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8 I: c' I/ F/ |4 X6 D; v; c. z6 I 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：1 a; Q. p0 r8 w B
做会议记录，写着写着笔没水了；
: k$ G) ]- B7 k* O' p7 O 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
; h" Q7 P' _9 D# v1 K& I" {( t 用胶水时，找不到刷子； 9 O; r- N9 k$ g) @# ^! x
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
5 o* R: ? ^/ O 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & C: C! _. E' N
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 1 A( t+ v0 o* O1 ]: i6 _, D/ V7 d
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 r/ q+ `# h% k& s$ [
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 + \7 M8 u( x* Y2 \9 P
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
3 e( S: k7 {) F- Z0 p% S 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 8 [- V1 P4 m, {5 c2 @
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
+ \ \! n7 w7 q 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 % l: E1 N A/ ~+ P+ h8 r; L2 D
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ) d b- p3 _4 a N2 {, U: \+ ]; F; Z0 O
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 * }. C, e) x) @& ^" V% {
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
' P; v: B* i7 B* M9 |3 V: j( e 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： + O4 x; w3 Y* K/ b" U2 M: \
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 5 _0 K |- w0 S2 `8 P
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
) r( x% d k" D 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 _5 v% v, w/ f+ p* d0 i+ \
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
! v5 f3 _# y; V+ S+ j) i 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
" q" I1 O) E& K( A) L7 k" L( w 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( x$ h% e3 Y* T! q$ L* d# s4 i" c 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
8 x' G9 h5 W% Z! f3 b: P) X 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 1 @ V1 Y5 X- H
9、与本职工作有关的表格。
0 E; K1 h' o; { 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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