关于公文规范化的几个问题探讨

　　国务院2000年8月24日新修订发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第二条明确规定：“行政机关的公文，是行政机关在行使行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文本，是依法行政和开展公务活动的重要工具。”由此可见，公文是国家实施行政管理的重要工具，是各级行政机关处理公务、管理事务的有效手段和方式。公文作为一种行政文书，最重要的特点就是行文的规范化、制度化和标准化。从近年来审计机关公文运行的情况看，总体上公文的规范化、制度化和标准化程度在逐年提高，公文运行的严肃性和时效性也在不断加强。但是也有不少单位和部门制发公文，没有严格按照有关规定和要求去做，而是各行其是，制发公文存在很大的随意性，造成公文运行的不规范，不仅影响了公文的严肃性，也影响了审计机关的行政效率和对外形象，因此必须引起高度重视。

5 c% j( ~# z& k　　一、公文规范化的重要意义
& z9 @) {- h* `# {% [
　　所谓公文规范化，简言之，就是要按照既定的规则和标准来制发公文。就审计机关而言，既定的规则和标准主要有：《国家行政机关公文处理办法》、《审计机关行政公文处理办法》、《国家审计机关公文格式》、《甘肃省实施<国家行政机关公文处理办法>细则》、《甘肃省审计厅实施<国家行政机关公文处理办法>细则、《国务院公文主题词表》、《审计署公文主题词表》。以上办法和细则，是实现公文规范化的重要依据。为什么要强调公文的规范化和标准化，实现公文规范化和标准化有什么重要的意义？概括起来主要有以下五个方面。
- A, W8 K1 U& r  R2 g* o
7 _( ~8 x8 U) X' L　　（一）实现公文规范化有利于充分发挥公文的作用。公文的作用主要是传递信息、反映情况、指导工作、记载事项、约束行为。公文运行不规范、不标准，往往会影响和妨碍其作用的有效发挥。比如在一份公文中，如果主题表述不明确，就会使人无所适从，不知所措；如果主题错误，就会使人误入歧途，给工作带来麻烦，甚至造成损失；如果文种选择不当，就会闹出笑话，达不到预期的行文目的。所以，实现公文的规范化和标准化，对于充分发挥公文的作用至关重要。

　　（二）实现公文规范化有利于全面提高工作质量和效率。高效有序的工作，是完成任务、实现目标的重要保证。我们各项日常工作的开展，都离不开公文这一工具。如果公文不规范、不标准，其作用就得不到有效发挥，势必影响工作的质量和效率。如前所述，如果一份公文的主题不正确，就会把工作引入歧途，必然影响工作的正常开展；如果文种选择不恰当，就达不到预期的目的，必然延时误事。所以实现公文的规范化和标准化，既可以保证工作的顺利开展，也有利于提高工作的质量和效率。
3 K0 C& L8 P- P: j. \( g. G
& j, h5 N$ @5 N　　（三）实现公文规范化有利于简化公文处理程序。随着经济社会的快速发展，社会各界对行政机关的办事效能提出了新的更高的要求，作为行政机关处理公务、管理事务的公文，其发展和改革的方向也必须要求走向简化，而实现简化的一个重要途径就是实现公文格式的表格化（模块化）。现在我们的许多公文，本来可以简便处理，但是按照公文写作的要求，都要按例行的起、承、转、合来进行，不仅浪费时间和笔墨，同时也造成校阅不便，处理麻烦。其实一些公文完全可以印制成简单的标准表格、标准模块，按需填写，这样既可以花费最少的时间、用最小的篇幅表达最多的内容，又简明扼要，使人一目了然。当然，公文格式的简化和标准化，其基础和依据首先是规范化，只有公文在各个方面实现了规范化，才能删繁就简，规定出统一的标准，制定出统一的表格（模块），从而简化公文处理程序。这样不仅简化了公文，同时也减少了公文。

　　（四）实现公文规范化有利于加快公文运行的现代化步伐。实现公文运行的现代化，是新形势下行政机关更好地履行职责、提高效能的必然要求。只有实现了公文运行的规范化和标准化，有了统一的标准、统一的表格（模块），根据科学技术的发展和工作需要,对公文进行自动化处理，才能加快公文运转的速度，进一步提高工作效率，也才能真正实现信息资源的共享，加快公文运行的现代化步伐。
6 p* U, J. ]6 N3 N* \
　　（五）实现公文规范化有利公文的归档管理和检索。当公文运转特别是公文格式规范化、标准化之后，我们就可以按照公文的属性进行科学分类，建立公文的分类体系，这样就可以采用计算机或其他现代化设备对公文进行归档管理，一方面可以大大减轻公文档案工作人员的劳动强度，另一方面，便于提高公文检索处理的速度和能力。从这五个方面来讲，实现公文规范化是大势所趋，意义重大，十分必要和迫切。
$ W2 D# C# P5 o  z( d8 D) I+ o
2 h5 _' N0 t5 c: g" E3 u- r- ~  ?% H9 c　　二、日常公文处理中的常见错误
% S" L1 [+ f7 i: X) _1 `7 [& v
　　根据国家质监总局1999年12月发布的国家标准（GB/T9704-1999），公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等18个部分组成。现就一些重点部分常见的错误举例作以分析。

