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& n" W; s1 x: _, f 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
, I+ e; S7 {7 m8 { r$ ~# W' v 做会议记录，写着写着笔没水了； ; H7 Y( c3 v8 E9 F. w
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； * N7 ^+ R! K0 M
用胶水时，找不到刷子； 4 `5 `% j, g2 K* }" ]" U4 {: S( W
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 2 A( x5 s8 Z2 V; v% B3 e
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
L( `- |+ r* X4 {8 O! H& s 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 6 O# B3 t. H0 r* s8 c) X
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? & N3 Y+ ?. P2 a; K$ V& e8 w
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
8 D! Y% w7 M+ j5 G* v 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
3 y+ |7 Y( W* c3 \2 e1 B/ h 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 5 X3 v4 o" w9 z; E* n4 z5 O
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 " m- Z- Q4 E) Q8 \
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ' j$ C3 ]3 O7 Y9 i
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
: M5 \ w1 Z8 L$ U. q8 i2 p 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
7 u0 p& |; a. @. J1 T6 _7 [ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
) B5 i5 x6 I3 G) |/ L9 j1 x4 L$ E, E i u 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ' |- x+ u# f4 I6 `* V
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 G' C2 [% @: b2 y B
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
) w1 }- S8 ~8 h4 K' t 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 9 O9 c: B. _. y' k P. g# c6 `
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
6 Q4 t, `5 @. m) J0 Y" k6 I 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 - C% x3 g! h( l, @& T) j) {
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 * Z& s4 n3 ?* G9 O$ v
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ( Z/ P- x- Q- [% A( u: z
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 # o# d1 z! B1 g, J
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 4 _% H: L2 L: y( D1 b
9、与本职工作有关的表格。
9 Y1 {7 g" ]& b 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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