职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
. Z) ^2 F2 `& d" S
1 p7 h4 A3 [8 D4 A" n 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 $ ]6 Y" t; }6 w5 T5 r
, L/ w7 \& g7 `( S3 N# X
一、秘书的职能
+ v4 P+ j, w" O7 Y- X. `" s" J: r 1.辅助决策
4 P Z% z4 e* l7 K& h7 Q! R* ?6 ^2 g8 p/ Y6 p- W: }
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 8 R& b* F. J( ~* d, Z
9 V' g8 h6 m( q
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
7 V- x1 W$ E) }: J
' |* k$ Z/ ?$ f& m" ]. ^' w9 z e 辅助内容的综合性 M1 ?5 v. J0 v
& H( f( j, C- O: u. c' D$ j 辅助时间的经常性
+ J# y- i6 h& _6 [6 O: D p/ X! E% L
辅助环节的全过程性 8 s* p4 @. p0 J) L& T9 v
7 y6 [5 _! q f* q* n8 Y
（3）、辅助决策的原则
6 [! f, A# W+ k1 p3 Y3 D
( c6 r/ l" H2 L; _7 M 超前原则
6 u' T7 c' x. m8 h/ c3 l
* m& D3 F! \2 w 定位原则
K( P9 S3 c8 O" T5 L
" W' @5 C/ W9 @ ~1 e* m9 W 信息原则
+ ~( v( r3 U6 G' _! p/ f
7 J% `; E0 w8 U( m 谏诤原则
0 E$ T- {: c% M X
8 j* U+ d5 N3 R& Z: |* E （4）、辅助决策的过程 9 Q$ D, C5 O5 E
% ?8 j6 R2 L" h/ o" c6 C
协助领导确定目标 1 d8 I# ?, N, V4 s4 _ Z+ a9 o
. {& E& r! [( `0 o6 U
协助领导设计方案 ) |2 v0 o+ a% N0 b0 d0 ]. \$ ~* P
3 `7 x; L7 M# R) G7 E$ i
协助领导评优选优 4 @4 n+ [( J* X& H
5 W5 S# |! S& s$ E9 T
协助领导实施反馈 ' V4 A+ v q) d* M. C
, }, P* `; D: a* ?4 i- P( V$ L 2、协调关系 " Q8 }4 i" b' I+ i3 F( `
# r& D4 g; D7 {$ t
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 ; g7 E# q$ B6 S. l2 x+ M% b. f! T
; a; q5 f/ j! n3 |% { （2）、协调关系的特征
1 E8 S% Z* |( X# ^7 ^/ K
q4 ^3 U t* n k+ ? 从属性
$ m6 o% u+ q. y+ m) c( U! B1 ^$ `$ F s T8 O' w1 V+ P: S3 F1 ?4 D5 q
广泛性 0 w4 h" r1 |3 V
/ d% b* ]# v; F/ P' k2 I3 G2 P 间接性 : f9 r2 S1 |- {
' Q L8 L8 {1 E （3）、协调关系的原则
# l; K0 n1 Z. C4 r8 W/ b. W7 u9 L3 U8 W0 ^* q- f
政策指导 7 q8 Q* q' L. ]6 H9 P
! Y U, S) X' h m
客观公正 , ^( L) ~3 n- C; k
$ G/ R. C- {7 r* x% \- D
平等协商 . c2 d5 h2 ^0 U3 _& u# I
1 `9 ^# Q" U# v, B: c) F/ R) F
注重整体 2 F- |% M1 [+ d! h2 ^9 ]
' M( P8 W- O k: q4 r
灵活适度 ! t" C# a; i& b# f* w7 V
' I, U2 {2 c# j, @2 Q, @
（4）、协调关系的过程 2 N r+ k5 M9 \
9 M3 N3 y7 I% C, O 摸清情况 2 H: K$ o% V' x" l% v+ Y' W
7 E+ O& s8 n/ z# x* @. D, A 找出症结 & ~2 ~8 D5 k6 c4 J8 T
9 w& P6 u5 s% l# K5 S' s+ o 恰当协调 N P+ n6 J K- k
" a# ^' t* j7 c+ C: Y! S% J$ [. W
督促落实
$ O! Z- g5 Z6 J1 }! V" O- j/ s( z9 v" r% a' l/ L7 \( t8 j& s6 K
检查反馈 8 o3 b3 y% U# n. o n
: P9 U& N, Z2 l* w
3、处理信息 ! ^) i5 O4 u' P4 z* F+ J1 y7 x+ w
% V" r/ T3 j) b9 U) D* J. j
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
( M6 s5 v" p% i" f8 g9 r% ~. F& z- ^# S2 r
（2）、处理信息的原则 5 y5 U4 j/ ^( S+ T3 w
8 I" l7 E9 ~- M& ]' }
及时性原则
2 b4 e- k) E4 |" w$ p! w7 Z% j+ P o; k4 v* w. Q; Z% H0 E
保真性原则 A$ ?6 B- F$ @3 Q% K
) O+ }: O' i* d7 m6 Z, w- g
适用性原则 0 m/ w4 t7 Q8 q
* p# ?) ^8 ^$ D3 z, S7 v 预测性原则 ' L9 b$ w! I, ~7 A: N* W. ` P9 v
+ x" Q4 F! C; Z" c( | （3）、处理信息的内容 5 {) Q% d% D- @0 a/ d B$ h, J. G
