 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
/ I/ g* ^: f; R" o" r, |9 G 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
1 @; I* e% a; p# V& u! `9 a6 D4 s一、分步安排，按序进行
+ H. N1 I; K2 n) y6 e) [, l. f 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点 1 r4 j8 {9 F4 Q5 O' z: t' \+ r o
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
1 f2 ?. d5 t- |4 U8 [$ R1 G$ c/ D( f 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
- y# Y+ o) J3 Y 口头汇报提纲（可根据需要增删）
( y! _7 {+ k1 K( ?' I1 E6 ^9 {0 j 一、情况分析 ' Y, s" [) ]7 ~2 T
㈠听众
' w0 ^/ X0 L/ z1 b1 s ⒈人数？ * ]5 Q' h J( N0 P& X! W0 ?
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ $ P1 Y4 \; o3 z3 a& r. O' K
㈡目的与种类 - T$ N+ \1 F% u( F" g
⒈通报情况？ / b2 m0 M" i6 B- ^1 C7 ?8 z
⒉形成决定？
6 F7 R$ g% K6 V, N+ {8 F8 A c ⒊审查重要细节？
! ~/ e% }; [2 Y& ~2 a$ L( X. E ⒋协调统一行动？
0 x: }& F$ D4 J0 W2 @! i ㈢主题 7 N8 N6 g/ b0 w
⒈具体题目是什么？
7 y' d8 S. g2 O4 | ⒉涉及多大范围？
- f; D: V7 o2 U S ⒊拟用多长时间？
3 y/ H+ r0 q8 f: P& F4 E ㈣设备 4 f& H) m- W# {0 y- z
⒈汇报在何处举行？ ; N) s& x+ S0 z& f- ]( b0 j
⒉需要作什么安排？
0 r8 n' e% B2 m4 t0 x5 D* _) E @5 } ⒊视听辅助器材有哪些？
0 C, ?7 ?# k- ^& D3 b7 v7 f' N ⒋有何不足之处？ - r ?) M% }5 G+ ^5 i% D5 w/ e
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ + h* k. H/ W3 x% c
二、写出初稿 ! o: ?, L, u7 x* P
㈠搜集材料 ( t9 v& C4 ]3 ]3 S# U" ?, A
⒈认真研究。 2 J6 i0 Y9 e B
⒉熟悉主题。 + @$ X" j1 I# V, Y
⒊搜集权威性意见和事实。
$ V E2 R5 j, ]. e1 U7 Z J ㈡草拟初稿 | 
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