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8 g7 E# F- B( r9 [$ s4 G# p 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：/ q; y C v2 |* b7 ~0 M6 n
做会议记录，写着写着笔没水了； . f9 C% o7 }, s N0 g% _
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； % C( v* V- d& f K @6 I" m
用胶水时，找不到刷子； # t8 K M6 s6 o5 S4 |' j' z
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
8 M. Y$ k7 q+ I/ Z4 y 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
$ C. a a2 Q) J7 x 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 , U# ], z2 d! i
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
: }# q f1 O$ r' W9 o" _ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % D# n# ]8 x$ ]
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 " P6 ^6 X, s& z( }. r
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
3 o6 }: C! z B9 w. X 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! e5 V$ m, |( z4 j" b$ z
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 " `& Z( k! T7 f+ I+ J
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
, V) J# d) u" h0 ^1 O1 G 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
/ F% n3 x9 N7 S0 s 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
; T5 L' Z! Q! p& S3 m" r* ^6 L/ ] 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
8 D. M5 h% j# M. C: U, D/ H# _9 _* T 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
' m# J: h5 C0 c 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
# }% }: U$ B! k* Y8 t& [7 g 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / i% N" }' z7 q- _0 Z
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ T* A+ ] n* R; [$ K8 ~, |3 E. L 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 7 o- ?: U9 G3 V3 U8 O
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
& o- P. p4 t4 C3 T: f% d. I 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 6 H) p. M' Y/ _0 I
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 1 _- c/ I* v! W. I B% [/ F O
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
9 f5 C* B0 \% l 9、与本职工作有关的表格。 2 Y& l# o- p- X( f
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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