行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。

# o4 l8 ~9 i) q

 

4、邮件附件

: Y) i& p6 k- |6 K

       1 U1 v- M6 \- O& O V! f名称清晰规范，注意反复核查。

0 U; f, N$ o) Z' `

       `" ]1 Z& a# Y) h注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

" W+ R1 J( [( N0 n- R# h

       提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。

 

 

1 C! C, p! n! ^5 } F! d6 @' a \ , _6 g& K _, y" R$ }

三、负分公文5宗罪 

1 ]) y7 O2 S* U7 Y+ f B$ a7 h

+ u8 E8 n! l* ~

" `' n+ o0 v8 ^; p' g: [ / ?' X* r3 l! `. v" b0 }, @) R

为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 

, z$ e+ m0 I0 k* ~" X5 R1 a

1.文种选择错误

       公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。

       ! E$ L9 a7 S+ Y1 c ]' P1 Z公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 

6 I( S& J1 J! C' B. c ) U, O9 G4 F1 v, ~5 X( a- O

   （1）文种选择的重要性

+ t# Y! C" r m# A i( m 8 b* p( q( V# u1 T, B- k: e7 d& X2 b

       % ~4 A' p/ j8 Q7 i6 I; `' q: I7 g2 x在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

       9 C1 L6 h' y0 @公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

% l: ]1 |1 H9 \: z5 | 2 ]# H$ H+ ^- s

   （2）常见错误例子

& b w8 O& D( F) Z2 W8 v

        a.错乱

8 z0 F0 e+ h( ^* E0 l' e0 H+ o

        / ^4 K& S- L! o4 J1 `如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。

- o7 Y9 x" R, c! l- R4 {

        ; U. H( ~, S5 q! Jb.缺失

+ [- i" l) {3 ]1 p' n

       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。

! D/ t' S q; |2 T, \% a9 O + U: I+ m3 e6 H, v: Q

        8 A2 v/ K/ k/ C; nc.非法

       超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

2 z7 ~" R4 Z; `! X6 f* @

        d.重叠

5 _7 I, U9 z+ @8 S; W9 _4 v + Q" W/ h; g/ T/ g5 c% \% a) Z

       故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。

4 `3 C4 Z9 q" R# P* |

 

& c. J+ B& d9 p4 j) { + f N2 l+ H! U

2.重要信息重复或者失误

       1 k! t M/ V: p! x$ t0 Q/ x “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。

3 F t; \2 R: r

 

# U9 D. v6 U3 S9 H( C" d % m- ~' K5 Q1 U% q; U

3.核心词汇使用混乱 

       蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

. x; f7 L: t* A; W8 p$ l4 T * D4 v3 @2 p/ l

 

4.内容冗长，关键信息严重滞后

& E* v$ ^# T* k# T& l

       特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。

6 n% S* g- x! w. T* j % x7 ^5 z6 Q7 s& n) W

 

6 @; N% A8 u# `$ Y1 b$ F$ D6 m0 \

5.修饰性词语贫乏单调

2 ?7 R1 b( {, q

       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。

' o4 \4 e0 W" q; [' f4 v

 

- ~4 c( w4 I1 A0 U

四、结语

8 q' p& i& d. G! j* h2 V, h3 R) c

       希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!

' m8 t# M2 d. |* r, c