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网友提问：
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4 C$ H9 H& z* Y' F现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ . S# e ~. d# r3 ~+ b
9 h0 a' N! m) D" @% S8 c: o8 d4 Q老秘回答：
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& n8 b4 C' V1 w! A会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 4 w% D. p$ s, |3 P) l5 w
6 b3 ]8 A d0 R! K3 ?, R1 D●使会议开得卓有成效
2 d" M3 z$ ?$ @) p% G+ L; a8 x 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 0 X1 `' K) v& m6 r
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
9 ?# K) L e! w2 J; @- o- U 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
; ?# R$ N/ l) A% M! ?$ a 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
3 T4 S) n2 l1 e4 F$ H; g 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
! I& v, n7 S o8 ?9 W 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 & T2 E: T* `" y# A9 N. P" B
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
7 z+ C5 q1 @ i6 Q: {1 R 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
9 M1 J% |! Q1 w( W, f 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 - O) U6 O5 _9 \- i( G
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
( Z9 T- Q6 O1 w3 t k 10.信息要加以选择，避免过多。 2 q G& i, a# k/ s8 I
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 , Z, D3 T9 u9 P
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 . `! s! k* }0 _4 g4 D
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
3 R, R0 K7 T) R 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 + a* l* u8 C+ \
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
" c4 r) a: w/ N `; { 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 0 O! B! i) l' x/ u1 c- e
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 1 f* g9 L: n; b& \
18.会前先拉几个盟友。 / z- ~) J* u8 h
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 ' Y A! Z- p' h" W
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
/ s N& r/ G! ^6 P ●会议准备 a! P& e" x! C% l' Q7 ^4 A8 P
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
0 O( ?1 O, ?) e6 N 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 - n% M0 m; J* B. n) x, B
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 * n+ u+ \0 o6 B: U B7 S1 \
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
; D$ ]4 A6 S2 C a `4 g 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 $ i1 A) [/ j6 j' \
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 0 N5 Q& s9 c5 t+ B1 i
26.任何议程变动都必须通知主持人。 ' f/ l$ `; o/ L. r) O0 ~
27.议程要尽可能短小简单。 D! `& L9 b- w' f
28.尽量将议程限制于一页纸上。
& E/ M* z$ Y0 X9 @) a 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 " o) B3 y; A4 [ }$ z
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 : _0 Z; c G5 D: k9 s8 B
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ; c, l% ^/ `9 X) u& Y# l
32.必须将电话转移出会场。 + T4 t; F9 F& c# X
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 2 Z' L+ ^* H4 f3 L! c, G
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
4 a/ S% N2 \; \" [8 e5 j 35.要找个确保没有干扰的会场。 ! e; C# ~! \. h1 {# W I
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 : R8 H3 S- S' N( G0 v
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
2 `- j2 u* |7 z1 q" ]- D5 O4 V 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
, T7 M' ]3 O* x3 j 39.座位之间应有一臂长的间隔。
: W6 Y& H3 [3 W+ A3 ? 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 / v+ w- y: u& c4 }! n- a% `0 x4 @. S& ~
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 2 z8 d- } C' o
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 . S3 ^7 G: c- ]- ? l+ p4 _, H$ f
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
9 V9 A0 F( W5 n, @7 c' | 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 ' D1 d2 u% c+ S- l
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 3 o2 ]* k. O$ Z4 U7 L6 v" K
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
* M1 A9 K* ^0 C4 ~9 L1 X ●出席会议 . e/ a6 r# p3 Z- b
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
7 ^. |* z- n7 T* l9 G 47.会前拟出自己的发言稿。
- r" m% V& p p# e. w) l# A( l 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 * Q7 K4 `+ Q1 G; Z' m: H0 H
49.要保持积极的脸部表情和音调。 / d* L6 ?5 P ^1 g' b+ F2 z
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 - D! V" [+ x, p/ r
7 p/ p, d3 M, O+ J; p9 b$ S5 J 51.开始发言前先作深呼吸。
$ I2 d# `' D+ |8 E" o" ~3 f3 T 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 6 Q4 ]% x. b- b& T% V. g0 `) z
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
% Y! G7 m. R5 F4 s$ T; ~ 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
( k% R5 T5 x# q 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 8 K) K. A, S- N; `7 [9 ?' f
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
2 x8 L' U; \- H3 V 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 , f, R- V! P$ @, ?
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 4 o/ m# P2 w* o1 m! k
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 2 q" |% a* g& h- c/ X7 T2 c3 _% s
60.必须按照议程顺序作会议记录。
/ P% N7 e% L, [- q5 o; M. y' j, N 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 + V7 _# k* g" n2 _6 q( ]) N0 r
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 , O0 R% J' i8 H" J0 j
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
! y( H5 Z) S0 n" W. r. b ●主持会议
) Z$ ?# H! b4 D 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
6 @4 ]$ a0 X' }8 g 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
; H6 ?0 g2 ?! N$ y W3 P 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ' B ]4 { u! U4 O
66.尽量于会前认识新来者。 ; f# d- L3 G9 L
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 9 P7 L J$ D+ Z: q
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 . e0 w3 {5 m, ^ L( U, p( G
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 9 j8 L, M7 P" K g9 V3 ?
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 9 u! u# `) d# d6 T! ]2 ~
71.要制止支流辩论和私下交谈。 . x' K7 ?2 _. Y% q9 M7 P/ r7 t
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
& a, c; F3 F, K/ m 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 ' o* v* P2 v; V/ ]% r K
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
" U5 T2 c& `9 c& Z 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 1 \! L5 a$ M, C# u+ J
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
* }0 i. ]0 I2 K7 V+ h6 U. t1 W 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 1 z) |- L% c* e
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 8 |7 X; O$ s1 |" H H
79.必须清楚每次会议的规则。
1 H9 n4 H- }) i4 l$ s2 u. D 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 5 H4 n& @6 h! C% N- b& Q
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 " m. N5 l% ] Y2 H
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