3 ?0 z6 U. T7 v　　（一）眉首部分（武文线<红线>以上部分）。

# \* v( [- a% D5 o' T" Y1 S    1.发文机关标识。即“ⅩⅩⅩ文件”。总的原则：下级机关应小于上级机关。如：“甘肃省审计厅文件”这个标识应小于“审计署文件”。

' P" e. w2 ]  D# J3 l, \# q    2.发文字号。也就是机关代字。其结构形式是“发文机关代字+年份+序号”，居中排列。如：“甘审发〔2011〕21号”。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，有时候左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而我们的有些文件经常用方括号“[]”，如：“甘审发〔2011〕21号写成“甘审发[2011]21号”；函的发文字号应置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将函的发文字号置于武文线之上，有的标识时没有右顶格到边缘，而且滥用“发”、“第”字。函的发文字号一般都是“××函×号”，而不是“××函发×号”或“××函第×号”。
$ w7 h( X, A1 t# a+ i1 ?
# Y$ z: a, n) |+ F7 w　　3.签发人。一般情况下，上行文都要标注“签发人”。但是有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如：“签发：×××”或“×××：签发”；还有的签发人的姓名字体不是楷体。规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。另外，上行文的签发人一般都是单位主要负责人。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。省政府办公厅和审计署办公厅严格要求下级机关上报的上行文，签发人必须是单位主要负责人，确因特殊情况主要负责人不能签发而由其委托的领导或分管领导签发的，要在签发人后面用括号注明：（此件已经×××审阅<同意>）。

　　4.武文线（红线）。主要分两种：一是党的文件，武文线中间为一红色五角星；另一种是行政公文，武文线中间没有其他标志。

　　（二）主体部分。
# c! G2 N) |' Z5 u
- }9 m4 z/ [$ H- F+ e2 v　　1.标题。规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”。如：“中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定”。有时也可以是由“两要素（事由和文种”构成，或者只由“文种”构成。但由“两要素”或只由“文种”构成的，一般应该是下发的带有固定版头的公文。公文标题中常见的问题：一是字体和字号不规范。有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。国标格式规定：公文标题用二号小标宋体字。这种情况我们经常在各单位送到办公室审核的初稿中见到。如果长期这样下去，一方面会给办公室的核稿带来不必要的工作量；另一方面，也反映出这个单位对公文规范化的极不重视。二是标题中滥用书名号等标点符号。《办法》规定，标题中除法规、规章名称加书名号外，其它一般都不加书名号。这种情况我们的一些公文中也经常出现，有的单位报送年度工作总结时也用书名号括起来。如：“××市审计局关于呈报《2011年度工作总结》的报告”；有的还在标题中乱用顿号、逗号等标点符号,显得不伦不类。如：“××市审计局、××市财政局关于加强审计专项补助经费管理的通知》”，两个发文机关之间不用顿号，而应采用空一格的办法解决。另外，在转发公文时，标题中一般也不用书名号和其它标点符号。如：“××市审计局关于转发市政府办公室《关于做好抗震救灾工作的紧急通知》的通知”中的“《》”就不应该使用。当层层转发公文时，尽量不要弄成××关于转发××关于转发××通知的通知的通知，显得非常臃肿，可直接转发最上一级。三是文字累赘。如：“关于请求解决××××的请示”，后面有请示，前面用请求就是多余的，正确的应为“关于解决××××的请示”。

　　2. 主送机关。《办法》规定：“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化的简称或统称。”如：“国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知”，主送机关为：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，采用统称写法，既简洁又明确。而有的公文主送机关标注不明确，违反文种的有关规定，严重影响了公文效应的发挥。比如以下三个例子：
1 H4 ?: |1 }- C' d: |
　　①“××市人民政府转发市审计局关于进一步加强审计工作的意见的通知”，主送机关是“各有关单位”。这个公文有两处错误：一是市审计局是市政府的组成部门，市审计局的文件要以市政府的名义印发，应该是“批转”，而不是“转发”；另一个错误是主送机关不明确，不知道文件要发给谁，由谁来办理。
, u& M! k5 s1 U0 C% T" Q$ x; l
　　②“××市审计局关于修建办公楼的请示”，主送机关是“××市地方税务局、城建局、规划局、国土局”。属多头主送，违反了“请示一般只有一个主送机关”的原则。

