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秘书工作心得:好记性不如烂笔头

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湖南老秘 发表于 2012-2-1 08:22:40 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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记录是秘书最重要的日常工作之一。无论是日常工作、召开会议、领导讲话等,每时每刻都需要秘书进行记录。因此,秘书要把做好记录作为一项基本功。
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- l; ~; M/ y& n! D2 g+ |9 o一、记录方法与优劣
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记录的方法大概有脑记、笔记、录音三种,每种方法都有其优劣,各不相同。
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+ h0 ?5 [/ x3 G) Q; a8 S! W脑记——就是凭借大脑的记忆力进行记录。其优点是比较方便,除了脑子不需要做其他准备;在记住的情况下,可以随时随地用语言传递给他人,或者自己利用。但缺点是记录的信息量不全、可靠性差;而且只存在于自己的大脑中,只能用语言传递给他人,或者经文字加工后才能传递给他人;同时随着时间的推移,还会逐渐遗忘,不便永久保存。( C5 H7 K6 J5 R7 L
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笔记——就是利用纸、笔书写或电脑录入等工具进行记录。其优点是由于使用纸张等物理存储介质,便于二次查阅使用、语言文字传递和永久保存。但缺点是记录过程费时费力费心,需要掌握一定的笔记技巧,有较强的记录能力。否则会造成信息量不够,存在遗漏现象,可靠性不够理想。( v8 U* {1 f4 B$ v3 C; x9 \

6 w) ]5 K! r% T6 g- T- G% N+ s录音——就是采用录音设备进行语音记录。其优点是使用便捷,由于记录的是原始声音,所以信息量全、可靠性好,便于永久保存。但缺点是需要提前做好准备、设备可靠、操作无误,一旦出现失误则很难有好的办法弥补;同时录音需要借助设备才能向他人传递,需要转换成文字,后期工作费时费力、效率不高。0 E7 W6 c$ k% e5 n; \5 U
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三种方法的优劣见下表:
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% J$ ^' [# V1 o( W+ a8 ]" j注:本表仅限于个人或者同一个人,具体情况因人而异。, h3 i, i6 ]; j6 m/ m& S# ]: H5 J
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二、记录方法的选择, a7 {, ?- s7 X6 f2 q' h
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中国自古就有仓颉造字的传说。仓颉投身黄帝部落之初,是一名记事官,负责管理车马粮草各种事务。刚开始管理的事务少,他光凭聪明的脑子就能记住,样样管理得井井有条,从没出现过差错。黄帝非常满意。后来随着部落的强盛,管理的东西越来越多,光凭脑子再也记不完了,难免出错,黄帝就不满意了。仓颉日思夜想,先后发明了结绳记事法和刻贝记事法。黄帝看他这样能干,叫他管的事就越来越多,他又从动物的脚印受到启发,用了9999天造出了文字。可见文字的出现就是为了记事。- J& h7 y) ~2 J" S8 v& P- t9 P

- b$ H; ]+ P5 j$ \) O仓颉使用了脑记和笔记两种记录方法,如果他活到现在,也会使用录音记录。三种记录方法各有千秋,适宜于不同情况。对于比较简单的记录内容,适宜于脑记或笔记。对于比较复杂的记录内容,最好的方法是采用速录,就是由速录员使用专用速录机,一次性记录成文字,但需要掌握这门专业技能,或聘请专业人员进行。对一般人来讲,则适宜于“笔记+录音”的方法。笔记发挥了文字记录的长处,减少了录音需要二次整理的麻烦;录音发挥了记录全面的长处,弥补了笔记记录不全的缺点,从而达到取长补短的效果。0 l9 X# m; n+ k7 F% Q
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对每个人来说,三种记录方法是相互影响的。脑记需要超常的记忆能力,经常使用脑记的人,笔记的能力就会下降,甚至很难再形成笔记的习惯;经常使用笔记的人,脑记的能力也会下降,甚至对笔记产生依赖;经常使用录音的人,脑记、笔记的能力都会下降,对录音的依赖性也会更强。最好的记录方法,应该是“脑记+笔记+录音”,其中,笔记是不可少的记录方法,脑记和录音也是必要的辅助手段。只有当录音作为音频档案时,才能成为记录的主要方法。
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& s5 c6 [' w. w9 {% c' [三、怎样做好笔记
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做好笔记需要集中精力、手脑并用,并形成一种习惯,但也需要掌握一定的技巧,还需要在实践中进行创新,使笔记的量变得较少,方法变得简单,还要容易识别,起码自己要看得明白。8 E9 Q0 J$ O. w! v

* f* J' E3 q6 w速记法——就是运用专门的速记方法进行记录。速记是一种专门的语言文字记录方法,也是一种特殊的技能。秘书应该掌握这种技能。但速记的记录的形式是一系列特殊的符号,需要经过艰苦的学习和训练才能掌握。另外,速记并不具有普遍认知性,不懂速记的人根本无法认知,且速记具有很强的个人特色,只有自己才能够认知,其他会速记的人也无法全部认知。速记比录音更具有局限性,只有本人才能进行二次整理。3 `4 R  u, a' Y9 U* Y: T

7 g  f& ^9 F, Z# j* w, Q- W造字法——就是把比较长的固定词组改造为一个字,如“中国特色社会主义”可以记作“中义”,就是取词头和词尾的两个字,既可以看作两个字,也可以看作一个字;“社会主义市场经济”可以记作“礻齐”,“河南新地矿记作”可以记作“氵广”,都是取词头和词尾离的偏旁部首,造成一个新的字。+ h$ H* x( ]$ |/ H0 Q

