在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。7 n7 ]; f: z. H. f. J
! Z- k, r7 H9 n! J: e5 f 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。
8 ~% x- r3 W: s, |/ J; v+ Y# s/ t! q+ J
一、主席台桌签的摆放3 Q" |3 m( v: b8 l3 D/ X+ S
( z. o, P0 W8 W/ K7 p* v 会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。
- |/ M3 F- [) k! ^/ {
* M) A# K9 S5 ]3 E# ] } 会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。8 {2 a* w% O# f
$ _* Q) ^. A/ @ 当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。
9 ~, S" g7 v/ T1 k1 p$ ]$ a
" \0 ]5 p2 z7 O2 M7 m9 m5 [( | 当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下)
, n' R' y/ {: g$ l/ Q' K5 h8 f
6 m2 X2 {) N& J: h; P) N 7 K. B0 Q8 N- l; S9 g9 l; q7 G. ?
& |3 D5 Y! N4 N* }0 X) u/ N( L 会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。
, a+ I7 w8 @5 E- [% r/ S; N, _: L- J- `/ r5 S
圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。, }6 N, Z+ ]3 h9 Y2 l& `& `. Y, I
O9 Q) j' f' A! G! s6 u5 [
二、正式宴请时的桌签摆放
~% p0 V. P& @
$ B! k1 E% V$ z% ` 宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。0 A- b) L3 C9 ~/ r, v4 m! i% P
- s& ~; n8 w% v
正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。3 V& y4 e4 p4 l6 |& s$ a' Y; Z
# l0 {8 ~& e2 a3 v, {5 o" U; u
三、集体合影时的名签摆放
4 i) B8 r- K$ y* n* k& p1 C9 p' q7 W) p5 Y S Z3 B+ W
|