办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

8 q5 N9 D, {4 q加强办公室建设与管理

& ?! t& o2 L- X* p* i& R; Q一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

0 O2 g# ^& c0 T1 w三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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- c6 |& o. e0 f$ A（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
! Q& u! m' F* {. @7 D
; i1 b8 u+ l$ }# }, A联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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, H* F% u: k* n. M* a# p行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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& D" c9 C( e% w  L9 t- \6 Q$ T一、办公室人员岗位认知与基本职责

/ M5 T& s& `4 k（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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2 \( v" w: F! k0 a6 s按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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. Z1 p" B* {1 d* G$ ?办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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% A4 z1 |7 V' n" i, C1 {（四）办公室工作对人员的要求

1 _# H. P- J0 Y& A1 k. G2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

! e6 t6 J$ |  l! l- d三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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6 W6 z, @" v+ \( V5 p（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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8 B" I1 \# k+ o2 J7 p热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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5 v0 D$ [5 Q0 f/ c( ?8 @5 P; C5 m% V( [8 R踏实肯干。舍得为工作投入。
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. l" K1 w9 O- [3 l+ ^/ R（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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% |7 W, q( y% l/ V- T# l5 G思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3 m8 ~" ^2 c3 {# k0 j6 h  m, W+ T3、心理素养

: n+ ^8 Y* j. l8 B) v" _6 v1 \; R3 \心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

- d6 O9 Y+ h7 b5 {0 {/ G( Y调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

) T- F# E2 t8 M, Q做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

4 S( o* O/ ^% T+ \4 ?( N全局意识
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责任意识

( H8 C, u) q8 g' ]( m0 ?/ _. X创新意识
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4 h  _5 J  M# j7 f/ Z! S奉献意识

% X* W+ V8 j" O# z0 n2 \' _" d信息意识

; S# ~  U5 S2 M, U" p/ i' S程序意识
5 _6 ?6 b9 Q) ^( i
2 P& T. D2 [, b  F# [( ^学习意识
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" ?9 y! s5 P( b6 A（五）领导对办公室人员的期待

$ d- C& g, I( `: j$ f领导测评办公室人员的20道题目

; O% g( }9 {2 s6 }% _1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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/ I: \% N7 u  \& {+ l/ H. E$ I他是否了解你的目标和意向?
- w0 y6 Q- M0 W9 ~9 L5 L
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

! z5 J3 h! z2 w% l  P1 D2 T% p2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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' ]  E# i: M, V" d- B能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

' W9 {: D4 g( A* R( A* M4 [他的工作有条理吗?

4 W1 O: h/ }: x1 f7．他是一个机智的人吗?

, i! V- Z7 B+ Z' @4 S$ c8 |能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
8 k% N* {. k8 o7 _( U  y
  C6 U/ P6 @. \7 q0 p/ R能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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- R0 Q, O0 ]. Y+ \领导测评办公室人员的20道题目

3 [; W3 U3 z: @9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

  y3 r/ m; s! D/ K* G0 [11．他对你的忠诚值得信赖吗?

- b0 Q, w1 y/ L6 D9 `; Q6 C* N你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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4 Z9 \+ N! D6 G7 s  g1 a* E. L是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
" ]7 v  D, d5 p4 g, v3 |) ~" M
& }" h! M& m6 n0 B3 F/ r. t& ^* u0 b14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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+ G' @6 \- `5 O& r, h$ ]15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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' A+ r, Y: V1 }' ^. F- @. m/ w9 Z能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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/ O" B& n9 w9 |# h( o3 ]& A! n16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

. ]' d5 q6 V. T2 A0 |+ y/ F4 }: J17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

7 l$ _3 S4 \+ I/ q. I  Y18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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; @( H% ~4 j! h/ J1 u启示……
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二、加强办公室建设

# G* C* I6 e2 _) e7 @2 f0 [* S（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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$ ?" B" h7 c+ n, B! _2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
+ P6 _# p- K; }% ~
良好的电话形象

良好的文字形象
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( u% r& `% n& S, X1 a( ]& h) S0 Y& h良好的语言形象
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2 e- k& v1 e. ^1 _, o- |/ _$ M二、加强办公室建设

4 ?. u4 C1 s1 O7 R（三）人人争作办公室受欢迎的人员

7 P7 W+ M" ^) Z) S7 j5 {1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

; @) C% T) n1 _6 }# x7 B3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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! b6 b2 i$ i; {" s& z" K' N6 h4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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* j) S# \, {" ^' N0 b7 l5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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. A" T. Q2 A  p* ?7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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# t2 T" n. u7 h( b) C8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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9 \$ a8 W/ }& k4 U/ R9 D" v1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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( ~* f' x# w. J- L$ Z（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案

1 a( q5 t$ [8 [( j3 S（1）拟订会议财务预算

% J4 b! l8 G) s# V( a（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

5 h9 V5 \" H' v会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

; L. v5 B* u: E5 |" @7、会场的布置工作

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0 K5 \% {( [' p& D$ f/ w! v/ \衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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) C9 {3 J  E1 F' [% P) B主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~