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一.总则 * t f) F# i% w: O
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 9 W& c3 B- d9 U! f) i' }; @
本办法适用于全公司各部门。
9 A7 B k, g6 s `& k" N9 |' ] 二.对外接待范围
! p2 B7 \/ ^! A1 d 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 + O6 v; b/ N {0 d) L' x# h# ]
接待的对象分为内宾和外宾。 ! ~ W, z8 p- W
三.对外接待部门 : K! y5 \+ A5 k. b N1 E
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 & k' U4 N& _7 e$ `5 g
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 . U' L6 z) n9 D8 a
四.对外接待原则 4 r; b! e- [% K/ Y% V
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
! C0 }5 @( z/ ]- l0 }( s 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 # a/ s" D3 B# }4 ], j3 Z
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ' ~. ]5 B/ c* o- F! ^
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 - ], H; q/ `9 n0 h
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 2 w6 i1 o9 p. y2 f
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ! Z8 F- w, X1 y5 e+ C
五.接待规格的确定。
! [1 f, n5 Q2 E# {( u" r 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 9 v7 A x* Z' y8 R- x
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ; b; i5 _: h; a$ f
六.接待礼仪 ' m7 A+ V* ~4 Q, W$ c. \& G" [! B7 h
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 1 Q" X7 a; R- l j! S3 N
2.接待：主动起迎，问明来意。
& @7 R1 O7 D Z' |0 E; S+ A! \( L8 H F( Y 3.安排交谈地点：
( L) M8 Y- H( T5 _1 \9 o0 d ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
* g2 Y' J8 i5 f K& a ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
8 v& V/ w- F1 ]% V5 Z- D ⑶切忌让客人久候而无人问津。
: B% ^0 ~2 e' c: H* z# {$ J ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
5 `4 R" u( j, }- s 七.引见。
) G2 ~2 I9 K) a 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
& K: L! o. }0 b3 O 引见顺序；
8 V. K. k5 {4 L1 c6 Z ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； * T9 L/ I/ `. U, T1 \( F3 Z* i9 e( K$ u
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
+ [ G, B0 [$ x. V5 A ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
4 o9 k6 I( E5 }3 ?4 U- T ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 r7 P; c- Z0 p
八.行路。
* F8 G7 r, u. [% M 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
6 M+ s. @$ |* p M5 ^- t 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； + l- n, i/ O& |, k c3 d: }- _9 \
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
# X! r) Q2 x+ A$ j8 Q/ i# A 九.其他。
8 c/ V- Z2 Y. O1 X 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； % U9 e ~5 R6 h {3 r5 T0 [
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 3 u/ L/ i6 }6 u: P# W" C0 L
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
5 F2 V' t- C% W+ \6 o 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ! v- l$ S% H B4 y; F+ _6 u* b
㈠接待内宾。 # b7 ~: f7 F9 d$ x1 t0 ?+ y
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
( P0 a$ M6 { B6 E 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
# e" ~8 u5 C/ X* t0 K 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
" K: X/ w" D8 c- e/ B0 { 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
; T$ j6 Z% O* H0 y' a( A 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
9 k# J! c# G3 k4 _: g 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
! r& }: f% Z4 }$ w k$ C6 U; m 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
) a+ m, O: j% B! u- t- S# n 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 + Q9 }6 k1 L$ F3 A
㈡接待来宾。
% p' N4 x* ?( F% T+ Y 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 0 p0 s1 C6 D% k# b: y" v
迎送。 0 V6 s8 c+ o, V/ s: _+ E/ Y% G) k
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
: ^" A, z( _9 P' [ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
}$ U( r8 n' H; E) F8 l3 G- Q 会见会谈。
+ O! |5 O* v" o; f4 D3 V 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
( N2 J1 k, v C8 h5 w! {; }) w 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 + E, C# s& a* }$ S+ r3 m
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
( G9 T0 W6 C0 R9 P1 Z 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
A* s8 q6 t5 L7 E+ }* m 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
$ Z! ^0 a" X' W7 m a; @# {: [ 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 0 c# n8 i( m: z* X* x
宴请。
2 P h+ D1 A9 X A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 9 z8 Z( [* r* t! V
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 8 S+ S7 G S1 d4 [1 p$ O3 h
文艺晚会。 : X7 R% c9 y6 g6 R! A
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 $ J5 H {2 M$ S6 D( s
参观游览。
: \0 ?9 \! r; f1 y6 L' A- G/ n 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 . D7 U9 W6 \; e( J) i2 Y
接待标准 - T0 s! k; t# D, O/ h- n1 y
⑴用餐标准。 9 D9 |% h+ j3 i+ c8 O& N5 b; n( b5 t
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 2 W8 R! A% O6 x" F- R
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
( l. m/ { S( ]0 S 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
/ K9 e) U' C# Q( J5 |8 v9 [9 c 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
4 {' q V) Y5 L8 f3 e6 C$ o7 U 5、常客 员工标准 5 E" x& G0 n9 q* R& _8 g+ d0 |
(2)住宿安排。
/ W* `9 J; u. }+ O0 Q 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 2 _3 c2 o: x. W/ x
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 " @# f; E. t3 z. }1 q& U `
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。2 ^+ H$ @. m* j6 `; n; n
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