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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  V2 G0 x, z0 a

同事之间的相处之道

T3 \% Z! O; t% W! I* a

 

% m9 s3 v" P' T+ i

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

/ a& X% v) T7 G4 j) d# i

6 P K# S( [0 }/ R

 

$ `. `3 B _) P) [4 q

1.树立男女平等的意识

/ ~8 N% E# h8 G7 H; d& P: P O

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

2 S* i( U- [" @9 s2 p. H$ ]& G0 g

 

6 c# z# b6 G( P6 n" F

2.规范礼貌的称呼

# Y6 w. v9 O. v% \0 n

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

7 q) x5 b, G" j" q# |9 Q D

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

/ U. \2 X5 [) }% J' L: D1 R G

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

! ]: L* {6 i- X

 

2 C+ A% w( Q. C3 L3 k

3.言行谨慎

7 q% \) l% m- _6 p! x; Z Q' H

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

4 I9 U! o: P h0 ~% z

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

- E4 h9 a* i/ P! R

 

/ E8 w) H0 ^( C, [. Q& g

【举例】

v: A6 v) K3 q8 [ k7 p! n* m

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

* I3 ?- F# G- ]( [6 m

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

) V# U, r G8 K5 g/ w

% e9 E6 @$ d+ W* E1 a: P" x

 

7 w8 A! p2 a) G5 k, a+ Z

4.工作积极主动

" o+ B2 g+ O; W8 H) X3 d

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

! t& S7 r! x" I# O9 }2 T- t1 G

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

0 _3 N! o/ g( U

 

& H% K4 R8 {9 `4 {0 O+ v) g

【举例】

3 d$ Z4 A; t/ b1 `3 b

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

' B6 [/ P* l( E; a

 

' Z' p* j8 b3 ]

5.遵守公众礼仪

$ | @3 u" z i

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

8 L- |- V9 G6 t

 

: v: l$ R# h2 {7 H0 d

6.慎重对待办公室恋情

+ r& d% \" m' t, a" m( D2 J

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

- n: B9 ]; `4 y8 m6 [

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

I5 r7 i, `3 U X$ U

 

0 T6 e6 m4 ?: Y. N! N+ s2 d

【自检】

2 y5 h: v; E4 u: D% }0 U9 J

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

' u& N; O" g5 R

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

9 K5 K; P$ @- t( D. B

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

8 `3 `& X; S' u+ Y' S4 E- V

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

( F: t3 i' s6 r! U' C% h9 g/ W' X

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

0 [7 g7 `( c( a. H( J

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

8 r1 [' O: Y. {5 g2 U

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

+ u9 X# \& v6 B# V0 g/ E

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

, j' ^9 M$ p+ B7 X s0 a" `

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

# x# S% C' w% z }& ~: A

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

& Z; [6 J) r1 L) ?7 |

@___________________________________________________________

4 A' w- g" e& B/ Y7 Q

____________________________________________________________

' l0 m% h: N, d S ~. q! P5 A; y* R

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+ @# x; X8 l! I, h3 ?

 


& z& j1 J0 k* P% i d

 

& n+ f% t: n1 V4 ?: u

要有敬业精神

9 d, g" S- C6 {

 

6 p0 j1 \0 r! N

1.端正工作态度

$ q9 @8 ]+ w# T$ S: e& `1 I( I1 ~

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

- i. J0 G" [5 L% r$ A% @

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

R$ X: l1 m& F8 Q: w0 O( U

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

+ _/ N- z+ }% V, @- }) [. M: J

6 T1 J2 b' R# \( n% U

 

4 [4 D) @; J- B; V6 }5 X" m

2.树立专业形象

0 V0 q5 m$ B9 L1 Q; s/ }

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

# j4 f( R% o- R+ g% D- }

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


9 N# X$ w( R+ [" |

 

$ ^; |, t! i7 w/ y, Z

指令的接受与汇报

- \$ E5 y7 m; W* B9 F6 V

 

( ]' b1 P- b* I- e1 z/ d

指令的接受

% N; p" b* x [7 L0 O

 

5 A% C7 l6 |* x* x t( E' T/ _

1.接受直接上司的指令

! R$ u: V v" o+ i" T2 }2 H& X

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

5 _) E& s7 T* \ D3 s" \" x

?清晰地响应,并即刻前往

. u/ {- F& V+ S7 B9 P1 g

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

6 ?; t/ B, w* s/ h, x8 K4 q& Z

?向主管询问应办事项

8 {" Y, v! m* X% k1 I. z

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

, w1 \$ ^: I: V' d2 c

?逐条记录应办事项

1 w1 ~8 d1 l% q2 P. p+ J0 O

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

! h6 ^; t$ ?. X

 

1 ~- i3 v' N3 x% R7 N2 u8 C. ?

