秘书工作方法与领导工作

     秘书工作是领导工作的一部分，是直接为领导工作服务的。领导工作对秘书工作的要求总体上要其当好近身综合辅助和服务的参谋助手，具体要求秘书要为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务性工作，要通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及办事、办文、办会等工作，提高领导工作效率和优化领导工作效果。秘书工作方法，必须符合领导工作的上述要求。

（一） 为领导工作做铺垫的方法
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% ^( b  S+ S; Q) \秘书工作中很多业务活动都是为领导工作做铺垫的事务。如领导决策前秘书的信息收集处理工作；领导召开会议前，秘书的会前筹备工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果，往往直接影响领导者工作的正常启动，影响领导工作的进程及其效率和效果。有此重要的铺垫性工作，甚至是领导正常开展工作的必要前提。秘书必须掌握铺垫性工作的方法。具体要求：
一是要准确把握领导工作目标。秘书既要准确把握领导整体工作的计划目标，又要准确把握即将开展的具体工作的具体目的，并将两者结合起来。整体目标不明确，秘书工作就会顾此失彼，出现片面和忙乱；具体目标的要求不明确，秘书的铺垫性工作就会失去针对性和有效性。
二是要明确领导工作进程的环节，明确各个环节的时间要求、任务内容与各方面的关系以及要取得的阶段性成果等。这样秘书工作才能主动而有序地是进行。如为领导召开会议做垫，除了要了解会议的目的外，还要对会议期间每一阶段的内容都事先做好资料准备、事务准备等。
' {0 u% T+ n" D( W三要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法，以便事先准备。如领导在召开会议中将采取实地考察、分组讨论、投票表决等措施，秘书就必须事先安排和联系交通工具、安排分组讨论会场、准备选票和计票等。
! V  y7 _$ N; \* O- R9 b% ^7 n四是要加强与领导的沟通，不仅在开展某项工作之前要沟通，明确工作的目的和程序，而且在每一个环节也要沟通，随时把握动态，作好应对措施。
秘书的 垫工作方法可以归纳为：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取措施的要求操作，以与领导密切沟通保证铺垫工作的有效性。秘书要根据具体工作任务的实际，具体领导人的工作个性和习惯、具体工作环境的要求，灵活地准确地掌握和运用这一方法。      
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& w# D- p4 i" D3 k. [1 T6 W1 N' a     （二）对领导工作拓展伸延的方法
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3 b4 Q8 `9 [, {. h& u对领导工作的拓展伸延，同样是秘书工作的重要任务，是体现其参谋助手作用的重要方面。如领导做出决策后，秘书要草拟决策文件、草拟决策执行的预案，制成文件寄发给执行单位；决策文件发布后，秘书要收集反馈信息；领导检查工作后，秘书要与被检查单位保持联系，了解把握检查效果；领导出差以后，秘书工办理领导出差的经费报销事务，整理带回的有关材料等。
秘书要做好对领导工作的拓展和延伸，一是要准确把握每项领导工作预期的效果，通过这些拓展和伸延性工作，努力使领导工作取得圆满的效果。如领导的正确决策发布以后，执行单位由于理解的错误而出现执行的偏差，秘书没有将这一信息反馈给领导纠正，就会给工作带来损失。其中除了责任人负有失职责任外，负责收集反馈信息的秘书也负有责任。
二是把握领导工作后续事务的具体要求。秘书必须准确按领导工作后续事务的具体要求办事，不能有丝毫马虎和疏漏。如领导召开重要会议后秘书的催办任务，不仅在项催办，而且每件必办事务都要了解是否在办、如何在办、何人负责、何时完成等，做到件件落实，限得实效。否则就会影响会议精神的落实，影响全局工作的协调发展。
6 ?" x) R, }0 N6 i三是要注重工作的整体连续性和承继性。秘书承担的拓展和伸延性工作，是整体工作的一部分，必须按照领导特定工作任务的有序部署环环紧扣地进行，才能取得预期效果，如果脱节了就会影响工作进程。
秘书对领导工作的拓展和伸延的工作方法，可以归纳为以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。

