老秘谈如何做好秘书工作

一、“秘书”概说
# i" C9 f2 V3 D" q9 l
    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。
, w- |" Q9 j8 D4 B
6 o& C7 W, `3 Q  W' H2 _8 H  }3 }    秘书一词的来源
; W0 n. ~: F  f" V( p' C; p

1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。


2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。


( G; F) _6 E1 x# M3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。


% i: e% n2 d' `5 u. i( ^4、宫廷里的藏书，尤指禁书。
/ A( C5 T/ Y9 a; Z: h: U
) S) i3 |1 h" c  i
5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

5 p/ L" e5 `3 n! M  q    秘书的类别
  X# s0 L# b, I' ^  N5 I
, U8 {: I) A) y7 Z
1、从服务的对象上分：

3 p: T% Z4 I6 e& p0 }' y7 e5 ?
3 M+ c) Z4 X  Z2、从所属部门来分


3、从具体的工作性质分
8 Z* ^& ^, O. ?5 Z; x* a
5 b3 G4 J9 F1 a7 X! I/ K1 `    （1）文字秘书

% u. Z8 f6 i9 P8 N( t) }# Q    （2）机要秘书
) }, }! d( ~* s$ u  T
% @' ?3 I! E: p. S$ [    （3）通讯秘书
' p; u3 l$ @8 r. @  R* L  S0 A8 k6 e
    （4）信访秘书

    （5）事务秘书

    （6）生活秘书
1 r% \9 Q& }4 p' k
+ {! G- n" l* F3 d0 a- I    关于秘书机构
! Q( j& `* j# w9 Y. m' a* _% d
    （一）各级秘书机构
; F' ]4 u' F9 P7 v( v8 E

8 O5 I& i5 P' L1、中央机关的秘书机构


2、省、市、县机关的秘书机构

* Z0 w7 v# f. V, Q; l
1 [  U) J$ S. j. A3、基层单位的秘书机构

7 \1 O6 S& s1 r    （二）各类秘书机构


" ?) b8 O* B0 L, P
% e! H+ B# N: U3 E  d1 E1、人民解放军系统的秘书机构
/ {- k# O% ~* l' t2 h% B5 i
% \4 F+ E; u- Q, t9 Z4 A6 @8 q& q( K
% w, v( o7 D6 t2、企事业单位秘书机构

: h1 o, G; K$ T' K# P1 B
3、民主党派
' I  [# Q! b% l

& R8 `$ c: L3 E$ V4、人民团体
4 `3 O4 d5 G6 a
, N5 \% l' z/ W. T' N' B& _    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
3 U1 n1 X0 j2 }0 q
# ?$ T* t& I) e: @" Z  s    二、秘书处的工作性质
/ h  b2 Q' |5 L% B
/ d+ p5 f) b# E& R/ c7 E    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：


" G) |3 \1 u; H& J' s" f- D1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。
" D+ [) ]: h$ ~" b

$ j5 I7 k( i" ]+ h2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。
& _7 I) g+ A7 t- q( A

6 c7 ]" ^% y! }2 ^* J( r3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。

! Q& z! y6 l. M1 I1 v( m  S, S6 t
4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。

    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。
/ m  D( G4 I8 y4 D- |; c2 g7 P, @% r
1 \' [. z1 R6 Q3 V/ F% ?    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
3 l9 w- b2 _1 k, W8 U# v. `8 y. p
    三、秘书人员应具备的素质
5 v, F2 F. R! N; H' j- J
( K. I" S, f8 J9 E% N    （一）、基本素质


1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个

    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

- S* k; X) k* O1 V- j
; f% o2 N  J; H+ n- v) G) S, ?2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
; H6 D, l! N- T  N, Y7 O# L
2 R& ]% J5 N/ [    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对
" L0 B, C5 x# H: r2 P
    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
: ^& C% @6 x; m  D& b4 J

9 b  N, k2 \& j( y8 g3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一

' F% N- y6 ?/ j7 ]* w6 m. _/ w    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精

    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
3 m$ U" H# t" s/ j
    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！

& t# g  k4 @3 v3 ]