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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：9 L' W X6 t0 [
做会议记录，写着写着笔没水了； : j3 j4 u2 C7 {
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
3 o4 v0 {' w& ` 用胶水时，找不到刷子；
9 X, [) I& K; h- h6 } 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 @" G2 r u- d9 n
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 / P" _, \; w; H
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
! ^$ c" d8 O2 O 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 4 Z3 W" w- L8 L$ g0 o I1 U
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ! x" C, U: d4 F/ p& L/ v
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 M* Y: a1 V# D! u7 F8 h/ l 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- }+ |( T a9 Z8 \, `+ d5 C 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 p4 a2 b' R3 K {3 C 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 v. ~5 w9 F: w4 d( m4 H" k' p8 s
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
0 R U( A( `5 B+ ~5 o, \& T 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
1 G3 P( m5 @/ A, U7 Z 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
) |! G/ A9 b5 x! O' q0 \ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 2 L9 q/ X. m D5 r* g
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
" m. q; `2 h& J 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
1 g/ a J7 K; i. p& U+ f 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 W, x5 B$ i$ z5 P1 L
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
- F9 A% E! {4 Y) [ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
& L6 f1 w5 k- N8 x' O 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 3 U" |7 q, R C: b! O3 n, ~
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ; ~0 v+ [$ P1 w' f
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
# }# o9 D0 }' B8 ] 9、与本职工作有关的表格。 ' T0 K+ _" b* W- W/ f" C( A
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。8 O Q! X6 H' W/ I- I; h
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