（三）为领导工作代劳的方法
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7 m, q% M" z- ~1 f1 _7 {/ d这里说的代劳，指的是领导由于公务繁忙和时间有限，将部分该亲自办理的事务，授权让秘书去办。领导者的管辖范围越大，公务越繁忙，秘书为领导工作代劳的工作量就可能越大；而秘书为领导代劳的工作越多，越体现领导对秘书的信赖程度高，培养力度大。秘书在受权理事独当一面的实践中，更有利于学习领导工作方法，提高综合素质。
秘书为领导工作代劳，一是要忠实地体现领导意图。秘书是代表领导去处理事务的，一定要按领导的目的、要求去办理，并取得领导需要的效果。若违背领导意图，就可能帮倒忙，为领导工作增麻烦，从而 步失去领导的信任，很难再让他充当代劳的助手了。
1 y6 Z- k1 K' n! Y3 V二是要严格按照领导的授权范围办事。不能超出授权范围，也不能胆小怕事不敢合理使用委授的权力。越权行事是秘书工作的大忌，不仅会失去领导的信任，也会 到有关方面的反感，产生消极影响；不敢合理使用领导委授的权力，就很难圆满完成领导交办的任务。
三是要扮演“双重角色”即责任感、使命感。秘书要从领导角色出发，尽职尽责、不折不扣地完成任务；在心理上和工作态度上，则要严守秘书角色本份，不要以领导自居表态和作指示。若忽视从领导角色出发，就可能责任感不强而对工作采取应付态度，影响任务的完成；若视秘书角色本份，就可能在授权代劳时用权失范和态度失当，造成消极影响。
( f/ w4 T" \6 i# d# ]% \$ J: L四是要加强双向交流。即秘书既要加强与受权理事的工作对象之间的交流，又要将工作的进程和结果向领导者汇报并听取指示。
五是要维护整体的功利观，即在为领导代劳中要从全局工作的整体功利出发，当情况有所变化时，要在授权范围内灵活地采取措施，使工作圆满地完成；当工作取得成效时，要归功于组织、归功于领导的指导和支持，归功于有关方面的协同配合，不要宣扬自己的功劳和苦。
. r' d4 P( z' o$ f秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。

