“三关”把好会议议题的优化

      会议议题是开会的前提，是会议所要协商讨论和决定处理的具体问题。会前要明确会议的议题，并及时将议题通知到参会人员，以便与会者获得知情权，也便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。合理而有序的议题是提高会议效率的基础工作，有利于会议目标的实现。一些单位之所以会议过多、过滥，主要是列入会议讨论的议题太多，且质量较差。而产生这一问题的原因，则是对议题缺乏科学甄选和合理设计，即没有对会议议题进行优化管理。笔者认为，要做好会议议题的优化管理工作，须把好以下“三关”。
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一、收集呈报关

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5 c. j0 W" e' v1 ]( B" V7 M会议议题的来源主要有四个：一是上级机关和领导根据需要而提出的议题；二是下级部门提交的需要会议研究和决定的问题；三是群众反映的非某些部门能处理的、带有普遍性的问题；四是秘书部门向有关部门收集到的本单位在管理活动中要研究和决定的事项。其中，对于那些涉及面很广的重点问题、非常复杂的难点问题，以及十分敏感的热点问题，都需要提前收集资料，进行会前调查，以便于会议决策参考。
" G' f( Y% `3 S) Q会前应做好议题的呈报工作。议题呈报工作可通过议题呈报表体现。议题呈报表有以下几项内容组成：议题名称、议题呈报部门、拟需研究的时间、汇报人、议题摘要、处理意见、分管领导的批示等。议题呈报表简洁明了，节省时间，便于秘书部门安排时间，拟制会议议程。
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二、审核筛选关

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并非所有呈报的议题都可以入会讨论研究，还必须经过认真审核和筛选。审核和筛选的标准应符合以下条件：
1.合乎目标和主题。会议目标是会议举办者所期望的成果，是会议所要完成的具体任务。会议目标不是空洞虚幻的，它必须落实到具体的会议议题上。有什么样的会议目标，就会有什么样的会议议题。一次会议中贯穿所有议题的主线叫会议主题。会议主题统帅各个具体的议题。因此，凡是与会议目标和主题无关或偏离的议题都应删掉。
2.有重要价值。价值是指该议题在单位实际工作中所处的地位和作用。一般而言，凡属影响到全局工作的议题，都是有重要价值的议题，都可以列入讨论。只对局部产生影响，价值不大或无价值，不应列入会议讨论。
3.合乎权限。对于行政决策类的会议而言，则凡是提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内的，是会议有权做出的事情，也就是说，会议组织者应十分清楚本会议的职权范围，不研究和决定本会议职权范围以外的问题。
4.清晰。一是会议议题的表述要简洁明了，绝不能含糊不清，使人摸不着头脑；也不要罗嗦，把议题的要义淹没在繁琐的表述中。如，某单位拟讨论下属部门提交的：关于请求解决经费的议题，这个议题显然不够清晰，因为申请的经费用于什么，从什么渠道解决，经费数额及下限是多少，这些问题不明确，会议便难以作出决议。二是为议题提供的材料要清晰，以便于与会人员在讨论和决策时参考。不能文字冗长、内容繁杂，主次不分，使人抓不住要领。
5.可行。是指议题的可行性，即议题中所涉及的需要解决的问题应具备解决的初步条件。如果背景不清、依据不明、不切实际、条件不成熟的议题提交会议讨论，将会出现议而难决，决而难行的情况。
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' Y( |& S  K- m& F& R8 k三、议程设计关
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议程设计包括对会议议题的数量、时间和次序进行合理的安排。适度的、明确的、有序的议程设计有助于提高会议效率。
1.数量安排。是指一次会议议题的数量必须有一定的限度，不能为会议罗列许多议题。一般要求“一事一会”，或者至少是“一类事一会”。对不属于同类的事项，尽量通过不同的会议进行研究解决，要使参加会议的人员把精力集中到会议中心议题上，防止会议议题过多，造成久议不决，难求其效。国外专业机构曾在1999年对1418家企业的会议进行了专门的调查，得出的结论也证明会议事项并非越多越好。假设一个议题需要的讨论时间大约是30分钟，那么4个议题就几乎要用2个小时，还不包括意外情况发生。因此，落实到常见的小型工作会议中，一次会议讨论4～5个议题是比较合适的。

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议题一定要有价值，属于部门自己能够解决的不提报到上级解决

合乎目标和主题。会议目标是会议举办者所期望的成果，是会议所要完成的具体任务。会议目标不是空洞虚幻的，它必须落实到具体的会议议题上。有什么样的会议目标，就会有什么样的会议议题。一次会议中贯穿所有议题的主线叫会议主题。会议主题统帅各个具体的议题。因此，凡是与会议目标和主题无关或偏离的议题都应删掉。