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公司对外接待办法

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:53 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
文稿修改演播室众筹计划,点击了解详情
 
R: h8 b$ C5 d7 C8 p) h) J: ?0 ^+ H; O; G6 }2 i4 U( L/ W: m, i+ p& v( J6 \3 |+ s" Y) b7 A' d
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( `' m v+ v8 v+ j: b 一.总则 6 J; ~) j- [0 `: D3 e4 p

    对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。

4 F, p2 U, e# @' n6 N

    本办法适用于全公司各部门。

- O& s9 d" D! [- F/ A# w

    二.对外接待范围

$ ^: k/ r1 x: y; ]2 p

    本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

5 f$ v) P p/ j3 Y$ ]

    接待的对象分为内宾和外宾。

7 C6 |6 X \) g9 X7 `1 O$ o

    三.对外接待部门

2 G& V, B: U8 Y4 G

    公司行政部为公司负责接待的职能部门。

; k# B1 V' w5 R8 R9 |; y5 v3 u

    遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有公关部门要积极主动配合。

! \3 `8 I: t3 S

    四.对外接待原则

7 f/ x' J8 m# C

    接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而 去。

; ~/ v4 u. h' W5 j+ @* ~4 `- I

    平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。

( V7 C; u3 j# z& O# {

    对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。

9 w# R+ _$ y$ [9 T- b2 v M% g; D

    节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。

! o6 m2 i0 x; |5 }$ G1 X- A

    周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。

4 u' u6 r2 ~7 p' Z9 D: u

    保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

' m8 u% B3 g2 s/ | a5 O3 ~

    五.接待规格的确定。

6 `' G0 { g: j1 G) x8 e

    高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

$ G& _2 [0 _( V

    对等接待。适用于一般性接待活动。
   
    低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

. p6 a( X& z1 ?4 B

    六.接待礼仪

( \8 i t4 B; l# R8 Z4 t; F# c4 G5 x

    1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

2 @ \% g: Z" e/ \, p% R) I" T

    2.接待:主动起迎,问明来意。

" B8 `: H) A3 J, H, J/ @) f1 C

    3.安排交谈地点:

- G+ p8 h" i j* Y* g S% z

    ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;

# w6 T# I. T- C3 d9 N5 L

    ⑵比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间;

' ?, j5 N5 @$ y* z1 B/ F

    ⑶切忌让客人久候而无人问津。

1 x; y, W" C% t: H, j" Z' y0 V

    ⑷客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。

6 u4 w/ y0 l' ~. P

    七.引见。

6 Z& p% X# B% u9 Y

    首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。

2 W. Y( f# M+ u8 E5 N5 d$ Y

    引见顺序;

6 M- T" @0 \7 p& i7 {4 `' J9 m

    ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;

& H8 `: [1 |3 t% A7 @& J7 v

    ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;

1 [" F8 h* Y4 O& i: u

    ⑶职务相同,先介绍年纪大的。

# b: D% q5 V& q6 ~( E ?* s

    ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

w' w' k* o* s# X1 m- n: N# F5 g1 ]

    八.行路。

" W9 w. z4 A: |% z7 u) y% ~

    陪同客人行路,请客人行于自己右侧;

. ^% G7 I3 v/ Y: {: f- A: {

    乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;

; P' R6 |$ g/ m8 n- w

    自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。

% w" I2 \( U) O" v" ]: L# x8 E" F

    九.其他。

9 ~; I0 x; ^+ @% z4 \

    穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度;

) G2 e; W: F8 q! Y# S

    主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;

D' U- k4 l, a' L# W2 G

    尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

, D2 T6 _3 l3 r6 ?* I

    因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序

" z! I/ J% v9 V+ w; n

    ㈠接待内宾。

. L6 X. X" a7 b

    接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

1 H ^' A% N' u" X

    布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。

- [# f2 b1 a9 r% D

    迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。

0 _ E8 ]) [1 A# f. I

    看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。

" f/ @& E% _: e1 b% t# j

    安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

3 L& v, O$ x, i, G- k

    组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。

' L: R; L/ e' Z2 q- Q% H5 l3 k3 J

    送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。

/ C$ n5 E# }) f

    小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。

7 L0 L+ [. {# N5 W

    ㈡接待来宾。

3 c7 U, N' \8 a! \% r6 B

    接待内容与程序基本相同,主要内容和注意点为:

- V' r8 ? K6 ?! i* ?, W+ J% d" i

    迎送。

9 D+ g9 o6 x. g. ^7 k. P$ C0 A4 {! X

    安排迎送陪同人员和译员,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

) K+ v8 x% k3 w, w

    对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。

' t1 R; o/ _/ M K2 Q# n

    会见会谈。

# ^, u% ~5 z% U. b

    会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。

9 D* i/ v4 \* \- G

    我方人员应提前到达,并在门口迎送。

3 R" p R( E" I3 F

    对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位卡。

* o% o) v# T4 L

    会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。

' i& [" u* k& R: V

    会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。

! `- z; i1 R$ ?, t& P

    如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。

2 n, ]6 n8 a; V% ~2 | E* {

    宴请。

: v7 z$ [0 ?& ?5 A5 z( F( Y

    A .有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐。

* w% A2 A- s* {

    B .举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

3 _/ g4 u2 M! R* X, ~. E

    文艺晚会。

5 s, e/ [' W, s; C8 \( f3 o

    根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。

, c1 L h6 z2 q

    参观游览。

3 _4 w3 \6 h) w6 M) G" Y

    根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

4 s5 T- \. j8 `6 D4 {( k) N! I i

    接待标准

; d6 ~& _$ |6 d) M! s2 O9 c- ]

    ⑴用餐标准。

# }$ O* _& A4 e6 ^

    1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐

0 i c, n6 S% A# X

    2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐

6 r; v0 H2 m4 u/ o

    3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐

% S3 v: ~; j! f' P) B! y

    4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐

6 E3 w2 J) P- V! q

    5、常客 员工标准

& v% q3 N7 f. E0 P- Y$ k* S* H

    (2)住宿安排。

0 T* x: q) @1 }' H

    招待对象      标准         审批权限
    A .较重要官员    200~350元/天       总经理
    B .公司分支机构   按公司标准
    C .常客       自 愿

0 ]' p# \) R; V: i

    十一.附则
   
    1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部协调执行。

& n* H# D s8 l! Z" J7 I; C! ?! x$ r

    2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。 5 S: _! u) h" K; N2 x$ b" V: a

 
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