　　③“××市审计局关于解决审计专项经费的请示”，主送机关是“尊敬的××市长”。违反了“公文不得直接呈送领导者个人”的原则。

　　3.正文小标题。《办法》规定，公文正文内容的结构层次一般分为四级：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。大家要注意，《办法》规定的序数词的写法，其中第一级的“一、”，右下角是顿号，第三级的“1.”，右下角是点号，而第二级的“（一）”和第四级的“（1）”，右下角都不带标点符号。在我们的日常公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。

　　第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句末无标点）；

　　第二层次为：“（一）……”（作为小标题时，句末标点可有可无）；

　　第三层次为：“1.……”（无论是否作为小标题，句末都要有标点）；

　　第四层次为:“（1）……”（无论是否作为小标题，句末也必须有标点）。
5 Q. P$ z, @3 P5 k+ v
　　国标格式规定，正文中第一层次的标题使用3号黑体字，第二层次的标题使用3号楷体字，其他层次的标题和文字一般都用3号仿宋体字，每个页面排22行，每行排28个字。
" C5 E6 L# h) G4 k* K9 ~0 _9 P7 N. p
: ~6 D# o! e8 O+ Y' w9 H! }3 q　　3.引用公文。在公文写作中，常常引用公文说明行文依据。正确引用公文是公文规范化极其重要的一个环节。《办法》规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”。有些拟稿人员对这一规定没有很好地掌握运用。如:“根据省政府办公厅〔2011〕112号文件《关于××××××的通知》要求”，其引用文号的方式是不符合规定的，正确的引用方式应为：“根据省政府办公厅《关于××××××的通知》（甘省办发〔2011〕112号）要求”。

　　4.附件。公文如果有附件，在正文下空l行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如果有序号，使用阿拉伯数字标识。如：“附件：1．×××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识要一致。如果附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件。附件常见的问题是没有与正文空开一行，附件名称后加句号，或者没有在附件左上角标明“附件”或“附件×”的字样。
' L" V0 ?5 x& A( k9 N
　　5.成文日期。《办法》规定，公文的成文日期应以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人签发的日期为准。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到一行的空白。如果空白过大，就容易被加入其他内容做假。但在实际操作中，一些公文的成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题就是单一机关制发的正式公文，在落款处不署制发机关名称，只标识成文日期，用汉字将年、月、日标全，包括单位、部门向领导送呈的介绍信、白纸上递交领导签阅的文稿，如果盖章就不必在落款处署单位或处室的名称。如果是党委、党组的文件，成文日期要用阿拉伯数字。如：“2011年l1月9日”。这也是党的文件和行政公文的一个区别。
- n- Y& a& v: s. ]  t" w, d- U
& y4 _2 J* ~4 M# ]　　6.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下要压住成文日期的年和月。常见的问题是印章不清晰，不居中，不端正，或上压正文，下没有压住年月等,还有的将印章盖到成文日期之外。
7 J/ V0 s- o' b
     7.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注。附注用3号仿宋体居左空两字加圆括号在成文日期下一行标识。如：“（此件发至县级审计局）”；请示需要标识联系人和联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。

, }3 r  j& n% B（三）版记部分。
6 e" k2 B( M7 F) Q/ C
　　1.主题词。作用：主题词的作用是让公文主题进入信息数据管理系统，以便于检索，提高文书资料管理工作的效率。常见的问题是：主题词和词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识，“主题词”三个字用黑体，词目用小标3号宋体，词目之间空一个字。主题词标引的基本要求：按照“先内容后形式”的顺序排列词目，词目一般为3－5个，但是不能简单地从标题中提取，不得自造主题词表中没有的词目。主题词标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如：“国务院关于加强水土保持工作的通知”，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上反映文种的词“通知”。目前，审计机关常用的公文主题词，审计署专门印发了审计机关公文主题词表，各单位应严格遵照执行，决不能随心所欲，自造主题词。对于一些主题词表中没有列入，但确需标注的词目，应在词目后面用“△”注明。如近几年我们常用的“灾后重建”这个词目，就属于这种情况。

# r7 J9 m; q. w% E% ]　　2.抄送机关。常见的问题是：有的公文将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多，回行时顶格，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是最后一个抄送机关后不标句号。

　　3.印发机关和印发时间。印发机关和印发时间在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的公文经常将二者左右顶格。

　　（四）印章与正文同页。
' g! J0 ]3 y' X' k4 c  E2 \  \. o
　　《办法》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距和字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决”，这些都需要我们在实际公文处理中特别注意，以免出现错误。
0 ]# E0 `9 {% x. x! {' `
　　（五）公文组成部分

　　1.排版装订。公文用纸应采用国标A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存在的问题主要是页面排版不整齐，每页行数和每行字数不一致，左侧明订、坏订或订位不正等。

1 ]6 {- p! f! i5 {2 \2 [# |　　2.页码。页码置于版心下边缘占一行，左右各一条4号一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字，目的都是为了方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。
  ~6 S& \$ J* l* q) S" ^
　　3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往会隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格，这是不允许的。

