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秘书的日常工作有哪些

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陕西老秘 发表于 2012-1-5 08:40:11 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
本帖最后由 陕西老秘 于 2012-1-5 08:40 编辑 9 }+ d3 a) S5 t, i

; q4 Q6 \: B4 ?2 [  X9 G' P一、日常工作的范围 / e% Z( z$ a$ R: k7 e& ]5 G
  所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作,一般都有固定的模式。对于日常工作,一般不需要上司有专门的指示,秘书可以自行决定或处理。一般秘书的日常工作如下:
! q) m. {6 d& z5 s- }0 s  1、办公室的整理:上司办公室和会客室的整理打扫,空调、换气、照明的调整等。 , n" w) \+ l9 b, q: T; P9 z
  2、接待客人和接打电话:为来客登记、带路和传话;给客人端茶送水和送客人出门;接电话并转达电话内容等。 : E9 @2 D7 a& t& {
  3、文书工作:起草公司内外的文件信函;各种文件信函的收集与存档。
. s0 f: z( {7 `1 w/ y  4、日程管理:日常日程表的管理;会面的预约和登记等。
" }4 R. d: [) U5 q# U( ?8 `8 Z  5、信息管理:收集公司内外的各种信息,并对信息进行整理、汇编和上报。
. K. d7 V6 Q0 C) b' |$ \) t0 ?  6、出差准备:出差期间的日程管理;与相关单位联系和协调;安排交通工具、住宿地点;出差回来后的费用报销、出差总结等。 ) Z8 u  V+ l/ |3 i6 {; J. g4 g
  7、准备会议:会场的安排;登记工作;制作会议文件资料并发放给会议代表;作会议记录和会议纪要等。
* u5 k% s0 L+ p8 H0 q  8、照顾上司:给上司沏茶(或冲咖啡);安排午餐;健康管理;安排交通工具等。 ' K  b0 T2 D0 j4 S+ A
  9、档案管理。 1 R  H, Z8 f- z# J9 w0 R* C$ @! F! A6 [
  10、辅导新秘书的工作。 9 k1 ^0 t& b9 b; C3 ?( c
  秘书在处理上述日常工作的同时,还需要经常处理一些非常常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情,也可以说是突发事件。发生突发事件时,秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种:上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。
! d2 D5 O: \7 B& {. N6 m( j  二、职责范围 8 z! i# u7 x( o1 B6 }6 a: p
  1、整理办公室 1 r# W  G. d# Z
  秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作,不仅秘书,每一个白领都要整理自己的办公室,但是,作为一种职责,秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义,它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作,即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说,秘书工作是从整理办公室开始,也是以整理办公室结束。 2 Z( B1 X4 D, {  H4 E  r% F
  2、收集信息 : A' A$ E! W0 X/ m% I5 o
  秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主管营销的副总,他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作;为了给他的决策提供可靠而又及时的信息,你就要经常与上司负责的这几个部门联系,并通过各种途径收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上来的材料,那这些信息是否准确还比较好判断;如果是从网上或其他途径收集到的,那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说,给上司提供信息一定要及时,但必须慎重。 % s' y* U0 T$ h) H) d6 h  L$ c$ R
  三、发挥主观能动性 * z, M+ Y% B- t6 f4 b. y
  由于秘书工作的琐碎和繁杂,上司不可能对秘书的每一项工作作出指示,所以,秘书应该充分发挥主观能动性,完成自己职责范围内的工作。但是,这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主,如果判断出是自己能作主的,那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”,是个秘书能力的标志。 0 O9 J$ H. W  a  h
  要充分发挥主观能动性,一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清楚自己的工作量,他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上,使自己苦不堪言。因此,作好助手,秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容,知道自己能为上司做哪些杂务,哪些“杂务”不能做。
