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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：( v$ ~- z5 h$ i( |; L, }2 y& b) W
做会议记录，写着写着笔没水了； 0 I0 C2 S0 U* ]3 P2 z% [
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
1 N0 w5 o! I/ f9 V) b: g+ S 用胶水时，找不到刷子；
/ ~# w% N# [' l, @4 _ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； a* e8 J/ u) Q% J! B. B& r
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
: ?( d" L& [7 b# \+ o8 @0 t! i 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
0 `2 M1 I8 }. H7 O 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
$ ~* m, p8 J4 s1 |; c6 @, ?1 y8 L 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 $ X6 R& H9 F) c; y# T
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
4 O& i3 F/ q* g7 O$ p# {2 ` 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ; e$ p L, C' l; `2 w2 d
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
5 q8 K( u" D2 D# {) j) W# r 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
! C5 G$ u( K. ]/ [ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
g' s" h) K: L% U 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 ^0 m! `8 c. x5 q Y
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 2 b2 K2 w- `0 r$ I9 o
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： / y" t7 f( s7 @( M
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
; O2 e2 y$ E& N; V 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 0 Z# f4 L7 ?/ |1 \! ?" ~: m0 H }
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 6 c: V/ G# P- J7 r
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 - v% N O9 g0 y4 A# L
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 , _& [7 [, g9 J
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
) v& Q- E6 |% U B 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
2 g2 Y$ J$ i* b m 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
3 I1 c, f. D; T9 @. U 9、与本职工作有关的表格。 # z+ s2 |! _ W
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。! _. f+ A8 E" M; q
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