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来文通知或领导安排
6 Y, F* T; a6 [ }+ M0 ]* w1 p 一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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& \- D' E( C* [, q6 e8 r与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜3 H, B. u0 y z, i/ ?: c! l
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 1 {8 b5 T4 J: h, d: ]& q
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制定接待初步方案
' z9 D8 C5 I2 }1 w; Y! |1 I 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
5 S3 C T' Z( v& k6 v5 G! ` 一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等); . G. x r5 p3 U$ a* T7 c/ `
二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等); * E# U" s0 C8 g% P. Q
三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等);
: o! h: r+ @! q- N8 c3 N 四是对方人员名单; 2 v- l, B" T- c1 E q
五是我方陪同人员名单; , ^- Y G7 l2 h" C7 I
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
8 W4 u* A. T: ~. \3 G" b 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
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. m& e2 P/ K/ f+ I7 f7 c与对方进行沟通,修改、确定接待方案# S$ w4 Y: p+ D! n' D/ m
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 + ~2 W, [3 x6 J9 p2 G" t& m
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迎接、引导(或接机接站): j+ ?+ ^* k6 j; B0 q' P
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
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按路线参观
$ Z/ g4 Z5 e# A 要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。 2 h' F& V M8 Y. L! t
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/ t1 {0 D u3 W召开会议5 [0 p9 T: j6 u$ k
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 & r( P; M! ]0 J
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, w, a7 H/ ? Y8 j; f' G用餐9 y/ w' P: _1 {3 Y1 d
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 0 M% c( {* e0 [* P8 J! O; m( z
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;
1 n0 w4 W( R$ Q9 ~4 | 二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; / p( [& x2 \4 B$ N7 S7 _6 |
三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色; & c& w7 k2 x6 m+ ]5 v
四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
% X4 ~. @0 H/ o# c: P1 d# {. W 五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
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, j) \; E! { j$ k! o住宿2 J. o; Q7 y$ a
若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。 " [' u6 A$ y" [) ?8 k
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送机送站 A; s* d7 y& t9 b$ i" _
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。 3 y8 q" c+ S; T0 F* v
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! z$ j7 h! o* J8 I6 q5 l( O与对方联系人联系,听取意见建议3 M9 [4 X0 N/ t- [+ a {
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 6 s" _, c3 ]' K# D1 S# e
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召开总结会,分析、改进) a9 l+ Z* X7 h" e# k8 m8 T
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。 1 E( K7 g5 c# j8 v( y1 l6 x
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