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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：1 S5 W% F" l! E+ i" Q7 B5 A7 b
做会议记录，写着写着笔没水了； / V2 T& e5 x& O
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 l2 _7 Q4 B( J( t3 s+ H 用胶水时，找不到刷子； 4 c4 t1 c/ X' w# j. i
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
b& a0 J+ a# `1 l0 w 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 " i0 S, N% c+ \ N1 u* G3 V1 v
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
* K( V: l" @8 |: s$ { 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
3 V6 Z7 b( T- k9 n. {2 M# ?- N 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
1 O7 S% K l6 I1 t% _* p; M7 U5 }: D 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % g! q# X' g v9 i& O) ]3 C9 R; {
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
/ n4 _9 K1 I1 \) l- B3 s 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
' e9 B% u( }$ x1 M, a# c 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
/ D5 G$ w# u; q8 `, x2 F 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 N- P) S) e, ?/ e
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
3 D5 c7 E* X y V9 N 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
7 Q- b6 P* e, J$ u6 Q9 c 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
3 a# c# [/ _1 X: K( r! x: u+ K3 b 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
. y5 [5 D8 N/ D/ y3 `' h6 W, x6 f 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 . M# f* t- Y8 \# `) l3 L: ^) I
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
/ Z5 q( E* [& z0 m8 h5 b 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
' \9 n, T% B4 { 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
- ?& f8 s4 t1 P 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
5 m1 v7 d7 E, ?2 P/ x( f 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ! e+ S+ O. v3 W9 D$ E( V' c# s
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
# O! h9 C- Q/ r 9、与本职工作有关的表格。
: X, j& i8 K, ]# E" p 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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