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2 U# Z, Z o. W' z 一.总则 ) X; r/ ?5 R+ h5 J' r
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 / J+ z7 V2 X/ _. G2 E
本办法适用于全公司各部门。 $ W+ E$ U. b& _/ v( d) R
二.对外接待范围 - ~* B9 P" N7 m$ h
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
, A$ J9 O5 Q" p$ E0 v& P 接待的对象分为内宾和外宾。 , A4 t9 p& R' u2 e
三.对外接待部门
0 r: e8 M) q3 k( w! `2 y: s 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 0 @$ g9 ?! U& [! `2 ]: X* M
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
' a r& n2 p9 S& Q: f' n 四.对外接待原则 + ?/ Y4 J9 g \9 t4 @, A% }$ Q* k
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
. E, f% z* ]2 N; I 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
/ n3 D: \! U% Z9 ?8 H/ i 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
/ N* x9 T/ K- S s2 A. `( t 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 + C0 B4 o7 V/ B( y" D" v8 I5 ]4 y# e
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
1 M& N. O2 T. g 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
# o9 p- B/ p4 v. ~% b 五.接待规格的确定。 , Z0 \1 `. ~* C' z5 `! c9 n1 }! _
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 6 A# U9 w9 X) [4 a
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ) @4 t+ [9 V( H- E, ?+ M+ q
六.接待礼仪
% }, h4 b" J0 ] 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
- ]6 j6 n9 v$ ]7 V 2.接待：主动起迎，问明来意。 " V- k* g! C q" D `- H* F
3.安排交谈地点：
( D6 ?" x! S; l ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； ' R7 v8 b& z4 B- H3 D7 \$ W' o
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
5 h2 H+ Z! g7 w ⑶切忌让客人久候而无人问津。 + X* O) I% y" k: k; A9 |, y& L
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 # |/ h6 }8 `+ f( ?/ b: g2 W7 [
七.引见。 3 I- m3 N" A3 L! L) y4 U
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 1 D2 n6 |/ k( c0 l
引见顺序；
1 T! L' b! F* u% t2 K ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； % _. P# K8 b6 W
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
6 ?' F8 U, Y3 j2 I5 V ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
4 `9 M* E' H) j, Y: c. _ P ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 : `+ J' y/ w- J
八.行路。
# G2 S A& O0 D& z5 \ 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
6 r- E( F9 u) c; l 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ) b: e L" I w
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ; J& s- c' v2 H% E+ q/ r; l
九.其他。
0 b" c+ h* _4 E$ I7 ^$ b: [/ ` 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
' ^8 s; I/ i# h) \; ? 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 8 W$ F, W, n t1 l6 K
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
- f+ \2 H; a; x3 _5 }3 P 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ) w, a, T( |" | `
㈠接待内宾。
5 J; r' \9 z; r6 ]7 s5 h 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 5 e: }5 {4 ~/ }& u
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 " | y; b& o' {2 A5 g1 m1 P% s
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 , R- i: k4 g6 Q
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
6 m+ W* Z$ V* m 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
4 J8 o& F- C; |! _ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ' d: N1 I6 [- @ f
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ! n* d" d' ], A% s# c$ x/ G
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
! t! _9 l4 p. S( |: N/ e1 \$ M% ^ ㈡接待来宾。 & _$ u9 |* m# k4 Z
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 6 z6 K% u: p4 k; i3 d8 f
迎送。
" L9 _# X- Q3 k8 `$ P2 d/ v 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ! c4 l* @% n+ G J* Z+ p8 G- A# h8 a& S
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
1 R% e S9 \& u 会见会谈。 % S! s) l+ Z; G( B
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
8 K2 m% K T, g; T0 w8 y 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
+ _$ a. }3 H+ N* H 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 & p, l( t% c" X0 H! c
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
R. b/ R: D& o; G 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
0 Q5 ~; e' d S3 v 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
( t% ]4 C' ?. W" t1 f4 M 宴请。 ' G1 g% k) L! `% b2 S" N9 Q
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 + ~8 S' {) S4 E1 Y5 m
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 # o$ b$ [+ E) {% T2 p
文艺晚会。 . t1 ]8 _. o0 ]* b" G$ k
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
' H6 L% a& @, t9 Z* P 参观游览。 ! u" |% l+ t+ O% n0 n6 R- m
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
2 N2 \! \$ I0 v5 ~$ e) ]/ M- ^ 接待标准 ) K" i3 p- R6 Z* q, k c) X
⑴用餐标准。 , T% N7 t! o! c6 Y' h
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
+ ?9 D, n0 D; _; ^0 B& H! |9 f6 n 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 / P* _5 W8 T2 M
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
& k; K4 p. v" b: B 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 / }! [$ k! c4 N- T; Y8 c+ E
5、常客 员工标准 : g6 y( r) M& R0 D7 ?, N: f5 c2 W
(2)住宿安排。 D' ]& @4 Z& _4 i: w
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
% a5 t" G* F8 u 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 # I% [3 W s9 h3 q5 ?& Y3 x
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。. ~' T! r* T* ]9 r. W% J3 X2 D
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