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( `' m v+ v8 v+ j: b 一.总则 6 J; ~) j- [0 `: D3 e4 p
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 4 F, p2 U, e# @' n6 N
本办法适用于全公司各部门。
- O& s9 d" D! [- F/ A# w 二.对外接待范围
$ ^: k/ r1 x: y; ]2 p 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
5 f$ v) P p/ j3 Y$ ] 接待的对象分为内宾和外宾。
7 C6 |6 X \) g9 X7 `1 O$ o 三.对外接待部门 2 G& V, B: U8 Y4 G
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ; k# B1 V' w5 R8 R9 |; y5 v3 u
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 ! \3 `8 I: t3 S
四.对外接待原则
7 f/ x' J8 m# C 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ; ~/ v4 u. h' W5 j+ @* ~4 `- I
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ( V7 C; u3 j# z& O# {
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 9 w# R+ _$ y$ [9 T- b2 v M% g; D
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
! o6 m2 i0 x; |5 }$ G1 X- A 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 4 u' u6 r2 ~7 p' Z9 D: u
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ' m8 u% B3 g2 s/ | a5 O3 ~
五.接待规格的确定。
6 `' G0 { g: j1 G) x8 e 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 $ G& _2 [0 _( V
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
. p6 a( X& z1 ?4 B 六.接待礼仪
( \8 i t4 B; l# R8 Z4 t; F# c4 G5 x 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
2 @ \% g: Z" e/ \, p% R) I" T 2.接待：主动起迎，问明来意。 " B8 `: H) A3 J, H, J/ @) f1 C
3.安排交谈地点： - G+ p8 h" i j* Y* g S% z
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
# w6 T# I. T- C3 d9 N5 L ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ' ?, j5 N5 @$ y* z1 B/ F
⑶切忌让客人久候而无人问津。
1 x; y, W" C% t: H, j" Z' y0 V ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
6 u4 w/ y0 l' ~. P 七.引见。 6 Z& p% X# B% u9 Y
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 2 W. Y( f# M+ u8 E5 N5 d$ Y
引见顺序；
6 M- T" @0 \7 p& i7 {4 `' J9 m ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； & H8 `: [1 |3 t% A7 @& J7 v
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
1 [" F8 h* Y4 O& i: u ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 # b: D% q5 V& q6 ~( E ?* s
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 w' w' k* o* s# X1 m- n: N# F5 g1 ]
八.行路。
" W9 w. z4 A: |% z7 u) y% ~ 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
. ^% G7 I3 v/ Y: {: f- A: { 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
; P' R6 |$ g/ m8 n- w 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 % w" I2 \( U) O" v" ]: L# x8 E" F
九.其他。 9 ~; I0 x; ^+ @% z4 \
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ) G2 e; W: F8 q! Y# S
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； D' U- k4 l, a' L# W2 G
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
, D2 T6 _3 l3 r6 ?* I 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
" z! I/ J% v9 V+ w; n ㈠接待内宾。 . L6 X. X" a7 b
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
1 H ^' A% N' u" X 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
- [# f2 b1 a9 r% D 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 0 _ E8 ]) [1 A# f. I
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
" f/ @& E% _: e1 b% t# j 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 3 L& v, O$ x, i, G- k
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
' L: R; L/ e' Z2 q- Q% H5 l3 k3 J 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
/ C$ n5 E# }) f 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
7 L0 L+ [. {# N5 W ㈡接待来宾。 3 c7 U, N' \8 a! \% r6 B
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： - V' r8 ? K6 ?! i* ?, W+ J% d" i
迎送。
9 D+ g9 o6 x. g. ^7 k. P$ C0 A4 {! X 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ) K+ v8 x% k3 w, w
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ' t1 R; o/ _/ M K2 Q# n
会见会谈。
# ^, u% ~5 z% U. b 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
9 D* i/ v4 \* \- G 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
3 R" p R( E" I3 F 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
* o% o) v# T4 L 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
' i& [" u* k& R: V 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 ! `- z; i1 R$ ?, t& P
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
2 n, ]6 n8 a; V% ~2 | E* { 宴请。
: v7 z$ [0 ?& ?5 A5 z( F( Y A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 * w% A2 A- s* {
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 3 _/ g4 u2 M! R* X, ~. E
文艺晚会。 5 s, e/ [' W, s; C8 \( f3 o
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 , c1 L h6 z2 q
参观游览。 3 _4 w3 \6 h) w6 M) G" Y
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
4 s5 T- \. j8 `6 D4 {( k) N! I i 接待标准 ; d6 ~& _$ |6 d) M! s2 O9 c- ]
⑴用餐标准。 # }$ O* _& A4 e6 ^
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
0 i c, n6 S% A# X 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
6 r; v0 H2 m4 u/ o 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 % S3 v: ~; j! f' P) B! y
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 6 E3 w2 J) P- V! q
5、常客 员工标准
& v% q3 N7 f. E0 P- Y$ k* S* H (2)住宿安排。
0 T* x: q) @1 }' H 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
0 ]' p# \) R; V: i 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
& n* H# D s8 l! Z" J7 I; C! ?! x$ r 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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