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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
" v0 l9 W2 E7 O 做会议记录，写着写着笔没水了；
) F1 j) s" a. n' N, ]2 ? 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
+ L! ^" S- |* E, L" t/ N |1 s# {# s 用胶水时，找不到刷子；
8 i5 k |1 u+ o" w& {1 ? 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
. P+ b8 e, [) J1 _ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ! D0 V, j' ~5 D: i) ^; [# H: F2 `
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ J& l# h3 K9 T- T9 h 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
' G7 h% Z( J3 W( Y6 v- P 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 6 ~9 U6 u1 n. n7 h
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 k1 y% S! ?7 x% G- i! ?4 {4 L 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
# c7 |* j( M+ ?! X 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 6 D+ A" ?$ s$ Q' Q3 ]
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 `1 m" A" m' O9 a* J
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ; J, F; I7 G7 ~9 f' K
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 9 F! }1 J; W2 o2 U$ |. u
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
6 W0 K; h3 F( b6 Q! k* I" U) w 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
. C2 z- s9 n- [$ `9 N* g' d 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： " ]$ G' s/ p, P
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 1 S4 H4 `8 z( d6 e1 R5 P; k J
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
; C. f: ~ D2 m M 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 C6 F R/ \% G" @2 A
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
/ l% k* Y$ r0 x* z0 d O9 h 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
' b4 j# f* u% Q& z! M4 C. q, _ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
/ `6 p/ O. E) @* x) X! ~5 F- I) B 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
: f L: S" X2 }( F; |7 G9 |% l" u/ k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
( Q# {0 v1 x, E) Y+ U 9、与本职工作有关的表格。 , _! p/ e* b& \7 x
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 w p: B- F: D; {- Q0 N- u" n
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