浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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+ f  f& d5 D. y" f- M$ w　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
+ h% d- W: m9 d9 n' {- P
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
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　　辅助内容的综合性

/ X0 A# O# j/ y# K8 s　　辅助时间的经常性
( m9 k- V2 j  m% m- t$ p
3 X# \# J# A+ e　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则
5 K7 B0 }3 F1 I+ C) x+ C
) e: p; v- J. X4 _$ v6 B% R　　超前原则
+ o$ X& W) }8 n) ~0 C& E
( ?3 h4 k8 S& u4 z5 o8 d　　定位原则
2 z5 U1 e3 q0 T7 G5 I5 T: R
) U  f. s* ?. y' V　　信息原则

　　谏诤原则
% z) b0 p4 W& m. g8 J, p" G
　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标

; t1 w! t" q' U- U& A3 g8 l　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈
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4 c1 e1 ?# ~/ f- D. p" t$ @　　2、协调关系

7 \& s8 t6 ]* g: h* T! j% n　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

$ h7 z  r. V- I  |0 }　　（2）、协调关系的特征
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: D7 W1 h2 A# \- C* k  G; m. Z: j3 d　　从属性
$ ^/ ?; }' O8 C
　　广泛性
4 u3 s) }% U* C! B1 c& [
　　间接性

　　（3）、协调关系的原则

0 V+ Q, x" L/ Y8 L　　政策指导
7 L2 D8 u0 r  l6 u. ?4 a- Y! S
　　客观公正
$ W- C( S6 N7 R: {
1 a& Y- m7 ^- ^( C8 J9 r' K　　平等协商

  z- u( r; O4 n4 Q/ Q/ P　　注重整体
# I+ X& o& P* t, i8 K7 a" ?
　　灵活适度

" ~- Z1 Q( W; W7 e$ ]　　（4）、协调关系的过程
& V+ m; E; u9 X* q/ r0 b/ Y
4 I6 S7 u6 x6 ~! X! E0 v' `　　摸清情况

$ Y9 F5 D9 a0 E# @* m　　找出症结

' ]6 s& w5 \8 p3 x; I( I( M/ Z' B　　恰当协调
1 E! a3 X8 r9 C! `- y7 I& y0 G; l9 H; w
　　督促落实

　　检查反馈

7 y8 Q; j; b1 m* R4 _5 l* `　　3、处理信息

- J, L' t& @: z1 u1 p　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
; ~8 s' ^  S  v7 j: ?$ j' Y. y
　　（2）、处理信息的原则
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　　及时性原则

5 h0 n! q3 y& b' Y# i# }5 V0 m　　保真性原则
" P3 c/ _" M  ~2 H
　　适用性原则

, e0 t. o: r2 ?8 D: C- f7 D　　预测性原则

8 [- F  A+ ]! l5 ^( U" P　　（3）、处理信息的内容

1 A$ _1 r; m6 x+ t　　历史信息

) X; \2 E+ A$ }) U& k　　上级信息

: }# T, |+ U; a　　内部信息

- O2 Q8 _2 h# N/ K+ k　　公众信息

　　社会信息
* X7 E; M: J( Y  v% u2 r0 }
7 c" Q! U2 @/ I. R/ f　　（4）、处理信息的过程

$ {- X- a$ w5 x2 F) g　　信息的收集
- k( N' U6 v/ x) I! ^9 e# l/ g, e/ {
　　信息的加工
3 V' K' A2 @+ O, U
4 Y. E( p2 b) R( V　　信息的传递
% y) k" K- c4 p
　　信息的反馈
' P1 m* j) K8 P4 Y
　　信息的储存

　　4、办理事务
  W; T3 @, N& g9 n# y1 J. r
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

' L+ l$ v) R0 a　　（2）、办理事务的特征

. N# n) ]* F9 L0 ~1 X: q! F4 I! P( q　　综合性

　　服务性

　　繁琐性

　　突击性
: ~0 f, P* y4 U  O. \
" ?, W. i+ E2 X0 {　　（3）、办理事务的原则

: n/ }& |& `$ F: d, A5 r6 ~2 `　　被动中求主动

　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
* q" L* Q6 h7 r) t$ X" L/ L# N
) f4 j  G1 K2 [! D# s6 ?　　（4）、办理事务的程序
& s8 t* E0 |1 M
　　自然程序

. T. i' K' f# w& z4 l& J　　理论程序
* C$ y! ?& W" {! K1 Z9 J
& p- _$ F9 a8 U/ }0 M; J! o　　指令程序

/ Y6 ?' u& S. U9 `- t, ^　　法定程序

　　技术程序

, @7 H% o5 [. E　　习惯程序

/ X, Z" J. w% z) c6 H  ~　　二、秘书的职责
4 u# ~' P; ?  z1 M　　大致也有以下11个方面：
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$ _- s( }3 c  b0 ^! o2 e+ O　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
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8 K  W" @1 a/ e6 K& h( Z. i* E& D　　接待事务（来访接待、安排服务等）
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　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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　　行政事务
) A. |$ b. [7 \* z4 L# O) S  \
6 \( e/ g  d9 b7 X, Z. f' N; M　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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) a' F5 G1 w- i　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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　　写作事务（各种文体的写作）
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　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
4 i. D# u* H; N) V0 ?3 C
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

4 s$ k0 i! O' B5 l  j　　其他领导临时交办的任务