第三专题
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加强办公室建设与管理9 h9 k0 k; l/ K# V
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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4 K" x) h. ^. i& q! f二、加强办公室建设
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% y0 R, b1 e( u. H$ }三、办公室办会工作基本规范' d. N {3 X. M, k5 O
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四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责; ? r, q/ c9 T4 q: B
& r4 p9 u: ^! p6 S% v, @9 U（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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% U7 j' R9 n u1 w行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。9 j6 W* y) `3 G! Q* q7 g% T
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一、办公室人员岗位认知与基本职责9 g, y, ~/ [- o* {( I) n
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：2 ^! v r' @$ T
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：9 f2 [ T h7 u$ {/ ]$ m
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：# ^6 D0 r0 L W" y Z) E! x
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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$ G( X5 p6 z X2 ]1 n# S三）办公室人员角色定位' o, F& x6 `9 w0 }& @9 O4 G |3 i7 {
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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) O3 J) k" ]- ^6 G: U, ~（四）办公室工作对人员的要求" G0 i9 F+ b6 T: ^+ q: l& W. S
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：6 y0 Z0 C# { Z) x3 }& z7 h
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一、要讲事业心和责任感；
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# w& S# `3 W0 T& Z" e `二、要认真细致；+ @& ]5 [ v+ l- t
. g. C/ Y. N- `三、要讲究程序(不要打乱仗)；* t0 f1 D# t, ?' g
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四、要讲工作效率。7 [) A' ^% l8 r, g8 ^! W
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（四）办公室工作对人员的要求+ l! A2 B7 f- |5 `7 ]) u
K" v5 ^1 Q7 j; i1、思想素养3 w+ S9 M3 a: [8 v; W$ `0 z$ ?/ g
: c: _2 F0 P) ~( Z7 ^9 [8 {$ B" W热爱本职。干一行，爱一行，专一行。3 W6 p3 r1 j8 Q/ U
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。% a2 V& `. p- `3 \" f$ P9 b
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（四）办公室工作对人员的要求3 _& l8 A' M' L
4 W. Q* F0 s2 F; q+ B2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。 v. C) z# l, ?5 b2 |
) e j9 L) g- ~4 ?/ O表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求1 s) h3 h( X, F2 p
9 n# Q& o& P- r3、心理素养( H5 {( w+ ~3 _% j
3 j: s! `4 z: h9 y3 u% y心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。6 f' L$ q& F$ {
: _, @8 @7 z( g1 t; X注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。3 Q2 X9 _1 y# l$ a$ ]" O. Q
8 K( i" [, _* x调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。7 c0 h8 r& ^- j* [5 M/ M
j5 z$ D! ^0 ]（四）办公室工作对人员的要求8 V$ ^( v; ? Q7 {
# [8 p A* w! s% P4、角色意识3 H, V& e/ O7 Q% {+ R
* C. u) T7 G3 u做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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/ f3 M( V, r* O0 [责任意识
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创新意识8 [8 r5 n) p# `) K) X/ t
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奉献意识
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信息意识
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程序意识; h) J& d6 a4 ?8 ?1 z# j
5 q8 p% v$ ]' K L* T& T学习意识
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+ @! E& H! c6 D2 L6 S \# T- {1 f（五）领导对办公室人员的期待
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, i( B! Z2 I4 w Q+ v f领导测评办公室人员的20道题目
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' g0 A9 `* j# R/ v/ e1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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0 Z0 o& v# h5 L0 H9 ^. u4 A b他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?/ s! O! ^ }$ W/ K7 ?+ C" M' |
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他是否很会安排时间?. K8 B* N+ C9 x# k9 Y
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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$ z% T$ M7 L( }- Q; W0 `领导测评办公室人员的20道题目
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4 {! U3 L, a+ K6 C9 y$ q4 B) y9 u5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?( j+ n6 N- S9 o4 T2 v$ |5 P6 F
3 O6 Q& |! }! H o' G能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?6 `6 L1 r7 B' g( _ d: b# d
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?/ x) V8 N* l& }
8 p' B2 r$ ~$ x能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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; P" b& t& @+ K- g他的工作有条理吗?( x, V! O4 N) `- h
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7．他是一个机智的人吗? S& l* L1 u$ _8 X7 O9 H2 P4 a
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?2 r/ K, n- I8 n
