人与人之间主要通过三种方式进行交流沟通,即书面语言、口头语言和体态语言。秘书处在组织的枢纽位置,以上三种表达方式中,口头语言的表达能力对其工作的影响更为直接而明显。 ; _; Z- [$ a2 c. x- n) L
为了解秘书的口头表达能力状况,笔者按照社会学和统计学分析的基本要求编制了《秘书口语表达能力问卷调查表》,对我老秘网市三个区的企事业单位秘书工作人员做了一个调查。本次调查共发放调查问卷400份,回收361份,其中有效问卷332份。下面是对332份有效问卷的统计情况。
/ Y% C3 Y- }+ }# k! g+ E5 G" Q2 Q 被调查对象的年龄为:22岁以下76人,占22.89%;23―27岁103人,占31.02%;28―35岁94人,占28.31%;35岁以上59人,占17.77%。 ) k1 J$ U3 K% z" F- F
关于“良好的口语表达能力对于秘书工作的重要性”,95.18%的秘书认为很重要,4.82%的秘书认为比较重要。
- g: A7 q( R2 T' ^8 }( o( s- l* r 关于“对自己的口语表达能力如何评价”,83.73%的秘书评价为一般,11.75%的秘书评价为不满意,仅有4.52%的人评价为非常满意。由此看出,大多数秘书认为自己的口语表达能力有待提高。 2 r% @" {( t3 ^: Z1 O6 `+ K$ @
关于“口语表达能力与秘书职业生涯的关系”,94%的秘书持肯定态度,认为个人的口语表达能力对秘书职业具有重要作用。 9 t/ r# m7 G( d0 M" z; W. ?* P. E* r' D
关于“你认为自身缺乏哪种口语表达技巧”,54.82%的秘书认为自己缺乏言语表达技巧,25%的秘书认为自己缺乏应变能力,20.18%的秘书认为自己缺乏正确的表达方式和内容。
. {/ O, I& m+ f* V; O6 K 话有三说,巧说为妙。秘书要掌握哪些口语表达技巧,才能游刃有余地开展工作呢?
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- G9 f2 p" g) Y- |6 \0 v 说真话
, p* |% ]7 i/ }" [ 真情实意打动人――
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5 r" U5 `* i) ` p" D5 ~" x 真实、笃诚和真情是说实话的三要素。以真实、笃诚为基础,以真情打动人、感染人,才能达到沟通的目的。“立言以诚”是为人的根本,也是口语表达的基础。无论什么场合,言谈都应实实在在、实事求是,不虚伪、不油滑、不夸饰,不说违背事实的话,不说违心的话,不说自己还没弄明白的话,不说假话、大话、空话、废话。交谈时不要怕暴露缺点,这样才会显得真实,而勇于承认自己“不知道”,才是充满自信的表现。只有实实在在、坦诚待人,才能获得他人的帮助与支持,从而达到预期目标。
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说曲话
2 w3 ^6 H; ~! c1 P/ P9 Z) m 委婉含蓄尊重人―― 2 b" j3 |! s" a* r8 k
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培根曾说:“交谈时的含蓄和得体,比口若悬河更可贵。”委婉是劝说他人的法宝,却不会伤害他人的自尊心,所以委婉的劝说更容易得到认同。委婉含蓄的语言可以避免给听者造成伤害,可以避免与听者发生对抗,可以启发听者的想象和思考,使其在品味语言的同时接受对方的观点,从而取得“言有尽而意无穷,余意尽在不言中”的谈话效果。
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说硬话
: `5 p# I$ n# p4 w6 U/ g7 r2 v 理直气壮战胜人――
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! {8 f& E4 R* H% c# ~ 秘书在办事过程中偶尔会遇到不讲道理的人,此时必须掌握说“硬”话的技巧。“硬”就是所表达的内容有比较强硬的成分,真正击中对方的要害,使其有所顾忌。具体来说,就是依据相关办事原则进行处理,正面反击,以果敢的态度劝说对方,使对方明白利害关系,从而达到说服的效果。
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/ w$ c. N; j0 D% d' F; B 说软话 ( }% q9 u) Q% n' G) e) _
以柔克刚感动人―― 6 C; v, w$ I0 A$ E8 A) C. n
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