老秘谈目前基层公文处理中存在的问题及建议

自税务公文处理系统（ODPS）运行以来,基层通过该系统收发的文件占到了95%以上，所处理的文件中又以上级机关的来文为主，公文处理工作的质量和效率较之以往手工运作得到大大提高。但在基层现行公文处理中，由于系统设置问题以及人为因素造成的“失误”在一定程度上影响了公文处理的运行质量。存在的问题主要表现在以下方面：
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    一、文秘人员操作不熟练，文件处理流程不规范。一些基层人员对公文处理系统掌握不全面，操作不熟练，甚至一些科所的内勤人员以前基本上没学过公文，对公文的掌握不够，影响了办文质量。在文件处理流程中，流程乱、随意性较大，表现在一些单位收文传递由主要领导直接签批给相关部门；或未经办公室主任拟办，直接由承办部门签拟办意见报局领导批示等现象。
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    二、公文下发渠道较混乱。主要表现在通过公文处理系统传递文件的习惯没有养成。一些单位对系统内收文既有通过公文处理系统处理，又有通过纸质文件传递签收和签处，甚至一些单位应该从公文系统下发的正式文件，只是在局域网发布一下了事，文件传递比较随意；再者是一些拟发人对拟发文件严肃性认识不够，不需从公文系统中“走”的简单的通知、通报、成立小组以及层层转发的文件，也要非经过公文系统拟发不可，造成系统内“垃圾文件”过多，过滥。这些问题已严重地影响到系统公文的整体质量。

    三、公文处理中的发文不规范。由于一些人员计算机操作水平有限，加上文字编辑功底薄弱，平时拟发的文件又少，因而对电子公文的操作“望而生畏”。能够完整、准确的拟发文件，很多基层人员感到困难，“失误”很多，主要表现在“通知”“请示”文种相混淆；既使用通报又使用通知的文种重叠情况；引用公文及附件标注不规范；排版不准确；部分单位发文字号不规范，未按规定区分国税发、国税函和国税办等等方面。
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    四、公文处理的办结渠道不畅。目前县（区）级税务机关电脑的普及率还不是很高，一些文秘、内勤人员同其他同志合用电脑，阅览文件受限制，影响着办文的时效；再加上基层一些年龄大、电脑基础差的同志使用电脑较困难，他们阅读文件相对比较困难，分送给他们的文件只能长期滞留在他们的个人信箱内，文件不能及时办结，时常出现超办理时限的现象。
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& Q+ b; _$ s5 R- N4 f7 }/ S6 {    五、公文处理的纸质归档不及时。存在纸质归档的公文未按档案管理要求分类归档，未建立索引目录，卷内目录设置不规范，项目不齐全等问题。根据现行税务档案规定，凡通过系统公文处理的文件，还要同时进行纸质审批，纸质登记，纸质归档。对这种双重工作，具体负责公文处理的文秘人员往往想不通，视为不必要的重复劳动，因此工作常常消极、滞后。
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    六、文秘人员更换频繁，责任意识不强。由于干文件处理工作在基层常被认为是一项没有面子的事情，领导无所谓、同事瞧不起，没人愿意干，干了也不长，推着走，蒙着干。经常是处于频繁换人状态，长期以来造成基层对公文处理工作的重要性认识不够，没有充分认识到公文质量代表国税机关形象，代表办公室工作人员水平，从而缺乏责任心。
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( Z$ A' B  g2 c6 S* d: {& ?    七、公文处理程序更新慢，软件运行滞后。目前使用的ODPS是较早使用的公文处理软件，软件中公文格式与2004年总局印发的《税务机关公文处理实施办法》和2005年省局印发的《机关公文处理实施办法》的规定有所冲突，主要体现在文件格式、文件使用纸张方面。软件升级不到位，办公室技术力量难以及时更新。
    八、文档管理不统一，档案设施不规范。由于对文档管理工作意识不强，多年来，税务系统各基层单位的档案管理参差不齐，且绝大部分县（区）局档案室设施老化，已远远满足不了档案的存放标准，这也是归档不及时的主要原因。
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    针对上述存在的问题，笔者提出以下几点建议：

    一、提高认识，领导重视。公文处理工作看似细小、平凡，甚至单调、繁琐，但却是上情下达、下情上达的重要枢纽，缺一不可，十分重要。基层单位领导要充分认识到基层文秘工作的辛苦，给予充分的理解和肯定，让干此项工作的干部能稳住心、踏实干。。

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& m2 Z( f$ H: M8 @  \" n    五、重视强化公文归档保存工作。配备专职人员从事文件收发及档案管理，确保岗位相对稳定。加强收发文的登记、整理、归档和管理，确保各类纸质文件的完整、规范、安全。确保电子文档定期备份，明确备份的方式、时限，如采取刻录光盘或双硬盘备份的形式进行保存，做到公文处理系统运转的万无一失。
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（（作者单位：山西省怀仁县国税局胡金荣 聂启金）
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（三）抓队伍，提高工作水平。始终把高素质的文秘队伍作为做好公文规范化的重要保障，努力加强办公室文秘队伍建设。注重三个环节：一是选人环节。按照选优配强的原则选拔配备人员，使一批既有扎实的理论功底，又有较强的实际工作能力，德才兼备、作风过硬、综合素质较高的人才进入公文处理队伍。二是培养环节。采取组织业务培训、以老带新、跟班操作等形式，强化岗位练兵，使其在撰写、修改文稿的实践中不断积累工作经验，在更高层次上探索公文写作规范，逐渐使自己成为写作多面手。三是学习环节。认真学习理论知识，学习《国家行政机关公文处理办法》等规范，不断提高思想政治素质和业务水平。坚持实行学习制度，集中培训学习，做到“三学三评”，“三学”即学习上级精神、理论知识、业务知识；“三评”即秘书自评、分管副主任点评和主任全面评价，有效的促进了工作。

对于上级文件、区委文件要求事项及区委领导交办事项督办催办不力，一是不敢于督办催办其他部门，对涉及多个部门共同办理的事项，牵头部门办公室不能充分发挥作用，以催不来为理由，放任其他部门“自由发挥”，最后需要区委办公室督办催办，甚至区委领导过问才落实责任。二是不敢于催办领导。片面认为领导有自己的工作安排，怕挨批评，对于明显将要超过办结时限的事项宁愿当作不知道，错误地认为不办是领导的责任，与自己无关。

工作看似细小、平凡，甚至单调、繁琐，但却是上情下达、下情上达的重要枢纽，缺一不可，十分重要。基层单位领导要充分认识到基

关注民情、体察民心、顺乎民意是公文处理工作的出发点和着力点

很棒的一篇文章6666666666666666666666666666666666

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件升级不到位，办公室技术力量难以及时更新。

文章比较实在，讲的都是基层的常见问题。

还有其他存在的问题吗

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非常好。老秘谈目前基层公文处理中存在的问题及建议。

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