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?5 i9 H6 ]4 q# p- K+ |& J
1 S. b; d6 P* e. Q# Q- [7 U3 j5 D8 W能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目& V. R6 |/ A( R" B6 X" B* s
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?# X/ k/ d( \" x
# D0 v! |4 }8 }' o7 L% C! K! y当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?1 ^6 }+ a; J5 B0 B% V8 s
$ _. A* s' G' W8 K u你能把一些机密信息资料委托给他吗?' A) i9 ?& l+ M% x# h
$ Q* V$ ?) S: W7 F4 ?4 ]12．他是否有较广的阅读面和知识面?3 M; z5 Z r- k: ~6 m- p f; b5 C
4 A. e) c- K. P4 M是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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# Y& ?5 N- Y) ]: [3 Z( X% u2 {领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?4 `- T8 x! X& a6 ]( b4 z# a
" o0 f/ K& F! {$ Z/ l' a而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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* w6 i. l! l w0 ^' j5 H& [: T5 V h& H14．他是否有个人学习计划?1 t4 g) y l9 d) [# K
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?2 x9 a4 {' j, O- l- A
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?- h) ^/ ^! }5 ^. T U6 [9 L
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15．他语言表达是否清晰?, G3 L& v. T5 o2 }
3 R2 u: N% Q! R1 n7 U9 d能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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3 o! M7 l; H5 t能否准确地传达你的指示?4 j$ H+ G. m; F2 W6 s: S
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?, z5 j: J+ K6 i( `/ V/ d6 l
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?- X( ?$ X. h1 [* R0 j& [! o8 y
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领导测评办公室人员的20道题目
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3 D! Y8 t4 N* o17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?, r' m- e. i4 O/ J# K/ r
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?. r f& D+ v$ I" k) e' \2 L! P- ^/ S
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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& o5 j D @% i" q/ \. ?4 h二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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, h/ W1 K' p1 f6 o1、不断优化硬件和工作环境9 d7 y6 C! P8 X
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2、积极推进建章立制工作
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$ O: g/ N% _! U E3 z3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神+ p* E+ h- ?/ H& h6 ?& T
( E/ r" c9 A. t% W（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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5 t+ F, }, Q( ~: {* u$ {( r; z良好的礼仪形象
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良好的电话形象% a& y7 j& w# p0 w- Z+ ~
; ^4 Q) h/ N3 b* T* t良好的文字形象
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良好的语言形象9 m" I% T2 H" Q1 j- i( c) b
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二、加强办公室建设
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" P, Z, b$ m. b6 C（三）人人争作办公室受欢迎的人员8 n% d* Y9 A) e4 E* W- j
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；) s0 B% K- r+ C! [: q& \
! J1 ~6 K. ]4 f; r; x5 [+ Y+ F% ^- M
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
. q+ o. a9 }5 \) k
' X/ m. Y; }4 ^! W# e5、随时让同事知道你对他的感激；, g5 p4 e$ t5 T5 b' F, o6 n
) O% h- q5 F. ?5 e6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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0 U2 u. b0 B$ Z. p' Q, X7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；) a/ `7 H7 H. Y/ L0 ]; @
; a8 ]% n9 C# `8、不居功自傲，有容人雅量。- `! e% y. R/ K) s1 e+ \
; d5 u( S* g- B; \6 b* W三、办公室办会工作基本规范3 H& f0 q* g( A9 |
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构+ b7 Y+ @) K: T5 O. Y, D- a
0 l2 {! T" `' Q1 Q. |2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标( i8 P' P, V k8 V' {( Z- K9 y6 _
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（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算7 c! i" i; q4 }( |) f
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（2）拟定办会方案# V9 ~& v" d/ N/ k l
. n4 U: U/ Y. V# j# k( @（一）会议服务的基本内容+ u% y* _9 H& p$ {) G/ s
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会前准备工作
: V5 w" P: C* y" d4 q% Y+ |$ e* Z- @6 V/ E8 y4 Q' r: C0 Z
4、确定会议的议程、日程和程序7 S r2 e+ u# ~. h
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5、分工撰写会议文件+ V5 _ j; Q) y0 x
/ W" D0 P/ k/ p8 U& ]6、确定与会人员名单以及会议编组方案& o; l% ~' a) K2 ~" a
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7、会场的布置工作8 j6 Y4 o5 d; g& [! T { Z
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。, C7 C' j m) R& P2 @, b
, Y8 Z/ h! x9 C4 o4 s主讲：姬瑞环
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提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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