职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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L! u; y1 {# V8 j' D3 k 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
4 E: X/ m/ D y, j% Q' j" J5 \: ^
( J9 `1 D! X$ ]& _; W 一、秘书的职能! F0 o) S! A" t: w2 [1 e
1.辅助决策 / L# u1 d! x/ ^7 n5 s- T2 D
2 ~; X6 T6 x( L- i' G1 U （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 2 d8 Q5 Z& {& [* `/ M' `3 h! w/ d* t
& Y, c" j- {8 }7 i3 R& ?
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
4 P/ |& x! k# ~, F; e0 L. d" B! j1 m) ]
辅助内容的综合性 5 `! g; u7 z" w4 i9 z v
) H# O: @ V) j 辅助时间的经常性 ( Z3 y' G. x" v8 i" ]' ? i
5 |- C3 Q A: X9 c
辅助环节的全过程性 * x, }0 a% {3 E* H9 r2 p8 u
" q) U. `& d4 ]2 [
（3）、辅助决策的原则
; G! W' `0 x4 \8 @/ n4 Y* J! t8 _" A9 b/ K
超前原则
& i, e. ?5 {- e- z" d6 l$ Q, `. m$ l
定位原则 / ~8 f" h; @$ l+ g' z! s. d2 O( t% D
! a5 Q5 M- S' a4 b
信息原则 ' i" @( m5 C: j9 X1 w
/ y9 m9 g0 H/ k$ U/ J
谏诤原则 0 r, x Y7 m4 y% f3 s; C+ T$ r' N
6 C/ ?' a' s, I
（4）、辅助决策的过程
- P4 k6 K9 z B, O. n' g! N8 u! e6 |& M- P
协助领导确定目标 + [/ ~) o4 `: h8 C* [. r
8 @/ f2 u( C% K0 o/ ^ 协助领导设计方案
+ {5 I' Y; P3 A0 J% B- P3 c4 Q! j9 g/ E& v
协助领导评优选优 # r+ Z& i4 H8 a7 k1 X
8 Q; M: @& T0 I5 \
协助领导实施反馈
4 S+ N& F/ v3 G4 u, Z3 ^, p/ ?! l
# t# U2 N6 C# X% v: _! ~* B 2、协调关系 2 h+ B/ C) c0 V% m
3 Z1 Z7 R" C' X: t8 R, z/ g
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 - y- p4 u- e5 m `
7 n: x9 e2 k% E& P7 v7 D
（2）、协调关系的特征
* q& h4 z8 Y- y i1 K. d. e3 n! F1 A5 G# N" \, a7 T& L
从属性 1 E3 C! {0 g8 Q
# t6 Y2 t' V3 D6 M6 U) K" o
广泛性 8 M$ B9 W7 Y) r& k0 w0 ?2 g
$ O! ^7 J" [& \( P; v 间接性
0 X1 c' ~' [; x6 O# S- W" m K& k: v' W' U
（3）、协调关系的原则 6 b# t* _" J) E+ r- x: a
$ P$ G' w- u3 s3 x+ m
政策指导 . }. ~$ u3 Q* V* W7 y+ L
" D2 f2 j2 _) f5 @0 N5 w# x 客观公正 ) v' x! {( D7 v4 l
: x: J% P' ^) _- e! K 平等协商 4 _, z7 e, n1 T! z+ h+ N
6 ?+ }. J. a3 a7 k0 [+ B6 q6 ^ 注重整体 " t! V n% A! c6 I6 _/ M; v! D
* z) x* B$ N$ R1 T! O, L9 d2 h 灵活适度
" P& W4 @. U4 P+ U/ G6 `1 Y3 u+ k$ z! G8 E% N2 `
（4）、协调关系的过程
( |) T( b# C8 ]# Y9 h8 E F8 C" m
摸清情况 ' ~/ x- q6 j6 G
. P1 y$ u; W5 }9 E$ T
找出症结
2 F2 E+ @/ g1 v6 B- P
# S% T0 J4 `" M 恰当协调
6 ^# a5 g- n- e9 {# d& l: ~! i% |* v' {) f- [/ {
督促落实
1 |+ [2 y% l( N& A, @& S9 l' k+ d; w/ x# p) R8 f+ |1 q+ y
检查反馈 , m. C7 V! @2 I
y6 D% _1 r; @% E1 l( o) z
3、处理信息
- v3 w O& u! p9 [: ]& N
4 Y" e6 U! z* N' z, @- S （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 ( d2 Y$ n& V4 E, I8 k
6 @/ q6 p9 ] p, ]2 u) L （2）、处理信息的原则
: y3 r, G- s5 e, t; y; O9 U7 q! @5 o9 t5 d$ \' {" {
及时性原则 Z% ?! D \5 X. E& f
: u0 U3 O6 _( P+ o" ]/ C& P& X7 e 保真性原则
/ s2 G$ Y! P! c, C7 P2 u, F' j/ C1 N4 c& i
适用性原则
8 _2 [& }* L5 C4 b9 Q: N
+ i: N4 F: i" d6 R 预测性原则 $ ~* b# _0 c& V6 K
$ Z! n+ T1 N; p" l6 M
（3）、处理信息的内容
, @) A, M* R1 n3 J9 S! u1 [* x( y" b4 `! v* ^2 n5 D
历史信息
" x* o i/ l' j3 t9 d: G0 e) X; G- k- A. i+ C& e+ ?# g, E% Y8 m6 N
上级信息
5 Q* g) f1 k5 }( |
* S5 P+ o' X. a% Q# F 内部信息
, m' h$ c i; \2 p5 |' E2 f1 g3 E- n0 G. @
公众信息 ) i& N9 }. D* {3 q7 S$ a
$ i. _ U% Y! ~& C; ^
社会信息 7 Q" M! Y3 m# S1 p$ f
- K3 m5 S* K3 a2 S+ r! c
（4）、处理信息的过程
8 t$ q/ ?0 V$ [0 h4 k. G5 y! A5 |8 d+ ]7 T/ q- ?
