一段：发通知
. u$ J0 f( I: b用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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3 w: E2 ~+ N# i: S二段：抓落实
5 o' T2 h/ C: [% s8 \5 f6 @* ^, Y发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到, ^% B. s8 @) D; A+ a/ W9 J
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三段：重检查
4 E$ ?) r; L5 J% J发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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" a. |: g" @" v2 r8 X四段：勤准备( I6 {' J4 i4 o/ o2 y X0 O
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议9 y+ `) @1 {, w3 j! f
$ p. k4 V' |8 ]% `五段：细准备
# J+ F/ [/ C) `$ {7 K: V发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录
, U/ ?, f, e1 H' q. v# x% [* o发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
- O7 M* o+ d6 C, W8 o; {4 |会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员1 D3 s7 E6 V6 v
3 E3 r: a& A. p$ {) T八段：定责任
1 R7 E: Q# k% E将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
7 L( C. [5 z" d
. n7 G0 Z7 X/ [九段：做流程
* K- [9 {/ b$ \把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系4 X) ~) ^2 M. _5 P
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