【举例】

9 Z. `! e, `7 }' G* [9 F% m5 D

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

$ m. Z, j ~8 X" L: n% \. q8 t1 }8 e

 

* O% g8 A5 z4 U2 |1 }% }5 X- g

表2-1    在接受指令时的注意事项

& ]3 x; @! a* \! Z5 O- ?7 a3 e' l
# @- b1 ^$ r+ }7 Q5 J9 g1 d: n Q/ @9 L' ?+ J& Q) `) h" _7 Q3 @6 H/ q* p- t. Q% u8 W! a" J2 t. |1 _3 f5 e: f7 \" Q/ T( n9 z; X- B& C8 F7 k3 b2 g6 d) M: f* ~1 z! u, z8 t; |& D/ g- q& t- _8 i% }" m& T7 t, a6 C2 t9 T3 |# r' j" K" B5 q9 ^) O, h" y$ t: J- {+ ~+ S& N* _% t3 S2 P& y8 k+ x# r- D0 l7 j+ ]( p- b: y" l" K9 j- y0 x5 c1 u. v% O1 m4 ]8 \: [2 a% X% [" U+ i; Y2 v% l) K/ B. I3 f# g5 V: c7 h6 H+ ~( T- }/ n! _, T7 u. J1 a8 B. n) s# e6 C P* i% h8 @3 L( i: W" [* b/ V1 ]
8 d! w! X: o- p$ x9 S

1

4 y! Q5 n ~& [. ]; a5 Y

准备纸笔,方便记录重点

. ?! j. t$ N0 m7 M1 J

2

2 I9 ]* Q- u- `! Z% }, m

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

1 c9 ^ r: b! q6 u

3

+ A( W L8 S$ j; R

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

]+ g0 u) F; \ Q& R7 A3 A0 s7 ?8 r

4

! w% ?- t# I% t$ o' _7 B; `3 t7 G2 Q

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

# ~$ X& Q: M1 h, g: c9 G4 L5 G

5

" q7 M. b' H; X% ]

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

7 i; z% w7 L. Y& y4 ^/ n4 I

6

! ^( }# h( {- W8 n0 Q

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

5 o; P: ]) R6 B+ D$ T3 f

 

# P1 w* X% ^$ d

2.接受其他部门主管的指令

$ t! M0 y, v4 M5 v3 K

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

+ ?- e0 Z2 }: K" K& H1 x8 f8 L% E

 

1 Z2 a# N. s1 z( k# @, ?. l

【自检】

! R+ o: `+ d6 q0 f1 E' ?; i

分析下面的案例,回答问题。

, U2 I. n; {$ b8 ~& _2 V

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

+ A8 t: b. j( @: n

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

N1 |4 |) L% ^3 J: W

@___________________________________________________________

( I. I9 |% A3 N

____________________________________________________________

2 @! p) j! G' u( u6 V

____________________________________________________________

0 P* G+ k9 s9 }0 \- ?) b/ V

 

% l1 Z7 z$ m$ _' A( T) a! Q: }

 

& n. x7 o1 W( o

指令的汇报

+ n+ y1 G/ } Z; h" s/ x

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

' K l U" ]" `5 r9 q

?汇报的时间

- K C1 Z! n: n. K

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

: [& A& y1 L6 ?

?汇报的方式

# Y( b9 x9 Y) `$ N

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

* H: s( T0 G+ u( V

 

& K8 ~; [: n5 J0 B: Q" U

表2-2    汇报工作时的注意事项

! ^+ |# I* F& o4 H$ k
! ?% O5 m& Q+ P6 K; ]6 _2 P P+ ^4 @7 y1 l; e. b, ?& A- Z" }1 {/ l- F& ^1 A+ N$ {* e# r/ Q% C5 w9 M1 ]2 S6 G9 w4 y2 @, K. A0 L( C z' d4 |) Q* O6 O+ `$ n4 I9 v9 W+ P& o' M4 h, j3 T/ \* q8 p \ r& J, J2 F0 y5 ?5 u5 K1 w( I/ f6 ]2 }2 ? G- t% a2 A8 s. g* E" p* ~8 r2 i4 ?" f- G: d8 B) U/ y% f* F( Y. c, U' S- A6 T; Z& E9 [; j% g- c% b! n a. z$ O7 \9 i& \( C0 x. _; s/ h" w9 ~4 v* r; Y; g6 ~- l4 O+ V' E* d" g4 {( p3 s* O0 ]# M+ R+ E! U. l. i3 ^- v; u/ _; [2 P* y( ~1 H; @* e, H; s/ p+ s! r( L; }8 ^* Z5 t( P1 i. N; Q. K A, {1 ]# b5 _+ u& Y# ?% @7 M$ }: a# C6 G/ Z8 R, d' m5 H4 E, z4 s7 t S* p& p
# P( d0 |7 o5 m3 Z2 b+ n& w

1

" k6 D, h2 X; j0 y" R2 [. M8 i1 z

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

; p% j/ R6 |+ ^% A

2

n( ]% W: t9 X; s" g" s* }

报告的三大重点:简单、明了、具体

A; b3 m# n1 l6 M" v1 d# j$ d+ b# y6 ~

3

' d0 ]5 i6 d2 t. k0 H) K

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

; j/ ^9 c# r) P# i* S+ Y$ i

4

4 j- s+ w0 H3 `* ?8 y9 n/ O5 g

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

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/ p( H2 y- Y/ ~% `

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

9 m- L- R+ d W+ E1 |/ L

6

0 z7 E3 | w z. f& M, |, K

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

+ t" n. ~6 x5 \& }& E3 B) K

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0 j+ a4 {8 y' D$ ] [5 [ I* \

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

9 N" ^! W5 Z: q3 E0 i9 D

 

" C% e% k0 o* j- \1 a

【举例】

/ j. {* ^7 @0 r3 I* X

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

2 \9 f* \5 a' M% p

 

0 q8 @$ [. L* z8 q0 }1 s5 |

【本讲小结】

. y9 l" J; g1 I. h+ c7 w

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
" t& K/ A" C% M8 ^5 ^- T. L
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

$ W; ?( D6 g" D( R6 v, y

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

% r# ~* ^* n3 f" u

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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