浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
; B/ A# W7 q& B4 O- \6 h; X2 J
( m, ?; i: A% c2 v9 H) F　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
- J9 d4 Q. A2 M
　　辅助环节的全过程性
$ v$ d7 j0 q6 M3 `; w
　　（3）、辅助决策的原则
( N4 b$ ~" L9 F7 B% p! V3 u! P
　　超前原则

　　定位原则
5 e2 ^+ _; p3 U2 H3 _6 i( g8 ^8 ^
) R$ A. U. X6 M+ o1 k1 g　　信息原则
4 B! }6 w& r# o
1 n7 q6 ^5 J; r; B8 d0 f　　谏诤原则

2 F8 k# a! s3 v; e9 g( X　　（4）、辅助决策的过程
  |8 q$ G1 K. u6 ~: ^' M
  u- n/ X1 S: N' r- h4 S' `1 H　　协助领导确定目标
& h: I; l9 p  ]
7 O4 C4 r- a* Z; x5 Q( v8 u　　协助领导设计方案
; ~) r: y# U! l* y  F: n& \
　　协助领导评优选优

0 a! z  ~& j- M% ^　　协助领导实施反馈
+ \: p4 e+ J6 d( Y$ D# q1 g' G
- u( G. [# b- f! E$ u　　2、协调关系
  C' T+ V4 Q5 u3 V! i8 k
$ ^9 i" E4 _1 h2 k　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
/ b4 l+ U0 W( C
　　（2）、协调关系的特征

0 l. M, q' p: H$ }+ K　　从属性

& f9 E' b2 F0 o( k" \+ _: q　　广泛性
5 ?) C3 c$ r8 ^7 E( _
  K9 F9 l; g7 q. P. M% C- I　　间接性

* t0 ^# F# Y: X  }0 n　　（3）、协调关系的原则
0 {' ~2 \" @& F6 V3 _0 c
6 C8 R4 W/ `" P9 i! n　　政策指导
' `1 a6 {/ f0 a1 j9 Q5 X/ Q
/ [. F9 M; T1 Q2 O! C- c　　客观公正
0 c7 C0 h- @$ F: Z7 ]
　　平等协商

2 @* T3 |1 P0 F　　注重整体
. y, O% K% S8 Q! T
% h( Y" Q4 m! j% e　　灵活适度
) g0 K5 E1 n3 c8 [* F8 \; ~( t' D: w
　　（4）、协调关系的过程
( D+ A- Y' B0 C/ N8 t3 |' Q
　　摸清情况
1 j3 Q' I  q( L+ {! }
　　找出症结
+ L% s, F2 Y; \7 F
& [% {6 A2 X5 [2 _: X2 X　　恰当协调

　　督促落实
' N3 s6 n# E' a( J+ T
" e9 b( i& @+ T0 U2 a/ I7 V　　检查反馈

　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

, E( t3 q6 R. W- _& c　　（2）、处理信息的原则
# Z* o. G; K$ `
　　及时性原则
& K- s: `6 v3 Q  j* C' r3 Z
( M* f; _) u) \. @" P　　保真性原则
3 p3 ^( i! N. ?4 V
　　适用性原则

2 A, |2 x6 b4 p3 D3 X' ]　　预测性原则
3 L( E$ x  j2 p# ~1 K
- Z( W( z; v+ k* ~* G: F　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息
6 Y/ C; v8 j* Y! l' a
　　上级信息

: p- e* d5 u" I' |1 |- v　　内部信息
3 A8 ]5 T- }( p% H# N
　　公众信息
4 s; A# T8 N2 j3 L; x1 m! _
; i5 Q9 X* V  n4 k' N　　社会信息
- E1 D3 u9 Y' D; u. |7 N
! c* s3 X( R; q3 R9 Y* u0 h　　（4）、处理信息的过程
2 x; w  D7 W& v* }" a1 F8 v
　　信息的收集

/ U* x7 A! p/ r3 U　　信息的加工
( N3 g' E2 J. y1 W# l3 v
　　信息的传递
) a' }3 @1 ]$ E" _
　　信息的反馈
# x2 l, `! D! l$ [
' c$ A5 K( q! J　　信息的储存
! C" W2 d4 J  I# b6 \  Y
4 v, H: z; D8 L' M- M　　4、办理事务

/ l: o  F; B" f; v5 G　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
5 @2 g, M$ U" B0 [
4 x9 I3 p- P3 l& _/ h4 b5 g3 X0 k　　（2）、办理事务的特征

+ i" `  ?* h# U. ]) \　　综合性

: y5 @5 e; d* ^' C　　服务性
0 U5 n+ {' o6 P5 t) l4 p8 r
　　繁琐性
9 }6 Q4 D0 p/ ~/ |1 k# s3 Q$ H
! t1 C. D; `, \3 P* Y　　突击性

, G% T! f( ~& J8 o5 @  q; [　　（3）、办理事务的原则

　　被动中求主动

8 P; \! @! K$ w, b　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
0 [- l0 `  w7 j1 E) q  W# N3 f
4 T  y1 u% P/ J+ k　　（4）、办理事务的程序
2 L' Z9 r4 o* s$ D( K) k/ K
. g1 E8 m+ W6 s1 h　　自然程序
* i* V* H  G) O) M+ D, p9 w
　　理论程序

　　指令程序
9 o: A& d; ^3 U1 A6 N' a5 s4 d1 n
　　法定程序
4 G# q9 n( U" u, K
　　技术程序
% @7 l9 H# \; M. r& a9 i7 D
- S$ g* v; `) j& r1 X7 u　　习惯程序

; c- ?3 V. R4 a: q( G# f　　二、秘书的职责
" F! J% k+ M  F. N+ @( X' K　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

: |+ A3 H) `- ~4 f! O- i　　接待事务（来访接待、安排服务等）

) v% i, W( d/ m　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

& z# ^& [; {, w9 M' I　　行政事务
5 w3 J- A. ~1 w5 m! W& B: U
$ F3 ~+ R: i! w! `! R　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
5 K2 @3 T& S* K0 x; H; x% Q
  [4 F' y$ K* s! s% B　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

* ]0 t7 f9 q$ y& ]　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
( n/ Y7 v3 g0 E, @/ ]
) ~' @9 {3 F1 |7 Y" n4 h　　写作事务（各种文体的写作）

3 o# v( l0 V: d$ U9 ?: [  ]* C　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
% a7 w) ]9 `" _+ ?
: x* P/ ]6 T( p4 A6 J; d! G: u: I　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

$ [  E- U5 l! \" v- Z, ?　　其他领导临时交办的任务