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1 o. [ k. G- ~* y( r3 ? 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
6 k# O7 J) y% v7 w8 Q' L' Y 做会议记录，写着写着笔没水了； 4 K# r! y2 X0 k O
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 4 C: \5 M4 D" ~3 y) K) j
用胶水时，找不到刷子； * y6 w5 e: s! A/ C- E% D& |2 t
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
Z/ e t y* d0 z$ l% p4 u 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
- X5 r( C9 h- |9 w 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 1 _: t9 W" v9 m' G2 m8 u! F0 R
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
H5 O: X1 X! h D8 K' E 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % E$ X% g* S3 e, g8 e3 r' r% j
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 / Z" ]) X, T) V5 G. Y: [( g& r
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 6 k4 Z( ^7 m! w t# h2 `/ Y
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
; T$ ?8 p( ^6 J+ ^ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
% S& ?/ u& t$ W2 E 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% G3 h3 s$ B) f& i+ a 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
+ h# d8 M4 j, {/ L. C* h 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 6 U* e+ J) j# y3 R( p+ i& R2 V, o' g* X; s
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 , o4 [0 j: M: s4 ]* A% Q- n# F
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
, a) i- U( v* E1 V3 X2 [( ? 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 - ~: F4 l6 { A- O, `. z* c
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 $ q. H% R; e& t* ` e
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 [' a$ h% G. g I) o& |3 P
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 h( J9 q$ g9 D' @; R5 J: F
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
$ v# c8 d$ ~* B5 E 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
$ ^' ?! F" o) i+ Q 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
( M. p7 K& c& W+ _ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % u' R2 \, u( J( m
9、与本职工作有关的表格。 8 v# e( _# C/ O3 d- v
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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