　　（六）其他常见的错误。
2 H& m% |. n2 z1 ?: `- P# p
　　1.数字。一般情况下，在公文中表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等的数字，都要使用阿拉伯数字；除成文日期外，年月日也应用阿拉伯数字，“1999年”不能简写成“99年”，“5%-6%”不能写成“5-6%”，“50万-100万”不能写成“50-100万”等。而在表示结构层次的序数、词、词组、成语、惯用语、缩略语以及具有修辞色彩的语句中，作为词素使用的数字都应该用汉字。表示数字的单位和小数点后的位数应当前后一致，比如一个公文中，资金额用“万元”就要通篇用“万元”，小数点后保留两位小数，就要通篇保留两位小数。另外，概数要用汉字表示，中间不加顿号，如：“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等等。
3 y) S, b$ h( _, W: F+ U
　　2.计量单位要使用法定计量单位。如：“平方米、公顷、公里”等。

　　4.非本世纪的年代，应将所属世纪写清楚。如：“20世纪90年代”，不能写成“90年代”。

4 ~0 l+ E3 _! |8 ^! m7 G　　5.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名称均应写全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为了方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
' l$ z, e2 A* d, o
　　6.时间。公文中要尽量避免使用一些交待不清楚的时间概念。如：“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如果出现历史朝代年号时，同时要加注公历年份。如：藏历阳森龙年八月二十六日（1964年10月1日）。

$ n/ W: _! i2 b' g: B　　7.标点符号。有些公文中将间隔号“·”写为点号 “.”。如：将“ 5·1 2汶川地震”写为“ 5.1 2汶川地震”；还有的连接号使用不规范，如：“ 2011 年 2 月 2-6 日”，使用连接号，应占一个字的位置，上下要居中。
1 Y# |  K  s& b
) \' t3 F- Y" R  V/ ]　　三、几种易混淆使用的文种

0 x5 u1 {- e, J　　文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”13类14个文种。对于文种的选择，应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、以及行文关系来确定，不得混淆使用。但在日常公文处理中，经常会出现以下几组文种混用或错用的现象。

　　(一)请示与报告错用

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

　　六、推动公文规范化的几点建议
5 |5 D& o, l; L2 a* u5 g5 K# U
　　（一）提高认识，增强做好公文规范化工作的自觉性。一方面，各单位的负责人不仅要在思想上高度重视公文处理工作，而且要在实践中带头自觉遵守公文处理的相关规定和办法，注重加强对本单位公文处理工作的领导和检查，切实维护公文的严肃性和权威性；另一方面，具体从事公文办理的人员，要以高度负责和精益求精的态度，认真做好公文规范化工作。要经常通过各种有效形式，学习宣传公文处理的有关规定和办法，及时掌握公文规范化的要求，积极推进审计机关公文规范化工作。

( p) l; i: n. ?" j6 j% |  X　　（二）加强学习，提高公文办理人员的整体素质。提高公文办理人员的整体素质，是实现公文规范化的重要保证。古人说：德能正其身，才能胜其职，笔能成其文，言能明其义。只有加强学习，全面提高公文办理人员的整体素质，才能为实现公文规范化奠定坚实的基础。首先，要通过学习加强思想政治建设。公文办理人员要刻苦学习党的路线方针政策和有关法规政策，不断提高理论素养和政策水平，树立正确的世界观、人生观和价值观，从理论上认识公文写作的规律，本着对党、对事业高度负责的态度，做到干一行、爱一行、钻一行、精一行。其次，要通过学习加强业务能力建设。要认真学习公文处理的有关知识，系统了解审计机关各类公文的格式和特点、具体规范和要求。同时要勤学苦练，虚心借鉴消化，取长补短，掌握写作技巧，减少摸索时间，不断提高公文写作的质量和水平。
7 ^  h! o6 k* n9 h
  }( d# u+ y/ ^　　（三）完善制度，保证公文规范化建设取得实效。俗话说：“没有规矩，不成方圆”。实现公文规范化，必须要有健全完善的制度作保证。近年来省厅结合审计工作的实际，制定了许多规范公文运行的制度办法，在全省审计系统办公室主任会议上，办公室也汇总编印了综合性的册子，应该说是比较全面的。各单位应该认真组织学习，按照有关规定严格执行和落实，坚持按规章制度办文，使公文运行有章可循。另外，各单位也要积极建立公文规范化的目标管理和岗位责任制，突出“岗位”，强化“责任”，使公文处理人员任务具体，职责清楚，奖惩分明，使公文制发的每一个环节都井井有条，环环相扣，推动审计机关公文运行向着规范化、制度化、标准化的方向发展。