/ o" c0 G+ V1 p& Q B) ~8 s
历史信息 2 i7 \. r7 U( ~- d
, q2 j! b" a9 v! E+ Z5 t 上级信息
6 j) z9 J; i' Q1 S2 q$ ?7 U V4 I3 K) w! q7 \- G
内部信息
4 @7 d: K+ b B9 {
( z; h, v; `. e; g! Q 公众信息 0 ?( O4 ^6 g0 f# S0 E" T: H
5 c% i' O5 ^: ^ 社会信息 3 |( w6 h* H' Q8 p# l
& W- _% F0 u1 i# L
（4）、处理信息的过程 0 j# Y/ I6 p9 H, M& X" B
; B% _; s( _8 Y3 ^' K. n8 b 信息的收集 : `: w* s& R4 U
( \ r. s& S) ?3 g
信息的加工 $ F- d" u& ~; N8 h, P/ q" J
( D! V; E4 k, x/ A5 k9 J
信息的传递
) T! E7 t& Z6 ], O8 p: K6 R+ L0 d% }3 s
信息的反馈 - q* i, {5 N- ]: a- G
" ~: |( w4 H# S! W& g
信息的储存 & }2 ^6 q0 d, F8 J. Z7 I: n
8 k% ?8 j( `! T# k( j 4、办理事务
! T& m L5 K. `' o# W& U' z4 Z# D( m& U! X4 T4 e; M0 c& g% a* }
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
h* |1 Z1 _% ?3 y4 c0 Q
" S* ?* ^6 r" r5 _5 D8 A （2）、办理事务的特征
; c/ u# D9 d1 t. K# z5 s. H0 | Y2 `- D" V0 ]9 x
综合性
- j% d$ p i+ a) n
, y7 M; K. x0 k' [6 y; K) l& G( @ 服务性
( [( |) r. n& G* }* d' p: B* t, ` V2 A
繁琐性
. l J9 s$ ~& \" {6 s- l
5 i6 G& w" A% j) T! O 突击性
) j9 Y ~! `! t% D2 `# q" z( z" J' ]
（3）、办理事务的原则 * B2 u' F* G( G: ^7 {1 J! W2 _5 @
, j8 z) w+ [: E. K: }. u# ~
被动中求主动
[$ a( e" k' h" X6 G- q, m. d( H, Z* o/ p( e% v
原则中求灵活
# p$ ~( k. J# |3 W" x; n
P# A* }9 X8 n8 d8 D" h 繁杂中求规范 + q6 W8 U3 T' C- @
" J5 v0 C- @0 S( U2 H! }
（4）、办理事务的程序 8 B- S: W# \0 ^: m# Y
6 x! G8 k# _0 n/ S
自然程序 : n2 y9 K* M* |
! V! \" V$ S) }( ^
理论程序 ( q; ^: F2 V; ]4 G% s
) H+ ~9 b& w$ N" ~8 E
指令程序 & o' s. b( f$ U4 | ^
9 j# _8 O" U. A, [. {
法定程序 ' [4 B- z x9 l8 m+ ^. B
0 J6 L. [% S H1 [0 v1 p 技术程序 * \! t5 k# a% n0 P# r! R3 v X# g
9 a& K' ~( R0 l K6 n7 x 习惯程序
) U3 W& c$ G6 n" |9 R" J. R1 U. K. A2 _
二、秘书的职责
6 m) T G% M$ {/ p; D; m9 M 大致也有以下11个方面：
% D- k" l4 E3 c# t5 l8 U
$ _( b: N! e" U0 j4 O 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 8 ]+ `5 p0 M: N% M3 [
8 K9 k4 D( b: l% p8 r" C/ c 接待事务（来访接待、安排服务等） + @' r$ A' ]" Q+ r5 k6 [( _9 `6 h
2 b. r' [. a; W
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
) ]) z& w2 H* G7 Q, a2 U. E+ ~0 K6 `: i" ~* \ H z# ?0 `- N
行政事务
7 f/ i% d F$ v% F! u$ H5 A5 d6 w( P0 W6 u2 x' j" M5 c
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） % Z) g' l( f9 R6 l0 U6 Z
6 u. e {4 T' A& B) i 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
1 X- v. h+ L# y# b& D3 {+ p& T) f5 D, _* a1 u
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） g: q2 _/ l2 ^9 n, t, j5 y
8 k6 I5 @9 z9 O ]* }2 ?) G, z 写作事务（各种文体的写作）
" P7 w! {1 S; |! b! c, C2 {( q
9 |4 t$ }$ R+ F/ S- B 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) Q' Y* |' z9 c& e, Z5 k# X3 A
- a( C( E. s0 x, b) x* q. v. z
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
$ t$ |5 b: E5 X- v5 w7 F6 _. T' Y s
' y+ R1 ]& B: R) I8 E 其他领导临时交办的任务 |
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