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' d# h( p- H a+ T) j& `/ G4 g4 E 一.总则
' D2 p. R8 q* ~% F2 O! t( ] 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
1 P! ^0 o' q) D7 {2 o) _8 L 本办法适用于全公司各部门。
4 F% z9 E. Q: [6 b 二.对外接待范围 6 `0 q/ l0 s) v( V; c1 O
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
0 S9 Q( U v; l; z 接待的对象分为内宾和外宾。
, d2 O' o- S1 g3 c4 a3 ^: F$ \ 三.对外接待部门
3 T5 q# Q( [1 i6 r: z$ a' o+ u 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ) f' B w0 g4 [% i: c
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 * Q- A: G( x5 B; z7 |9 H- f; U
四.对外接待原则 ! ]- D A3 K( }$ T: d, Z1 M4 m
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 6 y) y. k: v1 \" \) t
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
0 m% w& @. M. D/ p 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 " ~) s$ L4 |1 ]& b A( W+ u
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
% g% s' `: M( f, ] 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
) T6 k0 U2 k$ z, n) Z. y3 }7 Z 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ; P2 F D# D- T
五.接待规格的确定。
3 J; I6 L4 V* t0 q. V0 m$ C 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ! t. D, c3 Y/ ^% z7 d- c
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
" C( R. N6 A( ]) K4 k 六.接待礼仪
2 g/ }; ?8 x, c* ^7 o 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
- G @7 P4 g; C4 q- k* d* g 2.接待：主动起迎，问明来意。
% [& Q$ j! @' l" v9 d 3.安排交谈地点： " o( {2 k2 {) P* l* i d, A
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
% N4 ^4 Y) q/ b& h! ` g/ s0 b ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 2 v/ {( r F2 I) }6 D& n; ?9 C% @5 L
⑶切忌让客人久候而无人问津。 # s3 ?6 q, R3 U# c+ H8 O' f0 b
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 . n. H% I3 K4 t
七.引见。 7 R6 R5 e! m1 l) K
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
" {0 Q- A6 p f; S& h3 l" [ 引见顺序； ) C9 F1 ~. T" k- ?
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
2 I: d2 U/ g7 l' n$ {' o/ B( U ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
9 J3 w3 A6 r! |; U8 T% U, R3 j ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 # b: v. E# w1 \! Q m5 `
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ' b# W+ Q( |% `$ c
八.行路。
! S/ _3 E' Q3 i; p2 m 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； - q9 L% B7 y, W
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； , o' Y0 h5 G, h+ M
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
$ n, ]* i' M& d3 B% I S1 _ 九.其他。 ( n! g' c. ?: H8 i
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ) Z' \& A6 |( t8 q6 A7 O* f O3 ]
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
4 }8 i- Y9 ]. B9 Z 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 # q- o, K" E2 I4 z) L
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ! R' e$ x& U0 I# t8 M
㈠接待内宾。
0 j V3 T* g( Q/ [' S) @% h9 T& ? 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 % @8 r2 n3 a5 G* I5 o6 C6 A m* ]
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 & _; T2 J4 x- w. m n+ p( t
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 3 @5 P" w4 `/ N1 J
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
' l7 Q3 U& ]# K& d9 S 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 6 U: B) |- e q
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
! k0 D( V3 p. U7 l y& o2 Z 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 7 G* O3 p4 u# d3 v+ o' z( a
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
3 _) m5 J% G, j5 d/ r ㈡接待来宾。 & Q& _ {" O. T6 o% F' n
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
" |( _. v, h! m" S Z7 [. u 迎送。
$ X9 ^. B' j1 J% U" C# Y 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
& i( _3 v) \" s9 v& ` 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
! a( Z% N3 ?0 M, X4 r2 }& t( V K( S8 f 会见会谈。
, ?9 c1 P9 R* C: ?: I 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
7 A+ |& O0 P5 u8 ^5 c2 s7 ?! i 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 / A( _. L" G* T3 c% K# U3 g
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 7 k& A" N% \& O5 ^2 y0 i# ~6 z, m
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
& ~; |5 k, A& W0 k 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
! i" ~2 \3 z0 y. \$ _0 z, ^& U 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
. O. u6 d6 ?3 b- n 宴请。
# _5 p5 ^1 e- p A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
" ^% i" Z# w$ @& Q) C B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
/ A3 X( }# ~7 d, X& D3 Q) V 文艺晚会。 8 [* w, R" v+ Y( ^0 v! ?4 v# I1 Y
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
; E: }& ]) G) @- W# A 参观游览。 1 j" z$ V c- m0 U5 f
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 2 p, z5 e& b/ I1 K
接待标准 1 y+ x! p0 W! n+ U
⑴用餐标准。 w+ {. }$ \( J$ P
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 1 R6 H% M1 n% {/ a/ Q1 |' h
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
4 [ e6 R* u& @ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
6 f# H* H" t* u 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 3 w& Z7 M7 X$ _ W4 M
5、常客 员工标准 5 X" W4 B) G2 _1 r7 L0 s, A8 ?
(2)住宿安排。
3 O( e! h! o r# a2 d V+ e3 ]5 f 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
: m' V3 C2 ]5 } a 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 % c' ~1 \3 U/ L
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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