办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

7 U/ g* c, J& b+ \; C二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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6 K. H0 R' h% W0 b! L1 r四、加强办公室的日常管理

( K; l, Y; {5 r/ Q* T一、办公室人员岗位认知与基本职责
& g. r9 ?3 K- ]: s
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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; h, s/ K9 ]7 ^4 [& s% {: Z! r联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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4 _* S3 w, f' k# g: m1 j% Y* Q+ l职能定位：
* ?; j: n% F6 t1 j7 Z
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
( N: Y+ _/ n; z' r' w" l4 t
* `5 d/ r7 m: [一、办公室人员岗位认知与基本职责
2 [( O  u, ~' N$ @+ M
（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
4 |4 M8 V$ C) o
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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( ~; i8 h; G3 K9 G# E一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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4 N' b5 U; i3 f* k一、要讲事业心和责任感；
8 w' T. v, A1 {  B& O
' [6 h0 r# `5 d8 n0 c% r二、要认真细致；
2 U$ A0 K! u! l8 }- C
& t6 ~/ g: z+ z0 i4 j三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
* p/ B% K1 H/ N1 B7 T
7 J( d5 t3 w4 B6 T（四）办公室工作对人员的要求

% ~4 s$ @  c# \4 F1、思想素养
4 c" o  x$ A/ f5 E
6 ~! R  Q4 N& J/ }6 d0 `( z6 y/ c: t热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

  P$ c& v/ M% N: R  }$ f1 N  P责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
8 G& r2 r+ Y$ Y6 X6 I
' V1 x: X% {8 M& ~1 X+ r3 `, Z" a/ k踏实肯干。舍得为工作投入。

8 D7 h: D2 a% E% _' E（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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  I- \, N- `3 x4 R' l, x调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

2 |/ W' t' H" O' G* k% m  A表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

' b$ E2 ^# R- K# {3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

+ R" `4 H; e6 k9 l- h7 i（四）办公室工作对人员的要求

& d9 z! S6 [( I1 a: Y- P4、角色意识

1 q+ Y* _+ M* o7 r, z' Z7 S做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
& U# X( A* S# ]7 T" r( a: ]
+ u' X! x4 R( @' I全局意识

责任意识

创新意识
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奉献意识
* Z/ y; h  B4 f0 n& k
信息意识
7 F: \! a# i* E, I' I9 g
程序意识

学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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1 k9 t, \% T: r/ L领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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3 L2 Y# F& U" d$ @, k他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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$ w6 e1 p' w& c3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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4 _1 I+ E4 x; e  B% S他是否很会安排时间?
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! i' i/ ^0 l4 K2 T4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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4 b6 X: r& G6 g$ T& j8 G1 o# d领导测评办公室人员的20道题目

( Q( z9 q6 M! I0 H' @& k% `; i5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

2 y( s3 |" H3 o& r) q( c: m; p) I6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

2 _2 X$ A7 s. L, r$ b' z能否制订新的工作制度或工作程序?
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3 q: V1 O$ l8 b他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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3 p5 {; W/ J( h+ X) e4 s& z# e能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

9 A9 B9 _2 R% A2 c$ d8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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5 F8 w# |0 |& U$ S' z4 E( a9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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7 i$ Z+ d& W/ R3 n你能把一些机密信息资料委托给他吗?

! V$ w! @: d; l& S- _  `* U12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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) `5 }$ n5 K1 p0 S$ |3 u' ?领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

% C) R7 H8 C) t$ `0 Q是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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1 o2 _' k+ c( O* f16．他是否按时完成每天的工作?
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/ l# m; C$ Q- [: a是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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% V( Z- `- f8 Z能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……

二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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% y; O6 ?& v9 b+ Y; Q1 M. R1、不断优化硬件和工作环境
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' j  D! y3 E2 {  U; g  ~7 {& s9 S2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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9 p& n, L6 ^8 E" Q- T  E  z4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

7 F9 @; X3 @4 Q, Y: T良好的礼仪形象
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% Q, J' I2 t' z4 i. Q良好的电话形象
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良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

; V$ Q0 s( W6 {3 {2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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& @7 s% H  v6 Y% [; z2 w" `4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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. T, G; R) H0 v9 g+ L) b5、随时让同事知道你对他的感激；

2 O- |3 W& r& I6、尊重个人隐私，公私之间分明；
, q* Q( G6 N8 B5 m, p  y6 Z9 l" U
/ I1 }& F; S1 a4 ^7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

2 g: Y1 A& \7 j: j7 y) a. T8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

) [9 T* ]& b  r0 N' f  y, ?（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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9 e, t$ [0 Z9 M7 C* T* |# A（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
: U! D1 Z. ~6 X/ y2 k7 |2 w  g2 p
（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

- V$ X6 D' b& U会前准备工作
' H- s6 n, i5 v: o. P# E! ~
4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件

& E( Q; H# h" g6、确定与会人员名单以及会议编组方案

+ a* i2 l) \7 q+ [/ o6 ~- x7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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) Y- f9 R7 y) t: V! B- q主讲：姬瑞环
3 n0 f: Q, k% ?4 l! b

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~