一段：发通知7 r/ H3 B1 z7 J# R3 r7 V+ g
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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z# t+ J* _6 B1 r+ f, F二段：抓落实
% T$ U" E1 d [: y- `2 T发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到9 U- l/ D3 M3 Q8 Y% }
* Y) D b( w5 C+ q6 U+ b/ Q1 {三段：重检查
$ R' e2 K# A- c8 T* J发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间$ U2 ~/ R. C" G `3 Z5 Z; y
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四段：勤准备; F/ C) ^2 g& f1 V
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备7 W5 w% d4 }# M, x2 G
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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: ]: H3 l, m6 F+ A0 [- x. \' q六段：做记录
" ^3 G" K* Q3 _发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）: k2 G8 N# G5 g6 x. u) {4 f
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七段：发记录
* J, Q$ ]+ c6 y& v0 k- Z) _; b/ }+ r会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员( T* A+ W* t$ _! l8 o6 B4 A
, r. N/ m! y; Y# E- B W$ h八段：定责任
& U. o0 s. P2 Y. s8 r A将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理& U5 X/ R# e/ V" C" s: T- X
8 [" @: E# p. T九段：做流程4 ] w6 ^+ x$ Z7 N" |' u {
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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