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一.总则
+ C' b: T- f5 J V. S z 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
% w4 y6 P+ R. q J7 n6 N 本办法适用于全公司各部门。
: g* ?* w5 K/ [6 V; `3 t4 g 二.对外接待范围
' A$ T! B+ V' r) r 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 8 S; O( u% H- F0 E
接待的对象分为内宾和外宾。
0 t2 G* [ d+ Z5 g/ u! A 三.对外接待部门
; N* V! \ l2 a; Y, U, q 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 7 i/ |1 K1 o h4 ?4 I4 z
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 - p1 b# E, N% v$ d, L7 o8 R- o
四.对外接待原则 ' i6 b( U0 y4 D& l
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 ) r8 G1 B2 J: t' Y$ V( i* }
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 0 j: H% o7 {" c1 h
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
& _/ C8 @5 F8 F c* R 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
+ K& c6 E8 \1 u9 I% V9 D& t 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 ' L. g b4 c! d9 B
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 6 o/ v( S3 O5 i# f7 C$ e. T/ ^ Z4 r
五.接待规格的确定。 $ }) L: X% y$ ~- _, G
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
, O# f: a. i w, p 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 / d, `8 w( W) ~7 _+ R( k
六.接待礼仪 , n: `! e' w8 W0 C1 b; h, V
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
9 B7 Y1 Z7 P" E9 V+ w! F 2.接待：主动起迎，问明来意。
1 S( J1 |$ ^* O 3.安排交谈地点：
0 c ?/ R- s% D8 A) E# r4 _ ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
, O$ c O: o! E. z6 j ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 7 h, P6 X# B" C( T8 }
⑶切忌让客人久候而无人问津。
, g* e( y7 C* U, x; m2 z: a9 i ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
- e, S, S3 L, P 七.引见。
: ~# E! I* n7 Q0 x 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 4 s" P7 q8 O7 N, @9 n
引见顺序； F- E# {! `. S8 e! q3 J
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； , k7 c! i# W9 d7 w. B% M
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
/ P% H- a2 X5 Z5 R% d, g) T) k ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ( B& R1 k7 H' _2 v
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
9 W# V( p5 `1 e& f# b+ T1 [ 八.行路。 : J; H3 J( u5 `! J
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
A/ O$ ?7 J T 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
: \ m: h4 Y& @ 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
# c- O3 v% m1 J* s- P 九.其他。 ; R" u( s% ~# o2 b3 l# G
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 8 d- z2 T* r$ j1 \# I+ D$ O
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
9 _: z6 C6 K8 P& H' w! ~ 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
" j" r8 j! H1 y+ Y+ V$ t. w 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 3 Y7 I' i/ Q( l1 D. s
㈠接待内宾。 2 T* ]% S: b; a. D3 @- t7 W
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
/ _% Q) M9 R1 u8 D 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
}8 | D+ Q4 u2 x 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 # b/ Y" H% U4 Y8 i8 @5 E
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ' n/ F8 L' z8 J! b, a3 v: n
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
1 [1 I0 n8 V! |1 g6 Y$ c/ r 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
9 x0 P/ U, I" I5 m' b 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
0 Q) A9 D) O9 Q/ n7 k 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
3 B9 G G& J1 q* N8 c o; ] ㈡接待来宾。
* @4 P% l* [/ P; O 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： & `6 U7 l6 u% [" [; v2 T& ?1 p
迎送。 ! O E; {7 B# ~9 {/ h, I+ j! F
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
& G5 H8 h& Y6 F5 Y/ d" F$ q, Q2 v1 E 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 7 {* _ ^/ T i3 ?! H
会见会谈。 ' p, s: w) _. f% L) [# k' R
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 5 E1 ?* A; C- [, B+ u6 n8 L
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
- i# F0 C7 r& R( D 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 / U) x4 ^/ ?! Y; }+ U
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 7 t3 z) z# G" |- M
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
, l, b9 R, Y: g& ?3 O2 ] 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 " c5 ~, G4 C6 r6 D
宴请。
2 k1 _/ L' b9 W A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 8 r2 x2 L5 b) i* V; m) U
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 . D$ N/ B9 K, _
文艺晚会。 : h6 y/ ]7 R: X" H6 J
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
9 Z: b8 p* \" n2 S. V) q6 o9 L+ D 参观游览。
3 Z$ d* ?3 s* y, H" D' q" J 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 & o* f2 q- i1 a5 ?
接待标准 ( t" }! @5 S- t0 a( Z( ~
⑴用餐标准。 i, y1 {1 Z6 C2 y. `7 X) m8 j; u" P# ~
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
1 S# X6 \8 @$ P9 H( F) k 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 * u& ]3 e$ \5 z# U$ `2 J. f
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 3 s6 D0 K+ o6 N; T1 q
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ' ~" d$ z' v- B' g( D
5、常客 员工标准
+ M6 e& O* K8 H* Q* F (2)住宿安排。
9 Y$ F6 q+ }: R9 v) u! a 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
* G$ I' H* I- J, ^7 R2 Z" m1 C 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 6 i4 N# S8 [8 m+ m F( F# A
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。$ M8 k+ @7 o! M( Q9 h' l
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