6 y/ |* j3 f. c　　（四）严格要求，加强对公文规范化的管理。一要照章办事。从公文的起草到审核、审签、印发，都必须严格按制度和规范办事，明确各环节的权限和责任，严格运行程序。审计厅办公室也将继续按照厅党组的要求，定期不定期地对各单位公文运行情况进行检查和通报，着力改变过去只重视公文内容而忽视公文格式的做法，把公文格式是否规范作为审核的重要内容。二要强化审核。一个单位的公文水平，很大程度上代表这个单位的工作水平，如果公文审核不过关，可能导致签发的公文出现这样那样的错误，从而影响整个单位的形象和权威。公文审核不仅仅是办公室的事，也不仅仅是秘书人员和副主任、主任的事，而是人人有责。从起草人员到承办单位负责人，再到办公室秘书人员和副主任、主任，一直到分管领导和主要领导，对公文审核都负有重要责任。因此，在公文审核中，从内容、文种、格式到运行程序，都要按照职责范围，层层把关，一级对一级负责。特别是承办单位的负责人，要以身作则，对公文文稿要认真对待，仔细推敲，绝不能有等、靠、要的思想，绝不能匆匆过目，草率签发，要切实负起第一审核人的审核责任，严把公文运行的质量关。文/杜明诗

　　公文处理和写作能力是机关工作人员必备的一项基本技能。与其他文体相比，公文具有特定的体例和处理程序。我们在公文写作中，除了在要遵循一般文体的写作规律和语法要求外，还必须符合公文写作的特殊要求。
' z! e9 R2 F% i! }9 B& O, [$ `
; m& K! _& D8 R  z# B4 k6 R+ p9 [4 V　　下面，针对平时公文审核中发现的一些常见错误，并参考其他教材中的一些资料，介绍一下公文处理和写作中应注意的几个问题。

　　一、公文处理程序方面应注意的问题
" _( ~+ Q; u' m2 R( N& X# V
- N: M+ ~8 v& x5 G　　（一）杜绝文件倒流。所谓“倒流”，是指在发文过程中，文稿送审是逆向运转，各部门起草公文后不按照规定将文稿送办公室核稿，而是直接送单位领导签发，然后再退办公室处理。这样做一方面削弱了办公室对发文的把关作用，影响了公文质量；另一方面也给单位领导加重了负担，因为对于未经办公室把关的文稿，有时难免有这样或那样的错误，单位领导势必要花费很大精力去审改一些文字性错误。
: a* T! i6 s) ^% g
　　（二）避免体外循环。公文的体外循环是指收文不通过办公室而自行处理。部门收到或参加上级会议带回来的文件，不送办公室统一登记和分办，而是自行处理或直接送某单位领导批阅。或者是在公文传阅过程中，一个部门阅完文件后不退办公室，擅自给其他部门传阅（“横传”）。这样会削弱办公室作为公文处理的枢纽地位，不利于办公室掌握公文特别是重要公文的来龙去脉和办理进度，同时也有可能会造成责任不清。
5 }1 N! Y6 t9 e' l0 x% ?
　　（三）理顺行文关系。行文关系不顺的主要表现：一是单位发文、部门发文不分。根据规定，部门发文只能上报上级对口部门，不能直接对上级行文；也不以单位的名义对上级的职能部门行文；部门（办公室除外）不能对外正式行文。二是越级行文。三是向领导者个人行文。四是党政不分，以行政名义发出的公文夹杂党务方面内容，或对党的部门提要求。或是党的文件对具体的业务工作进行部署。
2 T8 V- v' `$ F6 u! x% g9 a/ q
　　（四）事先协商会签。公文中涉及其他部门业务的，要主动进行协商会签，部门之间就有关问题没有形成一致意见前，不得分别各自下发文件。

; t4 L0 G+ k1 o　　二、公文内容方面应注意的问题
) d! _; {% v" M' x
　　公文写作的基本要求是，内容要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规；要全面准确地反映客观实际情况；要思路清晰连贯，结构严谨完整；语言文字简练，详略得当；文种使用要恰当；文中没有语法错误和错别字，标点符号使用正确等。公文在内容方面常见的错误大致有以下几个方面：
7 A& ~; Y$ o) ^' K3 r) \
$ E7 H! |3 F( }( n$ d　　（一）政策性错误。不合政策、法规，或文件本身前后矛盾、存在漏洞，或是超越职权范围。
# N" h% ^  g: c9 R2 V
: @1 l7 @# \) L9 c& }　　（二）长篇大论，语言重复。有的业务部门给上级的报告有七八千字，语言不简练，拖泥带水，前后重复。或者是画蛇添足，浪费笔墨，一篇请示，说明困难，讲清理由，请示问题后，又接着发了一番议论，表了一通决心，这就属于画蛇添足。还有的公文缺乏针对性，没有新东西。提出的要求比较虚，比较空，缺少具体的目标、要求和措施。
0 i, c7 M. ~) k( |  G
　　（三）文种不分。主要表现是请示与报告不分；工作报告与调查报告不分；会议情况报告与会议纪要不分；通知与通报不分。尤以请示与报告不分的现象最为普遍，有的甚至用“请示报告”。

