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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 ( R" @2 K9 g3 z9 a# B- F$ s
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一、会议记录3要素 % i8 a9 n% R7 s1 b Q
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1、准备工作细致到位（前期）
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' r- y0 k7 A4 U5 O9 N# t( O4 e) K 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 6 h V$ E6 f1 s
! e+ }: B- r+ ?1 g决议等做到心中有数。 0 U4 t+ N9 Y; F
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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, d! ~$ ]: o8 w" y+ Y 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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/ H) n# ?6 D4 |5 n真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 - H, j# f; F1 J( m
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3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 % k. p9 }) @4 P9 i# D4 m$ H7 r3 ^
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一是对记录内容查漏补缺； 5 D5 \2 {5 w, G( f2 o
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; O2 L4 v+ e: x2 u0 n+ L二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 7 ^) E* {6 j- D9 f+ w8 s
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+ k5 ~$ t' r; z' B8 S. @$ } {" S3 p三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 0 P! r( o, [# R# c) n7 W2 w; y) q1 A
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3 c+ L, e6 c8 ^3 J二、电子邮件4提示
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1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 " L) K& E( m" s9 [5 J" M
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2、邮件标题 - u2 N7 w& W8 r. _4 q
8 y# Z5 i( {% a" Z- R1 Y- H# H4 I 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文 + U. i" D! F+ f" Y/ W: p( c2 d
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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* L# R" n, R5 P" D0 G6 [: U行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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0 ?% c5 g! K% n4 G: `4、邮件附件
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名称清晰规范，注意反复核查。
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 1 L5 \8 x: l, @ X2 t# T8 n
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 8 f7 O8 m4 Y( ~7 X
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三、负分公文5宗罪 4 L3 E7 @# H$ _: c% \
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误 9 M5 v* W% L9 R1 w( P3 h$ s
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 * \1 {# Q* v9 b* Q8 A
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 : I h0 @3 \5 v' }9 o9 g
/ Q# M' G- l! A0 [8 F （1）文种选择的重要性
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. s2 ~) q! A, g4 e( X" a9 ]+ g$ ^在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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% q3 X3 s! N! n* n: E. ]3 ]' O3 G0 u公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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- M* H' l* Y# f/ H8 n（2）常见错误例子 , c2 [ }5 K4 h& ^! R. k0 |: ]
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a.错乱 , M6 k5 b q/ Q9 `& L% d
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2 c: F: y+ O! i! w( G8 ?如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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" j- B: m9 |( t$ m, t" K" db.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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; X2 P/ ?0 f* d) A超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 . y2 l( ^7 G: x
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d.重叠
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1 J2 o+ Z/ u& j! k故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 $ ]4 C \$ N8 F
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2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 1 x* X) A, v- a W$ e _3 S1 ?$ ^
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 3 Y5 |/ A8 g% y* ^6 G3 ]
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9 _) X) S' S- {+ |# l, _$ v# j特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 ) c, l! T2 y' ^2 G) |# B
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5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 0 s" c `" s P9 B
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四、结语
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) w9 Z6 b' O; g6 t希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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