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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：7 j* Z# s x5 W7 D$ C4 U; i G8 o
做会议记录，写着写着笔没水了； $ p' o& k7 `! L+ ~8 f7 f
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 ?' `: @6 F8 p, y3 e 用胶水时，找不到刷子； . Q, \, ]: y& G
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
3 y2 {! m9 w, \2 A3 F" x 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& U% G" g1 T+ U/ b2 f( Z 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
2 F& N5 e) d( z: l, ^& { O+ [, Q3 N 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? $ c* F4 P$ b) k4 f1 I q
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ) T4 e, N) U7 r& L2 w H. v
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
! u$ K5 x! p+ o 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
& C! n- M4 g) ~! A1 ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
$ j$ p1 {# b |; ^, b" Z0 y/ M( Q8 T 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ' M7 |9 E4 d/ X# f- u
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
5 ?, e+ g4 [# ?7 C" u 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' @* T& q$ \1 w# j0 X) a w' ` 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ! `8 a7 D V. Z3 {% ^; X' u8 g& _
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
1 }2 B' o# c" R+ G3 b9 U 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 * d# \% [8 L9 t& K
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
}3 x$ Z! t, ?' R 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 6 `6 w5 A& ^( G j, ?" `9 q
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
/ x- {. ]1 j. x# l' s8 _ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " J9 J( N( j3 H+ n* U- G- k
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
! e# m* X, Z6 P 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 : }0 H* V' _* D$ s# T( k3 ^( z' H
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 1 Y" B0 g8 B$ k4 \0 K
9、与本职工作有关的表格。
3 ?; R) t. R) ?9 c4 X& | 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。$ C( E; F0 X6 i- v( a! t% U, y" U
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