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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：% H9 O; }9 C) l+ P" m1 A
做会议记录，写着写着笔没水了； - e# M" g' t$ O& {
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 ]3 v3 W6 ^* P, m" F7 H
用胶水时，找不到刷子；
1 v* S2 ^/ h( P& O# ] 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' q! u$ e/ D# `8 _. H 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ' v3 G5 Z7 i6 [4 U' L3 U
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 0 V. l. [4 R! h
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
B" @2 I2 F9 t 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
: A6 E# q7 D* H& w 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 x X, @4 X+ F9 Q0 c# ]/ C; y+ y 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
1 ]% u0 T8 v& ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 E$ q1 k2 E! E% y- c0 U M" h/ p( G 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 7 r6 ?$ |9 ] ^% G' h# E
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 ~* O& b% |- d7 _' |8 ?5 c) T) Q% r
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
M+ p6 ~2 _: _/ j+ v 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 / d7 d! f5 @1 `, d2 {2 S2 d; P. f+ V
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
7 S- n x& v6 i1 U% t5 X 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
+ r: f1 S2 T, p! G- D; l 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 6 [% O- Y1 y3 T+ u4 m6 j9 J
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ y' A! x! g) o/ C- M
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ; [* B$ {& |6 v
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
6 e$ ]" a6 V6 h 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 0 v% L! Q) n. k9 w
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
[4 \6 m7 B, \ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 " [* j; {! `& ?$ Z
9、与本职工作有关的表格。 0 V( Y# Z" E+ X
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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