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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
" t. H! ?* @8 T/ B, ` 做会议记录，写着写着笔没水了；
& g4 Z, ~8 b& e! E( \. ^- w 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ; g- f( h* X, v
用胶水时，找不到刷子； 8 B& j/ B# |" N
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
9 o8 u0 a3 J% [5 Z) I" I; j 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 - W9 V6 ?+ v6 M5 w" h- ?' x; l
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
2 ?. e; _: W5 X2 Y( F: ~ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ) p! o. T w8 K8 I- ]
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 O: C7 P9 a) s, P: N 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
" Z9 |% F2 R& @0 m. {: W7 p 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 9 S* w8 T! o+ l8 j, r0 [
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 % s. R7 M/ t! R I4 O
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 G' n8 _) B4 [ G% R1 R 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 4 [! E, h3 X# y3 J) `9 }
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( H" H, X/ `, _4 Y( w7 g# ] 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
& e- \" [$ E$ b 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 2 L! |- @8 G: i. w
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
: s1 o2 C8 G& S5 w" k. t 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
& I1 p" c1 S- t" i+ t 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
+ T; @1 G6 p! t6 B' b9 y3 {/ r. H 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 & C; T3 [# X+ M$ h$ S4 X; g1 n; T$ h
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 1 }4 I& u; X2 q0 R+ w( g
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 $ L" O8 B! ^ k% B
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 / I# E* w: W* ~$ a# ^
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 9 P( K: l; a0 \" O
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 [* {$ \; w, \/ a8 J% B& {' E& v 9、与本职工作有关的表格。
! R, @% G: G7 @- o7 p" \0 ~ N. g 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ! s( j' z2 ^8 r- \/ Y
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