在办公厅室工作,既便不是专职会务工作人员,也难免会参与一些会务准备工作,如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来,这些工作都不复杂,没有多少“技术含量”,只需认真一些,谨慎一点,按照程序一步一步做就能完成好。其中,最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。
8 Y. T2 R$ f; c# t; t0 h: I
2 R% A- S- s, u8 M, J; z' j& y, k( N 会务工作中,涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。
7 V, T3 i& |6 k. L$ k; I9 f- T" w/ T
一、主席台桌签的摆放
3 ^+ I2 X. S! c6 c: ?
+ y# b! s3 A0 S. D. f% b" O' k, j- T 会议主席台必须摆放桌签,以便于领导一目了然,对号入座,也避免领导在主席台上的互相谦让,既利于维护会场秩序,又增强了会议的严肃性。- {) y @' y/ @: R! c' N
! y0 ?" O$ [9 m( p6 S 会议主席台,一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上,均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排,中间高于两侧,左侧高于右侧。此处须要注意的是,左右之分,要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。$ Y7 t5 Z. p5 e
- {& ~( U6 R2 l3 }
当参会领导为单数时,主要领导居中(即主席台的中线位置),2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置,以下如此类推。+ v; m7 q* ?1 l! ?4 \
7 [7 B# X! k4 L! I: K 当参会领导为偶数时,1、2号领导同时居中(分别放在主席台中线的右边和左边),2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置,以下如何类推。(示意图如下)
9 T! O% t+ o8 v$ e; t
Q. } A0 H4 u" j5 x
; G9 q ~, X: c1 n4 |6 ~
% q2 |# Y5 K+ |. Z) P9 S- B 会议发言者发言时若不宜就座于原处,应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方,并摆上桌签。
( b i' X4 _; V0 a) \5 }+ P. d& q. u; E# \- k$ C& k
圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感,所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时,应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力,也最具有权力感,在这个位置摆上1号领导的桌签,其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。
9 _# |+ }. M, i# |
' b- m8 H9 y! { }5 [ 二、正式宴请时的桌签摆放
& D% ?: n! k0 S2 }3 c- r7 v" @- ~3 z
宴会前,总能看到一些人谦来让去的,不为别的,只因没有桌签,无法确定座位,既不想“越位”,当然也不想不“到位”,只能在推让中达成一致。
( F1 N2 L6 q: G
" k1 @; D: _- T! N S 正式宴请时,一般都事先摆放桌签,以便参加宴会者入席时井然有序,同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座,离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊,上座的右边是第二号位,左边是第三号位,依次类推。主陪坐主座,副主陪坐主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的,如果场景特殊,应视情况灵活确定。
9 h- ^" |1 Z& M: E% F G* L0 j9 R! k3 ]1 D
三、集体合影时的名签摆放
2 t: N) h: `, `; I& j* x- e8 T, v# i+ c* \: N, m
|