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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：1 K( L* O# ?# g7 r# A- h( U! @
做会议记录，写着写着笔没水了； " {1 t3 Y2 H; W' ?3 q5 a! u* e0 G
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； : m& c7 p2 Y0 r% y2 L
用胶水时，找不到刷子；
, P5 l/ g6 U) E/ C" @ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
& |3 V _: @) F 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 8 h+ M. m5 b" S2 M# N# l" ~
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
3 `1 f- N! i5 V) I ~2 K% @$ C 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? * w/ ?& u1 R, O# f5 V: f+ Z5 k
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 # \4 P# `2 \- `% o. V" w' x
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
% J" D+ a9 h1 C& g- R 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 3 K& ^! _( ^9 ]) f4 z
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
5 m k, j+ ?/ P 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 * {% E+ ^+ ^- y1 f0 O. Y
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
; n4 u6 z8 X; S. X0 H! Y2 X 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
& f6 y9 N C! C) ]+ i 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
- t8 i" ], l2 I$ R; C$ M 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 & I- z E8 z; v% T3 F' D
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
* N! G& @9 V M! T; I1 d 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ) m( c8 q, A' Y; \* f" z6 d
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 * W/ m/ Q) z* E
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ( a9 B6 ` t7 c0 d! }0 }
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 9 `2 }8 E3 v; j, l, ?9 d- Q
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
( z7 O6 j( h# J1 J& V% l( {; k 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
; W% u5 O! W F/ r 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
) e `1 i4 M# O0 \9 K. x 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 1 n$ v) X8 `! A. ?0 X
9、与本职工作有关的表格。 9 {4 ]* ^4 U& s l
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 # D: ]# R; Q1 f) p% q' @9 e
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