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0 F8 j* B0 w k8 \! o F 一.总则
4 d! g& Y6 u3 `" d% e3 p4 @/ E 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
' D4 X3 j x. k1 y 本办法适用于全公司各部门。
* l1 }" u ]1 ^* J, | 二.对外接待范围
$ `$ c8 g3 W# Y' R2 a6 L0 j' G 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
) m' W$ ~- R. m W8 I% A 接待的对象分为内宾和外宾。
% ^. N/ I% c" P/ {* ~ 三.对外接待部门
8 P' ], j( P; j" n 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 : R) }) q% ^) H" B0 q
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 & w' T! |) t- M2 v1 K2 l# S
四.对外接待原则
$ X; J3 r- u/ S, J! w+ f8 B 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 7 X& L/ v( |( P6 I0 ?( ]$ ~
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 8 C( I' F8 C* D; }# q: \+ F
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 3 p$ U* r2 T( P; r
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 2 N7 l, I7 n! E
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
; p, G+ V a: p O0 G' G 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
1 z+ O* k6 S( l: B8 p5 b) y 五.接待规格的确定。 ' k" K1 E# l" E" q b
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
6 t/ \" I9 y/ k) J, Z 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ! C: E0 C* l7 K' _2 W: E
六.接待礼仪 6 ?* Y8 P) n/ P. K/ s
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
- L# J/ f5 k3 x$ s7 P# I W 2.接待：主动起迎，问明来意。 3 F1 n! W* D1 o1 L
3.安排交谈地点： & M3 ^9 i5 D7 n' l& P
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 8 L3 I& e7 X$ h6 x$ ]) F
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； m* w% N- t- ^+ l4 i! v% q
⑶切忌让客人久候而无人问津。
$ ~. F8 B5 p, q4 N9 w ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ! v. W- \0 c& h s7 P! }
七.引见。 # l( `: @/ i( A% [/ U& O$ l, T+ A
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 $ z/ K- P% P0 r2 C7 Q4 F: U
引见顺序； , ?) [. t9 v% O- _$ c _. [ W
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
' t4 g, V3 `; e) B+ | ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
1 K f( }6 M" o& F: V8 t) } ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
5 T4 H, Z" U$ A2 _, ]. f ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
0 e1 Q6 o. J; `/ E/ j 八.行路。 3 V4 t1 g2 S7 [
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
, j5 B: |" j- d+ G7 d1 W 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
2 G6 x' n( O, I3 ]! e 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ; d$ X, a2 T$ ]1 `. D6 L
九.其他。
: b( G* J% B _7 S2 Q 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
0 }$ i4 k) T4 d0 h8 Q& b9 V 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 0 v# g% c) M& r( H+ W4 `' f7 R
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 0 ]3 |; L2 m) g, h Q
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
3 _/ t1 R) e' w. J: t9 V, R ㈠接待内宾。 ! p% t4 l6 g$ i$ S! u+ \8 t
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
1 c8 V6 s. u+ I! _1 J 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 4 x; T# y% t4 C+ E
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 $ @+ X0 w, S* l& O- D
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 7 g! E$ G H1 q
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6 E; N- w% R4 ]+ G, ?; g B 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 1 y6 d6 h& u8 v7 I, g) N8 o0 Y" U. b
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
& n& l5 l6 t# `5 t7 a7 H; j: o 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
" z! b4 t' |& {4 u ㈡接待来宾。
& o0 Q0 m# o# s, F: m 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： . J" I ]% @/ o( \ D( m! l$ u% h ?
迎送。
4 k: F! d% a6 H4 X2 q 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 - S$ D5 B- }& [1 `; Z4 Q
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 7 K C1 m. { E! B# a
会见会谈。 . ~( X' D7 d: e. R; n
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 0 l( n6 ~3 o* _$ L5 d3 s
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
0 \, R/ j; h; l; s! l4 x0 m% U 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
1 Y3 p S+ N) ^6 j; ?; C 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
* p/ z+ q5 ]# }$ v4 Q1 D 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 4 l% _: S0 o/ z
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
6 ?( X% C# R! A( Y w/ L0 r9 T 宴请。
. `6 m0 x/ @3 u% I# e A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 1 \2 W9 |% Y6 @2 w% D
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 . M: S2 _ O; B/ w" E/ }
文艺晚会。
6 I P: g& n$ t2 D* s3 b% U% H 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
( y" S9 @% y7 I( b0 {. o 参观游览。 # ?+ I K/ J! Q$ ~
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
; i0 N& K# g$ F: I, R' f. ^ 接待标准
" Y* T1 ^5 p: S! z ⑴用餐标准。
% e4 h! }9 m9 G" u+ h 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 & l; w/ e) i: Y) n5 x
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
5 h: Y# M! F- L/ D+ Z/ R" @ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
' s& g0 L1 W2 \9 H$ F1 T 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
- B! q. B. L1 Y ]/ {. b 5、常客 员工标准 5 y9 W+ o5 A5 G
(2)住宿安排。 4 C4 }' v% {3 _: j3 @0 p
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ) p; P5 }" b# w* Y" C
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
/ r" S! ^9 V9 ^% m0 B 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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