　　请示和报告虽同属于报请性上行文，但却是两个不同的文种，在实际使用中要把它们区别开来，不能混同乱用，二者的区别是：

　　1、行文目的不同。请示是为了解决具体问题请求上级指示和审核批准的，必须批复；报告多为上级了解和掌握情况，沟通上下级联系，大多不需回复(有些报告也批转或批复)。
) j5 k' B1 r) Y9 o
　　2、写作性质不同。请示是请求性公文；报告是陈述性公文。

　　3、行文时限不同。请示必须在事前，得到上级批示后才能行动；而报告在事前事后、事中、事后均可。
4 c4 u5 |* ?! T. Z$ ^
　　4、内容含量不同。请示只能“一事一文”“一事一请示”；报告一事、数事均可。

　　5、正文构成不同。请示由请求起因、请求事项与要求构成；报告由报告目的、报告内容和结束语构成。
0 s- ^! G+ Q) @, \3 R& q
& ~" L1 {0 {8 v- g　　（四）语法、逻辑错误。公文中出现语句不通顺，也就是所谓的“病句”。

& E7 P* x, |0 p　　1、用词不当。
$ D9 T* n0 X3 u. E
　　（1）搭配不当。搭配不当指句子成分之间搭配不当，主要有主谓搭配不当，动宾搭配不当、定语与中心词搭配不当、状语结构搭配不当。例如：
! }9 P1 ~* f4 o" a" S* X8 Y
　　（2）关联词使用不当。
8 g' q6 P/ [0 W
8 j% j" P5 Z6 ]6 T　　常用关联词：“虽然……但是……”（转折），“只有……才……”、“只要……就……”（条件），“如果……就……”（假设），“因为……所以……”、“既然……那么……”（因果），“既……也……”（并列），“或者……或者……”、“与其……不如……”（选择）、“不仅……而且……”（递进），等等。如果关联词语选择或搭配出现错误，会造成句子的意思发生变化。

* V( k( z# q" ^! o　　（3）褒贬不分。有些词语带有一定的感情色彩，凡是有积极意义的和表达某种正面的肯定的语气或态度的，称为褒义词，反之，属于贬义词。不带褒贬色彩的叫做中性词。有的句子中会出现褒贬使用不恰当的错误。例如：

$ U. s" g# r1 d; ]1 e- k+ ^  \) L　　（4）使用口语。公文的语言要求庄重、平实，应使用规范化的书面语言，尽量不用或少用口语，更不能使用方言。下面列举出一些口语与书面语的对比：
8 G. s4 q' M6 Z" X9 ]. \
1 o* X5 w; X7 C" Z　　不然－－否则，马上－－立即，爸妈－－父母，见面－－面洽，收到－－收悉，打算－－拟，吃饭－－用餐，走路－－步行，给－－给予，偷着－－私自，等等。

2 I" k  j% ?* N) R　　2、语序不当。
8 b- e. _/ F8 `: p, G, y
# a. v/ b7 X$ T& Z　　语序不当指词语在句子中的排列次序不恰当。

　　3、句子成分残缺。
4 w9 H1 S+ D+ W1 g! t
% H  T: d: {2 h# K; e2 M　　成分残缺主要是指句子中缺少主语、谓语、宾语。

# \0 q% ?; O2 N! n* W5 Z* |　　4、表意不明。

9 S' m" ^% x- V6 _% w' c, m* J: ~　　有的句子意思表达得不明确，易引起歧义。或是自相矛盾。
8 q" `! c) Q' i$ v$ n4 s' [$ K
　　5、不合逻辑（概念、判断、推理不正确）。

　　（五）口气不当。
% i3 M# C# K, c+ _9 p4 M# o3 Y. h. a& e
　　主要表现在用语不妥当，尤其是在一些请示性公文中比较突出。比如请求上级解决某种困难、答复某个问题时，公文末尾用“请从速批复”、“望尽快予以解决”等，表现出一种催促的口气。

: U/ ]- |7 b& y& B% I　　（六）错别字。

　　文稿中出现错字、别字，也是比较常见的。下面列举一些经常并用错、用混的字。
/ I4 o1 ]/ b7 {$ v1 H" I
　　1、“的”、“地”、“得”。
5 O; J; D0 i2 @( {5 B: y3 w" J7 O" F: Q
/ Z  X4 Q& A% T; m1 X! N　　从语法上讲，定语后用“的”，状语后用“地”，补语后用“得”。如“勤劳的人民”、、“详细地汇报”、“打扫得干干净净”。

　　2、“相”、“象”、“像”。
* B/ k0 M, R2 R  y; L% P8 f( T$ N+ z
3 ?  O! E' T- F- ~5 O) K　　相：主要指相貌、外观、姿态。常用词：照相、相貌、亮相、长相、真相。