( A2 Z8 u. ^9 z代字法——就是把比较复杂的字用简单的字或符号代替。如“新疆”可以记作“新江”,即是用简单的字代替复杂的字;“西藏”可以记作“西Z”、即是用汉语拼音字母代替汉字;“三心二意”可以记作“3心2一”、“不管三七二十一”可以记作“不3721”,即是用阿拉伯数字代替汉字;如正方形用“□”代替、圆形用“○”代替、三角形用“△”代替,即是用符号代替汉字。
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) a; T! A  ?% y$ C. o$ i2 a' _省略法——就是把自己脑子中记住的内容或者知道在哪儿可以查到的内容省去。如我局的职能定位是“找矿、服务、促发展”,已经记在脑子中记住了,就可以略记为“职能”;我局的发展战略是“以科学发展为主题,以改革创新为动力,以建设专业一流的地勘队伍、实力雄厚的现代企业、富裕和谐的幸福团队为主线,以实现跨越式发展为战略目标”,不一定记得住但很容易可以找到,就可以略记为“战略”。
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四、记录的整理! K! N- w: _# X% q

# m+ ]( Q  x) b) C* z. d7 Q记录整理是秘书的重要职责。日常工作中,如果记录只为个人所用,不需要进行整理;如果需要传达、存档,则必须进行整理。所谓整理,就是整齐、有条理的意思。以领导讲话整理为例。
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主要内容要完整。首先要作好记录,如果有讲稿,可以对照讲稿作好标记,同时作好录音;如果没有讲稿,必须做好笔记,同时作好录音。整理时要对照讲稿、笔记和录音,把主要内容整理完整。内容完整不是把领导讲话全部内容都整理出来,有时领导讲的题外之话可以省去。& v. w  B- H- t/ G# R, A

# A4 @. E6 q" C, `2 O6 d' j主题层次要清楚。领导讲话一般都有鲜明的主题和清晰的层次,但讲话时可能没有经过仔细琢磨,没有明确讲出主题,也没有准确地表达每层意思的小标题。整理时就需要秘书提练主题,给出一准确的大标题,同时理清层次给出准确的小标题。领导讲话如果出现前后穿插,要把相关内容归并入相应层次。如果没有鲜明的主题和清晰的层次,大标题可以用《╳╳╳同志在╳╳╳的讲话》,也可以不给小标题,但要在段落上把层次区别清楚。
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# k3 K2 g! S" P  w; Q$ |8 q; U) U语言文字要精练。整理领导讲话,并不是把领导的话每字每句都原封不动地整理出来。否则就谈不上“整理”二字。要按照层次去掉重复的内容,把有关内容留在合适的层次;按照逻辑关系,把有关的内容和句子理顺;按照语法规则,把有关的句子表达完整;按照书面语言,把口语化表达方式改文字表达方式。
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精彩评论8

正序浏览
何去何从 发表于 2012-2-5 22:21:15 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
xiexiew {:soso_e100:}
 
何去何从 发表于 2012-2-5 22:22:04 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
xiexie xueix {:soso_e100:}
 
869736780 发表于 2012-2-7 15:43:23 | 显示全部楼层
 
专业写文章
拜读了,辛苦了楼主,好好学习
 
福钰1125 发表于 2012-2-9 16:15:26 | 显示全部楼层
 
受用了,又学了一招。
 
ccnature 发表于 2012-2-15 11:08:05 | 显示全部楼层
 
谢谢楼主的分享。......
 
mutianhuangyuan 发表于 2012-2-15 22:28:25 | 显示全部楼层
 
很好 ,很实用。但是用笔的时候还是要多一点。
 
huge19822001 发表于 2012-4-26 13:42:36 | 显示全部楼层
 
谢谢楼主的分享。...... ' o$ ^' V7 L; q7 @+ [
 
ewueghr88z 发表于 2012-4-30 23:04:20 | 显示全部楼层

社区小教堂天涯博客有见识的人都在此天涯社区

 
  在神户的社区里,除了有神社和寺庙,通常还会碰上小教堂和清真寺,居民漫着步,便可以到达各自的心灵驿站,非常的方便。9 Z3 b: E# f9 |" f8 D
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  L2 L' v3 H$ |1 a) z( g   教堂是举办婚礼仪式的好地方,好私服,可能是结婚的好时节吧,教堂的布置似专为婚礼而设般温馨浪漫。9 N1 o4 J( L2 Q: o" P6 c/ ]
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  教堂外面的泥人小摆设。6 q6 P% Q+ w& t8 h, Y
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) b7 u4 R- \% A3 |: K7 x  另一座带有前院的社区小教堂。( g8 G3 B4 d9 C" K5 B8 @
[img][/img] 路过一座清真寺,寺前种植有日本松树。4 J9 }7 O3 S- b/ j! h' G& z
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  寺塔看上去有些历史,西安违规高球场被取缔 或牵涉违规发债网易财经。  m; v5 Y* h9 }; R" O
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6 H# ]3 M! l, k, Z[img][/img]
4 R- \. a, Z$ }( s, J) g0 ?[img][/img]7 _3 C# R+ g9 Q# D: P
  清真寺前面的街道。
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  坐在寺前的花基上,买来一罐咖啡,如何在淘宝网上开网店,稍作休息,家具女王 精彩创业人生路。! X3 Y& Z* ]) U, A3 P8 W, V
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  路边上的一个小神社。
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  一所小庙门前的告示板上,有佛语般的书法,呼吁人们为灾区募捐。+ O. P# J- s# ~
  
8 p& k+ E9 b- }  a #日志日期:2012-3-14 星期三(wednesday) 阴  
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5 L6 Q, f; q' o6 K; r7 y6 \ 一个社区街道里的小教堂,《火爆王妃长成记(免费)》下载-epub下载-穿越架空小说-txt小说网。
 
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