秘书工作中与人沟通协调的技巧

在人际交往中，沟通无所不在。所谓沟通，是指为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说，沟通不但是一种职业技能，而且也是一种生存的方式。作为一名秘书，想要当好领导的助手，除了需具备基本的专业知识和技能之外，更重要的是要做好沟通工作，不但能沟通，还要会沟通，也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用，这样才是一个合格的秘书。
. Z/ m: `' \  i0 }( m- D

6 L( s# a" m5 i' T　　秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类，一是领导，二是同事，三是群众。下面笔者结合工作实际，谈谈和以上三类人群进行沟通的一些技巧。
2 ^! |- q" G5 ~0 T4 U" q, h: @( d

8 r3 A8 I. V3 ~# E& @- m! |" }# x　　一、与领导的沟通技巧
% Q: `  H! r) R" [' i

　　穆罕默德曾经说过：“山不走过来，我就走向山。”对于秘书来说，要想当好参谋，就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格，在与他们的沟通当中，当然也要因人而异，特别要把握好以下几点：
' d0 o- U( ^: M7 Y2 B4 M
# ?+ {) D+ ]: h& `+ X$ u
! L+ w6 Z6 t( p! s. R, i7 X# z　　1、在与领导沟通时要认清自己的位置

/ E  D& B% r2 V: G" q! T2 ]
　　无论何时何地，秘书人员要切记自己是领导的助手，属于份内的事情要认真做好，除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结，在向领导汇报、请示、反映问题时，不发表有关领导个人的议论，不当传话筒，不说不利于团结的话。
6 a. u1 d. m& Z2 t( J
* }5 c& Y( j% i. S
　　2、与领导沟通时要学会未雨绸缪


/ n9 c+ W# k; U% v! z　　领导每天需要面对和解决的事情很多，为了提高沟通的质量，秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟，对领导的工作日程也要有个清晰的了解，还要对领导的心情做个大致的揣摩，这样既能节省时间，也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通，往往会事倍功半，不但达不到沟通的目的，反而会使领导对秘书人员产生反感。

& R  ~. N, e! f6 _) M9 |
) }6 u$ |2 {" O# L- a　　3、针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法

! T6 `9 C/ ^6 |% G
　　秘书平时在与领导的接触中，要学会观察，学会总结。针对不同性格的领导，找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时，秘书人员可能会觉得对方难以捉摸，这就需要秘书人员善于观察，从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；凡是领导交办的事务，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处一段时间后，就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人。因此在与他相处时，可以大胆地提出自己的想法和建议，恰到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力，所以只要你的建议可行，他都会支持你。在和这类领导相处时，除了要扎实稳妥地办事之外，还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”，尽管他爱才惜才，但是如果表现过头，会让这类领导认为你是在故意卖弄，反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业、多思考、勤学习，加上巧妙使用沟通的技巧，那么我们就能从容面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导，最好的办法就是选择离开，因为和这种类型的领导相处，不仅会感到沟通是件异常困难的事情，而且工作上也会带来很多意想不到的麻烦。

+ S8 u2 P) t3 T/ g% M
. v' x4 l6 ?! d" \) i　　二、与同事的沟通技巧
1 {; S1 D0 t$ ?

7 u, b: U" l- q7 h- y7 [6 D* t4 t　　在一个单位里面，秘书除了要面对领导，更多的时候是要面对各位同事。为了使各项工作顺利开展，秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点：
' n! y1 P- ?' G

　　1、尊重他人，随和待人
' y9 Y$ i4 V% O9 a) _
. T' U; u( c2 E8 v6 n8 ]
　　每个人都渴望得到别人的尊重，尊重别人也就等于尊重自己。所以，在与同事的接触中，秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待，千万不要因为对某个人有意见或看不惯，就不屑于与其说话，这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围，使工作顺利开展。


! r( W: N: K! `$ Y( U' Z" C6 Y' i& I- E　　2、讲究诚信，宽容待人
: i: u" e9 @/ d6 }0 Q5 L) i3 B
1 E1 ?# r0 W3 D6 l& o, q
, g- Y! u8 D. P  L7 `! y　　诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时，要树立“诚信第一”的观念，答应别人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某种原因没有做到，也要诚恳地向对方说明，取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病，不能挖苦讽刺；对于听到的一些关于议论自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这时，要学会主动找同事和解，只要真诚地向对方解释清楚，相信一定会赢得对方的理解。总之，宽容是一种美德，它会让周围的人更加尊重你。
! O# T, T; |6 f& H" D% u

　　3、做老实人、说老实话、办老实事
5 ~& R( T7 N+ d* e. \
+ G  W- ^% \% r  r; N0 F2 h
! f2 ?0 O, O6 q; @　　很多人认为秘书是领导身边的人，不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会，就必须在和同事的相处中，坚持实事求是的原则，有多大能力办多大的事情，不要高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。

: x2 b7 G* j% u! o
8 w6 P9 q% d( \; o　　4、关心他人，有良好的协作精神

, G3 G; [, s% \2 `
4 U1 o5 t$ Y. W　　要想和同事很好的沟通，就要善于在“情”字上下功夫，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时，要耐心地解答，做到知无不言，言无不尽；同事在生活中遇到了难处时，要在精神上或者物质上及时给予帮助，使他感受到温暖。某些工作需要与同事配合进行时，要学会主动承担责任，不斤斤计较。这样，会让同事认为你是一个很好的合作伙伴，从而愿意与你共事，工作的效率也会提高很多。
- h# ]/ T! V, U' R2 h
7 e2 |/ g; {, Q( d/ D
+ r  n; J; u; R4 @( ^　　三、与群众的沟通技巧


　　办公室是一个职能部门，经常要接触来访或办事的群众，秘书与他们沟通时要把握好以下两个原则：
$ W* T1 p  Y5 d1 s/ w* e5 A: e& g- {
. i  p7 F* {! w$ q$ r4 `/ n) [1 }
; k4 g: }: X; @　　1、注重礼仪，微笑服务，态度积极
( q9 H2 }# [# X! s) G& W, }

7 [: t7 f) L( S$ Q: ]+ S" V+ q　　由于办公室代表着一个单位的形象，所以秘书人员一定要注意自己的自身形象，包括穿着打扮、说话的语气和用词。无论来访者是何种身份，秘书人员都要笑脸相迎，给来者留下美好的第一印象。要主动询问来访者的来由和目的，尽可能地帮他们提供相关的服务。在接听电话时，要主动问候来电者，并询问他所要找的人或所要办的事，语气要平缓，不能生硬。必要时要准确记录来电者的重要信息，并及时帮他转达或办理。


3 N$ M3 G4 e% P" Y+ F　　2、耐心地倾听，积极地协调


　　办公室常常会遇到一些带有负面情绪的来访者，这时秘书人员首先要做一个忠实的听众，允许他们把心里话发泄出来，从中找出问题的症结所在。可以办理的，要与有关部门积极地协商，及时给予解决；因种种原因不能办理或无法解决的除了稳定来访者的情绪外，还要动之以情，晓之以理，耐心地向他们解释清楚，尽可能地使他们满意而归。对于那些不讲道理、故意刁难的来访者，最好的办法是使用缓兵之计，委婉地劝说来者先回去，了解情况后再说。

  ]$ p, u1 |  e
　　总之，秘书的工作比较繁杂，要想当好秘书这个角色，就要学会处理方方面面的关系，也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时，更加游刃有余，还会使一个单位的整体形象在无形中得到进一步的提高。

很深的体会，学习下学习下