/ W3 U4 ~% S9 C6 |8 q　　象：主要指形状、样子、模仿。常用词：现象、景象、气象、印象、象征。

　　像：主要指与原物相似的图像。常用词：雕像、录像、摄像、画像、音像、想像、像话、好像、像……一样。

　　3、“做”与“作”。二者意思相近，常常被混用。至于如何准确区分，没有比较权威的规定。

+ p( i9 _5 R3 W　　一般来说，书面色彩较重的词语，尤其是成语，多写成“作”，如：作案、作弊、作罢、作对、作废、作秀、作战、弄虚作假、装腔作势、胡作非为、大有作为、所作所为、以身作则等。
; o: ?; |+ r% }
　　对于通过抽象行为实现的动作，一般也用“作”，或“作出”，后面往往双音节动词，如：作调查、作检讨、作报告、作斗争、作出决定、作出处理、作出判断等。
: O5 d6 ~. M5 P* u# l
' z# F% l. a  k" ?# [& [( S　　后面是名词或名词性语素时，特别是具体东西的制造，强调通过具体行为实现的动作，应写成“做”，如：做饭、做梦、做账、做作业、做学问、做生意、做人、做官、做工、做事、做革命工作、做手脚、做衣服、做模型、做好事、做出贡献、做出成绩、做出榜样等。
# Q6 D' K' J! e% X! l% j
# P' B. U# w% F' t　　另外，还有一些固定或约定俗成的词和用法，比如：作文、作画、作风、作家、作业、作为、创作、操作、制作；做法、做主、当做、用做、叫做、少说多做。
2 u9 Z0 A3 C- l) f/ @, K  o
　　4、“长”与“常”。

& I+ Z2 D, }! w　　长：指时间、空间的长度。常用词：长久、长期、长效、长治久安、浩气长存、长此以往、警钟长鸣、万古长青。
3 P& `6 l' v4 ~$ s5 y
, T1 P7 V" k8 _# \4 |　　常：指平常、经常。常用词：常态、常住、常年（亦可写为“长年”）、常备、常抓不懈、老生常谈、四季常青。

　　5、“分”与“份”。
5 X% L7 w& U0 E
: B' y9 x0 p9 s! N　　分：指成分、限度。常用词：分量、分内、分外、分子、过分、本分、成分、非分、部分、情分、水分、安分守己、恰如其分。

6 ~% h. h. h1 S+ E- ^; Z8 u　　份：指整体中的一部。常用词：份额、股份、年份、月份、省份、人人有份、一式两份。
) A8 ]7 w8 K4 q; \
　　6、“备”与“倍”。

' h; r( T4 k" @7 g; X, v& ^　　备：完全、都的意思。常用词：备受欢迎、备感亲切、关怀备至。

　　倍：加倍的意思。常用词：干劲倍增、倍加珍惜、事半功倍。

　　7、“截止”与“截至”。

; S) ^9 X) {$ o3 @* N. `　　截止：到期停止。例如：“到××日截止”。

# e5 W: G6 ^' ]$ h: O& X　　截至：到……为止，相当于“截止到”。例如：“截至9月末”（不能写成“截止9月末”，也不能写成“截至9月份”）。

　　8、“必需”与“必须”。

　　“必需”表示一定得有、不可缺少的意思，多用在名词前面作定语，也可以当动词，作谓语用。如：

　　我们坚持了原则性，也为实现这种原则性而采取了适当的和必需的灵活性。
' l) [' r* P; t+ _$ ?
　　“必须”表示一定得那样做的意思，通常用在动词前边作状语。如：

　　金融机构经营存款业务，必须缴存存款准备金。
1 u! [, c) s9 v# S( c5 G. q, {
! l- g, R  I5 T) R3 Q　　9、“权力”与“权利”
# i6 B; s) }; l* J. |
　　“权力”表示政治上的强制力量，也可表示在职责范围内的管理权和指挥权。如：

　　国家的一切权力属于人民。

$ h. {  U! ?, f* k9 F　　“权利”，指依照法律和章程应当享有的权力和利益，跟“义务”相对。如：

　　每个人都有受教育学文化的权利。
. }6 @2 J- _4 t8 U: i4 p+ i
6 I; o. f( q" [+ a' @3 T　　（七）标点符号。常见的错误有以下几种：

　　1、标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。

　　2、逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。

* |/ K' M0 u. D2 B　　3、多层并列时顿号的误用。在一个句子中有多层并列时，大并列之间应当用逗号，小并列之间用顿号。比如：“人民银行××支行行长、副行长、主管科长，辖内各商业银行行长、信贷科长……”。

' E$ u" B$ L1 F　　4、滥用书名号。书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、展览名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。

