一段：发通知) O$ H% g$ ]9 f2 E. e& f% ]
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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8 a; a8 G8 }/ k' |8 a二段：抓落实" Z7 V' t4 ?* D
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查( |4 h' p# g1 X* f1 O% K
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间, y0 m7 U& l( T, B2 a" r' C* s @
0 x1 A, \2 C" e四段：勤准备5 j- m- E4 h3 f# y2 i
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议& }. u+ ~3 K, J4 U
/ }( p" Q# G* m% H+ T' ?9 u& I五段：细准备
: b( @0 T9 _4 N E! X% N发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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' @& m9 F3 v! y% e六段：做记录+ _: w& I, i& i$ X
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
5 h: O* ^4 ?1 X9 H$ J. L会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员0 `0 z4 Y/ O; N) f
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八段：定责任
- }+ G1 H6 Y; q将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程+ `% ]2 ]" _, N
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系" e8 Y4 `# s# I! D, E0 R8 l7 o
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