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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：' o* k! x- k# v$ O, D+ a
做会议记录，写着写着笔没水了；
! d/ X8 J) d7 L. W% i9 |% X: ?; O9 U 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; I% w3 P8 a; w- y2 }4 N 用胶水时，找不到刷子； ' E7 s3 X3 L; ~+ d6 x- T; b
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
% \2 m6 K! m8 n& a! S7 s 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
+ q* b5 G! B: \+ Z 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
. S5 Q/ Q0 x$ g' \' b/ J 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 1 F: n+ _" s1 U% { H1 @
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
" U4 e4 c% F- a ` 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 7 k6 s2 V m) P D6 S
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / y4 Y& v" ^: l
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
. I5 V8 U, g5 s2 D- K7 [7 [ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 |- F1 y/ e& f. T9 `# W
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
5 `' Q9 i8 u. H! K" Y( R 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
0 v/ m" g. q/ B" D% p6 C 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 1 V8 e: p2 J% }! P, r- f& ^1 b
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
9 F4 u$ e# H. |1 `. Z0 ^. g 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 h$ ^2 k( t+ K& J8 X' Z7 k
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
+ A& K1 U+ n& j/ t0 |9 p% {; C 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
|- ` a/ j9 c# M5 D0 r: l0 m 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 \- R, [+ V V1 v% \: _ y
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
4 W$ }: @9 q C 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( B% _# x' \, c" M& f 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
" ]( `& O: l& ?; G9 O6 a: \6 b' a1 } 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 , o+ q+ r& N% ?; _% s4 q. y
9、与本职工作有关的表格。 ( C# I: O5 p1 e0 B" p
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。5 \+ D5 D: }5 e% A
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