老秘教你如何成长为优秀秘书：第二讲 办公室礼仪

  6 Q5 q& K, ~2 b1 y( i1 N

同事之间的相处之道

 

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

- G. z1 O% Z6 Q" T; D5 l8 s

! X( { r- g& l% x4 `* \8 C

 

" v( E. d2 F# }# h b

1．树立男女平等的意识

5 b# \2 t9 E6 Z! I6 u3 v

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

7 V3 [8 k" S4 i: {- L/ [# W

 

2．规范礼貌的称呼

7 j* ~0 t0 Q( ~ G; \

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

9 h+ @: D4 Q$ Z8 \. F

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

$ S- z; G* c7 q y

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

 

3．言行谨慎

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

9 V7 N4 V% \, @/ m, U- a

 

【举例】

* p% z7 v5 l' @/ a( e% M) A

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说：“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗？”别人都说不知道，小张得意地说：“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西，那女孩可年轻了，长的还真不错，你们说，她是王经理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小张的身后有人回答。小张回头一看，傻眼了，王经理正站在那儿。

有的秘书因为上司位居要职，就狐假虎威，趾高气扬起来，逢人就讲“那个做好了没有，老板待会儿要，记得给我”，到处发号施令，俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

0 T* G- }$ B5 b6 b. J

 

$ k- P! H0 ^5 ]: }+ R" i5 y

4．工作积极主动

认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

( ]8 z ^5 i8 s/ V: S9 w

 

2 q3 S" K' I5 g# j1 A6 c

【举例】

& h9 `1 n+ Q* t3 ?! Q+ _

小张是刚进入公司的大学生，他很聪明、能干，所以也有一些傲气。一天，由于小张没有经验，在做一个策划案的过程中出现了错误，经理对此很恼火，问他是怎么回事，小张不知该如何回答，这时秘书林小姐为他说了几句话，主动承认自己没有及时提醒他，自己也有督导不周的责任，经理这才平息了火气，让小张重新做一次。经过这件事，小张非常感激秘书林小姐。

 

+ k, t' w6 \" B! h

5．遵守公众礼仪

办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

" L5 A& ?7 V7 f

 

. J+ I3 k1 O! r

6．慎重对待办公室恋情

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

( v" C) D4 {; Z9 N' T

此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

) m- c0 g& ~6 A! v0 i5 t( |

 

【自检】

秘书小李在工作中遇到了一些问题，请您帮小李作出正确的选择。

" @4 y" S) k# ]- U! j' O. f

（1）一位同事对秘书小李说：“小李，你能不能跟老板讲一下，我都做了那么久，是不是该给我加薪了？”

5 T& }! B, P1 A1 p* t

回答ａ：好，没有问题，下个月就给你加薪。

& {7 H6 E% X1 ^. Q9 s& U( M

回答ｂ：我会向总经理报告你的要求，有消息的时候，我会及时地通知你。

（2）办公室里添加了一台打印机，送货员把打印机送来的时候，办公室里的其他人都在忙，只有小李刚刚写完报告，空闲下来。

) [" j# J. v) R+ r. J5 W

做法ａ：等其他人忙完了，叫他们把打印机搬进去、安装好。

做法ｂ：既然自己搬得动，就自己动手把打印机搬进去、安装好。

（3）小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快，直到今天来上班，小李的情绪还是不好，这时老板让小李把一份资料整理好。

7 t- d/ f) d. u8 W8 J/ h+ r

做法ａ：虽然心里难过，但是不应让感情上的情绪影响了工作，还是应该认真地做好工作。

- h: h% f, v7 @3 p

做法ｂ：因为情绪不好，所以不想做事，让老板把工作交给别人去做。

@___________________________________________________________

. ^# V( o1 F. M8 b$ i) H# l

____________________________________________________________

____________________________________________________________

 

M- x( E9 {0 l0 q1 ^

 

要有敬业精神

, L0 [$ Q9 T N0 v- Y; S s4 w

 

1．端正工作态度

工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。

8 l9 d7 F9 r8 N9 y' g

 

& k7 j' R) e2 @6 n& `( u8 O( I: l( _

2．树立专业形象

7 `; I9 ?% G. M% X

我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

2 T, i" L' b( l4 e

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

 

指令的接受与汇报

! e2 Y7 b9 b+ q5 [

 

指令的接受

- E: W' r. W4 s

 

" [' F$ J) e' [

1．接受直接上司的指令

0 b1 {8 \) w! ?. f

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

" \7 m) Y% J- h9 u6 n! q: L4 G( I R

?清晰地响应，并即刻前往

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

?向主管询问应办事项

5 f' G( q, P5 m5 F$ [8 J

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

?逐条记录应办事项

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

. Y* r- B- s1 u: D/ u! q: g# l: m6 U6 m

 

【举例】

林秘书的上司交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让林秘书准备午餐。上司交待完了之后，林秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”上司回答了一些问题，但有些问题上司也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

) S0 w2 \1 y0 T

 

表2－1    在接受指令时的注意事项

3 Q* T! j2 i! r8 J2 a* S; B4 M$ P/ G. F4 c& _( Q5 y5 m1 i( O T( p- b2 F8 a. I. V, P# t* ?! [9 m3 Z/ s* z5 U D# c7 m2 q

1	8 o3 p* a' N. J- n5 |* c6 i8 } 准备纸笔，方便记录重点
2	B: k2 y* l3 H6 C8 j/ T 接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听
3	听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限
" e3 i& g4 d/ K! N2 a& { 4	( Z4 J& L1 t1 \+ m9 C1 ? 如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论
5	4 ?. j0 k- i2 {. G& s9 B) }& o 如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持
6	不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟

 

2．接受其他部门主管的指令

一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

 

【自检】

分析下面的案例，回答问题。

秘书小李最近一段时间特别忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。这天，另一个部门的主管说：“李秘书，麻烦你帮我处理这份资料好吗？”小李硬着头皮答应了，只好又开夜车。

小李的做法是否正确？为什么？如果你是小李，你会怎么做？

@___________________________________________________________

4 `/ _- t. a3 M0 }) o

____________________________________________________________

____________________________________________________________

6 P# e7 ]' }( l [- X y% ?

 

 

指令的汇报

% S: ^% i- a$ Y4 f! V r, V \' P

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

?汇报的时间

何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

?汇报的方式

R) W" o/ ?9 W( J7 v" ^. v) i6 n

如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

 

表2－2    汇报工作时的注意事项

: B: o* K& {& }1 s8 Z( `) ^0 s. G' d p1 S g* E% p. g- k$ A- `! Q) {/ n1 p; Q* S2 e' j! c) e% q c9 H5 m1 f2 b+ n+ G. T2 t. z; M6 a. L6 J3 Q' i! \3 J2 G# t0 c! k. I6 O8 U9 V3 b8 {: O V8 O- a. I* z6 w

$ }# F! ]6 c& H0 z+ c4 v 1	' F% l. \% x/ k- l 要主动进行汇报，而不是等上司来发问
2	/ i2 R+ S, Q6 T3 M' h/ F+ u, ]# T 报告的三大重点：简单、明了、具体
3	汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要
% O* }$ `" Z% {7 E3 @ ` 4	' d! L2 x# S* L8 k, f( W2 P' B$ i0 ^ 牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明
& i5 r9 y& v7 r 5	2 C5 @8 Q8 l# M/ W+ ~ 工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
( N3 X1 n7 K5 ? 6	对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责
7	" D9 i0 d& H, H 对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任

 

【举例】

. \! g7 ~0 r3 v( K& ]

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

 

【本讲小结】

本讲介绍了办公室礼仪。首先， 

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。

立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您

工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测

收获很大，对自身综合素质提升将超到很大作用。

值得学习，收获大，希望今后多发这样的帖子。

深入浅出

学习

学习中成长

学习

: J4 T' j: Q3 e% {

 

不错

 

[em17]

学习

这个这个绝对要好好的学习一下了

highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