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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

4 \/ Q. ]+ m' o2 [+ Y/ R

 

S' J) H6 D$ Q; [. m

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

2 B: z3 \/ y0 {- o a5 N

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' z# L# i1 e) V7 ~! d3 ? R1 d4 Z

1.树立男女平等的意识

8 {& b. Q. o7 c; H+ n

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

& ]7 R* ]) \# g: ^* X3 [8 L# v5 T

 

5 }. k% |0 J) U9 d( N* R

2.规范礼貌的称呼

2 w. p m7 A$ `- A7 I* P4 i: O

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

0 I Q# E9 ] F/ l2 H" i

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

5 ^' \! V% S. s7 i

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

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3.言行谨慎

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不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

5 L3 g4 J! {& M4 O/ a$ n4 S

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

" {* J0 ~% a4 k' e7 o

 

2 X$ z& o% E0 c$ K# `) C

【举例】

1 E5 n% K) ]3 e0 c% g- f) t

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

" d& J' u% @* H& m

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

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2 u j( ]- V3 P* ^

 

9 V' s& ?1 q% d! E# `9 S9 i8 _& S

4.工作积极主动

3 w- I3 R7 Y# o7 a0 _- M

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

$ r. F! ~/ x7 y: X: q* I. t5 x

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

, j# [8 W0 @7 s

 

" P* ^) G* \8 |0 F) k) y' ] ]6 q

【举例】

4 G5 d4 m+ f5 y3 Q5 h- U, K7 T- ]3 q

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

4 |5 e C- [3 S2 M C

 

+ W5 E! l- I/ o

5.遵守公众礼仪

$ c( T4 r; m" E9 d C: T9 r

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

. O5 E9 Q0 g _/ @9 [4 \5 E+ i H" f

 

}3 M8 z% I, G; w" O2 c" J

6.慎重对待办公室恋情

" M0 h' G2 Z: k9 L S) H

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

& m) ?* j. s i, c5 x8 x% v

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

0 v- ^9 _/ h5 d4 f; s5 o8 N" x

 

* A. X& K* I# U T

【自检】

& L8 _# _1 K! S, @- \; @2 }

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

2 }5 g4 M5 C: _' u+ f h# a

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

. z) `, u8 O A$ x& F

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

0 |6 Y5 L4 |, c* H4 C9 J

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

& x& ?0 B8 ^5 w) o

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

4 x; Y0 p# m4 c4 s3 V5 X% N

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

' n: Y5 P& z; E! s6 h/ v

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

& g/ L! T% M% z, _" J- J/ M

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

/ m7 C* F* d8 y- P; n- z* K) R

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

0 p4 N; _ T) r0 M( W

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

( X7 W) d% R" v+ x G

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* T/ h H( N% H0 m

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& ~) N2 G* [: h5 G8 o' n: q

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/ D( g: T& Z& Z/ _3 N' ^- S

 

0 T, N& O; y0 C+ D6 {

要有敬业精神

* i! z5 S. |4 i; H

 

% O! |7 F5 I1 W" I. Q# u

1.端正工作态度

# M8 O, c% j* B: p/ V2 G

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

# n' d) D3 z5 E% G8 x5 {/ ^6 l. d

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

) H g% @4 A. Z4 h5 D

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

2 _' t4 E8 E. e7 ~: m2 u' }5 r( O0 q

( v3 R! k+ T. L+ Z- m4 t

 

2 W2 ?9 y. F- C3 A

2.树立专业形象

; _3 D8 Z3 i( ~& {7 @

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

- V- K4 O( x7 P; W

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


2 U" R: B4 l- n6 D7 l6 Z( s9 W

 

, a* W# c6 t ~/ M; _/ z/ {

指令的接受与汇报

, S9 w+ A. e" `

 

; w: x3 M3 g S5 B

指令的接受

9 A5 o* }* f2 n% ~% N% s/ Q

 

7 i, E' y9 F, L. g; _& c

1.接受直接上司的指令

6 W9 o* j2 f p, Y+ d

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

4 N9 d' q* t5 ?8 x/ P, @6 ^

?清晰地响应,并即刻前往

1 x0 d4 j8 z0 Z* D

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

9 l; V. A( |4 ]" C% @

?向主管询问应办事项

. }* @0 [. }9 U

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

) `7 q7 p7 A! ^" i7 p- g

?逐条记录应办事项

9 X2 p! }1 H9 D7 x

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

+ J6 o( K V, t$ [2 H3 f2 I" K4 }

 

) R Z; V k, t. U' Q2 `0 }# B% e

【举例】

1 {. @& N4 O* x" ?( I2 ]. R) g

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

8 }1 r/ l9 p" e, S7 x* W

 

