|
1 z) v5 P0 w& M( w+ X1 @mso-font-kerning:0pt">2012 ( n; M5 j( @2 t6 C# Sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 3 p/ S% G1 Y8 B9 D0 X( A6 M" ~9 Y
) m( g" r P7 j1 q
, H3 _* m. X# Y# v( w% p% Bfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容# M" I7 B: |- C+ _1 d# Scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 i& @. X) z2 R
/ h3 @; x6 W, |2 }% C9 W
' M! o3 M. K6 n0 R; A& s
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。/ I$ C* h* a! b1 H& R, kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
7 V9 n4 o0 b* B# i
2 v! e& N( ?8 f3 o2 X' T6 f; B- ^! ~, L3 nmso-font-kerning:0pt">1. / _6 I/ S4 S9 [6 z- J! `' w' P: i; e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
& C7 ]* K1 W4 L) ^
- i" W, S% J1 b0 @5 \' d& K- w. l" U x: m& a& j) b. H" g7 E- T
mso-font-kerning:0pt">2. . l) _/ y0 P# @6 P) H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
2 S: m: E' s8 ^: P$ D3 W9 s% L9 H# r3 }3 ]" ?8 z7 }
. z" y7 S" q1 e5 q/ D
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。4 R: ]2 P2 K; X/ j/ n7 A
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " `' g, w/ N5 M7 r* s
) q, v+ L2 L, ?% y6 c' e3 b# N6 g B; q
mso-font-kerning:0pt">1. ; J/ q- `' X% ^2 N" C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
) m3 }& M) p" E# ?
$ A. F* d3 L9 I8 B; h* D8 R8 \3 ~& S4 [2 K7 O6 H, a( U
mso-font-kerning:0pt">2. ' s% x i, e) K) y6 N2 W" O/ _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 " q7 y j' O- L: s; R
' p8 E7 O2 [, {5 O; G) E
: V% l. _ a0 ]9 S. Smso-font-kerning:0pt">3. " T+ D$ E( V* k/ N7 x( b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
" w$ ?9 E# d$ D3 p4 u! t, i
- ^: x; |6 s, v9 s+ _' ~# s9 v% B& ~( s2 q: |# z! Mfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;5 \- B/ v8 q: h6 R
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。( Y+ |9 Z4 f7 \3 b
mso-font-kerning:0pt"> # }# |5 u y4 z
! r; S! Q# F5 \5 E$ @2 v4 W+ F. F) b
mso-font-kerning:0pt">1. ! o1 q8 m; @( z/ U0 j- K6 S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
2 q C, @, Q& j+ `2 z# i% L/ r
0 A n: Z% C2 p0 _# c. X( B" m) o+ v- c% j' F6 omso-font-kerning:0pt">2. r/ Y) O- g* J' `7 S. |: w宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 & ^8 W( w, E6 z; v
3 o2 X: b5 h x3 o/ r8 E x9 n0 N# r2 V4 \2 bmso-font-kerning:0pt">3. 4 r; Y2 }, U% R- E1 p" K# g: D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
2 Y0 u; w* @& c- t& T$ `7 t( ?2 H- m9 s# k: @; S4 k, ?
F0 w9 Y2 V9 N: Q6 ]6 ` ^mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。) L% }: ~, V1 v [; @8 O7 {# G
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
* i4 O* W7 z2 @5 i8 H. M: ]: n
" k4 N; U- V6 d% Z& i% D4 {5 l) j5 O2 a2 f% Bmso-font-kerning:0pt">1. $ [% j3 E* X& n/ Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 $ r0 H- U; K# G+ N! X! ?, q
& k' F( H0 s3 D! c: d
. D" }" \$ s) y: D( w( R+ I/ u
mso-font-kerning:0pt">2. 2 @4 j3 J' S$ _$ h+ h% r6 t
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 8 x( o Z X4 p( P7 @
; e. J$ ]% S- s$ q' r, j' P7 B; Z, W1 m
mso-font-kerning:0pt">3. 8 z& ?" Q) @5 O+ O; ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
+ N2 ^+ x/ o! o c. j& }
r. Q* e1 l" [( y1 Z1 e) B# C, u& O/ Zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& v `1 X/ |+ ^7 i- A. ]( Kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ X# }4 P4 y5 t, k
3 \7 @0 m# P' g! v4 [6 t$ A# D' @- z+ W" Z( @+ V% e
mso-font-kerning:0pt"> ; |" A3 c% }5 g/ d! q1 k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
0 P {- U/ ~# |) Y- N7 u6 h3 b; I2 K; U5 c4 `% u# F2 _- k8 ?
5 d5 X: Y, @! l9 y- |& c3 l) p
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考9 x" E) n2 G: O& r1 X# W& S" J @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( G5 ?2 Z& `- ^( L9 X! J& [
3 k O/ e3 [3 l! P$ p5 S5 x6 L+ c3 G/ {* M$ [- }5 P( }
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:. ?& c& E0 } u/ [# Z; z/ I
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 ) a) o; `% |" E! u- R' U9 z
' F( G" B1 ?/ [" K" }( G/ _# _+ Q: Q7 o' E* |7 Bcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
9 L% P) c3 ]$ T, IAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 , z9 p) _$ X0 e: o% ^$ Qcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:3 b! j3 U" ~- F, D+ |7 H) F: |
AR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
