
# a; t2 S- _! e! k+ b 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实,寻求理解,明确形势,制订决策意义重大。但在实际工作中,由于其形式灵活,内容多变,时限不定,常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料,熟记各种事例,胸有成竹,能够做到出口成章,却不料汇报中往往出现事理不清,混乱罗嗦的现象,影响了汇报效果。要避免这种情况的发生,很重要的一条就是事前精心准备,编写详细的口头汇报提纲。
: } j$ ]8 X/ e/ q$ B/ j/ b 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求,如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等,还需要做到以下三点。
- u V+ i- d. }; k K0 p- U9 {一、分步安排,按序进行 0 M. M! @' W/ H7 p0 q
口头汇报可分四个步骤进行,第一步是分析听众与场合。要明确:什么人听汇报?为什么听汇报?听众对所汇报的问题了解多少?希望汇报者汇报什么内容?从这些问题出发,汇报者必须了解汇报的目的,是要介绍情况,还是要提出建议?是审查某些重要细节,还是做出决策?同时,必须了解汇报的时间,由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行:搜集材料,吃透主题,突出要点,将要点按逻辑顺序排列,提供论证要点的资料与数据,选择视听辅助器材,审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解,要简短,不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问,但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后,要拟定一份备忘录存档,记录汇报的主题、日期、时间及地点,以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记,要记录建议及是否批准或修改的情况,并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的,提纲编写应依序进行。 5 M8 i, \; N% M2 b
二、主次分明,突出重点 ) l/ G# n4 @) B+ ]1 A' a
口头汇报的时间一般较紧,在有限的时间内说清问题,就必须突出重点,防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上,要求对关键问题详加解说,单独列条列项,保证说深说透。在具体步骤方法上,也应突出重点,如突出分析情况与编写初稿两个环节,就能做到事半功倍。 / s0 F C; o, A
三、考虑周全,有备无患
. H/ j8 q: i7 q4 Y 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写,还涉及一些单位、个人,需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的,综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材,写明怎样安排试讲,谁作最后的审查等,要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏,有条不紊地进行,确保汇报一举成功。 ) @/ U/ q9 _! d- A& I$ ?
口头汇报提纲(可根据需要增删)
9 }1 a8 E5 m$ F" i 一、情况分析
! {/ W4 v! c0 d% r" V1 a ㈠听众 # ^, i ] ~; W a; [
⒈人数? & j/ z1 K$ ]; c
⒉特点:⑴听众由那些人组成?一个部门还是几个部门?⑵有那些上级领导?⑶他们的正式职务?⑷他们在何处任职?⑸他们对汇报的问题有多少了解?⑹他们是专家还是一般人员?⑺他们关心什么?⑻他们偏爱什么?⑼预期的反映是什么?
1 ~5 E0 R8 C4 O, O/ |) W3 N ㈡目的与种类 : M$ J: @1 n7 A) Q; [8 H4 p7 u
⒈通报情况? ' o2 R1 v8 }6 H8 v) z& |: c7 Y, `
⒉形成决定?
2 k- |# }, p7 z+ y$ r" K+ x- v! ~ ⒊审查重要细节?
2 S5 ^# m6 t+ J1 e ⒋协调统一行动? 2 v. [) l+ p- ~5 I, l; l
㈢主题 % Y. S1 r5 b# T: T, t" a: z
⒈具体题目是什么?
+ |; N/ ^. ~9 c. f9 H& P9 U- H ⒉涉及多大范围?
& z8 W. G% A8 @, {8 n5 ? ⒊拟用多长时间? 4 W, @! ~) r g" n3 `
㈣设备 # w8 V, _: T2 P1 Q( @( X
⒈汇报在何处举行?
9 Z X3 l% ~+ L7 H4 @& H3 O ⒉需要作什么安排?
3 m) ~ D+ o. K% Y ⒊视听辅助器材有哪些? 2 K; }+ {. p1 t3 n
⒋有何不足之处? . j1 P8 h' H: Q' l
⒌需要采取什么措施克服不足之处? ) }" p( \4 T9 b# u
二、写出初稿 / ~' `* F! }' M( g
㈠搜集材料 * G; {. Y, b$ R2 f' O2 }$ P! q( M
⒈认真研究。 0 d0 z. Y/ _, x% M
⒉熟悉主题。 7 G2 h$ s* n- N% x- G7 L; Y
⒊搜集权威性意见和事实。 1 U, x7 |+ K! a3 B1 B# W: {
㈡草拟初稿 |