(一)学习目标6 f' }& D7 U5 B, w0 d+ w# ?- N
+ Z2 _7 Y" G4 K5 V% l V. f上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系,使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节,作用大、责任重。( D7 }0 Q6 ?& g7 `
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(二)运用上下双方关系协调的方法进行协调" X$ V. ^) k* ~
0 X, ~! e$ C% j' }- G1.对政策变化后的协调步骤7 ]) ~$ k4 k3 h. F W8 Z
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大凡已经形成的决策或上下知晓的动议,突然因情况有变需要撤消,准备形成新的处理方案,这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。此时,一要使上下对新情况认识一致,二要对撤消原动议上下认同;三要对处理问题的新方案经反复讨论,上下均表示满意。上下级机关的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面,能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生"政策多变"的误会,避免上级对下级产生"不尊重领导"的看法。2 v9 w! w" X- Q
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2.上下关系协调工作的一般程序9 N' r2 X1 U5 W+ j+ h! g p
' ?4 ?" b# p! Q2 n7 w. Z纵向协调工作没有固定的程序,但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤,循因求果,步步推进。
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(1)找准问题5 {& z S1 y2 f& B4 T0 R7 I
# ^. j; N# m5 ], R( y0 c( w这是协调工作的开始,强调一要找,即秘书人员要主动深入实际,深入群众,通过调查,发现需要协调解决的矛盾;二要准,即找准那些必须通过协调才能解决的问题,然后,报请领导同意,请领导直接出面协调,或受领导之托去行使协调之责。$ A. K3 h; ?: d
+ r% C4 X; a+ C( o1 K(2)拟定方案
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通过对协调课题的分析论证,提出切实可行的协调工作方案,包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的,并尽可能设计出几套方案,陈述其利弊,请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路,但工作方案很难做到尽善尽美,只能在协调工作实施过程中不断修正。3 a* F, L( ^3 s
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(3)实施协调) E, M1 S! A. {; N
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实施协调工作方案,既要有原则性,又要有灵活性,瞄准协调目标,随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报,以便得到领导的支持。
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( Z0 J2 U3 {* B p# X实施协调中多采用的方法是:
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% u& ]. o: p, P' B, }$ A 文字协调法4 r1 g5 d7 y# `
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这是经常采用的协调形式,如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识,协调行动,使组织内部上下各相关方面的工作协调运转;用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式,协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性,是较长时间内保持协调关系的依据。
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 信息沟通法
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现实生活中的很多矛盾,是由于不了解情况,凭主观臆测,加上偏听偏信造成的。医治此症的良药,就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来,如实介绍情况,就能解除误会,消除隔阂。心情一舒畅,事情也就好办了。8 `" y1 Q& A' G4 \5 j
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 政策对照法
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: g$ m9 L/ ]8 S8 i$ v% x( i d- ^+ j/ Y对同一项工作,有的部门认为该办,有的认为不该办,不能办,往往众说纷纭,各持己见。在这种情况下,就要对照党和国家的方针、政策、法规,用政策统一思想,形成共识。: p, d6 n7 |0 L+ O/ a- @* `+ m
6 h: t$ C1 D5 s; O, L(三)相应知识$ S: {5 Y% b* V# V* y8 u. P
. ?8 {$ @3 S! h* S& `, t秘书机构的协调功能。秘书机构是各类管理组织的综合办公机构。在其办文、办会、办事等业务活动中,能有效地维护组织协调运转;秘书机构联系内外、上下、左右,便于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题,并协助领导者进行协调;秘书机构作为领导者的参谋部和办事机构,经常为领导者发现、控制和处理失调现象出谋划策,并在自己的职能范围内,或经领导授权后,代表领导和领导机关,处理矛盾纠纷,进行组织协调。总之,秘书机构的职能位置和职能活动,使之具有一定的组织协调功能。
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(四)注意事项和要求" _4 |7 N% S3 p& f7 u' x
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1.捕捉有利的协调时机
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