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网友提问： - G' V! N* I8 \( T r
P5 {% \: K5 k; }/ g/ Y& h现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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" `3 |( r' I! M1 e f会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 % t: Y+ S6 e# ?0 e9 v
3 E& R) R! y' k4 z●使会议开得卓有成效
9 j$ M% c' L( K" L6 o 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 9 [+ U6 W0 S, D/ U+ ^5 ]0 h
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
$ s8 Z6 l+ ^1 b6 ?' p 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
# s/ p+ v. U7 w7 {! s 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 6 e4 t1 ?$ [+ `1 j+ |
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 6 @3 e$ v, P$ @
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
`% P2 [( P0 F3 X6 A# [ 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
. R! o' |( s& D+ F4 G 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
/ b6 d/ h) F* A. `, h 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
R" e8 _! S/ @5 o/ t. n0 {$ h 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 $ w( N9 r; S5 }2 h+ \" G
10.信息要加以选择，避免过多。
; D' e7 | T n+ d 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
/ }; G# u Q% W! ]/ V6 Z1 m 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
1 e4 N9 o E1 S: q3 a. t 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
! T @+ u8 F# E; c$ h( R. e/ W 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
8 J5 k6 V5 X! [# X; Y 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
& c' Q3 N0 Z) s( l; w4 P" D 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 T& {$ W! |1 g6 m- `- Z
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
( Q% z; @3 Z& e. Z0 T 18.会前先拉几个盟友。
+ |6 s$ N+ G0 u, W9 g# a6 a% B6 F 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
6 e' Y: o5 G8 ^) |0 k e" N- { 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 8 _: }- a0 c" y4 D' u
●会议准备
1 \' ?+ i2 Q7 ]* ~2 j- T1 ?0 b2 H 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
0 @9 e" k9 w: a# U8 n 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
2 Y) l( t6 Y/ r 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
& d! o J1 S: p' ]; t+ h. `$ ] 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 % ]2 I$ j0 t4 G2 M# t W
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 * x9 h- ?, n) u) q. l7 p( t' ]
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
" d0 b7 w5 i( l, i; M8 S 26.任何议程变动都必须通知主持人。 6 f5 `6 W3 [1 R/ Y8 S
27.议程要尽可能短小简单。 6 r- J7 N' c$ ?2 w' c
28.尽量将议程限制于一页纸上。
) L! D! A) g2 [0 u1 J4 o# k 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
( F7 j/ c' z- D 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
$ j) Y: b+ W. `: | 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
, N6 c# {; P* ~& {5 H 32.必须将电话转移出会场。
- x9 |. J& S8 p 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
2 p# R1 B+ _2 ~. c+ b1 p I( Y 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 / b" {4 D) O/ @6 I; n" `4 H
35.要找个确保没有干扰的会场。
$ k, w0 q- J* k- ` 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 % S$ I! u9 V+ h, b/ ]- z
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 3 J1 O, |: g- U
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
& [. P1 d3 c- d) Y 39.座位之间应有一臂长的间隔。 : b9 m3 E2 B3 t' {' w! \
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
0 S, B- [# I) z; l- b 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ' P$ r1 l }6 W# v' \( R Q2 g
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
& n) O6 l& [( y5 \" I 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 1 Z* N, }0 K* Q! Y& D( ^0 A
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 5 ?$ i2 N- x) d |' x: t. v# q n
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 % k- W; }4 M+ _
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
8 y( }$ A/ \. q* u$ ?, I1 m ●出席会议
% d2 F8 A4 U% k0 Z% K$ A 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 " [. G+ M; d+ @, {7 W
47.会前拟出自己的发言稿。 0 q% g, I$ K" f
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 7 h1 c9 r8 v/ Y1 p( `0 N- [7 R4 W Q
49.要保持积极的脸部表情和音调。
4 N% \( ~2 X w' `! u 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 7 I8 @% |6 N6 G
% `+ O+ ^0 J* g, t. f 51.开始发言前先作深呼吸。 + i5 q) b4 A9 A6 N: J
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 % ]! \* l+ _; Y$ b% H
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 $ G! U+ x' I, p! N
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
8 b7 Z! i" X# H C8 i 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 9 ^0 K6 K9 Q& |4 {$ B- {* D) N
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
9 Q) N. C9 R! w$ J9 V) [ 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
" e+ Y3 Z8 L( {" i" \0 H 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
) \" r2 w/ C6 I 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
) C4 f( ?) h" R% a8 E' G 60.必须按照议程顺序作会议记录。 ( p! i1 O/ h" v. g! w7 Y
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 4 R! x7 u. ~$ _( x- O! A
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
# r; ]" d- s7 c) }+ N( h3 \ 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
5 x {# _; c/ h$ E' a. c F) X) G ●主持会议 ' l( U) b" @) i0 u2 ?4 `! Y
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 0 w) t0 r' f% }
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 - T7 X( t, N" j( z. p- U$ y
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
1 K! {; ^1 \2 n# U, E0 l 66.尽量于会前认识新来者。
$ Y4 j+ z' ^9 c! `/ u/ N 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
& P7 Y( ]" z6 N* M' m3 W5 ~: m$ t `* A 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
; k" k' L3 o" `2 g$ q 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 {2 P9 ` Y* @! a3 P
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
4 B9 m7 ?) W2 Y( @- w 71.要制止支流辩论和私下交谈。 2 l# M# J: d- \4 n
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 & ^( n2 R" j, e; t( R9 w" S
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 0 Y1 s M. h N2 \' ]
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
- M/ q; j+ S8 k. l 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
7 q- w6 \7 \) V q4 d, X* R" Y$ z7 [ 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 4 b4 w- d) ^- K" I- m; F& G
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
" i- V1 L# }' H9 [9 i 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
. T7 R- V/ V. @/ j 79.必须清楚每次会议的规则。 & w3 ~& u9 [' ], W" ?
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
( V/ }+ s' }* Q$ n% \# K8 ^/ H k 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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