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一.总则 ; ]6 H2 g# g t* @/ p
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
p" b9 Z2 g( d+ J 本办法适用于全公司各部门。 & W# m; w2 D, h0 N& U
二.对外接待范围
1 |+ D, y/ s) ~ 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
( v8 F) P3 z! G% h# E4 ~$ S# m- W 接待的对象分为内宾和外宾。
, e9 v6 B8 d/ ], y1 r' C 三.对外接待部门
: R; E/ y& w0 U1 { 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 D; j) D& f) p5 N
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 1 h# ?' v0 z7 c; ^3 c m0 ~
四.对外接待原则 ' O1 T, x% o0 n
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
1 J8 t5 g# m3 E% u9 R 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
2 B% A4 h0 f: {4 w9 | 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
1 E/ w) D7 X+ S4 g) }7 ~: k! u! _ 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 s% E( l2 x: ^" h+ h
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 / k/ U( E5 W6 F7 P" ?) h/ Y
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
7 x& _9 f6 R$ Y 五.接待规格的确定。
: g6 S. z9 |" _/ h- q& ~ i 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 : v% L8 L, i8 k
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
: ]) a. k" x/ b4 {( x 六.接待礼仪 + n9 I! S' A' z3 a( \
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 1 |/ l0 L6 }; T$ q8 N1 N) }1 f" K
2.接待：主动起迎，问明来意。 x3 K3 @. Q* l5 m5 |: ?0 `$ a
3.安排交谈地点： / h2 i( O7 n0 ] d
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； . g2 C# {% n, m* _ d
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 0 `# C7 [* {; ^3 r
⑶切忌让客人久候而无人问津。
' ?7 D* A$ ~( P ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 / l! j1 b6 G, y# D/ D
七.引见。
/ `# t7 `3 c \2 {* W: c 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
* q: Z+ ^, a1 q ]$ | 引见顺序； - P" y9 E0 I' m6 t1 L" I6 D
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
" ^9 O& o! w: P9 d% r ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
% z2 s- z" B/ J- f5 r# \ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
' v1 K) y* w" e ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 3 X# I# k+ K) B( _, ]5 Q/ c
八.行路。 , e, r; }% Q e! ?- U4 u3 i* u
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 8 A8 g+ U- h! S; ^. ?
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； : O e3 |, N$ Q8 ]
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ' {" I& T' V1 I% K
九.其他。 + l2 ^" Q5 c1 G; B9 D O
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
' {& @& |5 |" G. B, J 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
! ]" E" I H. v4 [( E& [/ H 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 2 w6 D1 F+ K4 f; o; O
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
) r' u/ ?( Q8 A ㈠接待内宾。
# o$ ~+ ^9 z1 C% j7 L( M 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 , d% \, K1 e% _- ]) A" h
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 : W: x# u" A4 P P3 L3 L3 u2 F
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
! L" W" Z# S) K 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
, C% E, W$ U$ |& f 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 + n3 E+ v3 o; W2 ?* J3 ]/ E
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
) P0 ~+ ^8 a$ L* c+ t. y) Q 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
' h- T9 A( }" n& c, \( A 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ) {- X8 |3 ]9 s7 Z9 A3 X8 J" q' `, Q- K
㈡接待来宾。 ; N" `7 F0 |& r. h$ l
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
' b$ I3 `" K9 Q 迎送。
! M' x9 q7 t C, z. C 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 6 B. n; }) ]" o' n' P
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
. L8 K. J$ A& [1 t 会见会谈。 ' b" N8 ~+ S! t
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 / i Z( x1 {9 q N2 i
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
q1 M0 D5 D6 z, u 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 & f4 F" K+ A+ I/ _
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
6 T# ~! K# A4 `5 r. ^ 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
* U& \; C1 ^. m7 z 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
3 |) ~ G" p5 M: ^ 宴请。
0 W8 [9 u0 U j! _7 a% o A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
7 Y$ {( @% d0 d B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 4 t, N3 K4 W: \/ @$ p
文艺晚会。 ( n( R# b1 d6 F! n3 C4 t( E
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
1 p8 u( f, {4 H 参观游览。
# ~+ k; Z0 E1 ] X 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 % d4 A; z* N% u' Y% H4 q5 |7 }+ [
接待标准
- D: E A8 t3 C- ~* E% q ⑴用餐标准。 1 ~/ l- l4 _% b8 i
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 . Q( L/ j0 X- R
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ) z% n6 z& }) n! J
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 & O6 q( D; e/ Y5 h
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
k1 R7 W8 C) T! e& z3 O$ D% C, ~ 5、常客 员工标准
4 b) F" M$ G& @! l& b# j (2)住宿安排。 8 m$ m' P" \/ y$ |4 H8 O+ _
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 3 a8 Z i, i7 X/ R: }5 O: N
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
+ ~! B2 V2 u! U+ u6 k 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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