第三专题5 J0 u8 y; q8 O& E+ C
7 Z C) ^/ s; M加强办公室建设与管理& k9 q; ]* y, I& T
2 y; p# O' M1 v0 f7 U0 f# y, ^
一、办公室人员岗位认知与基本职责
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, Z$ A I+ V+ j7 ^! r二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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0 T, k% q P6 N# y四、加强办公室的日常管理( @; g. |$ f8 y: A: H9 ^
( ]. L( ` N" r4 R一、办公室人员岗位认知与基本职责. u4 M. P( Y' V' z
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。 Z9 S6 L& H, r# k, {& @
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。4 `2 s3 D7 y( b4 C: r
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职能定位：
* i! J$ I- ~' [' x
) g/ q: G0 f$ b行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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4 ]& [/ u% N3 ~3 B0 `, I一、办公室人员岗位认知与基本职责8 b, G1 S7 N( b
9 M1 X9 X! _( A（二）办公室工作内容与特点工作内容：0 |) i' w/ e# V# p% ~: Z+ R
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按性质分：+ @; e0 ~, [) \# k: m9 @5 ~
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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: e4 @4 x& x: t' r按内容分：' m* t& l& V5 |% U: [8 |
3 l/ h( V O% b办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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7 e, l2 o' Y- a2 B综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。# ?# O! H6 j" A
& E( C( L6 g% B( n0 Z3 {# q Y一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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& n1 Y. ]9 X4 ]! D三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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1 C3 j0 D/ T* F+ L3 Q7 u' r一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；: P r9 b% Z0 w" B8 X
) L/ b4 Q) B+ t2 }' q三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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' t% Y' D2 {) a4 [: m7 e. k四、要讲工作效率。
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/ F0 }2 N6 B6 L! `0 G（四）办公室工作对人员的要求
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+ k0 K. m% u' ?4 E1、思想素养' ?1 A$ I: Z$ K. }# H6 \1 m3 A
( S' {9 S8 g7 O! V. X6 o7 {
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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1 U$ [( P( ^: Y6 Y. k( \( F* Q; I政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。1 D( I4 g$ O0 F) k* r" Y0 L# M1 b; X; Y
! ]; P5 m! f! ]2 m9 ?* n责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。& E( V' s5 H1 ]; T- }3 c
: Z. L- ^0 \; \1 Y% N/ P8 S0 N4 l踏实肯干。舍得为工作投入。* `# Y- { U9 ?- u: y
. R! Q2 X8 r$ A& U' x（四）办公室工作对人员的要求
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" ^6 j' r) @2 `7 \- o; w3 f2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。2 r$ o1 _8 s2 E9 _7 x, i
, {. e# Y. a5 D* l, S6 V R# O2 Z% h9 ^ I
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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5 h* a. w# x% X. ]# Y1 N% H思维能力。善于思考问题，抓住关键。7 q5 _( H1 a, ~" z3 ^( q" H( G
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求: g: a Q' g* _: s: P2 }2 C
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。4 }& w* L% ~' A6 L2 p) M
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。1 g4 m& a9 M, k9 m. E
! B( X/ T. n& R! f+ W调控力(控制情绪的能力)。6 B% S3 W2 W" j3 H# X4 Z
' A7 P% u B* {) x" A2 {意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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+ L% a0 I, T1 k2 n4、角色意识. V2 l' @# f8 W# h" P+ C0 S
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识( _- B/ E' u1 w
' F( l, O/ {7 f1 c# K7 M全局意识0 g/ V L" r; F7 e) X4 V% |
+ z7 G' n9 i& c( k责任意识
0 M9 x: Y: T9 @4 o5 {
' ~5 a1 b! K, K创新意识
1 |1 R A; L; @4 O' d. R6 `8 m- @) }) x, q0 k
奉献意识
' f+ P. c, m m2 z6 \! N, u o, a! v6 z, X2 f
信息意识
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; I% K2 [+ M' n1 U程序意识2 T0 f0 z8 F7 t7 ^+ S. M
2 _- s3 Q: p9 k) |. p学习意识% R. @1 k5 a9 K& R$ ?
