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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

! y y( c$ ]9 s0 S

 

7 _+ C( s0 L7 p1 ]+ e5 l0 |

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

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/ x% @0 p9 p z" R; K0 q. [( E

 

6 C, H6 j9 A7 G* W& v

1.树立男女平等的意识

+ f w. H- W/ _! _. E

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

3 o; W* {1 {; Z3 M- J

 

5 N' _6 i% C3 ^/ k1 V8 e4 U6 y8 v

2.规范礼貌的称呼

1 z- _6 W+ s% m# f- I: ~3 Q

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

* f7 T8 X m9 P4 a) z0 k/ C

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

2 K; v6 p2 N& Z: j4 I0 H" @* }7 ?9 @

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

* \7 J. N2 q8 e U; X* @

 

( x& F8 C% w1 _* P" N

3.言行谨慎

9 n( R# j7 o5 p# t

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

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喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

3 ?6 y) k/ Z3 ^8 Z0 W" Y7 C9 q7 S& E

 

7 ?" p- I$ j. l% Y5 R

【举例】

( l$ s1 m! a0 s- C% U* s

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

6 N6 O4 Y7 u1 \* o' \8 d

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

5 g+ M6 T! |2 O i

" Q) z) |& c- r! {& R; o, K$ [& n

 

' ~9 Y% { w& i4 b

4.工作积极主动

. y6 d$ W) O# F v- a9 b

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

9 z$ S. K# ?/ }2 e

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

$ Z0 ~8 ?+ \% y

 

: V# w; P+ d! Z8 U5 o

【举例】

; G' ?( X# u0 l! b* l; r

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

) A: v: D/ C2 C8 s5 h m: v( t

 

( \, m) `3 r7 _. O

5.遵守公众礼仪

8 `( q9 d; n4 p; }% k! b

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

5 {! s( a( _6 |& p" C

 

7 f6 f. a3 t7 g4 G' S# \

6.慎重对待办公室恋情

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办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

3 s4 k* G b# ~! G; L" _. i# q

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

# `6 ^: n+ ?! }

 

7 V: C) W/ B$ {8 s

【自检】

, s: z4 B6 q/ C: q U( M

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

/ a! K: t# x/ q- \+ R# t' x8 f4 ?

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

9 M0 V7 W+ ?8 {, N% r8 \, j v

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

- z! B9 y& ]: K0 m1 F

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

4 l, G& n& f C8 i7 y6 e0 W0 R, j

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

( ]; z( o, {7 I% Y

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

0 o( m9 x. i/ [4 y) ^

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

( A z+ }/ a4 D# `: r5 i

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

0 z7 C# F- Q5 `

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

" }9 y8 Q2 ?- o3 L6 `+ |' c6 M) n

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

- p$ D8 e* j& h

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- i. w% V* q9 r! K S2 C

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1 Q- v% N4 F- [2 M! W0 o" {4 o6 ?

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/ A% Z0 z& P- h# \6 f' m g

 

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要有敬业精神

! C8 i2 | a9 z, o( U

 

0 s3 n: g- _8 ]) r" e2 v P( \$ g/ h

1.端正工作态度

# v, A3 r5 Y; C& ^$ t' T

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

$ `! U5 t. J1 u" {# \% k* C6 x

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

7 Y' L: |# V5 e- D! o! {

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

3 T' w1 `# m. `$ C! s

) v. v5 q V: o) R! h3 }

 

K6 w# h: J9 H7 U

2.树立专业形象

) G' V0 x! C# b& W5 [4 C

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

. b+ w$ d- H5 c$ r: i4 }" Z4 C

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


8 q" i# o% B2 z7 [

 

) v0 N# H) u$ q& O3 c: F

指令的接受与汇报

8 B) W8 C9 V g" }

 

( M- T, m) C" A7 X

指令的接受

- m' f7 C0 _( h# S

 

# h, `$ j `; D) u5 p8 f

1.接受直接上司的指令

8 L% W! ~! l* B- k! G# H$ ]

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

8 I( A9 j& @. r& m& L8 @

?清晰地响应,并即刻前往

: z8 e: e+ N u y8 _3 q/ ^

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

Y8 r9 S) ]7 Q% F( K# ]

?向主管询问应办事项

- a- D; a) N. `

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

' t% V+ }$ J) g

?逐条记录应办事项

0 Y2 x D/ y+ N6 N7 N8 U6 J

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

- p3 q* x' \* } V0 Z

 

+ l* c( J% H) K3 Y" i: r

【举例】

) |6 H: a( o; C; J" _

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

2 U, u: z7 T1 l/ i, f

 

