永远优雅,永远温柔,永远……看似从容淡定,积极忙碌的秘书,实际上是有种种“秘技”在身的。 1 k3 u0 I0 }. @0 Z. u
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1尽快泡好茶悄声奉上!
7 d- P) {9 E4 B) p8 a& d6 q 为来访客人上茶最起码的要求,就是无论如何都不能打扰到会谈。不要出声,不要让客人注意到有人来上茶。再者,由于会面时间长短因人而异,所以要尽快上茶。来访客人人数较多时,要用大个儿茶壶或是多个茶壶,一下子沏好。
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2迅速找出主客
# z5 C% ~! I# l8 v# m 来访客人不一定总是一位。多位客人来访时,必须先找出哪一位人物是当日的主客,以便请到上座。走在最前面的人不一定是主客,而从电梯里最先走出来的,往往是主客。若这样还不能分辨出来,就要通过感受周围的气氛找出来。
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7 S0 D5 t5 j( R' C E6 D 3说话要稳重,不要高声,对方能听到即可 : p! a0 p h$ I& H2 K
原本需要高声讲话的场合,也要注意使用低声调。这样做的理由是,低沉的声音听起来更显稳重。然而过于稳重,会让人觉得“言”过其实。
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+ x, y) v; c* @9 P 4选择高跟鞋,因为穿高跟鞋走起路来比较好看
- m I( b3 D' B3 {( t 鞋子最起码要有7cm的鞋跟。这样不仅腿看起来好看,走路的姿势也会好看一些。经常听人说,穿高跟鞋活动不太灵便,然而反过来,或许正是因为意识到自己穿着高跟鞋,行为举止才自然而然就镇定自若。2 i- W& n3 ~" u+ n
0 t8 P" O6 }; m 5早上一上班,首先整理主管办公室 . i; @% ~0 b' p
上班后,首先要检查所负责的主管的办公室。检查空调有没有开,垃圾有没有倒,有没有可疑的事情发生等等,整理好主管的工作环境。如果注意到什么事,一定要汇报。 8 M" ]7 ]5 a* w- \# b+ @
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6每天早上要到相关主页查看人事信息 7 `. b1 ?' a4 F4 T& J
查看报纸的讣告栏,经常作为秘书的一项重要工作被列举出来。事实上,喜庆之事也同样不能漏看,尤其是人事晋升。尽管调动信息可能会刊登在报纸上,然而对于公司来说,人事调整期不尽相同,因而每天都要到主要客户及有合作关系企业的主页,查看人事信息。 ; z' C7 T9 _+ i3 O& A
0 @) F F6 H4 _9 t 7不能说“没有时间”,时间可以筹措出来 * T; o; E8 F. c5 ]3 m2 v
有时候必须要在已经安排好的预约中插进一个预约,这种情况下要检查一下可以中途取消的预约。实际上有些场合,中途取消也没问题。说“实在是太忙了,不得不拒绝您”之前,千方百计筹措时间,才是优秀的秘书。
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7 t$ Q0 G5 w7 L! C8 G, v9 U( c 8 “拒绝方式”考验秘书的实力 / A- B0 `9 w0 ]4 E! I3 B
偶尔会有必须推掉的日程。这种情况下,拒绝方式也是一门技术。比如说主管到国外出差尚未回国,或是目前正处于业务繁忙期希望错开时间等,能如此发挥绝妙的调节能力,不给对方留下坏印象也是很关键的。
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9是自己在动员主管工作,怀着如此的气概挑战职责
% Y0 v. K1 ~8 w. z* n1 x 当然是有主管的指示,才能展开工作。然而怀着“被动工作”的感觉,是做不好工作的。如果总是处于被动立场,无论如何努力,都容易被巨量的工作牵着鼻子走。所以要转换认识,认识到自己的立场是全力支持主管的工作,不能有任何差错。这样想的话,很多事情都能自己做出判断,自己行动。 # C# F# |: X" F9 Y) N" `
( m. k' Y$ I! S& V3 c3 v* b 10常存谦虚二字 : \, ^1 h, K; W6 y' H8 {
秘书的工作,往往很容易被看做狗仗人势。心中要常存“谦虚”二字,要重视来自周围人士的“客观意见”。 0 |: G. k0 G$ n( h+ [$ _9 A
) v* w8 } V, w3 v. {3 M0 u+ a 11询问聚餐地点时,要主动提出建议
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从提议聚餐到决定聚餐地点,都是秘书的重要工作。询问聚餐客人的要求时,要先提出建议,问出对方忌讳的东西。
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