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X9 }& t; y7 \8 b) J 一.总则 3 @3 r- W; H0 V2 d. l* Z, ^; S
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 2 o) }" m! i/ q* P0 G8 b
本办法适用于全公司各部门。
0 M# ^5 a' I1 R; o2 R" F# Y# @ 二.对外接待范围 & X/ k- b- U; e u
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 9 c1 Q$ P, n; \/ v# b
接待的对象分为内宾和外宾。
- V4 [3 _( A) W6 y$ { 三.对外接待部门 6 P% j/ ~: o6 v z
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
2 f& ?) y$ f( s3 G: T( O 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 . V* M! Q: B. V8 ~5 T, j
四.对外接待原则 7 J( }8 d7 G% v
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
* t. {0 C3 a1 ]8 } 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
! p# \0 V. S: \% v 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
8 E: V7 S' d1 [1 o 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 $ h; Q7 I/ c- B) _) L2 P
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 % g3 o0 `8 D' i+ B# i
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
" I8 c# D; v$ k9 N3 H x% Z2 m 五.接待规格的确定。 3 Z3 B% |+ E, L$ ^) h8 I8 K( f
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 & Z/ T) Q1 U$ U
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
' }( y5 h% j3 L; Q* N- K 六.接待礼仪 ! p! l6 n9 M& u
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 8 Z* E N) d6 `6 D
2.接待：主动起迎，问明来意。 7 t1 M! c, q# q6 k5 {3 D/ C( M
3.安排交谈地点：
5 A" F5 A5 @" |5 A# B ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
* ~, ` p% ^; S4 n( } ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 0 n5 i5 }1 `9 B w% d0 @
⑶切忌让客人久候而无人问津。
% w6 O9 j: M* Z- [/ M/ u6 U# k; a ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
& `. l0 {+ k+ H& {: n1 i+ P 七.引见。 8 g, S) l& N' N+ b2 s% X t* T
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 9 ?# `5 U) x1 m/ Q1 ?3 W# e. N k* b
引见顺序；
7 `% _! Z. w2 V( U8 P$ Y% ] ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
; ?! n# M4 r& W1 b0 P. Y- r ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 0 Z" v) }* W% F% ^3 i* M5 F
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 " O! O$ U- ^& f+ i
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
2 S5 l3 \8 L$ ?# [ I 八.行路。 " r9 b1 [9 j$ J0 i& s! B$ F8 }
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 5 g! T# {9 O$ m
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
% N) X+ W5 k0 [; z5 M1 Y 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
/ k8 e* r: B( i7 a, S 九.其他。
0 ]; d, c4 w. E# q1 s7 D 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 9 t8 }) O6 u1 v3 l- a
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； $ x8 M/ P1 M3 ~. W5 p
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 5 @0 `( Y2 A) L+ k R4 N
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
6 I" ?6 R! h; }3 K8 `9 y( i; p ㈠接待内宾。 - A+ B' C% @( j& R: c
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
. E3 {" G- \; _8 G- e0 w4 Z( U+ } 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
7 {' k. X$ [" Z4 ?- e/ e2 } 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
% U7 F/ h8 R' `' p/ ?. L2 S# b 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 $ t, _) l& R7 [; [
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
: T! p$ J7 K; b- @ }3 Q" s 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 7 q$ J* W1 W# }
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
/ g# A3 R) S; X. s J, E 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
7 ]2 j3 b, G$ g& \- b& F ㈡接待来宾。
7 M# O- X0 E1 u }& J* n 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
: h4 V) f. k( n% ]5 c" e4 q, O1 E 迎送。 ( \/ E K% A9 S5 G4 Z6 Q7 f" a- |
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
1 B p6 [. Y1 J8 c: h" D4 Z 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
4 B/ h! T0 A; K" |1 n 会见会谈。 ( y" u0 R$ B9 M6 g' i
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
; o! v4 l* Q: H 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
$ ?' v H6 O8 X3 S 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 5 D8 i0 [2 H" y% k: n0 b3 y
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 2 n9 F# ]4 A* i3 {
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
; o* n/ W1 `, r( Q }" X 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ' A8 A" }: `2 L# p) d$ m
宴请。
" V9 e, B& j; K0 ^9 J" n7 [ A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
( u, t5 V4 Z1 ]9 c: k" [ B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
& j! V( z" r( \2 k' e. R 文艺晚会。 & J9 W8 }. w' a' }
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
1 W- f4 V" c% O; H 参观游览。 1 O9 h9 p2 F( \; T# F$ q, S
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 5 ]( G- ?$ u1 c. O
接待标准
: T2 s* J- X. e, f% { ⑴用餐标准。 4 S# F0 N' Q0 o
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
5 s) [" d2 ~$ I* t. k# N* d) j 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 3 h( @% L( ^$ {, ?4 i' X; D7 s
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
) Z2 v4 t) T9 U1 |" e 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 " ?2 w. {9 ^0 ^ E! p
5、常客 员工标准 # }& z. b6 ]" R
(2)住宿安排。
; N- z, Y4 L& {. H5 U 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
' V9 z! M8 a: o* O- S 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
$ R$ g* P% B- S% q7 e3 C 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
+ K- K( ]2 V! G, C% }& E3 y- c# @0 x4 t | 
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