办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

+ p, p8 T8 Y& {, V# k& N+ y加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

3 i. a3 B0 h- {4 i, [7 H二、加强办公室建设
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8 I- p0 S8 e, O) ]三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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9 a) L9 W+ |9 [( Z# x* j6 h一、办公室人员岗位认知与基本职责

5 E" q, l; k3 {（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

2 E  V6 u4 i" _. L% e联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

4 |& A, e" R4 W" `行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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8 b) G9 S, h: j0 F3 C- s% }8 X一、办公室人员岗位认知与基本职责

& \* A+ r, a5 v8 H（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

  E' S$ I8 |$ f; p% O3 G办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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$ D# J( A3 U* {综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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5 ^0 F7 ^( H; \3 G一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

# ~% c; R1 t% K" C办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

& r/ L" @  n# [3 ^; i: n( Y（四）办公室工作对人员的要求
" U- E( Q! i! X, t2 Y
2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

5 I% o4 r& p. y" h9 c9 H. F9 V一、要讲事业心和责任感；

0 z$ D* t$ }; x& o( F二、要认真细致；

6 {; G/ r2 N/ B三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养

3 W9 y% o$ K) C- k4 [* ?) D热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
& y' D: u. I5 ?$ X
7 @: M+ ~9 f5 ?政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

0 v' T0 z9 F) a8 |2 p; |责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
2 a: @. q- F  L! s, n
4 `6 R) l2 L  j- m: M踏实肯干。舍得为工作投入。

5 {/ t/ \, G3 D9 M（四）办公室工作对人员的要求
' W8 i" @/ c( ]) D7 _- a8 T
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
9 C; \8 N' V7 l6 t7 C
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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# ?1 l# ?' K, i# S（四）办公室工作对人员的要求
. P3 v5 e# P' M8 d& Y
5 E9 u8 Z# A, G, H5 j7 z* o3、心理素养

5 H4 k+ R( w6 d3 |: h" o心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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1 {& |- ?" j* Q+ Z$ p+ @4 M注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
) R+ W. V1 W8 j
  Z3 m. U6 A9 ]' ]. d+ s; D（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
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责任意识

4 h% R+ J$ N$ x$ z" b/ C创新意识
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6 Q, f% J7 r  O/ ^2 W5 @奉献意识
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5 i" ^2 a5 W  x& Q% J信息意识
; u" I" }1 u2 H9 `% L* @
6 K4 J) m) _; o) B* Y# j) W- E程序意识
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1 p+ \( m' J2 h( }8 P% O学习意识

* ]! M1 o4 G& T' N4 s（五）领导对办公室人员的期待

4 N! O0 Q  g1 Y1 a; [" @领导测评办公室人员的20道题目

" {+ J5 D8 i  D6 j$ A* k& R0 Z: _1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

. W* @% k3 o( a# C1 W他是否了解你的目标和意向?
$ G7 w- ~4 u% e' u% i- ]- E3 X; |
4 U) j1 @/ w( v5 ?% D+ ]& M他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
2 [- g9 m& c. s' g1 f: I# ^
他是否很会安排时间?
& O  z: \+ X, _& n* T# S. v3 E. w
& X/ y8 _! m$ R0 i  B# \1 v4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

; R4 d% e6 k) t# s. \% w领导测评办公室人员的20道题目
; `! `- |4 g0 e! t! z
9 c6 M2 D, \2 d3 C4 |- }( K5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
# B/ x( H& W& W. W, e
2 q# Z4 Q% e4 A( f能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

  ^3 Q2 u* m, A6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

, b3 F7 q: K: i8 s1 h1 c能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

1 g) ^/ N5 L) Z9 \8 j# y( ^他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

' v6 d# t$ v7 n: J能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
3 O' q! f( ~1 c
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
2 s) M% U1 V5 b# z) P0 @  U. K
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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; w) h% a4 ?' Z# k  r$ h9 @- q) e10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?

9 @' V9 L9 g% M: J2 }! Z% Z12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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1 v1 D7 B9 a% a# s1 h, H* v3 b; a- @是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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" G1 H# c8 U* \4 _1 v9 x$ i6 ~( k13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

8 c1 W6 T: \6 \; T$ [2 r, b+ e而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

. v7 V/ L, {' ]! L# Q14．他是否有个人学习计划?

) `5 f* `8 q9 a/ y$ `; x; b+ X是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
& I, W0 l4 n. |5 J" ?; _' J
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
0 F7 W9 c; g9 }
3 T  @# l: P7 Y# J能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

9 Z7 d( s4 T- h2 P9 S是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

0 ?( w8 x. }; `% J; }) {20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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$ l  I9 i) j- K. n启示……
( q# \6 a4 y8 b  }3 N; F; _
, f* Q% W; X# @% y0 o/ y! k二、加强办公室建设

4 Z) K. m9 I. h& a' l8 E（一）办公室建设方向

/ Q7 D' C7 {& O4 ?1、不断优化硬件和工作环境
& N2 N6 Z8 u/ Q& @3 @
6 l( A' }" [) V0 p4 E2、积极推进建章立制工作

" [9 _. V: C5 T' k, [& `, f. w$ i3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

& W/ {6 G6 S: i. p（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象

7 M/ y5 v; k, g% c# q5 K% r$ [良好的文字形象

: y0 ~; ^2 p; P, O0 Y% u! a1 l良好的语言形象

二、加强办公室建设

- k# ?% e. X7 h- Z; D（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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% S8 {- L. ~' q. |& M8 @2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

( H- @' M( Y" a) p  |+ ~3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

5 ]7 b: `: y$ @; U4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
" V/ q2 ~% P- c- b9 w
1 w; f, c7 z3 c- n5 {% ]; Y$ o5、随时让同事知道你对他的感激；

* h1 ?. ~1 w8 y: x$ n1 Y( m6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
7 [8 @$ _$ V8 G$ p
6 R3 f. l% b* j6 L8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
/ T' B5 ]) [# u
4 Q2 C, X" `) D: r+ {- `* Z1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题
1 ]& P, r" L* R# O- I8 y
7 ^, c% L" P+ ^6 g% A0 H% d' F（1）确定会议目标
/ J' D2 r& H+ {. J
" ^6 L0 x( ^- t% n（2）拟订会议议题
: v6 e! J- F2 M: q7 s  D
3、拟订会议财务预算和会议方案
6 m" i" E9 M$ ^' a
/ M' T' r  ~- z$ f, ]7 ~+ S7 e6 E（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
: Z, r0 }: |" T; @# I6 x
) ?8 W. O  O9 E+ ^8 g4、确定会议的议程、日程和程序

, S( |1 U5 {8 {6 ?% V. Q7 [5、分工撰写会议文件
) j& ]. o0 @; Y6 O9 P' H1 h- j
& k7 U  R  A' c1 V; i2 \# h8 O0 h  J6、确定与会人员名单以及会议编组方案
: }4 J' @+ M* m: u5 M
2 O8 ^/ o. T- j+ X& _" j) r7、会场的布置工作

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8 {2 p& l- C6 J( J; @
9 q, `- q" I7 s- ~- A4 F+ B/ d衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
0 v) _) Z. V6 p, v
主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~