: X# y; ?7 l: E. ], G  于雪是某公司财务总监的秘书。每年到二月底,她就发现上司特别忙碌,经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来,通霄达旦地研究问题,而在平常很难出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时,于雪并不知道这是为什么,只是觉得有些特别,所以,她并知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道,作为一家上市公司,公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格,事关重大,所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点,今年于雪不需要上司交代,过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。9 E7 \5 {3 H% a& X) ^9 e% T
  四、注意“越位” 3 m" v7 o. o4 O" \6 q0 p
  秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境,所以,秘书应该有主动积极的精神,尽量为上司多处理一些杂务,减轻上司的负担。但是,这种主动性的分寸不容易把握,许多秘书在工作中积极过了头,有时甚至让上司很被动。经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误:因为上司一向要求这么做,所以这次我也可以这么做,因此,经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的,但未必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作,秘书在做之前一定要请上司确认。另外,在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时,必须向上司请示,不能先斩后奏。 " D! H7 C4 m4 O7 X! ?0 U; P% C
  作为秘书,绝对不能干预上司的决策,超越自己的职责范围,自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为,秘书在工作必须加以注意: , S+ q% A% d9 M4 E* u
  1、未经授权,在各部门送上来的报告上签字盖章。
8 G# I& I! z8 Z6 A! j. D5 {! L  2、私自代表上司与客人洽谈业务。 9 B: D" {! N( }* N% H, V. a
  3、随便接待或回绝没有预约的客人。 2 e1 Q. @2 g; g3 V- t9 B* P
  4、询问会议内容。
4 M1 w' {1 A4 q' Q. Z  5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权,那怕是非常熟悉的客人来访,秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊,也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。
! ]5 P: a% X! N9 P) _8 d- K, n8 v. d  6、随意决定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的时间较多,秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表,重新安排上司的工作日程;要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。
9 R; H& K) A0 ]0 R; {  五、执行指令与服从指令 ! U9 V2 F+ l  c: U) a
  1、执行指令 $ F; }$ |6 M. e2 t4 T
  正确而且按时处理好上司交办的工作,这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候,应该注意以下几点: 8 u- |8 K" @: J8 p) j) f  w0 A
  a、对于自己的日常工作,不需要都等上司的指示,应该自觉主动地去处理。
- i' f: H0 M0 `" H4 f2 N) @  b、在同时处理几项工作的时候,要分清轻重缓急,确定需要优先处理的工作。
3 [" Z& C: \9 e0 h# r, ^" t  c、在处理上司交办的工作时,不能自作主张影响工作结果。
& {! D7 [5 W% Y& m4 W  d、完成上司交办的工作之后,要找适当的时机向上司汇报。 0 p( a; e8 z; d2 J2 r
2、记录指令
, c2 _3 H' }9 @, V  对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。由于这种记录只是给自己看,所以记录可灵活简洁一些,如使用些缩写或符号;如果过于专注于写笔记本身,就不能集中精力去听上司的指示。秘书在记录上司的口头指示时,要注意以下几点: ( m* I0 I7 K* r0 X5 V
  a、要准确写出要点。
- b$ @8 b6 B2 L$ q; K  b、不要照搬口头用语,应高度概括成有文章特点的语句。 : ^9 e1 P' }- y" L1 o2 l
  c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。 7 }, G8 {9 ^$ H6 A: Z" e7 q
  d、根据需要可做些省略和简化。 ; ?# b0 S/ y; j+ X; K
  2、服从指令
- A3 d8 j4 G# W: \" B  k" Y$ E: N  上司在对秘书作指示时,有时也会出现失误。即使上司出现失误也不能当面顶撞。如果当面顶撞领导,对于一个职业秘书来说,是一种职业自杀行为,因为秘书作为领导的助手,在任何情况下,都绝对不能干预上司的决策。 4 I$ q1 W* [  n5 G, P
  为了工作需要,上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。比如,上司的老母亲从外地来探望儿子,但上司又要主持一个重要的会议,他只好让秘书代自己去火车站接母亲。遇到这种事情,有些秘书就会嘟起嘴,显得很不情愿。这种秘书得不到上司的信赖。如果要想让上司信赖你,那你对他交代的每一项工作都要毫无怨言地接受,并做到让他满意。事实上,对于秘书来说,“份外”的工作往往意味着“额外”的机会。
) u# I# j3 }9 K  V" ?  六、请示与汇报工作 2 Q% U9 l4 ?# l) n! }8 e8 F" s