9 h' O& ]! K. A7 _/ W　　三、公文格式方面应注意的问题

　　公文在格式方面经常出现的错误有几下几个方面：

　　（一）要素不全或标注错误。

　　1、涉密公文不标注秘密等级，或标注不规范。

  J; j. z' {/ l* P2 Z　　公文中的秘密等级应标注在首页右上角第一行，如有期限，应用“★”隔开，如“机密★2年”、“绝密★公布前”。未标明期限的，按绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
: V- R; @! k$ f% E- S% u
　　2、紧急程度标注不规范。公文标注紧急程度主要是为了提请收文单位加快办理，因此凡不要求行外收文单位加快办理的公文，发出的公文上不应标注紧急程度。比如，有的部门向上级行报送一份普通的工作报告，也标注“特急”，就很不规范（其原意可能是提请行内有关部门加快办理，及时发出）。
9 g9 m6 u1 t) M! L# M& i, h, y! u
　　3、发文字号不规范。按照规定，发文字号中的年号应用“〔〕”括入，不用“（）”或“[]”。此外，序号前不加“第”字。
9 Y  S( y: O# f7 \" F
　　4、上报公文不标注签发人。

　　5．版记中要素标注不规范。比如抄送机关中，在最后一个机关名称后应标句号。

" w+ p; z1 _" q+ F/ c5 [. s　　（二）金融机构名称或排序不规范。

　　1、简称或统称使用不规范。例如：“××县人行”、“省工行”、“我行”“各商业银行”等。
- X- x3 \! n: v% ^/ B/ s
/ h0 a5 |/ d# D4 e% N) p　　2、排序不规范。金融机构的排序应按照人民银行、外汇局、金融监管部门、银行类机构、证券类机构、保险类机构顺序排列。

　　银行类机构应按照政策性银行、国有商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、城乡信用社、邮政储蓄机构、金融资产管理公司、信托投资公司、金融租赁公司、财务公司的顺序排列。
: V8 K0 A: N% d; I0 X
　　（三）字迹潦草，用圆珠笔或不符合归档要求的书写材料起草公文。
4 c+ r1 l7 d2 b
4 v7 R* J* M  U4 w8 G: i　　（四）主题词标引不规范。

( e' v' v& G9 d- L( v1 p6 ~　　主题词标引的基本要求：按照“先内容后形式”的顺序排列词目，词目一般为3－5个，不能简单地从标题中提取，不得自造主题词表中没有的词目。
& K3 W3 _, D( \! O
# W# g$ C( _- n/ \　　（五）数字、年月日使用不规范。
" ]* u! G0 H. N  o4 {9 F; L
- ]9 y3 ?* M( Y" i　　1、公文中的数字应当使用阿拉伯数字。数字单位和小数点位数应当前后一致。概数用汉字，中间不加顿号，如“三五个”、“七八十种”、“十之八九”等。
9 a3 x$ i; ^' m0 E% M
　　2、除成文日期外，年月日也应用阿拉伯数字。“1999年”不能简写成“99年”，“1998－1999年”不能简写成“1998－99年”。星期、农历用汉字，“星期三”不能写成“星期3”。尽量不用“今年”、“明天”、“下个月”等概念。成文日期用汉字，“二○○三年”不能写成“二00三年”或“二零零三年”。
$ f6 q+ z  P0 o# L, B# q
　　（六）序号使用不规范。公文文稿中，序号使用不规范的问题经常出现，主要是层次混乱，或者是序号中标点符号使用不规范。
$ C5 N7 n( ?/ N2 t( X
; p8 d: L8 R. b  q/ n. }　　第一层次为：“一、……”（作为小标题时，句尾无标点）；
4 v& ^$ }) p) U" I; V+ D
　　第二层次为：“（一）……”（括号后不加顿号。作为小标题时，句尾标点可有可无）；

　　第三层次为：“1、……”（无论是否为小标题时，句尾要有标点）；
( b) l0 ^' m/ J- \$ u" b8 i' t
　　第四层次为:“（1）……”（括号后不加顿号。句尾必须有标点）。

一个好字难以表达我对楼主的敬意，顶呀项呀呀

关于公文规范化的几个问题探讨{:soso_e100:}

　　文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”13类14个文种。对于文种的选择，应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、以及行文关系来确定，不得混淆使用。但在日常公文处理中，经常会出现以下几组文种混用或错用的现象。

提高认识，增强做好公文规范化工作的自觉性。一方面，各单位的负责人不仅要在思想上高度重视公文处理工作，而且要在实践中带头自觉遵守公文处理的相关规定和办法，注重加强对本单位公文处理工作的领导和检查，切实维护公文的严肃性和权威性；另一方面，具体从事公文办理的人员，要以高度负责和精益求精的态度，认真做好公文规范化工作。要经常通过各种有效形式，学习宣传公文处理的有关规定和办法，及时掌握公文规范化的要求，积极推进审计机关公文规范化工作。! S