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网友提问： , P' l# I: S5 o. f$ a* F' X% a
; }5 H5 x: U% b* U b( S现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ ) N2 W# Q* S; K! `
% j" W/ t; h, N3 O- m+ B% `2 g老秘回答： 9 u* {3 h v* S% y
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 + d( z* @2 Y6 B6 d6 @
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●使会议开得卓有成效 # J! t- u5 ]) Y. z5 v1 i
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
; L* T. S+ z6 E6 ^ 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
7 b; `: ?- }+ O) ^4 @( o 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
5 m0 l* g: l _$ B; G6 [ 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
: R/ f' c$ X& n0 x 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 8 J6 P' P; f1 c9 k m5 a3 Y
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 % T5 q# t: `8 l! t8 A( e$ ?! d
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 # M2 w( g. g" ?5 H# J! F* T$ F
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 . s0 [. e' k5 P/ z g
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
+ b* K8 U' X R7 d, Y, Y 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
1 N/ {: _4 h* @1 M9 k" ` x6 U' u 10.信息要加以选择，避免过多。
, g! \6 k( Q; S 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
, q* @0 n5 B7 m- k/ m2 P 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 / W/ c7 t, T8 O8 H# L# U
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 , r. [( s. s6 n& p0 H
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
1 l' k0 _* {3 Y/ u, w D 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 " v5 f$ L0 y2 v" Q
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 0 \7 C% a2 N K; m2 g
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
- i* f9 B" o W: O 18.会前先拉几个盟友。 2 m$ m, ?. g/ J& ]6 H
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
% N1 c4 C* A o; p, p 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 0 v* }+ x: J3 I8 }* O
●会议准备 ) E* ?8 H* g; U- T8 c
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
8 I$ v, E- `+ c1 ~7 } 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
6 R; e6 H; }$ a. | 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 7 m/ C, g9 ], }0 @
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 & O' H- E5 k% t
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
) ^8 W9 u) L d. C 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 & }& ~# w4 c0 K5 e* U* T( x/ P
26.任何议程变动都必须通知主持人。 / [( X+ s9 @4 T1 A( T
27.议程要尽可能短小简单。
+ M' a5 c7 i( p4 v! P; X 28.尽量将议程限制于一页纸上。
" Y- O5 ?6 J( ~1 e" u 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 + [2 j' U, ~$ H( i6 n/ ?2 Z
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
, X' H7 m. M9 W# R. I2 |! h3 K 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
* e) J- R( M7 [ p 32.必须将电话转移出会场。
7 a5 B7 S7 l Z* k 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 . A' U( j% W, [( M& a7 N- O; u
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 4 R' o2 u+ ]& y+ L
35.要找个确保没有干扰的会场。
7 ~- \5 x2 }/ G7 P+ k& a( U. s 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 . ]1 q/ W' D2 u- Q2 n3 V* N
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
' L+ Q4 t) X1 w2 \% g 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
% O; q3 w& u; l6 x) J" i" r 39.座位之间应有一臂长的间隔。 % P: h, G# |! l* c9 J
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 1 H% o' `# E4 o, ~4 a! Y! p( N
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
' a2 ^- c, w; V* f' i/ }1 r: D 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
$ C! T, n& m# B 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 # U) q! K4 Z% W8 f: A
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 # ?4 }5 u, y+ I& u4 d! U' l, Y }' i
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 + T/ }$ ]! a+ O1 t ]9 s$ \
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 5 S" v4 r. x; |0 K9 v. H
●出席会议 , O* A0 W2 {" Q# P# q
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
% b: J5 u7 y3 C0 e2 m 47.会前拟出自己的发言稿。
8 k6 v3 G' U. T$ y8 m. d* q7 T 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 & s/ s1 w* Q/ ~
49.要保持积极的脸部表情和音调。 + p/ [3 ?7 y1 o( {* k$ U$ M
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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8 W% D1 Y8 c( L9 G o7 E% c 51.开始发言前先作深呼吸。
' Q5 ~5 J5 e* `: ~ 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
) ^/ k/ Z% w/ W9 m+ z 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 8 \/ M$ f0 } ]! R0 }% b# B
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 2 p) H3 O9 i- S$ l
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
' ]1 G- R, ^" F- T. r+ n 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 % O+ t. t9 W7 b) c8 W1 I
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
7 M" v# n5 d/ w 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 ; P8 i/ q- }* d a
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
& G; T u$ d9 B9 V9 ^ 60.必须按照议程顺序作会议记录。 & _! g. G! h( W' m
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 6 s/ ]2 C/ K. ~" O U
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 2 H: M4 n) M2 Z+ b
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
4 I' `% W% r1 O ●主持会议 . Q% r7 @" W2 l5 P
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 K) T7 K% R9 {1 I$ d6 v
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
6 Q4 j- V# ]4 J! X, | 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 , t/ q% E3 i1 s/ {6 n
66.尽量于会前认识新来者。
; _, {+ |1 i% N) ^+ ~( `3 G 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 2 v3 d$ a2 D, Q7 q# p
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
) r* u: H5 K4 h( d7 T9 Q! [- i+ s 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
0 L2 q% I# u( i+ N( X 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 * \- e% w4 ^0 c* B
71.要制止支流辩论和私下交谈。
+ a+ G- k* [, _! n0 [6 |( c& H4 R 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
! a) k3 B" m- d 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 3 |: ?/ B- C/ v" O, N( Q7 {
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
$ }; p% @4 q6 t5 T) Q, }& ` 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
+ i O2 ]; B: Y! ]; x1 u7 a2 t 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ( o) l6 C/ K9 H* j6 D
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
& q Z" q6 N0 ^) ]* x+ o* | 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 $ C" \- n+ c* S) \+ d. H
79.必须清楚每次会议的规则。 ; i: u6 P: ]5 Z% Z$ Q8 ]1 n8 }
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 % k" q3 h/ |& ^8 H7 T
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 # s, } E }# A* h! @, {
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