邀请书的概念与结构

1、邀请书概念
( m! m: F1 F8 O3 N* k" Y. \　　邀请书又叫请柬或请帖，是为了增进友谊、发展业务，邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出，邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动，也会使用邀请书，作出正式的邀请。
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( E/ E' B. ]( k9 @4 z5 T+ Q　　2、邀请书的结构
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& R* ?6 s1 o3 W& v　　邀请书的结构一般由五部分组成：标题、称谓、正文、结尾和落款。
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　　(1)标题
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　　第一行写标题“邀请书”三字，并要居中。

) n8 u7 Y7 A( q$ \　　(2)称谓

　　换行定格写被邀请者姓名或单位名称。

　　(3)正文
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　　这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点，以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请，还需写明被邀对象和人数。
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　　正文应特别注明的内容：

5 N1 Q2 v' x: v　　附券：如有参观、文艺活动，或有礼品赠送，应附上入场券，或者领取礼品的赠券。

4 m* n3 a- y/ e. r　　宴请：如有宴请，应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样，并注明“席设”何处，以及入座时间。
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3 H: B6 |2 L+ v6 f& [　　特别提示：如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船，应交代路线及有无专人接站等。
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# c9 i3 u; q& o7 z& S6 y0 D/ b　　(4)结尾

2 Z$ O$ Y; ~& [) S2 O4 U9 {! ]　　结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意，一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。

# m# w" Z8 V8 |9 a　　(5)落款

　　在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章，个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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　　3、发信时间

　　通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，一边对方有所准备。“临阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。

5 s4 N* X! O( U1 }8 {4 j4 L　　4、实例示析：（学校庆典活动的邀请书）
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$ p( h, {5 V2 }! A. E! T, Z5 T　　邀请书
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$ R+ K6 [  f7 u　　××大学校长：

　　    今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时，在我校大礼堂举行校庆庆典。

6 [& C: ?* b" y　　敬请光临
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　　                                                 ××学校40周年校庆筹备组

" v# T' o5 X; W( q$ l　　                                                              ×年×月×日

　　5、对邀请的回复
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5 j7 ^9 I  s" `4 C& f: V　　对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后，无论接受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分热情。一般用第一人称，且必须签名。
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　　基本内容包括:

( y; m. @2 D+ y9 Q　　（1）感谢对方的邀请。
( L$ u+ `7 L- i
* l) J* o9 `! C　　（2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。

$ f) f9 s8 j$ s) Y9 J　　（3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。

　　如：

5 O5 J  Y& `+ o9 d0 u　　答复函
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　　××先生夫妇:

2 N' a. ^4 e$ X  }( Q/ o% f; P. R　　    非常感谢你们的邀请，我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。

& G% D+ |' Z  @, R　　此致

　　                               敬礼
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- w! Z! F# e% g: C4 H/ V% ]  v; E1 S3 |　　                                                       ×××

　　                                                    ×年×月×日

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