(一)学习目标
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上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系,使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节,作用大、责任重。
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(二)运用上下双方关系协调的方法进行协调
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1.对政策变化后的协调步骤( p/ S* w* \8 B6 \
: _, I* L1 a! {# X大凡已经形成的决策或上下知晓的动议,突然因情况有变需要撤消,准备形成新的处理方案,这就要求秘书对上下双方进行工作关系的协调。此时,一要使上下对新情况认识一致,二要对撤消原动议上下认同;三要对处理问题的新方案经反复讨论,上下均表示满意。上下级机关的秘书部门在沟通、联络、交换意见、草拟方案等方面,能起到不可低估的作用。通过协调可避免下级对上级产生"政策多变"的误会,避免上级对下级产生"不尊重领导"的看法。
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& [: ]+ Z, U. X1 p# m2.上下关系协调工作的一般程序
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纵向协调工作没有固定的程序,但一般来说其工作全过程可以分解为若干步骤,循因求果,步步推进。
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# y. Q) j) F5 [! S( b1 a% v(1)找准问题
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这是协调工作的开始,强调一要找,即秘书人员要主动深入实际,深入群众,通过调查,发现需要协调解决的矛盾;二要准,即找准那些必须通过协调才能解决的问题,然后,报请领导同意,请领导直接出面协调,或受领导之托去行使协调之责。( O: e- K/ B" j) G ], Z |: U
! R! F4 o- d9 B(2)拟定方案2 X) K' U' _6 A9 l, n- S: b
* C8 X* n z3 ?通过对协调课题的分析论证,提出切实可行的协调工作方案,包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的,并尽可能设计出几套方案,陈述其利弊,请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路,但工作方案很难做到尽善尽美,只能在协调工作实施过程中不断修正。
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(3)实施协调6 A, z: R% Q" V4 i3 Z7 a2 |9 I+ O
/ d3 H/ k3 V# C) C/ A3 i5 N: q实施协调工作方案,既要有原则性,又要有灵活性,瞄准协调目标,随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报,以便得到领导的支持。7 S: ^: d6 _( Y! r4 N
/ s6 j' a. ^7 W9 r9 w6 k( Y实施协调中多采用的方法是:
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* {: i+ V9 B" ]% j7 |( @% l: Z 文字协调法
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5 \# j1 B. s3 Z. b这是经常采用的协调形式,如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识,协调行动,使组织内部上下各相关方面的工作协调运转;用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式,协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性,是较长时间内保持协调关系的依据。
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" k: o3 U* e( g 信息沟通法! b) m# v) M8 v4 E; ` m
( s- x$ z- }( |8 P# Q1 k现实生活中的很多矛盾,是由于不了解情况,凭主观臆测,加上偏听偏信造成的。医治此症的良药,就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来,如实介绍情况,就能解除误会,消除隔阂。心情一舒畅,事情也就好办了。/ J0 R; k" k! r. S, j
, o, M* N. Q3 S% j+ `9 m 政策对照法; R) n9 _% m) J
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对同一项工作,有的部门认为该办,有的认为不该办,不能办,往往众说纷纭,各持己见。在这种情况下,就要对照党和国家的方针、政策、法规,用政策统一思想,形成共识。 t. Y5 J) r2 L; \. w1 M
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(三)相应知识0 v8 U( c# X3 T; Q( D0 e0 u8 p
1 d4 [" H# }1 n: O7 p0 t/ v秘书机构的协调功能。秘书机构是各类管理组织的综合办公机构。在其办文、办会、办事等业务活动中,能有效地维护组织协调运转;秘书机构联系内外、上下、左右,便于发现组织运转中随时可能出现的矛盾和问题,并协助领导者进行协调;秘书机构作为领导者的参谋部和办事机构,经常为领导者发现、控制和处理失调现象出谋划策,并在自己的职能范围内,或经领导授权后,代表领导和领导机关,处理矛盾纠纷,进行组织协调。总之,秘书机构的职能位置和职能活动,使之具有一定的组织协调功能。
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(四)注意事项和要求) \$ S1 M+ u1 y
/ F; v* A* U; C. ]1.捕捉有利的协调时机( }9 n) ` M- G/ H* t1 p' \2 u; N, {- U
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