秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。
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4 u. m( l" B" f 一、如何办好领导交办事项 : V. i/ f$ R! D( c
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(一)接受工作任务要弄清“三要素”
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}. O( q( _. F# e- V; P 领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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% L. Q' l# M8 G" @; V (二)优化办事成果“三比较”
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。
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(三)把握好办事“三形式”
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! A& _% | V9 d ?. T9 u& ^+ q, C 办事可能出现三种形式:
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% A6 q. z N1 l3 X 1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;+ i' I6 Y u9 x
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2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;
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3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 3 P9 g/ P3 I0 a' N" V: I
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(四)检验办事效率“三标准” / b6 |# m0 t) C, V/ A0 P: b2 A1 C7 a
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:+ i# O- I; _* M" S8 e7 j4 J
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l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;$ H$ f! o3 g$ O4 e" `
5 r1 V9 K+ D( \* B0 u 2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;# t, A+ P8 }' Y9 @) M
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3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。/ S& V: {& k$ f+ `& }$ w( Q8 g
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(五)向领导复命“三注意”" ]' S4 Z3 L0 U' C1 d
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二、如何办好请办事项- I: z; S; [: \0 F1 ~
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做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。" h% y* G6 d/ U
! h* d+ e. S: S% V$ K; Y 1. 精心准备,提出合理建议。# a: v; n, J. S3 n& m% P, i
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2. 讲究方法,选择适当形式。 8 V& U8 I R! I
" q/ r& m" A" ? 3. 注重程序,坚持逐级请办。
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: Y& X; k' O, l- t) L# y 4. 提高艺术,优化请办效果。 9 h# [( u3 g1 V
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5. 以缓应急,避免紧张出错。 |