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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
5 C- k: n% A$ s( u0 Z% Q 做会议记录，写着写着笔没水了； 9 P! B$ f1 L9 P: Z. k4 m% l* |
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
) }% ?* ^$ s0 o! y 用胶水时，找不到刷子； ' I* k% b# c$ C2 X. ~$ o
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ `- a. ` U; }% |" |- n3 {3 C 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
, g( g( g d: x$ p 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
; L/ P4 a0 m! d7 A- n. b: O 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? + D# `4 u- Q* U: Z+ \3 D
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
* i) ~. B/ I- S3 ~# p 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 " B9 f( @& T* D2 V& F$ ~* M. H
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
E. L* [# ~1 y [ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 & J0 E# C9 k: [; u! s+ h
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ; `( @5 F6 }) l- r0 O' s+ C
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
" m2 h9 k: l4 O4 k q! ` 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
6 u7 c+ E6 }/ X$ E 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ; m+ q& K, Y* o( w
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
/ k% S/ V0 S' @/ T3 s 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 0 G: y4 w5 ?9 |8 Z" ]
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
/ P( s- a& l2 p% E! V! p2 Y/ W2 g( P3 e 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
! |- {4 [3 r" I6 a4 Y; A0 S 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
* X. a; e+ r' Z 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& X- Q, ^! {8 S/ `( ] 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
, q/ |2 k3 ~( P9 } 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
: i3 f" `# _) o1 }$ c6 h 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
, {, ~- B: s R7 ` l 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 v# R3 r( i2 c' H" F5 j& n6 q
9、与本职工作有关的表格。 ! s/ Z+ z7 n8 `" D' g# a
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 $ B {" L4 S3 P5 t# E
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