常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)& w2 Q9 A! ~9 p0 Y
第四节 表格文件的设计与填制/ t3 S7 a$ Y+ _) w5 m! y) ?
# Y: ^8 S: N' n+ S0 c 一、表格的分类
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. Q+ _5 r. t+ a, S 文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。% c- y: d* o% x$ Y$ L( t( U9 O
8 H" r" l U, q& p/ X 根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。/ G' E# v, h& K& m# G2 Y
; `7 L4 y% f; W5 @) y, { v; G! Y 二、表格文件的结构格式
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9 e% F9 R8 n5 k5 f. f8 j7 ` 表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。- R2 m, T& W5 J
! Z w( V6 N [* D- } 三、表格设计- b# |- |' M: o6 b
0 M. s9 z# h) O9 p) T 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。( V, Z2 ]) ?1 X9 D+ e
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表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。
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四、表格的填制方法) Y& A! a9 ^( }4 O& _9 b( N
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填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |