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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

7 o& B3 u9 ^0 H' m% B+ k

 

% u/ s7 Y; I- Q$ A3 p

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

2 K. d- q7 @# H8 E$ T/ S- C* _

7 }* O9 G9 _5 H. Z# J

 

) b5 B$ {3 Z. y

1.树立男女平等的意识

, d# |! t: Y. a q

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

3 r. {& I0 _" h0 o R- r

 

' A) }/ A9 m& t, a

2.规范礼貌的称呼

9 o+ K4 j4 p% n5 s* p

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

% }8 n2 |& c. E" j( {7 \0 y

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

0 [) Q5 L: V3 X3 g8 }

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

2 P& |( X& ^/ [3 F$ G& F$ F

 

' I% O$ x7 l4 e( [2 C

3.言行谨慎

8 h1 l" d% b5 g# D! b8 G

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

* F. |. G. F T( T- K

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

7 I$ Q/ ^& K) u. R8 ]( a

 

3 x$ e2 K8 Z: o$ E* c7 z5 f% j

【举例】

9 l2 f9 Q; H2 K3 a, w4 c$ v4 L5 ]' H

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

! {( b9 A) q& s2 O& l

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

# g0 A2 J5 {8 r j T

: R r7 R% c% S' V) C- C8 `/ j4 V

 

" H! S" a1 t% k4 D/ V' \# ~' c, |

4.工作积极主动

& x% n3 r9 h1 f6 p) m9 K

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

( E& \0 A- m) H

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

# Z0 d. S X$ T' T0 k. ^

 

( N7 d( s0 C, A( i' f2 Z! O! Y

【举例】

# b- N2 Y) x# t; b

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

A' j3 w& O6 f& R+ h

 

! G+ N, a; a# p, B: w

5.遵守公众礼仪

* g8 H% m8 u6 `4 N! F' ^# Y/ n

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

6 D4 A& G4 h% S" F' L

 

7 j9 X& Q# D; {$ N! H5 d! z

6.慎重对待办公室恋情

+ {" m7 O8 S3 e" o4 K9 c

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

+ }3 u2 H, _0 W/ {, p+ r

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

0 V: w6 W- B/ U. u9 E p( p

 

( \: Q6 X' z# m) U

【自检】

/ s8 W7 F7 J7 ~. w% Y, P

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

0 J) k1 ~2 s' a" G6 X* L1 g+ H

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

0 W' Q" |7 D! M

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

* t5 p, N0 N7 q- M3 h5 K' |

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

9 L( |7 ~8 l* L

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

7 ]1 k* J5 I' \( }6 H

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

$ E( v( u* \) Q% E- ]7 }

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

2 z4 V6 A/ N: N3 L4 V; F

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

2 n) @$ z* \- p6 p* \

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

1 g- n5 T$ Q: V+ a) [. R# {, l% d$ @

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

- w; ^3 J& K7 D

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, h3 Y$ a! T1 x2 | L9 B

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6 ]/ @; p1 [! s, E; }: U6 ]0 f

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) c' h* X- `$ m2 E

 


0 \0 ~7 H1 {4 z; }( H: A: V( Y5 t

 

% F7 z q" s+ `* m1 x9 p- K( I

要有敬业精神

9 y: N4 K# p; v

 

7 F. ^- j* z* h3 _' O7 y8 P* Q

1.端正工作态度

0 d- m. G9 C: [: H4 z

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

* y$ a0 r5 ^% s& j% n! [) G

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

0 I6 [$ f( U; U

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

5 |# _, k7 f3 M: R& `

4 l( e+ k& n) y: h7 v

 

# | {# i2 R' z8 ~7 W b! @

2.树立专业形象

5 @4 ]7 u Z* _( a4 I

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

2 F w# C; ~+ t# N& P

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


x' X6 L Z8 h/ {8 x

 

1 D1 K: S& J- Y! a& a- d, j

指令的接受与汇报

! N8 x2 X- W) o5 |" C) y' M

 

9 u1 L, v h- r2 d# J! ]8 N

指令的接受

1 v1 n1 t3 a1 K# ~

 

, V6 u' V9 a- X

1.接受直接上司的指令

6 f$ i6 t0 M# c/ L- G: s* f

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

* H! v2 r; H$ ^5 ^) J

?清晰地响应,并即刻前往

6 D2 i# e* c1 K* l

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

# v6 E& N, o- T5 M& t+ J \

?向主管询问应办事项

: K4 Q/ h& |- c( T& `5 Q+ {

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

1 R/ e! F+ Q/ B$ G$ _! M

?逐条记录应办事项

6 _! I% `3 a3 i* W: V- f

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

2 K# A% f F6 @; O+ e! p8 ?! q! j

 

8 l9 o! P/ S% X/ D

【举例】

9 _, e9 F$ h# I; v4 \* S

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

) u! F' x) G& X5 U$ g$ M

 