" |6 ^" K+ ~7 H

表2-1    在接受指令时的注意事项

6 d' o* q* V) t' _+ L3 C
4 S' `3 k: c; z B4 p) ^# ] + q7 ?0 i: Z" x( \8 V5 Z& N% W7 Q, ~4 ~& Y5 E' j! ]2 x* Y! `% d: t! |$ p1 O, r' ~) k0 w& ~ H+ b9 x/ j% J: Y3 t# }- v8 L9 P$ ^! ^9 [, Z: ?, d6 H. F% R0 E$ G9 o V# w, s! B+ j6 r# T2 P9 K7 T, \. |5 |+ X; ]( L) p$ ]7 X# ?" [5 b/ K0 ^) h5 N5 g% f8 E O# d" w+ |- L1 V7 D2 v$ n; v: Y7 y( x, p4 n4 G9 x% R; ~: C7 Q- t" a9 Y5 F/ Z' S+ `" c& \: \1 i% r& S) m: f! Q9 A" Q; l0 Q* W; U" G- C) g9 d7 }& }* c0 ~5 V& S7 ~/ l* g$ C" a4 ^- P! g2 U" i! N4 K; d0 ?/ K$ T* P8 l$ T# Z8 j5 a
" |3 q0 {0 ^. y B6 Q* n

1

. u* T" U5 E0 ]! |4 \

准备纸笔,方便记录重点

2 ^& y5 E: h; A) w

2

+ m- ]/ A; W: _) ]4 m" ]; g$ C1 H

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

) n. E' p8 W5 l9 ~

3

9 R. ]) w3 g5 ?6 F. t

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

8 ?6 I# G& C6 Z; b

4

/ R( w( ~8 W4 H

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

! d: l& q1 H; e% `1 Z# e. h& E3 s# q7 v

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" L' l& v O- V4 D7 f3 l" h

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

7 \' W2 v& c" R6 l

6

9 ^8 v% v- S) F, K8 {

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

% D9 d. t0 o1 y. I

 

0 C9 z! E* w0 W

2.接受其他部门主管的指令

, V& u7 z# [: R

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

* k5 r; B6 q) K

 

" U) H7 O& ]2 V( s

【自检】

, t1 v4 X& v( W( r5 J- X$ k& Y

分析下面的案例,回答问题。

: Z! z' a- E) Y8 z4 Y2 s: n, I

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

$ x! s, @" R' D1 E, B1 B

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

# R* x3 D& Q; e+ G, S$ e, I

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6 g2 Y8 F7 Y/ @6 Q/ }

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y# |- E: O% v d

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& q) h; w9 k7 |" F

 

2 y" Y q* T9 A0 `6 Q2 F1 h

 

- P& m% r8 M( D

指令的汇报

8 A% ^) Q, t5 P3 M

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

1 C6 `3 L2 a, ]2 a/ p$ S. b4 ^

?汇报的时间

7 t, V) a9 V0 q. \ M3 V& n

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

6 y/ }7 h5 E0 x( x

?汇报的方式

9 M6 K- e y6 K. P6 W! E

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

0 i& b1 z4 U! n3 L

 

5 U: d" ?2 Q4 m. n* }7 e; z" A

表2-2    汇报工作时的注意事项

1 b) ~) s2 [$ K
- Y/ x; b' j8 c$ ]; M2 [5 x0 H6 A3 n7 h# p% u+ y8 v" F2 F0 \( ]- E1 n8 T5 G0 w1 A- m+ R! s1 B. m! K& N4 L3 |- A3 ?7 j, r5 |; u% O" P, e5 T+ Q9 q* {$ D$ W* z6 l0 G2 {$ W; l/ o4 B6 f; o. W. h+ c2 b) h9 V. E* s! y6 R& [. K. _+ L( H5 c5 ~/ o! a, h9 N) W7 U6 B4 `6 U6 `: {" V0 u4 h* n3 q$ f9 z3 |) _9 Z; b: f P* z4 B! o9 b; e4 ~( Y% _4 h; V3 E+ w3 ~' L9 A0 ?7 j& R4 O0 r9 M& q7 F6 U" F. |" ?1 t4 o8 r9 F# Y* N' ~6 M: S V- K6 _, u3 [1 g5 {2 k% M& n% v+ [# ?) C1 ]7 N1 o: q/ _ R* T+ M: g5 g8 B$ A, I6 u) P8 u% J3 ^4 X6 b" g6 d. e, g9 ^( n2 u1 \, @0 o5 q
# B, `- z3 d2 Y

1

2 Z. @, A5 V' g* [1 K% C1 e# B

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

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' I! ~2 b3 Q6 T+ H. r7 z

报告的三大重点:简单、明了、具体

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汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

' A2 L8 @4 @; J

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) E( y( Y- C+ I- d" A

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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( @$ W! Y: a( |0 |3 ^

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

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9 S3 R" ~& ]/ B3 {

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

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, ]; d) Q/ k# d+ ~& D e/ V* o0 u$ n

【举例】

6 y: M) @- f f! d- h' z q

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

) C' R7 \. ]; ^" ` n; o

 

: B( @: K4 f; B. Y$ d) R

【本讲小结】

: o; W X; C6 |1 r, L

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测/ h2 D. S" A/ J; M9 K
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

; q" u2 I& ]) E) d* I4 u

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

4 j, E; O& w# @1 }1 |+ c# E$ a

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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