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（五）领导对办公室人员的期待1 c0 j4 C- L0 _+ ^( i9 T& y
5 a8 Q, }- j2 Q8 G( \领导测评办公室人员的20道题目# Y0 \& \$ x) w% c
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
; Z& \# O6 s/ W3 s/ T# h3 s+ Q3 `4 Y
7 S: Z, v1 n# P2 A9 ~# w0 N他是否了解你的目标和意向?
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6 O1 v+ ~( L: D4 i他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?) `+ o; ~' k( J+ ?& ~2 _) l# [* f4 S
$ P8 D3 e+ d [" h9 Y2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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& x2 ]# j6 A; P0 h1 ~$ w3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?& P- B. ^9 [5 |5 S; \
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他是否很会安排时间?6 ?! D. a$ F( I, q/ O- {$ X4 M* }# D
* w% r& a7 f) S( _/ b- p, T' x
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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$ h3 W/ u- ]# u- m2 f B0 I领导测评办公室人员的20道题目
* \ ]" b! \5 ~6 j( T$ D$ x8 A" h, E/ i
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
3 A f( O: H6 _* Z6 R% k
2 ?4 [, D1 v# u8 U4 D. }能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?: I+ u! \0 w9 t& f! f1 y
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?# Y& [6 Z) c: T, v
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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* t8 w1 B2 W! s$ {他的工作有条理吗?
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V) x9 `% E- G/ k2 b5 P+ r. |7．他是一个机智的人吗?7 k+ P0 \+ K+ W; L6 Q& p& t7 s$ X, r
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?; V5 i$ n1 L$ u$ a: s o
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?% f# V! q' K' D' ^$ L5 d9 E( e( v% e7 ? ]
4 H$ L+ x, n! U& G9 M( {! q, Y) x能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?5 W" [. p7 z2 R( `1 v3 a: r
; ^; D1 Q4 N; Y( j' n领导测评办公室人员的20道题目: x0 n/ v# G6 R& W$ l
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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( D" Q; h; v# {3 N9 i% Y10．他在危急关头是否沉着冷静?3 {9 f& f; f# ^% O
9 i/ r: f6 I( N A6 r当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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1 ~' d! B8 N; E3 }1 G11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
* N0 R- ]9 d( r9 i* }' F1 V7 S" j2 ]* O# C5 n/ D
12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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; `/ Z4 u E9 _" ~是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?$ j! U1 b. d: e7 X0 q% X
% M: s$ k9 C, u0 X, t+ T领导测评办公室人员的20道题目; V+ e& v0 r+ ~) U& q1 _) P# z
0 d/ Y; l3 G- S% R13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
) X. Z8 O% i! E# T8 G% z% D' B% t, M1 Q- K, ?. H+ Y( ]
14．他是否有个人学习计划?/ e$ Q) q* _8 e: ]) ]$ G
3 U3 ~; y. g1 J5 u9 D t" S7 g+ V) q是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?5 ^ M9 C7 ?- @$ A/ x) k
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15．他语言表达是否清晰?$ z7 B- t' u# P! z0 o1 z! k) S
* ~& Q# P+ \, K6 b能否以书面或口头方式简要汇报情况?
) P9 S/ X! H8 s) ^' V- S8 r
* S! _6 O, N' k8 o( ]" U2 i能否准确地传达你的指示?
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+ T' c4 w* M K) B能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?! ]" R3 d$ R) s# w" L7 e' ^2 A q
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?) V4 I2 h6 E, V
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领导测评办公室人员的20道题目
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! O+ Q4 |- n! ^9 p( } E17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?/ A9 v5 U- B6 ]$ m' C2 O& E
2 {5 v7 B& W/ R, n; M18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?) B9 }! v5 b* e, P, D6 e; G9 v
