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8 L5 e+ Y! |2 f) F7 r2 R. E 一.总则 $ P# ~& q0 D! j: N, S9 k
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 K9 p0 @: a0 A2 z4 M- `
本办法适用于全公司各部门。 4 J6 `4 ~/ y/ F+ m ^ c
二.对外接待范围 2 c4 `% k; b9 U9 I4 S$ l. Q6 a
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 ) |; K, K7 p+ T: F: m3 L
接待的对象分为内宾和外宾。 ) e; b1 j' U" ?, S1 c6 X
三.对外接待部门
5 m( Z) K P: c! c7 u% h( ?( @ 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 4 I2 V% [& {, ]- H! r& ~
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
, n5 n7 d/ D1 Y2 H' W 四.对外接待原则 / C8 |/ Q4 _, G" }* m' r
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 2 ]$ i% [* P$ G+ [
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 : m) O+ P* J4 i+ d0 }) u
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ; W9 ?1 e) @- J* Q% n- ^/ U
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 0 n$ s. Z/ c6 ?4 _6 r2 E1 _ C& U
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
) k, W+ ]0 C" \1 _) e: G2 W s 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 7 b! l# e/ @0 j3 |3 }
五.接待规格的确定。
. A# [4 k) A1 K+ M 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 & E9 I7 F6 C6 Z1 R0 R; X% Z6 v2 l
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
6 b% B/ P$ m- e% n* V# L N 六.接待礼仪
2 h0 f, _5 F7 _ 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
# Z& S& R3 U: y# G8 v 2.接待：主动起迎，问明来意。
9 X% W7 D$ G* `% P; X9 N 3.安排交谈地点：
7 f: u9 k+ v2 Q8 z6 s9 K ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
* S, r+ l& @: I& V; K2 n' m5 m* u ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； & H' p5 H7 o, A( Q4 O
⑶切忌让客人久候而无人问津。 0 a! _: D f- R H' P) m
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
" m) @! C$ Z# w5 \" H2 d 七.引见。 3 I5 W. ]4 Q: G4 S; f- r& I' g7 z
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
! j3 A" G6 S/ a# C 引见顺序； 3 K* l6 ^" J& V, ?- r3 D* M
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 7 g7 p; x5 \) @9 n* z7 a! a8 _& M& `
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
0 R: W" _8 y; f& ^( M: b ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
2 O/ a1 ]# E. E! X0 f; I8 J' Q ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 + j/ b, h0 j: W/ e1 j
八.行路。
0 I+ d1 e/ Q0 I) t, L 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
8 ^& C S) { A+ U 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； : o) f: I3 t: D) M) w
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 0 M* m/ b7 g i$ Q/ c6 Q3 b( p
九.其他。 + \4 T, u! i$ p7 ]$ j6 X( m
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
+ |: h2 r- Q$ f( s/ S, K" u 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 7 G; d- {/ G' H& `9 e5 _8 G" f
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 # F6 j# U5 l/ y, A; c" M" n9 O# Q6 w O
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
. i0 Y# y2 N- M, A" a ㈠接待内宾。
' O# j1 c$ ?7 V 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
% i3 h6 k& w6 D5 O1 R' Z/ w 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 # d9 x3 A. q6 p# _$ k
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
7 C) S$ ~8 q; ~9 \" I 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 3 c$ h) \2 h m
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
( x7 A! _* X. q6 _4 q9 K- ^ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
V! v! b" s; |0 [/ G } 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
/ Z1 _! j& o: d6 F 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ' K8 G$ a- l, K8 t7 p& q1 R
㈡接待来宾。
3 h1 Z7 g) D. ~8 z- j: E 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： % a& I! t3 p/ S, @, b7 t
迎送。
! f! h8 E. Z! K8 N5 L 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ! l2 T% c6 j2 E5 u3 f2 k
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
% x0 p" K% X& e/ ?$ i/ i 会见会谈。
8 f$ d, t- L( m4 M2 k1 V 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ! v, ?& A0 w$ w! k3 }; D
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 * j. a2 c3 ^- Y, `
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
2 z9 L( E( Y: s8 o 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 ! X, D4 F) _) m; C; @! F
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 6 {% u8 p' j' N! Z
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 & C( B# P! b& ?& M9 j+ {- ~ q' d
宴请。
' ?+ T5 ~5 f9 c7 |% x) p) |9 W A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 ; I# U, p0 Q. j( \( u# o
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 . @/ [. x$ U8 J9 p
文艺晚会。
3 n- m; t7 d t; v! ^2 l 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
$ {$ [9 X0 g* | L! \ 参观游览。 % o6 F/ {* @; Z4 ?
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
6 C3 f: X/ [% u0 Z0 i 接待标准 6 g+ r2 Y6 i3 G/ W2 T B G( w
⑴用餐标准。
) _( U, G; y# w8 V- Y 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
2 n8 ~. |; d5 B 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ( n4 X8 ?9 L. k
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 ?8 _" y1 I% g( Y5 S0 J6 K; B
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
0 {, W9 y) _' o/ P7 e% j 5、常客 员工标准 . e# Q7 j2 ?! {' T
(2)住宿安排。 ' ?7 p7 ~: f' x* Z. s) j- b2 g
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
+ |- ~$ t5 i( _ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 0 ?3 ~, ` M& n. j) O5 m
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。$ X: U9 A/ A- I; S
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