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5 r* b6 M6 d$ i1 B3 U 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
# Y* p8 }. u9 m- o 做会议记录，写着写着笔没水了；
) n, ^4 e9 L! J! ] 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 0 O5 c n0 G4 y/ q- f; b$ {, q; _
用胶水时，找不到刷子；
9 x: ~6 X" {3 `+ }6 w 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； - j7 Q( s0 D, G5 L( W
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
1 H3 Q: R- f6 n& }: j 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 ' b1 p9 j& D0 w; s" n" i
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
0 j0 m0 T+ c& h Y8 I/ o 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
9 d% C) q9 a$ ]0 M( F3 k% G- D 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 ^. G; U- A, M% G) G; ]1 ~ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
0 k3 b- U& [1 y" k9 e! E6 } i 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
6 L* |2 L) I7 ^( O8 K 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 4 u; f1 c: Y5 T1 I/ n. W* F
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
} |( E; p5 @( }1 T. r( V& I) [ 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ( V+ _& s; C5 e: P8 N8 p9 |6 A1 r9 t, V+ z
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
8 `+ l, ^8 R+ f }- P) i 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ' t2 [0 i$ ~6 _
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
0 j$ U+ Q% G. \. S* _2 J# o 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 . ~- g7 F' b& }2 B: _# q8 R8 l! e
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
T: [4 W5 u- F* m7 ^ d) p1 z2 P 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
. ]7 O8 G x1 \* s0 d. @8 D 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 2 j& K Y5 m( [% n
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
; W. G- B7 Q/ S q) B) o9 i5 n 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
/ ?/ z% Z+ f1 Z+ T) t 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 l2 F$ e0 H. ~8 c$ b
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 1 P' `4 k5 u1 b0 b; C6 P
9、与本职工作有关的表格。 , j8 V/ k# d: G7 D3 j& t
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ' h4 h1 U6 ^' x8 Q
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