一段:发通知
. N6 C8 M* \' K, K9 u用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议/ m) Q& X6 w. H! C
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二段:抓落实
6 `' P% G2 R- ~- {# {& J0 s0 U发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到4 I& l7 Q* h/ C/ ~
* f; I: U9 ?( Y! n% v( w三段:重检查
`* l& [) L1 g4 |7 ]! l发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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9 e h- Z2 ^: S2 m* Q) e! o- [四段:勤准备' K# w/ k: }2 v/ u* `. B
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议0 \7 l7 }: F4 ]1 \% e
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五段:细准备5 Q' O. g* g) b, K1 j5 o
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)& n5 N: h, j( [- w. [8 n- @6 x1 {/ |
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六段:做记录! d& h* h# W, t8 Q, f
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)
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七段:发记录9 I0 {1 y5 ?$ q; L9 i3 R
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员! p2 p. x8 |9 X6 d, j
$ y7 f* J, p0 O1 L& o+ c八段:定责任
, o. H/ O' e1 U) U& I/ m' V: Y& b将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理9 }7 Z+ E( G' s) Y
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九段:做流程7 w( n' P5 n( E+ }, e. J
把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系; D0 L, @0 v5 B
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