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C' b; p* O4 R6 R3 K+ _% w 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
' h/ _( q% u$ q# v2 \ 做会议记录，写着写着笔没水了；
! Z/ p1 o. Y9 w' L# @ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
' j& |% I* w! ]6 Y7 Q" W 用胶水时，找不到刷子；
# J. K$ C8 c* a% t 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ( G/ m Q; B5 A$ k5 W- l
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
) k6 {7 {0 |" }; G 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( N* j; p/ a9 M' g# ~- Y/ t 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? . i1 I! K4 Y; R
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 # S2 ?% o4 C5 r6 f, e
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % v7 F/ |- l( d! r' E1 Y
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 0 W! B7 U# G0 R" s0 d
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 + P/ z1 T b$ |+ s1 }
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 / t! b7 \4 f/ ^! W# V/ E6 d
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 - N( `: A8 H' W: Q
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
% E- O+ ~, ^) k 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 u# f0 H8 M \( u$ ?, H
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
. M) ^: A8 U" R1 @5 Q2 Q$ S 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
% H& W. r( t: ^ 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
2 x- @: k* F! Z3 p 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 9 E3 S) j5 ~: Z: s/ ^ o8 Q# J
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ! R+ S! y8 y+ D2 o; H: x" P& G$ n9 l
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 - Y" p* V; B6 }3 q0 ]
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
3 T: o! Q) h$ \; W 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
: W+ g9 B5 ]8 G9 c3 H 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# l4 I q' R% n) |, U: R4 v, B 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 , Z# q- U* A0 u' ]: g: W2 l: I
9、与本职工作有关的表格。
. Q3 B" s8 `0 w" C+ D8 T* u, _ 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 7 J$ }8 Q- L w. G
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