一段：发通知
, \: w' N7 H4 n1 } I% t" ~- \. g用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
% a: }; `9 f1 _5 t3 v4 D( F) w发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到. q! f" q# I8 G+ W5 c" H
5 I' ]" Z/ P @( |7 E* r三段：重检查- Y5 P% V& y- Y1 n3 W/ {" r b( \; D
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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! V c4 c. `! T' V四段：勤准备
/ a* q& }* n8 s; P发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
* y& \* s0 y p, |/ x" F+ {/ C' f发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）! c9 h% N5 }; I* | {
" R4 a; @+ u7 p: \$ A/ u0 W) V7 i4 i- W六段：做记录2 e/ Y3 z9 t+ J3 j' o% \) a
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）% j* l7 t% B' v4 N# H; m( c
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七段：发记录
, S2 X) W7 P: C3 T5 \+ y会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员) ^& E9 J5 U0 D- a, e7 |7 ~/ Z
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八段：定责任
8 I) w: A C" z( z将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理6 k: F8 q5 Y! {. Y# a) S5 {- e
$ P# v9 y# u/ w九段：做流程6 R# J, @+ b4 E1 l: J" a6 z
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系8 X u) |1 E! E- i- }7 q! S/ B
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