信息的收集 ' C5 M$ ]/ I# @& n
6 |- d& g1 ~+ U7 X8 D. H& u8 Q6 h- o
信息的加工
5 Q8 f4 I# ?( J0 s6 {5 o& T$ i5 z6 p/ B' n4 \
信息的传递
) l- R5 H& U6 E( @3 g0 J7 w5 A) x3 @* e' p) A% D
信息的反馈 ( S3 J& G- t2 K* u
+ v7 e4 h. U0 I+ p6 o" E 信息的储存 & t( e5 K& {+ n' p0 h, l% w
* X( O8 L* [$ o3 J
4、办理事务
" H P0 U8 r: z6 Q6 f E* O5 f8 Q- n, x5 z$ Y
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 / Q2 G. ~" l4 R. D! w$ J
4 a" o. o( d; y
（2）、办理事务的特征
9 G/ e% F+ D7 h$ C: f. x( z5 p" W4 G( y% y6 u. d/ `
综合性 N5 l) K, X2 }6 d! u
$ D2 v/ l% ^) b0 r- l6 | 服务性
. u E: y1 e) `5 j) N& ^: k* V4 C/ c2 G' d3 s' v
繁琐性 ' U6 w5 l3 g# D7 V
( ~7 e! k7 \8 |- u8 X 突击性 6 O% }# q* A* M" m) Y
) @9 @" R( U- X7 a8 {! _9 i1 Z
（3）、办理事务的原则 3 Z- t& ?3 [9 c1 f! E
. O8 \4 W8 v. U) U4 F0 i; D 被动中求主动
' ^+ n, j- X$ a" I- s# p0 w; c8 X* F p& T5 o* w! D
原则中求灵活 * x' S3 m8 k2 w& ^( ~4 l
. ~& u7 Y7 r( ~7 b) ]- ?
繁杂中求规范 9 [$ m" A A6 u# w2 K) w
. |8 O2 j! a/ U/ g
（4）、办理事务的程序 ! _8 u$ X @* ?$ m/ d2 e" {
+ X5 X! T' {8 q4 g. L
自然程序
% m8 @6 a/ ^6 d U0 m* I3 y( P6 B! R. K
理论程序
+ Z1 {( N \% t( X0 q2 R
3 c/ x2 G6 J F6 w 指令程序 . a9 |( A1 l. z- q% j. S: Q' |
& u' M7 u: w* Q# v/ ^
法定程序 ; B) h/ e7 n! G8 o+ I- U
2 c: y3 L; T3 h. o. w2 c2 _! s
技术程序 - V) b* @" K( _) j p8 P$ C
* r+ F% v, N! y" k7 U$ O7 |
习惯程序 - g9 ?* c7 K& \1 Z/ o+ v# c
/ w5 `5 ~' l$ O$ D5 E, G! F K9 }2 T6 u 二、秘书的职责8 p3 o" W7 I. a* t: T
大致也有以下11个方面： & V" D e! c& |2 p+ S* p+ l/ H3 O
% D) |1 Y( ~# |5 } 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
$ T8 J% W- W) h6 n1 T$ r- \; I6 f: X9 {
' u8 Q- ]7 c2 _6 D& @% @9 c* ] 接待事务（来访接待、安排服务等） - B M3 c8 ]$ R
$ r3 r) `3 T% B5 V
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） . R4 Z: M3 W0 q' {6 Y c; Y, Z; l
, K8 p2 ?9 D. n. T: V2 m( f+ ]: ?: R 行政事务 {3 l8 G" t! B3 g9 I& z
8 h6 }6 X7 O3 z3 p2 Q$ L1 ] 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 4 q+ u) s! i: r9 o4 ]
7 L, y1 C! R0 N( G( s/ s 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
/ N; {8 a; ?6 n4 {
* T, m- y% c' Z, i# i) Q 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
- E, g$ q9 E+ z
) N( h5 ~5 e1 @" r2 A 写作事务（各种文体的写作）
! }: K8 i1 W; l. Z2 Y6 c9 ^; M8 ?9 x; X5 _ q
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
5 {7 E1 Y0 \# J
4 r. P$ i, @7 y* _) W$ |" H 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
; A- x& Q9 i9 f3 h& ^
* r; O; o M3 M" B 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
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