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1 A) l) G* T! u3 H. [+ h# V 一.总则 # v5 o+ N* G8 x1 q: h7 }: e
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 5 l& R2 a! b; j
本办法适用于全公司各部门。
; o" Q7 @0 A& z1 p& t+ A 二.对外接待范围 4 v" h: O+ h2 |1 Q: M
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
# N7 j, A$ c. g0 y8 E9 F 接待的对象分为内宾和外宾。 . i k" i) {1 J% s: y2 Q% x
三.对外接待部门
2 v* L; h$ V' d3 H 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
( w, R" Z' o, [* X. B; y 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
* b; U2 L; d5 F( n 四.对外接待原则
- E" o$ f' z" p. D; c S1 P p 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ) H( y# q+ J- z8 y9 Z
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 / _# E9 Z0 s; n5 k$ Y( P
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
4 G, C! G6 F1 V5 O/ F 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
6 g. j' M5 i6 R& M( T. W 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
# H! U" ^& d3 L. X3 \# z$ B3 g 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ! K4 {. y* O5 L% k, X
五.接待规格的确定。
5 W+ L0 ~ E3 l4 K 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
& l$ h8 z1 c" g `, _ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
/ @* h: Z% L& C/ f 六.接待礼仪 ( ?" K; e/ i4 _. g* Z2 l) o
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
( x c* w; x$ q* l& U0 g- I 2.接待：主动起迎，问明来意。
& U2 J9 V& N% l; Q2 f* D; d9 O. ~ 3.安排交谈地点：
, J7 R$ h& p9 r' U _$ T& ^ ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
" ~& }8 f$ _0 r5 U* h& M ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
3 \1 N! k; \9 h7 y* r! S8 u' t ⑶切忌让客人久候而无人问津。
! ?) T8 Y1 r; R3 L; p( x ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
* E7 r( D4 @" S 七.引见。 $ f5 R) c+ v! d# u1 Q( h2 [* B
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 , S; O% q! U, N1 s
引见顺序； 1 h/ B. J: i1 B5 Y6 Q W2 |
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； " d9 z: L* e. c& I% j
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
& Q5 `% P/ i2 N5 Z! C- N ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ' H8 |: |" t. V, _+ D; w, g
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
. x& l# N" b7 z# B o& q& o 八.行路。
5 N, G" a$ ]5 X7 W 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 2 |0 w; z7 d s' f3 {$ m
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
& J4 J. j/ M. V+ B. ?2 l2 g$ R 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
w* ?3 c1 {6 U) q 九.其他。
* F% D2 c. O& c& L, ~1 G* g# I 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 9 K5 h8 s' p& j* ?' z
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
2 {# X# Y8 l/ k; @3 R0 S h# B0 r# B, N4 K 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ( z- ?0 m4 Y1 \: v, I
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 * z% o L7 L1 B3 D
㈠接待内宾。 ( a' Y7 H9 u: y
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
, T, j5 n# f6 y6 _) s) v. R$ [/ z 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
- y0 R( q! K6 E l/ z; s6 A' f 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 [ q8 ?+ T# V3 Y/ _4 v5 p
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 $ t" B) z6 C* N. y6 L3 |' b7 l5 V
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 , c6 v& ?4 d4 N# Y$ M
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
. n/ i* Y, S8 P6 k# P: ]4 e3 h 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
$ W- t H: b5 c/ l, s5 C, R% a 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 8 ~: B& i3 a5 ? w
㈡接待来宾。 2 h3 {, Y) V- C# H# k6 `% F5 R. Q* r
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
/ i4 {0 i5 \! j0 z 迎送。
# G [/ i, ~/ W( c1 e# d. z; r# o 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 / d. _7 N; V9 l( Q) ?
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 2 b1 v9 p( C9 u, H7 w- g4 E
会见会谈。 4 M" K. P8 t8 W) {; V$ R" n& N
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
& u& T8 N' `8 y3 D& I% w 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 9 P/ r9 a, b# Z7 k
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! m- u# G1 F& V {
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 $ ~0 p# q2 i* _9 l! X
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
) q6 @+ r y) h: w {, J 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ' s7 A5 D0 ]9 X& t' V! T* u0 Q
宴请。
6 @1 ^$ {1 I) | A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 5 J! X$ ?2 x! A
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
7 Y3 a) I# s. y; r* T 文艺晚会。
$ X, J* B5 I8 V4 Q" G 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 - Z6 ]; D0 A3 q8 s: p
参观游览。
8 O) M h* E7 t( Q! o* V4 U 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 5 E! r2 C' I1 g& E
接待标准 $ F" Y! M0 `5 F/ E& q: B4 q6 ?- N; d
⑴用餐标准。 9 f& e6 w" `# h" w& E
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 * a* u9 `- H% }( l- b
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
3 D1 i% Z/ s/ I6 N) e" X( w7 O 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
2 E" B6 n& y/ U% g/ N% d 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ; c" \) _8 v8 c6 G
5、常客 员工标准 j, Q1 n- y; D* k9 l
(2)住宿安排。
( W5 L7 E$ n- F k 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
3 \; e4 f# `8 u. m o 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 & T. C4 `3 k. l: @! L, N
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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