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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ ; o9 K% F" l: E
$ ~- I4 b7 ?: J( Z6 ~- l+ T3 g老秘回答： 6 q E& n$ |8 D# g2 A" r/ N
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
* `$ F. P" |+ C9 B3 J- O 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
; Y) ~( ^, u9 y9 `, p# C: ` 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ( ^! T" s( c; v& f4 c$ @
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 * l2 F& V" P: |& Y
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
# l4 b2 r4 P* N3 u 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ]" @: ~$ N4 w" [
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 0 l3 j" p$ _9 ?9 O& g% P
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
) e+ U Q: D( d5 ? V# @ 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 8 B, ?! d" E R4 _+ B I- V
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 $ p" d: o! {& F
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 * P% V5 j1 V8 j$ J% ~: X1 Q1 F& I3 |
10.信息要加以选择，避免过多。
& f* H+ T/ u h% d. d& g 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
7 {& j' U1 }' T 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
0 e) W3 H, V; |; Q% |. U+ [; {/ a 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
$ [& A: {( z4 ?1 `# b2 Z 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ' o% L9 ~5 V( a/ e, W: v" v' G& k- P6 k
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
5 u( O$ f' d: R- U- @ 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
/ J7 x7 A+ q0 K* ] 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 / p, r* s1 [$ I2 h& j" A1 m
18.会前先拉几个盟友。
$ y; G/ w) Q' e; S! u) G$ p% z2 J 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
1 d- i. M7 d0 r# V) ] 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
. K g/ L& R6 Y- X2 s& g ●会议准备
+ N1 p0 ]0 r8 \ 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 + M& V& [6 E5 Y$ H1 F
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
# R) s) x y/ }# x 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
0 L: K7 R* ~) ?+ X 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 * I9 k6 ?0 p! G+ g" s# [6 l3 Z5 ^5 ]
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
+ s8 m+ }9 e- Q9 d 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 3 K+ @1 F) r; F" v3 w( L
26.任何议程变动都必须通知主持人。 7 z2 m0 A% I" s& Z) [* P/ e( b4 |
27.议程要尽可能短小简单。 * L/ q" v( L0 u* [5 R
28.尽量将议程限制于一页纸上。 $ U5 v6 O! F/ m
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
* C. e. P& B' v, }( N, ` 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
! m8 W; u: q. ] n! \ 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ; S. W% J# m9 X9 y# Q( J+ i5 X) |
32.必须将电话转移出会场。 4 L4 Y. r) q' N* E- G
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
" I' O6 g x; B* J 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
' J& x& L K' ^ 35.要找个确保没有干扰的会场。
( a: Q3 |$ S/ S5 M P% G 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 ! n( b9 N% y) x7 K: ~' d5 w. q
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
/ k: a5 C5 A3 ~# \* f5 i' k7 f 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 , P. r6 q$ n/ e8 }8 Q1 W
39.座位之间应有一臂长的间隔。 9 D. e2 |: Y* O2 T4 {* g+ \
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 " E9 m0 i7 B8 e# ~5 ^" P, w) D
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
8 B/ O4 q8 j& { B. Z 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 : h% K4 O+ P! |8 U4 j8 ^0 Y. d
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 , ^# T) x7 Z" e0 o$ y J
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
- b8 U( O6 _$ p; \4 ^+ X' S c$ D 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 3 y5 h3 E% i5 [
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 ) \# O) @! j/ U6 A4 V
●出席会议 4 [ D5 S8 V5 L
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
% a% @4 Z8 [) h 47.会前拟出自己的发言稿。 ; a2 Z7 V! @! }. \) d
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
5 H, @' o9 D7 O2 W+ l7 W) s" I) H- r8 B X 49.要保持积极的脸部表情和音调。 ' |0 c! B% S( Z5 j8 M, P2 S
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ( Z! D6 I4 \5 |; e$ E" h3 w! |
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51.开始发言前先作深呼吸。 5 A% {9 ?4 t( h4 S$ O. z
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
- k/ D, q3 ]( r+ V5 X1 k, G 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
( r1 }% s3 u# }/ n 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 ! g4 x) v$ f4 D. [
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 : j y0 {" P0 O5 O8 C) V/ a
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 $ X6 u% |% I' l5 g! E" J
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 + H0 @* c2 R+ n- d# r: ^2 l e
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
: }" d; P& `' B; r" a 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 , b# z3 M, Y! ?8 x( f9 \: e3 ^
60.必须按照议程顺序作会议记录。 3 I" w/ k1 s8 X# r
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 2 y0 a0 i: ?0 Z
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 " |& h8 P% S6 f2 @( g
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
( Y/ ]/ A6 S0 R ●主持会议
8 H- i: {- A+ ?+ [! ~ 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 O( s3 |5 V3 e0 }
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
1 Q2 O, D& W( N! ~& i 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 # m# n/ k- g9 N& C0 o y# ?6 B0 [- `0 ?1 ]
66.尽量于会前认识新来者。 6 N8 [; ?' y' U* G! L# \3 q7 j* p
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 7 K1 w; g) K2 P( T) k- Y3 b. {
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
! o$ A' L C W3 J1 Q. L0 I+ q+ e 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ' S# ?: d4 M5 |( ?
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
) m& ^# f T. m- J. o7 C( r 71.要制止支流辩论和私下交谈。
2 q; a; k! J; P2 [) _ 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
5 s' A, u) i2 b' W% v, Z 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
, B) P( _- g* }5 j* u 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
( A0 c2 J) t& s1 I 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 - V) z2 N* |# N2 o3 v) P0 Q
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
# i& J# `8 V V 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
* y8 v* A. Z7 w. T0 d0 K 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 2 _, Y m/ P# e
79.必须清楚每次会议的规则。
5 m. h3 H7 O' E/ Q! Z0 s" ? 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
: K G9 z9 Q! z6 w. T 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 4 n( Q+ K6 Y; g' V6 X: |+ ^
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