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4 Y+ _6 a6 X/ A9 u9 `7 ]) U9 H 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：% F2 I& R; ^) r$ D4 Y
做会议记录，写着写着笔没水了；
; R7 A" _# `6 h8 n; L9 y2 a 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
# T, ~# v3 Q0 C8 V2 T& G s 用胶水时，找不到刷子； + ^/ u+ w3 {+ L9 z6 Z
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 1 x. w7 \9 o7 S3 C1 ~/ n! ^# `
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 & ^4 Q* J. S( M/ L
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 6 m% X1 Z9 g5 |7 p- I7 E
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
9 [: ?/ \4 v1 v" a1 e 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
3 Q+ h- y! O" [. A0 d) B* o% T, x 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 O: ^, f& q5 u/ y! G2 e% {7 N 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
8 \6 R/ X- W r( d 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 & O! P' H: h* v+ h i4 A+ A
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 f/ E) o4 S/ T4 ? I3 a9 B
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 S" X9 G/ V- e" J9 Z1 G
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 m% }) z4 ^0 w+ ?& e! Y' J- K" Y* {
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; Y' [. K# a0 L _; D" y 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
2 s) s X* b0 K 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 6 v/ n8 h4 w* r" ?- e
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
5 `$ M+ J& H/ \) n1 I 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ; V. Z4 w5 y9 w. z/ ~
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
. j7 ?9 j6 Y& |5 I M6 l- e 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ' c. F/ ~, c5 l7 @. d9 ^* Y3 d% [
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
( y* `/ ^& T; c3 a 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
) B* c4 u6 B' s$ N# D6 w 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 / u2 e/ m5 d M! U0 j
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
- H X; Y* O4 M, C( Q 9、与本职工作有关的表格。 * {, L0 R) P# v* x5 w
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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