0 x9 p% e* n+ Q  O2 c（四）伴随领导公务活动的方法
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文/叶益武
　　做任何工作都要讲究方法，良好的工作方法能取得事半功倍之效。办公室工作人员经常会遇到这么几项工作，比如接受领导授意，传达指示精神，委托他人处理事务，说服他人，拒绝他人要求，倾听他人谈话，等等，在处理这些工作时应讲究一定的技巧和方法。下面分别作下介绍。
1
授意
　　授意是指把自己的意图告诉别人，让别人照着办。授意分为两种：一种是直接授意，指领导直接就某一问题或某项工作发表意见和想法，是明明白白的表示，易于判断和领会。工作中，应尽量采取直接授意方法，可以让人尽快明白。一种是间接授意，指领导非正式地就某一问题、某项工作发表意见和看法等。间接授意是非正式表示，接受者较难判断和领会。
　　接受领导授意时要注意：第一，要准确领会领导授意的内容，如果不明白，要向领导提问，直至明了。不要把领导酝酿中的意图当作领导的授意，把领导的质疑、设问误认为指示，不要自作聪明地去捕捉领导的“默许”和“暗示”，不要弄巧成拙。第二，养成随身带笔记本的习惯，及时记录领导授意要点。第三，接受领导授意后要及时按照领导意图把事情办好。如果有不同意见，可以提出，但要注意时间和场合。如果领导不予采纳，不可坚持己见，必须服从领导。第四，如果领导授意的任务不能如期完成，应尽早告知领导，让领导有心理准备。第五，遇到直属领导以外的领导指派任务的情况，如果能够安排时间办理，且不影响直属领导布置的工作，可以接受，否则应向直属领导请示后再做决定。
2
传达
　　传达是指把一方的意思告诉给另一方。办公室里的传达工作主要是将上级或本级单位的文件精神、会议精神、领导指示、工作情况等传达给本级或下级单位职工。传达分为两种：一种是正式传达，比如在正式场合宣读文件，口授领导指示，在公告栏公开信息等；另一种是非正式传达，比如在非正式场合向一些对象“透露”文件精神等。
　　传达时要注意：第一，传达的内容必须经过整理，以便听者理解。第二，选择正确的传达方式，比如口头传达、会议传达、公告栏传达、OA系统传达等。第三，根据要传达的内容确定传达对象。第四，无论是正式传达还是非正式传达，都应忠实原意，切勿歪曲原意，不可夹进个人意见，不允许任意发挥，更不允许假传。第五，如果原话不便直说，传达大致意思亦可。第六，确认信息是否传达到位。
3
委托
　　委托是指将事务嘱托他人代为处理。委托有两种方式，即口头委托和书面委托。
委托时要注意：第一，无论是口头委托还是书面委托，委托的事项、权限、时间要求等一定要说得明确、具体，不可含糊不清。委托事项重要，一定要向受托人强调事项的重要性，以引起受托人的重视。第二，委托时，委托人应该了解受托人的受托意愿和对受托事项的了解程度、看法等。
4
说服
　　说服是指以充分的理由使对方信服。
　　说服的要领有：第一，要推心置腹，动之以情，晓之以理，用最简单、最通俗的事例说明道理。注意聆听对方的反馈，使对方感觉到你是在公平地交换看法。第二，举一个类似的例子，引用权威人士、专家的意见，可使对方产生心灵上的共鸣，最终改变想法。第三，设法缩短与对方的心理距离，增加双方的亲近感，进而达到说服的目的。第四，想方设法调节谈话气氛，运用具有说服力的语言，不使用令对方反感甚至伤其自尊的言语。第五，如果对方比较强势，不妨采用争取对方同情的技巧，从而以弱克强，达到说服的目的。第六，可使用“善意的威胁”，使对方产生恐惧感，以增强说服力，但要注意，威胁不能过分，以免对方产生防范心理，同时要态度友善，重在说明道理，讲清后果。第七，了解对方的立场和意向，站在对方立场上分析问题，以诚恳的态度为对方着想，让对方认同自己。
5
拒绝
　　拒绝就是不接受，包括不接受对方的指令、意见或委托等。应当拒绝的委托主要有：超越自己的权力或能力范围；时间、地点上不允许；无法中断手中的工作；无法离开工作场所；庸俗的交易；违法犯罪的行为；违背自己做人的原则，等等。
　　拒绝委托的要领有：第一，先倾听，再说不，即使已经决定拒绝，也要让对方把话说完，这是一种礼貌。第二，根据委托事项的不同，有的不宜立刻拒绝，可以延迟一定时间再拒绝，经过努力确实无法解决，就以适当方式拒绝。第三，根据委托人性格的不同，有的人不宜当面拒绝，可以通过手机短信、电子邮箱、他人转告等方式拒绝，这样可以缓和尴尬局面。第四，不能采用粗暴语气和恶劣态度拒绝，否则会加深隔阂。第五，要委婉地拒绝，用和缓的语气说明理由，采用抱歉的言语和态度，让对方感受到你的无奈和诚恳。第六，如果有较好的建议和替代方案，不妨提出来，让对方有个选择。
６
倾听
　　倾听即认真地聆听别人讲话。
　　倾听的方法有：第一，真心听。即对对方的谈话表示出兴趣。正确的听的态度是，与对方保持视线接触，适当附和，让对方知道你在认真地听他说话。第二，专心听。倾听时全神贯注，听清对方说的每一句话，以及通过非语言所传达的信息。第三，耐心听。倾听时不随便插嘴，不轻易打断对方的说话，耐心听完对方的话之后再发表意见。第四，虚心听。鼓励对方先说话，当对方提出不同意见时要虚心接受，不能强词夺理，要由衷地认为别人的忠言对自己是有帮助的。第五，用心听。倾听时可以边听边在心里整理对方所讲的内容，或用笔记录下来，不明白处及时提问。以客观公正的态度倾听，不用自己的观点去指责或评判对方的想法，与对方保持同理心。
　　（本文刊于《秘书》杂志2014年第11期。

好不容易投稿成功了，就为了这一篇难得一见的好文章啊

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句句都很实，经验的浓缩，值得细细品读，并学以致用。

经验之谈，很值得收藏，以后应该会用得到。

学习领教了，秘书工作其实很全面。

理论提炼，经验之谈，受教学习了。

秘书感觉就是领导的臂膀啊

一篇难得一见的好文章啊

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学习，写得好，顶一个