在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。+ M, T5 G" `5 b c; Z9 L4 |2 t: ]
# s7 _- `! y: q/ h% N+ U p 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。
( X! @- N' D" Y, {+ J5 ?' y8 V; S3 ]% l2 Y; ]# O8 Y8 k' W
一、主席台桌签的摆放7 w& [! V9 m( j/ l! V
2 N/ \1 Q3 ~3 |7 ]1 `) Y 会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。
" i8 A+ s. Y: R$ {& H, C. T7 t9 b9 m* F, B. P- }. d
会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。1 _& X; i5 U3 \
" X0 c. U* Z" o# H: R 当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。+ _0 N' i. R, l3 U& K$ Z
: _' U. u2 f& I. ?& i8 N% W
当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下)
' E( { b% U3 n
3 ~" N/ }; e; I# O$ l0 G0 H 6 X! e) q; v" z! n- O( F
" y: k# U& [ E* a$ J; I4 l/ m
会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。3 L" b: C4 ], W. X# U4 r
5 ^0 F) Z, Y- @8 _. F6 C0 @ 圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。
! p" o2 T* f7 F4 C. ?! y, z9 n# n0 D
/ r7 @5 a: E* m9 H X 二、正式宴请时的桌签摆放
+ h6 N% |0 U" ~3 @# }( s |: P7 e m* ]' ?
宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。
& n6 n+ z+ f& \5 l2 ?
6 R q3 k, {9 O$ i8 C 正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。
8 H5 D5 ]- w u* f' m3 a: L- p7 |# s, | U0 j4 y" g
三、集体合影时的名签摆放
8 W& W3 V8 \% |1 o" i$ i( W, E
, N4 F9 _" g8 _, A! B9 I; A: [6 X l# s |