( O* y( ]. ~/ R- x7 x; O' G( y

表2-1    在接受指令时的注意事项

. V$ A% p! A6 j/ P) @9 a
1 p6 ]# L! }7 w% M; i) d1 |: S9 T; o0 `3 C% d! `% @+ n6 e2 R. V7 Q5 s4 J2 O& _% ~/ g3 F8 G2 E8 y8 h9 L: j6 y& Y4 I m& R5 e# Q5 V+ @ ?7 z/ h, X: `: y$ U" i8 K9 Y2 X8 R- ?( Z/ H" E) _! a* v0 [5 G0 L& ~- g2 E+ O$ G* w D8 l2 R1 t5 H; p% B- M6 k x4 h4 f. K" H- W' X4 `/ E* T$ x; k8 i! h( I1 u; u+ D0 h' |: X2 v' `# |9 P+ _+ A. q4 J; q# ~ Y$ _/ T6 E; ? N7 |0 o/ U& i" T! E$ Y8 G3 Y: Z6 K8 x. r. }% T1 s) l. `5 C$ X/ g7 q, U v' g" a( r* p* x7 w; d) t; i7 C5 Z( r: ~0 g1 ]3 M$ M
" ]4 P" c+ c A! v& j

1

% w6 m0 v0 q- w+ r1 W

准备纸笔,方便记录重点

, }3 Y; B: C) J1 t4 {, y4 i

2

8 q% y, x/ ^5 ?- J I

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

1 F' p8 F- Z6 F( `& J

3

& l% X3 V2 v7 L

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

, D5 [2 @% S: n+ V0 n, X' G

4

. ~: A _$ j$ }. r9 M8 l

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

+ ?8 Z2 G* _4 c4 e

5

6 K: ]; ^3 t, u/ `" R0 f- ]

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

1 J( |; P' n$ ^8 f* g. Y% p

6

& s) u" Q' t9 e* R0 K

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

+ b S: h; A0 i2 d

 

9 d+ _; G: ^7 a

2.接受其他部门主管的指令

. D& P) e+ l6 ^: p

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

7 F2 p9 R5 Z! O: I2 x& q& V

 

1 k3 D+ |0 D8 V; K3 Z

【自检】

I; e3 B: S. V' r: m& q

分析下面的案例,回答问题。

7 v5 t' _# S5 K, H) M; ?6 [

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

+ e4 ? N- e( V/ y+ n

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

" h+ }9 H5 q1 a0 l# N- u

@___________________________________________________________

( {! l' L- N6 G1 s/ F

____________________________________________________________

! s8 @; s1 F' v! ~

____________________________________________________________

6 O H C8 u5 M7 U! K3 ^+ {

 

4 `( e4 n: `! R2 c; u; o

 

: E/ _5 S' m$ w; M* x! L M/ Z

指令的汇报

- g, u2 p: E' _" H

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

& l: Y$ \$ h7 M1 @/ q

?汇报的时间

5 D$ g' z9 A( u! }% u

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

( q. q( {5 L, I6 u4 w& y9 j; q

?汇报的方式

7 ?5 G, _6 k0 I$ [' N1 V( x

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

I2 c2 M @' B- Y

 

+ r; J* X; i* p- P

表2-2    汇报工作时的注意事项

5 o/ |$ k' S$ \1 B' q3 n- k; q% q
6 H B. w- t$ f* ] - c; }" @- s/ F; P4 c2 V& R! `$ O4 Y& O0 C h4 ]9 b4 m* D( K! z5 _' p1 y, p( k3 C* g2 a1 n0 V: A. T: w5 H& w9 I/ J4 n$ J: n! ?, M5 x( K7 D( X; v8 t1 e9 Q6 t$ Z4 G ^4 N- \( p1 B# ` G1 J0 n3 Q9 {8 L) V! n$ h8 _# ^; m3 g; ?) x2 ?8 {; g. C' j- z6 f! Z2 n& w7 @) j+ M# B. N% @- ` N; d' `# {% P# `4 `6 Z: P0 G! |0 ]6 g1 x8 X+ J/ `$ f" u1 u8 T3 h( ?) H/ V1 O1 w. M! @+ j, A9 i- E7 ]- F: U% q: d5 Q; Q5 j+ D: O( V$ A( {2 h3 R7 z4 ?( R, ^$ @1 x' `- J0 `+ {& w3 E) @3 T. z5 R: `1 T! ]# l, l; p- ?" ^' D0 C; s( w, t9 ?! j
2 h+ d( j6 N" [( y; p& k3 f

1

. w5 f, t, u$ Q. r8 `. L

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

( B- C! L; b7 i. h

2

0 C# T n8 Z' Y/ ]" j4 \

报告的三大重点:简单、明了、具体

4 p# L- v- r, _' Z% w

3

% D9 `8 [4 a" |, V: U3 N; `6 L

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

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4

% m) N, ~: Z6 G* }- n

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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3 H% K, Y/ h4 t1 T1 ~" {- H

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

( l+ n) G! G, t6 v/ h

6

- L& O% g" q, Z: d' u

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

6 n. q9 Y. a9 |* O

7

; B# S, P K; l' N

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

# l& x* {( I: q, j% ?

 

( }5 x4 A3 R% f3 D7 }2 k9 N; s

【举例】

) d* G6 S& j4 O6 s$ q+ U; V- |" q

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

! B; D' r6 e/ o+ P' C8 a

 

8 t2 K' G. l# E' I* o

【本讲小结】

3 \6 y; ?- z2 N: Q

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
. A0 _+ |* B# h7 C/ j1 h( e
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

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swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

. u9 T- J# p" G

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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