浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
! y2 _' h, E% ^( I
　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

1 T( M/ }- j) c　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
2 w3 V9 _) M; [4 [5 m  i& P% h% N
" G# Z/ e; \; [( g( b" }6 `$ Q　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性
$ t2 L: {$ ^! e. @% u7 O* H" y. B2 N
　　辅助时间的经常性
0 `4 a$ T. x0 D4 F; v2 k4 \
; u3 j. L* W3 S& U0 S　　辅助环节的全过程性
* I2 v+ |/ A5 G4 q' o: T: C9 F2 N( W
　　（3）、辅助决策的原则

% c1 a: r* V5 o6 B　　超前原则

　　定位原则

　　信息原则
# G/ k# P& |- o( S3 U3 [& v  B* o( I
　　谏诤原则

8 T) P% o% u4 L* }4 I　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标
1 f  v) M# `' X' r
　　协助领导设计方案
  D2 @5 c3 r* Q! v
3 _' V  Q5 {/ s4 ~" u　　协助领导评优选优
: A) E, }+ d: b$ Z- H! S0 @
7 ^2 i0 P6 B- o6 Y- ~　　协助领导实施反馈
: Z1 Z8 W7 A! f: J$ [
  _8 F3 p( i2 X　　2、协调关系
6 V  V. o- o, I: D% t
; R& Y  f7 v2 |$ C: l# H　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
* G  p2 B7 A( d$ g- k- d) i. p
　　从属性
" R: b6 ?  |( ~. b8 j* X% f
) [4 a; \& l7 P1 n　　广泛性

　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
' @! Q: E; W$ V' W" A" H
2 ]* s9 e4 M% a4 J　　政策指导

　　客观公正

　　平等协商

; g5 x. n4 x, N( g　　注重整体
8 X0 v( G/ Q9 m* G' Y. R
　　灵活适度
2 I+ K& K4 Q; N4 ]$ |# P
6 V; N5 ]* W* w8 a) B4 b9 \9 V　　（4）、协调关系的过程
! o$ R1 \; D7 X) I: ]
　　摸清情况

　　找出症结

) _* e8 n; w- V# \: @　　恰当协调
2 @; s8 E8 t! e( S2 G2 s  k! s
　　督促落实
  [( W, c9 D) Q. A7 v% Q+ N* A; ]: x
+ X* o5 w2 |& A" W0 L1 b　　检查反馈
9 q" \: j- q' @0 |
2 s' N8 U. D, R8 V7 O5 o8 W1 H　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

  A/ i: ~" W1 u0 ?4 ~　　（2）、处理信息的原则
4 o, @' k8 J9 L' q
　　及时性原则
0 t# m. F# O! w
　　保真性原则

5 u& |0 u8 u4 T( W( q: S7 J7 v% V　　适用性原则
6 X0 h" |2 F% b( N
; o3 q' {! D2 q0 w0 C　　预测性原则
9 j/ x. W7 j! \6 C0 T3 c0 y
7 r& o1 U7 x, a7 k　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息
8 c/ o( `8 F6 B: a) g
; J: ?( w; E4 P% [　　上级信息
$ N4 `1 v: ~: Z) }1 `
　　内部信息
3 W6 {% H# ^( \6 Y" T
- P& A. L; l; u$ g　　公众信息
1 |6 n+ {7 y6 w
　　社会信息
/ g+ d) Z8 K: k# Y7 G3 b
& t$ J- \" C( `3 n( Z: i　　（4）、处理信息的过程

% F3 l4 J1 s0 T6 {  ]/ o/ A　　信息的收集
; P) e* _& R& V. e! L
　　信息的加工
; b8 H  z3 N; W1 n0 Z' t$ l( ?7 ^- T
　　信息的传递
) W# @; h7 ^. ~
; x+ J; Q* B0 s　　信息的反馈
" E* n& M+ f8 h) }- B3 j
1 g- ]+ ^8 |1 @8 g+ A* _　　信息的储存
8 \4 T8 K3 X2 k0 [: B
- D% |4 b' a$ m9 Z9 [6 v　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征
$ g. ]! H3 Q, D' {7 l
　　综合性

　　服务性
4 b8 D1 a2 _/ m
( ^2 k# E& \6 F　　繁琐性

　　突击性
7 h: S" z" `' y; X1 I# @9 T
4 }6 a5 p2 f. r4 G! b" ?　　（3）、办理事务的原则
  D( U' ^9 M' F4 ^$ k  y( B
! a6 D& m8 D6 i7 ~5 {$ C6 |# a　　被动中求主动

2 L/ p! I! T3 o6 ], Y　　原则中求灵活
  l! t/ u; m1 V3 e1 h  A
1 |6 I# u) n, y) c* z8 f　　繁杂中求规范
* R3 k# A( a9 D) W3 y' X5 g
　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序

' c' e  I# b: v. q6 f4 a# k　　理论程序
( ?+ X( A* \( s7 C) |( J! D
　　指令程序

　　法定程序
  h# T4 N( O3 Z' c& A2 _
3 }9 }* F& W" `: i# L' _　　技术程序

: P4 V) I4 a8 q) M7 a0 [　　习惯程序

　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

$ u! c! k% ^& i# E1 o　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

) L' [; M! b) n　　接待事务（来访接待、安排服务等）
0 M0 q* t; }2 ~
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

8 I' _* p! Y) [1 w　　行政事务

　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
; g* H7 c7 S; _$ U
$ b* s7 s1 m4 z2 Z5 h3 L　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

# V$ d. i( m6 Z* g: P: ?　　写作事务（各种文体的写作）

7 v0 O) S+ r7 f# n　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
0 G8 u; P) t# Y  r+ h3 m
0 t, }1 M+ D5 R; g. y6 `& j　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
* W! n2 q+ p: a7 q4 A5 N! B# l
* J% }- r. E. D4 `; \& a　　其他领导临时交办的任务