秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。 q3 L/ W& ]+ {3 X, f
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+ y2 l( ^9 m- U' u1 L 一、如何办好领导交办事项' j& [& G8 d8 m- g* H( r3 I
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5 p( Y5 y3 f4 t/ p9 Y4 {2 M8 A6 u (一)接受工作任务要弄清"三要素"" P6 h3 d L$ i6 w! n
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9 y r; n- O6 f5 {$ g 领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。' B8 Y' x' ?( S+ A# L% B$ X1 y+ R
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(二)优化办事成果"三比较"。7 u! E$ h8 D z% @7 u" s7 Q+ ]
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。
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/ }( G& |+ @9 C& S: [$ a c (三)把握好办事"三形式"
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7 {$ n' A& t# E 办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
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(四)检验办事效率"三标准"
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。8 s7 A1 ~* x z' r
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. o2 {5 Q/ B/ r l! q7 H (五)向领导复命"三注意"+ S* S, y/ U. O- o; U* d h
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工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
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9 R. f% D- S( i. L7 R9 U+ A2 c 二、如何办好请办事项
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做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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# i. [& B9 @9 f1 D% Z( }4 P (一)精心准备,提出合理建议 ]# O0 Y' Q4 O/ ~
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(二)讲究方法,选择适当形式! \& a; N6 S' l. R
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(三)注重程序,坚持逐级请办) j9 r; P, a& G9 g+ [) f
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2 x1 t% V! O) p" k- C/ _ (四)提高艺术,优化请办效果
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/ w& c2 ~( q3 O% A- p2 s (五)以缓应急,避免紧张出错 |