办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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5 a0 G3 u3 j. ?5 z; Y$ `一、办公室人员岗位认知与基本职责

+ ^6 y6 I8 @4 j% R5 o; z二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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! x4 z0 Q" A) A一、办公室人员岗位认知与基本职责

2 Z+ b/ M4 e/ o- x（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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* V# F3 L) ~( K; e' S职能定位：

- I9 N, Q6 m2 D行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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( N. W% ]8 p- l& \, x（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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/ R  _' t9 v6 [) H2 k* j* i按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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( T! a4 y5 H( L6 ?" M( K% m办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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2 o& O4 K8 o6 o! H4 A. O* ]8 T一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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2 {; z8 A/ ]4 r! l2 z) C% |三）办公室人员角色定位

+ o# {8 F% P1 E; V3 \7 y办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求

+ v( a; W! [$ r- Y7 I4 g' H2 z2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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9 ?. k- K7 `5 F9 S" [- W3 w+ Y1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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/ w4 i! F" U9 _; d踏实肯干。舍得为工作投入。

# R: Q, S# X$ }+ n. N. i% a（四）办公室工作对人员的要求

/ x$ L2 V" E4 z2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

+ x+ D& w4 `8 y. v调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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" y! @1 N# m9 D* n3 S5 q思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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9 M4 E6 O, E# Q' O( e心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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7 x  J; P; ]7 N调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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; ]9 ?. P. i6 O; B9 Z! O全局意识
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9 z7 E# G! g6 _, B8 _# K责任意识
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创新意识
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( a, M. i; F) l, M/ S: D& H$ y3 ~1 I奉献意识
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" D& z: y9 h4 {/ S' P信息意识
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0 {' d2 r% K7 O5 x程序意识

学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

( ]9 O$ b+ X' H( c; D3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

( l# l/ K$ y2 E他是否很会安排时间?
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) G- i; E6 L  U5 T4 |; |, g4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

% E& _/ }6 k+ i9 m. y+ h领导测评办公室人员的20道题目
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$ E+ s+ f7 F1 ?& @1 [! A5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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0 g* z7 e  Y( u/ I) y& \& m1 i能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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0 A& r: G6 c, g% {+ [6 z# V% Z6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

. @; c' M' w# X  L, k' X能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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9 F) k9 v# l% H他的工作有条理吗?
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/ I+ K; n( @) J& E% ]7．他是一个机智的人吗?

+ X; F3 L: ~1 |4 x能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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( T, i! G( A( U8．他能否提高文件运转效率?
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0 P! w* @, K& o, W能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

9 m/ I# @5 @9 S- H% n领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

$ Q7 D7 l5 q7 m1 O* n- K1 M你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

) [4 E0 J9 @7 ]0 ~( q" g% v领导测评办公室人员的20道题目

) n! N2 Z1 \( w* q# r" v13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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9 h3 |  a% J% }- k+ d3 k% P' g而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

* O0 Z1 p) f/ \+ z14．他是否有个人学习计划?
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! l& @0 r8 O8 t3 F' N是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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) E8 k% \+ |( Z6 S* @是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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; a3 \. _. j7 I1 u能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

$ d5 t) X4 `  L: j16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?
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, J: w% V/ Z4 C) }& L领导测评办公室人员的20道题目

  z6 V5 E& }2 I: D5 C0 \/ g17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?

/ _, X5 h% i2 J6 h能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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3 d  g) s$ H0 e$ `20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

; O! d* u. f2 z0 q8 p启示……
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/ S3 V' q- W" I, h' w/ }二、加强办公室建设

. r: }# W9 M3 ^. q  J# F（一）办公室建设方向
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2 Y. ]5 [0 q6 ~: a1、不断优化硬件和工作环境

0 k- c( C$ q( v2 W6 j# E. t& h6 j8 O2、积极推进建章立制工作
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' C4 W% Y2 D# [& @. \% S3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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' q6 T  z- B4 P# D. B（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
9 s2 ~& Q5 ^! J7 ]
良好的礼仪形象

良好的电话形象
, h+ ~1 b% K: P  P1 Q
! i! q6 P$ w4 m& F0 s良好的文字形象
' |% e+ p0 R3 X* E
* t+ G+ F7 r: {" C  t: c良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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9 [) H/ s  k- z# b" Z9 b2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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9 `- P/ w( S4 r' z+ r4 u) ~! ^6 Z3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

6 P* F5 B* V; L) h, P) H4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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( R' G. {4 u) X+ u6、尊重个人隐私，公私之间分明；

6 U+ B4 \/ v) h5 P2 V5 E7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

2 f- `0 {; F) H  o8 Q9 D1 b三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题
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; W$ ?6 u! ~! K（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

0 i9 J2 D: }( P" `（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

$ W! `" u' D& D8 v4 a* ]（一）会议服务的基本内容
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* J' t* R: g) ]会前准备工作

* u6 o9 e( F3 Z/ E, k4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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5 y8 g/ x" _6 z, ~7 Q$ ~衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~