6 X; [0 |+ h" v: ? r19．在调研工作中他是否称职?
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2 M5 Q1 q/ l: ?% U8 r$ z能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?" t' m% {3 V& Y% H0 ^
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启示……
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二、加强办公室建设
7 B, J) _2 s7 t7 F1 ]2 M" j
' h- ?" w/ e2 G" q5 f# |（一）办公室建设方向
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3 X3 S1 `# a/ U B B# ?6 m3 e1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作* k# T9 s6 X8 L8 T6 H+ I
' ~7 x7 Q& c2 G9 H0 D5 T3、努力营造和谐人文氛围! p! Y& m8 P+ v d- O
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4、大力倡导团队精神8 v8 Z% y( b1 c2 _2 _
. Z2 e9 U' A4 X2 f+ o8 Q5 [（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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/ D1 K( |: q d. k5 J良好的礼仪形象* a V$ A& V i1 r4 {# B4 Q5 z" |! v
: `1 I5 K' \2 O( D' H. t良好的电话形象8 u' b- F% P3 T- V) P1 d* v
$ W& Y- r; ?/ S
良好的文字形象
) P* ~& ^& B5 ~, Z
9 R G' |# c3 |( \良好的语言形象. i/ ~* d8 r7 n; n) g
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二、加强办公室建设3 g; c; {* i: \! ~! K: `$ B
4 A2 {# m% K% `. B9 _4 Y; P, J0 @
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
3 m' T6 w0 t6 c/ o) I; H3 _7 b; ]% M9 j, c- b! C' |
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；( `0 P6 K. | {! k. B( V
5 X0 ~0 U( _1 i) @9 S7 ?$ _: U, F
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；2 r/ j+ l: w4 C% t0 p. j
9 T: g* l; p# k- J% J
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；5 j! }% n& p( A: t! h
- R C, s7 |, M1 c# [4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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, w: V7 x" y$ N0 p2 `1 d. P5、随时让同事知道你对他的感激；1 k6 n0 Q. ]( {/ T7 f
9 P" B1 E4 o+ i4 B8 A t6 F6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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- g5 f1 u+ G5 n6 i7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；& O- z/ x1 c$ h9 l$ \
# z( x. ^1 u3 f* w6 e: D6 K4 N& m8、不居功自傲，有容人雅量。, a5 d1 N G/ A9 M$ x
- p" u6 G3 ^# d* {8 }三、办公室办会工作基本规范8 |& u: ^5 m4 r
5 u- r! d+ X' g- f+ L（一）会议服务的基本内容会前准备工作: p) z( ^% V2 Z" w
- z: |; _& c1 L. s# [0 S1、设立会议承办部门和服务机构
, K+ k; ^+ T# N, L5 v
0 w: J. j: H5 W1 j( L# ^% [! v. `2、协助领导确定会议目标和议题 n( ] N. T& Z
# g3 ]! u: O& W9 H5 k（1）确定会议目标! L' Y8 |; g" P5 t
( [% i1 B1 Q R/ U! y* E
（2）拟订会议议题
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, H' @* B% F. L& }# _! }0 R3、拟订会议财务预算和会议方案+ b' Q% D) r. `2 |
8 P1 s E; }: m6 X
（1）拟订会议财务预算( g& k+ S* x* z6 H
; R: v$ J# U, i7 L! P' M（2）拟定办会方案9 r9 G0 \+ z8 }# l* [! {' R j9 d
6 V N" g$ F% x# M
（一）会议服务的基本内容" ^5 r* ` [! l/ h o
2 ^8 A. z- o! z6 O9 K会前准备工作
7 i! g, x2 T( A6 V5 X; g6 n0 M
5 V- o9 c, M; \4、确定会议的议程、日程和程序
) F) k, r7 O- V5 I: Y$ ~8 M3 g* l9 B! [1 t9 S% A! }% p( ?; b- v5 A0 n0 F: ?
5、分工撰写会议文件7 z5 i+ u6 q: F6 k+ v" @
* n3 V0 c8 o8 j2 ^' @* }9 q6、确定与会人员名单以及会议编组方案, l5 T# ?6 j5 C
9 j: M4 E! Q0 a+ k8 U; g9 Y7、会场的布置工作
4 j3 D! p' U |! w5 I/ A# R0 R2 l1 {/ O0 [
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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