秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。近几年来,当参谋问题引起了秘书界极大重视,大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下,对于办事的学门却议论较少。出于抛砖引玉的想法,试就"办事"的学问作一番探讨。
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一、如何办好领导交办事项/ M, R9 R5 P2 b s
$ h+ t9 b3 t: |0 t% K- i(一)接受工作任务要弄清“三要素”" M* V3 W0 k4 R1 C
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领导交办工作任务,大体都有“三要素”:一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量,注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把“三要素”搞清楚,为把事情办好创造前提条件。4 w# R N! R( |& |% w- T' b
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(二)优化办事成果“三比较”
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是“利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小”。
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0 @/ @' G! P4 m9 W& o: j, ~6 }! R(三)把握好办事“三形式”# @& s% L3 l7 M2 l; o" ?. n& Z4 R
9 ?9 F4 A/ q/ H1 a( n6 X办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。! `( P/ \$ u% A2 S* z+ Z( u1 O. D+ c
, `# M; b$ d4 K5 J# \1 Y) G0 Y9 q& y(四)检验办事效率“三标准”
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& E4 |5 e9 @! j5 ^$ y9 q秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。" Y0 f# r$ e& Z: f' j
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(五)向领导复命“三注意”
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