“老机关”教你如何接打工作电话

　   接打电话是我们工作中经常要做的事，接好、打好电话，对顺畅沟通、做好工作十分重要。正确接打电话，既是办公室同志应当具备的基本技能，也是良好精神风貌的具体体现。下面就说说接打工作电话应该注意的几个方面。
. W: v; N. C- C$ c. r& ?　　强化四种意识
　　一部电话，既是对外联系的窗口，又是协调指挥的中枢，既代表着单位的形象，又关系着工作运转的效率。笔者体会，接打好电话的前提，主要是强化四种意识。
　　一是尊重的意识。同事之间相处或对外联系工作，相互尊重是最基本的原则。接打电话也要体现尊重的意识，其中最重要的就是要平等待人。在接打电话过程中，不论是与其他单位联系工作，还是单位内部协调业务，都要在沟通过程中平等相待，既不能居高临下、盛气凌人，也不必妄自菲薄、低人一等。
　　二是服务的意识。我们的工作性质就是服务，任何时候都要秉持服务意识。接打电话是一种工作手段，也要把服务意识贯穿其中。无论是外单位请我们支持帮助，还是其他部门要我们协调解决问题，办公室的同志都要热情相待、及时解决。当对方提出的事项让我们感到困难、难以满足时，也要实事求是地解释清楚，取得谅解，并商量出妥当的办法。
( l6 J3 k( j2 h+ Q4 _5 Q　　三是尽责的意识。每个岗位都有对应的工作职责，接打电话是我们履行职责的一种方式，因此在接打电话过程中也要有岗位责任意识，做到尽心尽责，不能敷衍应付，更不能受自身性格、习惯、心情等因素的干扰影响。
1 U1 N; H% c/ V　　四是规范的意识。接打工作电话不同于私人通话，要讲究规矩、懂得程序、注重礼仪，关键是要讲规范，不能太过随意。比如，要使用工作中的规范用语，不能随便乱说；要言简意赅，不能啰啰唆唆；要注意分寸，该说的说，不该说的不说。
　　掌握环节步骤
5 n9 k. _; i& s7 ~4 A" G6 u) D+ E( z9 I　　接打电话有一些基本的环节步骤，既要有所掌握，又要灵活运用，总的原则是“礼多人不怪”，一般原则是内部或熟人的电话可从简，外部或生人的电话需周全。
　　（一）打电话
　　1. 问候语，如“你好”“您好”（对领导、长者要用尊称）。
　　2. 确认通话人，如“是××处吧”“哪位”。
/ f% ^" u$ s( `- S　　3. 自报家门，如“我是××处的×××”。
! ?- |: H3 `9 y8 b* k( H7 f3 a. I　　4. 说明事项，如“有个急件，请尽快来取一趟”“××文件有个问题，需要与你们核实一下，您看找谁联系”。
/ E& t- O3 U: n1 b& C4 d　　5. 结束语，如“再见”“好的”。
: l2 U% D$ T7 t. L+ o　　（二）接电话
　　1. 问候语，如“你好”“您好”。
! @/ ]3 ?6 t! h; d　　2. 确认通话人，如“请问您是哪里”“请问您是哪位”。
　　3. 听清事项并作好记录，重要事项要向对方复述核实，如有疑问当即沟通解决，必要时留下对方联络方式。
　　4. 结束语，如“再见”“放心”“马上办”。
　　把握四个关键
　　接打好电话的关键，是良好的态度、周全的考虑、规范的表述和负责的意识。
* y) E9 Y: E/ A9 s; r  ^  A' i　　态度和善，不急不躁。通话中注意语气，不能带有负面情绪。即使对方再着急、态度再不好，也不能急躁，更不要针锋相对，而是冷静处理，做到坚持原则、不卑不亢、柔中有刚。
! Z* R( v5 X0 n　　事项清楚，不丢不落。该说的事项要一次说清楚，让对方准确理解，不要刚放下电话就开始担心自己是否没说清楚、对方是否没听明白，或者又想起来还有个事情忘记说了，要再打一次电话。特别是像时间、地点一类的关键信息，一定要说清楚、记清楚。
3 {4 m- a& f; ^9 n　　表述恰当，不少不多。沟通中语言要准确精练，该说的内容要说完整，并且只涉及相关的信息，无关的信息不必过多透露。比如，有电话找同事，而他不在，一般只需告诉对方“他现在不在”，而不必说明不在的具体原因。
　　敢于负责，不推不拖。接听电话，不论问及的事项是否属于分内或知情，都要有“首接负责”的意识，妥善处理，不要随便推脱。接起电话后需要再转给他人时，要将来电人是谁和询问的事项扼要告诉要转给的人，既使接话人有个准备，也可避免来话人又从头说起。通话结束后，有需要进一步处理的事项，要及时处理，不要拖延，防止遗忘。
　　注意若干细节
　　接好、打好电话，还要注意以下这些细节：
8 D9 D3 v  Y$ i& z+ ]& d, m7 k　　1. 使用礼貌用语。要讲究礼仪，使用文明礼貌语言，表达热情友好的态度，体现良好素质，维护机关形象。
* r, H9 e* V, e3 m　　2. 搞清沟通对象。不论打电话还是接电话，都要首先搞清楚与自己通话的人是谁，特别是重要电话，一定要确认对方的身份。
# L# f- s& m. S. I" A　　3. 清晰表达意思。使用言简意赅的语言，清楚准确表达自己的意思，不要模棱两可、含糊不清，甚至随意乱说。
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　　作好文字记录。简单事项可以记在脑中，重要事项或后续还要办理的事项，要作好文字记录。特别是工作繁忙时，在一边处理事情一边不停接听电话的情况下，更要随手记下关键点，接完后及时整理写清，防止遗忘误事。
　　5.有人正在接打电话时，同在一室的其他同志不要大声喧哗、高声谈笑，以免造成干扰并给对方留下不良印象。有事要提示正在通话的人时，要尽量压低声音，避免让对方听到，以免失礼。
) K! O6 B2 W% O; e# [  g　　6．挂电话时，要缓慢、轻轻放下听筒，避免出现很响的“啪”的一声，让对方感到不悦。
　　7. 接打电话时要有保密意识。两个人处于一室同时接打电话时，都要压低声音，拉开距离，既可避免相互干扰，又可防止泄露工作事项。
' x( x8 k# m$ y5 l1 c　　8. 几个电话同时响起时，要分清轻重缓急，一般先接外来电话，再接内部电话。（文章摘自《秘书工作》杂志2015年第1期）