一段：发通知
. N6 C8 M* \' K, K9 u用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议/ m) Q& X6 w. H! C
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二段：抓落实
6 `' P% G2 R- ~- {# {& J0 s0 U发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到4 I& l7 Q* h/ C/ ~
* f; I: U9 ?( Y! n% v( w三段：重检查
`* l& [) L1 g4 |7 ]! l发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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9 e h- Z2 ^: S2 m* Q) e! o- [四段：勤准备' K# w/ k: }2 v/ u* `. B
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议0 \7 l7 }: F4 ]1 \% e
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五段：细准备5 Q' O. g* g) b, K1 j5 o
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）& n5 N: h, j( [- w. [8 n- @6 x1 {/ |
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六段：做记录! d& h* h# W, t8 Q, f
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录9 I0 {1 y5 ?$ q; L9 i3 R
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员! p2 p. x8 |9 X6 d, j
$ y7 f* J, p0 O1 L& o+ c八段：定责任
, o. H/ O' e1 U) U& I/ m' V: Y& b将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理9 }7 Z+ E( G' s) Y
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九段：做流程7 w( n' P5 n( E+ }, e. J
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系; D0 L, @0 v5 B
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