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《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号,以下简称“新《条例》”)和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012,以下简称“新《格式》”),均从2012年7月1日开始实施,至今已有一段时间了,实践中却仍存在不少从格式到内容的不规范之处,造成公文写作的混乱状况。本文试对公文写作中的常见错误进行分析。 2 m8 C- y& n. t- ?7 o9 ]$ _/ H/ |) ~
' u J5 i& v: m1 h, d一、版头部分
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版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码,由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。
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(一)发文机关代字易混淆 $ q/ f! u0 a0 A
7 ]: V8 R+ \) ^, e# P2 O发文机关代字是发文机关名称的简缩语,应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如,宁波市人民政府制发的公文,发文机关代字为“甬政”;宁波市教育局制发的公文,发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当,就容易造成混淆,起不到应有的作用。比如,“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”,因为还有“鄞州中学”,用“鄞中”就不能分辨了。再如,“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”,因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。 1 S! L9 }- R! B# H' w( `! @0 o
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(二)括号使用不当
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1 q( C7 r$ t% e5 l新《格式》明确规定,“年份应标全称,用六角括号‘〔〕’括入”,如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教(2013)第12号”中的年份使用圆括号标示,则是错误的,应改为“〔2013〕”。 7 z' f$ K: b3 p7 J# j. X
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(三)序号编写不当
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新《格式》明确规定,发文顺序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”,就应去掉“第”字,改为“×教〔2013〕12号”。 + `8 W+ `/ }. J9 b
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二、主体部分
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$ m7 l/ P& l6 H% ?# J三、版记部分 & x; k, R g" J W' z: ?
& f4 [6 `( E5 `, b7 I9 z; I版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。 ; h4 ?& ~- q5 R
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(一)抄送给个人 : a7 R* n3 o2 h
4 A1 k$ j7 g; b抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等,就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。
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* [& ~. w9 S1 t) a8 z(二)印发机关和印发日期不恰当 1 G0 n, O5 Q* h$ b
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印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文,其印发机关一般是部门的办公室。比如,宁波市教育局发出的文件,印发机关不应写作“宁波市教育局”,而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注,不能用汉字标注。另外需要特别注意的是,从2012年7月1日起,公文不再标注主题词。 2 o2 P& W" b! w3 `) r
5 i' }" @* x4 W+ M; G9 {(本文作者:曾芳芳刊于《秘书》杂志2014年第4期) |