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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
- ]4 S& |2 Q2 i i9 G) W2 Z. ]2 B- A 做会议记录，写着写着笔没水了；
: S9 |' @, J) O 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 4 G) M+ e5 p2 N# u3 T- L( n) f1 Q
用胶水时，找不到刷子；
& H0 V8 a/ j; w o& z3 F 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
2 S1 N. y; j, N9 W/ \ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 + i. H6 q4 g2 K/ U" C
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
; N$ d: n, O1 y9 ~& x8 Q, b 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 G0 o" _9 c! ]) i: O6 `( |
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
( w/ F n1 f8 [( Q& D 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ; m! e& W* w0 A. a( ~5 n! W( Z
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
9 L; }# ]/ ~1 T, G. r; K 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 r. R9 q8 d3 b6 F [) s. q6 y W0 n 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 }) X G( W. w, [8 h# @ A 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
. t' K( g4 V, a! m. s 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
% y- }6 Q9 z7 q% q3 o% R 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
" N( A9 {5 {9 B3 x8 @% i 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # {. [4 Y. L5 {" e! Z$ Y
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ! I3 ?/ Z" }4 `+ [) j
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ! A" _: M% Q# q& h
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ; l* l! a* Q. Z3 E3 D5 T* @) R6 a
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ; u9 `# S' b1 K }
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ) T8 F9 C* s& x6 S' G5 l! M: V
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
2 q' I% Q w5 h* \7 L$ Y4 v! E 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
6 V7 @- `! A- U9 v1 ^) Z 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& j: t9 ^6 Q/ I0 Y5 q 9、与本职工作有关的表格。
4 g; ?0 V% h' U# i5 o 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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