. G. k$ R, c4 }9 F; g

表2-1    在接受指令时的注意事项

! Y2 z* G. E, {/ w) G& ]# i8 r
6 H5 o9 c+ {) v: ] 3 X5 Q! b0 l+ z) \9 E/ V! W @6 E' ] U" u- k7 X) v8 T9 n1 z" ~8 l6 _3 W0 M/ G0 ?9 a+ \8 a2 ?6 v9 f+ |1 o Q3 N) z j( m }* h+ u& j/ I- P6 ^5 Z H' A+ Q& h: f8 @; Y V% v- _9 u: g. ^8 g2 m6 t7 x L4 p+ W' k$ a5 ~6 X6 m3 v, G$ N% a9 o; n2 D1 Y+ l0 X F7 n& z$ m% K& A2 z8 h7 ^8 V! r$ k" M; {* F* j, \/ M/ A7 R! F& N" ?+ W% f- F8 {" k. G5 g2 l X/ Q- `, _- C0 d0 S! [' P! T$ W/ i0 ^4 {6 ?- R3 v* K3 G0 q* R/ x( R+ u4 x0 @3 r8 m3 e. L. G, b. }
- d) s, K) I. k0 Z! c

1

. t+ z- z8 v9 V

准备纸笔,方便记录重点

* Z9 u+ J' u o! r9 m- o

2

' V2 e: e8 c& T9 O' C0 u6 T/ u& P

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

8 t K0 K8 R* u/ z& {

3

: G+ j) k- Y) }0 F y

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

9 d) R% k; I# Y; |2 S% |% F

4

! \$ Y1 v! A8 v. W. }

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

8 O) o/ n# S- s9 A2 [, _% M1 X

5

6 D, Z) g( C/ }+ ^" c+ q

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

; e+ R9 b3 w+ _3 K( g

6

. n& M! @% m4 `6 c

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

$ Q" N, Z$ `8 \/ C. G+ y

 

0 R* \* m+ S0 _ n+ P8 ^) C

2.接受其他部门主管的指令

+ b& B, T5 q, y/ Z. U

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

j5 {! C, {+ H! P

 

3 _0 c/ ^5 X0 c3 ?$ J

【自检】

: S& J# ] m0 t; z1 y

分析下面的案例,回答问题。

6 ]9 }. k6 u+ |) @" h+ H$ k

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

/ B- M$ s" I' P5 T" w/ {

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

# e* C9 b$ q# m' _7 `0 O* q& ?$ i

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0 o$ s" x* b, A8 R* M9 n4 F2 Y/ m

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, Z% S( w% o! t) s \5 _. S

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- B+ [! ~' ]7 ^8 q# h; R% n

 

% H1 ~5 y) ?5 x' U

 

: v- f t3 g) \! y9 d0 s! R

指令的汇报

) ?- z4 S |( z* R8 h, j: n

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

1 a. K& c" l z; A% Z

?汇报的时间

5 I" g% I" K: b

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

, a! F d& c+ O4 F8 x3 {9 F7 Z

?汇报的方式

3 l6 B# g& K8 T/ @- ~# l' j9 j

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

" U1 j& S% @. z: [+ {

 

$ H4 t# [/ r5 i& f: Z

表2-2    汇报工作时的注意事项

0 e, c z6 ^; q. H/ [/ E3 O& j( V
* k8 ^. L) [/ {7 Z2 P" o& P& V/ m" T6 \1 @% r6 _$ [5 s2 i" G7 R0 F0 g% n+ E/ a! d' k9 k; U2 t+ j5 q7 j( \" x5 y) a: p4 A3 Q; `7 b2 }" g! A$ W8 S8 M2 }. }" J; w9 Y7 k5 f: O+ q2 f% a* w/ o( ]! r) p& v% O/ S; j% L3 d `& a5 Y5 T( D! ]4 ^; F2 @- S0 @ Q, P. j: M+ g1 F& O# t9 M3 D7 _, ?3 E8 B( s+ m' n) ^" ~" w$ Y- N! _1 i0 m/ A) ^" o) w- }8 o1 q9 a' X" q& z) u; B+ P2 V" j% `& H! V( i$ B( \: m' i) O7 m3 o1 Q- f+ F' F! e! }+ r* l7 X4 n5 s9 b2 m1 \& M0 f1 f4 P9 S! r" w/ S, `" Y( ^* c5 ]" e0 ^' m, C( z/ V8 N+ R+ T% p: x4 d- y0 S" q5 ?
& {$ T$ f+ e5 j9 t3 d- J- f

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. n! \0 ~& L' c1 q, V! A5 G% v

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

" \( {7 T$ e3 e! l5 |: D6 b

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- B# Z: [; O" j3 |' a

报告的三大重点:简单、明了、具体

$ n% B1 Q2 P, l5 a

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* H) f" `; y' A! ^1 a4 }

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

2 [- v" B6 a0 L2 ]6 t

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- K. F+ Z; s7 i' r* x( k0 h

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

! U$ b% b+ {3 Z& `5 c% T# y

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# i: |/ s2 t0 I# I3 s

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

) _# A5 }, O0 u& [; z! v

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; d- B7 s7 k9 {4 s) Q: Z+ G

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

4 a/ o' r- ?: P3 A7 J

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d. b- E; y3 E$ z+ X0 |2 f( u& g+ j

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

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+ D; K% i! [+ W$ t# j7 J- E

【举例】

! w5 I" v4 E# x" k& X% u, o, J$ n

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

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1 @! z n5 G8 e: Z2 l2 l& m& |% U

【本讲小结】

( _6 E1 _2 N0 X/ d" t

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
2 c( f# n, j3 B6 m
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

k/ t; |% A9 M

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

5 J) ?) o7 M }8 C$ n

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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