  1、请示的方法
+ P  T/ z0 j& m1 C  秘书在接受上司指示时,必须注意力集中,并记住以下几点: ( l7 h" T2 s. g. ^- a2 h
  a、上司叫你时,应尽快答应,并作好记录的准备;按5W1H原则作重点记录。 . b6 W3 F% ]  T7 V% u, d! a
  5W1H原则是:
9 q1 y; d! g% {2 D8 r) A4 `5 u( u  什么时候?(When) 4 k0 D& i; w2 [9 T* h
  什么地方?(Where) ! L* s, |: D# X6 v# e9 y7 B& L
  是谁?(Who) 7 T- U# z# \5 n9 r8 [/ `$ D- B5 }
  结果是什么?(What)   u/ x1 I2 Q% H+ t
  为什么?(Why) ) H! e+ P. Q8 y7 l
  过程如何?(How)
/ J7 V& Y3 x* `+ W5 E  b、如果对上司指示有不清楚的地方,不要急于发问,等上司基本说完了之后再问。 & E7 t! ?4 H) q& s) C" `. R2 V
  c、对于上司指示的要点,特别是一些数字,一定要重复一遍,请上司确认。
0 P) c- @9 ?; Z' X- U0 a' l3 {  d、对于上司的指示,如果秘书了解一些相关的信息,或自己有什么建议和设想,应说出来给上司作参考。 % G. ]* e; B; U
  e、如果秘书在接受上司的指示时,发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突,自己无法错开,那就应马上说出来,请上司指示。
! O2 u; x% H8 M- N! J  秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示,如果事情简单,就另当别论,如果执行起来要花费一定的时间和精力,就应该向自己的直接上司汇报。如果不向自己的直接上司汇报,上司又从其他的人那里听到了这件事的话,他可能会不高兴。
; y, \6 l8 `& A; ^1 Z  2、汇报的方法
( @! u4 v8 K8 M+ X  秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报,或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报,因此,秘书在工作中需要汇报的情况很多。
. Q, W+ K, y+ @  s. r% Q. s# x  在汇报的时候,要记住以下几个基本要点: ) q) a1 o' R$ r. }3 g. |! Z. W) y
  a、要向上司汇报什么,自己要事先想好; ( P- W1 t) A6 J1 A  R7 }2 n
  b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍,按结论、经过和理由这样的顺序汇报(也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报);
& f0 a/ V/ u' K7 m( H6 m, j9 N3 o  c、向上司报告工作,要选择合适的时机,最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报;如果情况不是紧急,不要打断上司的工作进行专门汇报;
; F  B  {! e" _- [9 d) p  d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报,在这种况下,上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕,因此,即使上司不催促,秘书也应尽快把工作汇报完,等待上司的指示。 + d8 }$ q- L3 c! o1 U! e
  e、如果不是很急会误事,一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细,担心上司不明白,只要汇报按上司的指示把工作完成了就行,比如上司让秘书帮助发封信,秘书办完之后,只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。
, J% h; {% k" Y, ?5 C  f、汇报比较重要的工作时,要把重点内容写下来交给上司。
- J% o; Y+ z* a% {" `  下面是一个秘书完成上司交办的工作后汇报的例子: ( l' \$ ?, M, f# n; ^1 g$ c2 z9 s8 O2 @
  “关于上海分公司召开营销工作会议的事,我在给您的报告里己简单写明了;作为重点,主要是这么两点,一是我公司的新产品展示会,将在上海和杭州举行;再一点就是商品的电视广告制作,我公司决定由天地广告公司负责,经费问题由他们先提出预算,他们已同意。关于在杭州举办新产品展示会的具体时间、场所、费用等具体问题,我己在报告中作了说明,请您指示。”
! \7 i. q& F* m  有很多人有这样一种毛病,在向上司汇报时,喜欢把汇报内容的各种背景扯进来,而且背景又有背景,前300年后500年,以为只有这样上司才能明白自己的意思。其实,你这样云山雾罩让上司反而不明白你到底要说什么事情,所以,几乎所有的上司都讨厌这种越扯越远的背景说明。向上司汇报的原则是“言简意赅”。怎样才能做到言简意赅呢?其实,只要坚持“5W1H”原则,即可。如果让上司明白了以上几条,汇报也就可以了。假如上司要求你再把事情的来龙去脉说明一下,那你才可以在最后作些补充说明。
/ E" r' c- }" A3 f9 E, T1 T  在向上司汇报之前,秘书应把能想到的问题都想到,而且越周到越好,这样在上司问到时能对答如流。给上司汇报时尽量少给上司出问答题,多出选择题。比如,上司在与客户谈判时,另一个客户来电话,要求更改合同条款,并尽快给予答复。改还是不改,如果改,那又怎么改,当你把这个问题汇报给上司时,就不能让上司做回答题“我怎样答复对方”这样只会让上司为难;如果你让上司做选择题“合同改还是不改”,那上司很容易回答“改”或者“不者”;由于事情来得很突然,上司也可能犹豫不决,他有可能会来征询你的看法。8 _) s! a3 H8 W' N2 i3 t/ d8 n+ U
标签:工作秘书
 
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