网友问题:
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' j% `& U" p; l; z8 R, I秘书经常参加一些公关活动,具体要做些什么?
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' H0 R2 X3 D9 l老秘观点:
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! I* p) r! |: a! B9 k" w一、组织专题公关活动( o8 d* u" n0 _& L+ M) Q6 ^
在公关初期,公关活动的主要任务具有扩大组织的影响,提高组织的知名度,提高公众对组织的认知程度,增加组织的吸引力;实施双向的信息交流,有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。
$ D/ h0 x) K, D8 k( A% H 在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时,要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍,消除公众的观望心理,诱导他们做断的尝试。, G) a4 ~# I& |1 T( l5 M; A9 w- ?4 ^
在组织发展顺利时,公关活动要宣传已取得的成绩,进一步扩大影响,强化组织在公众心目中的良好形象。
! G3 c. r8 J# M8 s8 h 通过公关活动的开展,使组织付出的努力让社会知道,在公众的心目中树立良好的组织形象,提高组织的竞争力。* p4 D; k* E Q0 j% c4 E7 h
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二、采集信息/ ~ a! S; W. i' o+ B: e
秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息,并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门,提供决策咨询和建议,以更好地发挥决策参谋作用。
9 f! o# @; D, a 秘书人员应采集以下几方面的信息:4 c6 w+ o* n7 w
1、收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针,因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。
$ G: [( ?- Y0 ` ` F; R 2、收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况,以便决策时依法规范自己的组织行业,帮助组织取得合法的权益,减少不必要的损失。- i! ]& {' X, L: }+ I; {' L' o6 @
3、收集新闻报道中与本组织有关的信息,以便及时将单位的新情况、新动向,通过新闻媒价传播出去,吸引公众的注意。 G9 \, f; n f( T8 l
4、注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量,以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息,才能对组织的发展作出正确的决策。7 K2 e" n0 p& S6 l9 j' p6 S& r
5、公众信息收集。要赢得公众的信任与支持,必须了解公众的需要和要求,了解他们的分布情况,了解他们对服务或产品的意见等。6 t' G1 j) A! R) a6 T3 o
6、秘书人员还要掌握竞争对手的情况,了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。+ G! k- h& u, H9 ? Q
4 z2 F/ X! [2 h+ g1 h& b2 e 三、做好组织内部的引导协调工作
- X/ N+ [2 J2 ]9 e5 |1 ` 现代社会组织是一个开放式的系统,其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。
; l$ h$ R$ ^3 @! M! F# { 因此,应教育引导内部员工珍视和维护组织形象,牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得,组织良好形象的建立,不仅仅是少数领导和公关人员的事,它需要全体员工工共同努力。
! p- G" @* D+ j! b 1、树立公众利益第一的观念;
$ ?) [1 R( B6 E 2、保质保量完成工作任务,为社会提供优质产品或优质服务;
- _& |4 |' w" B( K4 ~* @, h 3、使每一名员工都成为一名公关人员,能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就,树立良好的组织形象。0 |- e$ O7 y! D
4、教育和培训员工懂得公共关系知识,掌握公关实务和技巧。! ?: G8 U, g9 G9 }
/ v; Y9 G+ Q# C7 S 四、做好组织处部的协调工作; i! e w3 B i
公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制,即运用各种协调、沟通的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突,为组织的生存、发展创造“人和”的环境。
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