秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就“办事”的学问作一番探讨。
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一、如何办好领导交办事项
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(一)接受工作任务要弄清“三要素”
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# C2 G; Y5 _/ `, {4 ` 领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容——办什么事;二是时限——什么时间完成;三是要求——工作质量,注意事项等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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(二)优化办事成果“三比较”
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* o8 Y" n: Y' ?; o* X- f6 C 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。# n4 V: s* F' |8 _
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(三)把握好办事“三形式”
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$ G) Q& j7 n$ K1 A 办事可能出现三种形式:
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# i% _2 f b' m2 r5 R7 ^ 1.单一办事——在同一时间内完成一项工作任务;
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2.交叉办事——同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;# i- a* h0 A3 i6 L) s
. b/ [$ v; J- ^4 t+ d3 f# u! v 3.穿插办事——三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。 2 {! c" I% ~1 K5 w* z! `$ h! ]
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(四)检验办事效率“三标准”
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:
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l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;- c8 x' ~/ u" {5 I( u3 X5 o8 R2 A( s
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2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;& o; q, |. H$ L. a
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3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。; e0 M N8 r0 | M
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(五)向领导复命“三注意”
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二、如何办好请办事项
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做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。0 _- h G. T- w h6 H# ~
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1. 精心准备,提出合理建议。
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& k1 g6 j1 w& s! j& e; M% u1 `0 ~ 2. 讲究方法,选择适当形式。 * Z* d6 ]; m7 @# f- \
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3. 注重程序,坚持逐级请办。 , |- r/ E7 h5 |" D# @+ B
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4. 提高艺术,优化请办效果。
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) `5 K3 }; s4 r& l1 D2 \ 5. 以缓应急,避免紧张出错。 |