办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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1 I; ?2 {' W9 Z0 ^* @一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

) D. v! g4 R! Z2 R% u一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

/ N5 m* v0 c2 R' p8 N联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
  P+ t, z: T) e% ]) l( C
& M& \" [; N  a1 J: J+ e职能定位：

) A! A( X8 _  l行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

+ B5 A- {3 W  c, c6 b& O（二）办公室工作内容与特点工作内容：

: ?% q( e* {6 @  Z按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

& I6 t" V! c% }' X, Z按内容分：

0 ~. z) u8 [( I9 h6 Z办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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; T* J3 `1 B( i7 U1 l) T& u5 g办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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% @" v, f$ g' V# a0 }! ]& k: [（四）办公室工作对人员的要求
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. ?1 b+ E* f1 r$ Z6 Y3 d# h2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
: N* L4 @7 \/ _  a) K* S& H
四、要讲工作效率。
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% S! X8 @% f: \（四）办公室工作对人员的要求
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5 h3 ^8 J' E8 F) H# S$ }" p# t2 S1、思想素养
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* x4 t# b& [2 I& c3 }3 ]热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

& ]- f2 k) D4 g: \0 R3 E政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

5 E: x7 Q9 y3 O, D, R) A（四）办公室工作对人员的要求
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0 e- j6 b. u# ]' ^" ?2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

( w5 U! J. Z# B5 V0 e) W调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

2 K4 V/ U% h$ O' h" Z% {调控力(控制情绪的能力)。
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" L0 C0 \7 Y# e4 C* w7 _' S+ u+ H" ]意志力。
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0 j( N- k% Z- H* r8 b（四）办公室工作对人员的要求
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" E, ~3 k6 Z" P7 u+ \- K0 y4、角色意识

! h/ p6 }! n# j; U  O- _% H做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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1 S* Z+ u4 J8 Y5 L6 B/ d全局意识

责任意识

" _& S* F$ U, a8 {创新意识
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- ^; m6 k5 v! c8 u# q5 ~奉献意识

信息意识
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! Z4 Y6 _* f- u+ R8 n; b5 Q  w; }" b; @程序意识

4 B. F; u  B1 {: P3 M: Q2 l( S学习意识
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( M" y* L( V0 \- @3 x$ q6 k2 C（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
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/ @2 ~7 I: D3 |% ]8 Q1 b; J6 ]1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

! k1 ^, Z$ Z2 S& k2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

' v3 }0 `0 t: }& N: s他是否很会安排时间?

+ s) }% n1 a/ {4 I" p* J/ w4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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8 W, o7 ^# c2 {( S/ L' _6 Q- h4 \领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

# K2 I, n6 E; }能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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0 r9 ^9 C. b& S& T6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
4 Q3 l! V: m, Z8 ]/ g. R
1 M! }$ w2 l+ V能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

0 k4 X& g) {3 l+ N8．他能否提高文件运转效率?
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5 d- K7 z* i4 |8 w4 u( I% C能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

0 X: p2 K2 j3 q* y+ V% }; z: t能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
: X* b3 r+ p; q8 j1 y: l1 }
领导测评办公室人员的20道题目
! x2 a1 e6 m; I; h" W& x
' h' }: ]5 A( B6 D% M9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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: G; I, E& s  f当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

* }! ^- ^9 M* b# T# d/ d! h11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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: K8 s4 H' t* m# e: D% U6 \( N3 E13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

" s$ k  v9 K$ i- u/ }14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
' \9 r, x) a" g
, Y! |2 `% Q5 i是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

( w' |, l' M( f- l( s& h2 a/ _15．他语言表达是否清晰?

8 L; w5 T" w9 x+ F7 u2 K能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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. u  |1 }) F9 i/ W* r4 m& t4 K能否准确地传达你的指示?
5 U: ~; t, _# v* I' H
2 }) \. d0 G6 ^, W能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

3 w) c, ^2 l) V/ Q2 n1 H8 T! @, i* U17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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( p& C" S  }+ b- S20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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8 B3 \4 _5 o# `4 F二、加强办公室建设

# g/ W9 O/ J4 ?" {/ q& A, `& E（一）办公室建设方向
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/ I' a# A0 Z* }9 K$ ?: d7 e9 x1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
4 {* F1 ]; W# ^* O8 Z. V$ [& _
3、努力营造和谐人文氛围

" Z/ F" S) D4 a* U, y0 N1 |' Y8 N  ]* W4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

0 P2 V$ r3 t: `  K: W- y良好的礼仪形象
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4 i9 C% v; `( }5 v9 N+ ~% j/ S良好的电话形象
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! [) t" t, K# x9 W0 J2 ]良好的文字形象
  P$ A. ?( \3 I- G. b, D$ m+ R
良好的语言形象

二、加强办公室建设

, [# d$ X$ [+ Y  `' U7 x. G( N& L（三）人人争作办公室受欢迎的人员
$ a5 Y2 T+ c/ [9 x6 `) y- ?' _
$ R* }( S# L: ^% v6 K' h1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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8 t; @8 s7 |2 h+ q! C9 S7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

0 \# z9 W* R" y8、不居功自傲，有容人雅量。

/ O' T5 B. c0 H% D( J6 q三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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3 p$ ?& u6 T8 f: a1、设立会议承办部门和服务机构

: s9 {" j) ^0 j7 `- a! K2、协助领导确定会议目标和议题
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$ c; b% g3 y* I5 j% |（1）确定会议目标

3 H( y+ G: v6 t9 N+ y  N% d) n% h（2）拟订会议议题

& Q8 I+ |& J% q9 {3、拟订会议财务预算和会议方案
0 ~! W6 d; ~# F: c* t! x) [5 [6 A
（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
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- Y  N2 {$ N& s# z（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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- U( R* C; T  C1 r3 K1 s4、确定会议的议程、日程和程序
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; G6 u  k4 B$ F6 N- S$ `: m5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

0 B0 V2 e- R' i+ Y7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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. l$ I5 ]% v6 |! h9 x* R主讲：姬瑞环
' s, s- g; y- I& o

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~