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, x) ^. E+ o. d# j a" z) V) w9 ` 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
; G' j% g% X4 h1 j$ J! h! K. s; p 做会议记录，写着写着笔没水了； ; d0 O' |7 Z$ d4 X5 E1 P. s, `2 l
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / E0 ]5 q0 F0 Z. `) w: r1 Y" v. R
用胶水时，找不到刷子；
) g3 j2 m# I- [6 | 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 ~+ Q: z m; n8 }/ X: ]/ B9 z
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
1 G- u4 h2 w4 B. h; _( U 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
6 E1 U% `! v9 U9 o 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . D' l9 v9 V: L" L- k
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
5 E4 `0 ^3 j/ R4 h" {6 ^& l 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ( \9 a- Y, _ `5 y& g" d
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ! M/ E3 t J8 D( F' `) P' T/ {
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
9 U$ c4 o! s2 h: W" } m) ~, P 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 # {0 N6 }, w4 l! D& b
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ( S$ h9 F/ ?% d' B' w- k+ k: J
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
/ y, _ v/ o' j4 {7 O 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
8 w O+ s* V9 e" i! G1 T 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 1 o$ ?5 [! s( G$ b- y1 a5 v
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： & i: J- o- M" j6 n
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2 @, M. p! {0 A3 s# ?1 }$ B 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
* c7 F9 ^5 I/ \3 ? 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 / ?. _( H, m) ` U# b8 c
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
# @: B' D- {% e 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 0 ?7 ?& a: D( h& u6 f
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
5 o& g5 n9 \6 w3 E5 B 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 m3 A* Y5 I" Y: [" d 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
# e& {8 \ f8 o" ?: ] 9、与本职工作有关的表格。
' G8 {- d# k! ~0 }% w 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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