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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

' A% K' P2 Z0 u) k5 g/ Z" v mso-font-kerning:0pt">2012 ( W* d% |3 f* e7 I6 nfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

' d) a( n2 o; x# }2 i% D& O0 V9 f$ B! u8 M @. ^8 ~# D, w

. Y. ]5 k& w0 C; P" n' F8 \. o font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容) e: E: E) x7 I0 j7 ]% T9 O color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

# d! [- v" _. q- N: q! ]$ W7 c. m0 P5 J; k5 j3 c

- L6 q C8 p3 c, Z% J* ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。1 f! s' [# T* l- r- Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

3 ~3 Y- C( ?7 c) J. d' b0 W0 H' L8 C* J$ e \9 l$ }/ j

. B( |$ N( \* _: G2 _# Y5 { mso-font-kerning:0pt">1. ( r3 G! ]. m8 C" D) i, k- ~, i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

: n, S1 U5 g' o# \ " @- g. ?- M; |8 b, I* a( W: \# { y3 J5 Z

; A5 @0 b8 d* K, D8 d5 _8 x mso-font-kerning:0pt">2. $ j- ~9 K1 \ Q' R% q0 C/ d! B 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

6 z& v7 G9 L. ?, A; Q/ n" ?" e( }; D' C% Y5 p! _

9 ~) k! O1 G2 z' ]1 t: b% y4 l! K4 \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。# h$ U2 H$ I9 I; K2 R0 tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

W0 t& K/ h m4 p r: }( K0 k+ M+ W* B4 K* W# l; B

4 k+ g, C$ r9 Z mso-font-kerning:0pt">1. ( d- A" |! L7 u6 `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

$ |5 [; a9 r* s+ [7 w* T" [9 m) B* U

2 L' e4 M+ Z3 e6 R" j ?6 Wmso-font-kerning:0pt">2. $ m z. l4 t+ G" p2 D2 V! S$ v( O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

# v7 `5 {" Z- s+ D8 Y , R( u7 x8 s0 r. U+ p8 y- |

( g! w4 c9 y6 W0 L mso-font-kerning:0pt">3. / \4 V8 g3 ~5 Y6 z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

7 d5 l4 `/ D @2 f3 X% l - g/ w% k; p- H7 M: h

+ ~; P5 |2 }; Y$ Sfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;7 v2 O/ p0 i( ]6 |$ N" E) P color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。- v, ^7 Q8 S5 i! G5 }- [mso-font-kerning:0pt">

( _& t* }4 C) a. x1 O J; C6 H+ U; u

+ P F4 J8 c. g8 t+ B; v! q9 ] mso-font-kerning:0pt">1. 9 l2 ~3 s6 m$ K& s0 t* b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

C" u- \. Z3 _3 R' C7 G# z, ^) k ' N$ Y' \$ a: Y

/ A2 _6 P# S5 H# i- @& _mso-font-kerning:0pt">2. 9 K- d& M/ \5 y$ h& D, d5 o 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

+ J( N4 n n; V/ w7 e , ]6 K" G9 h0 U2 t" _# \ o1 _: c

4 L+ l. G y- b: g. V; T! ?- ~mso-font-kerning:0pt">3. 9 R2 K; u: R4 J& m 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

' }; n: m |) p7 c7 c& _ 0 W5 u. U) n& w) g& F& z. f9 S$ j; `+ k

* u Y. @. r+ e4 N# jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。9 R4 {" v4 ]- q" ~7 P! o2 D color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

) U" n) B2 I, C& l+ c( {; _ , q0 i" L! X8 D& _2 S

! {/ U; Z. l4 b# B! ]- }% ? mso-font-kerning:0pt">1. % U! k5 B0 t | 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

, I+ \) a3 C, c) O 3 W' b) l( k+ Y) Q4 W. {

/ i" s4 _# l; Ymso-font-kerning:0pt">2. 3 [4 e) H6 J+ y8 r5 h& m+ ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

5 p; V0 W# O+ U3 T& H" D& c: Q! I4 q4 K+ n/ [) Y

% V, a9 Y+ Y% s mso-font-kerning:0pt">3. # b8 d4 p, d& s) n4 V 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

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( w$ ^# r+ z. M4 h0 i0 V) |' m; }% l- o mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。# ?* y8 ~1 d- _1 ?0 f$ H Icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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( T0 }$ |" [7 [0 c1 K$ Mmso-font-kerning:0pt">

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

- ]- k( h. K) Y+ U) G5 R+ m* o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

: X5 g5 @& [6 D* H0 } 3 g( g/ _) i! G# n

. J2 m+ V$ f# I1 |6 q, \ font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考1 F% ]9 h! A; w1 i9 ]color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

; W5 V- E; j" I3 B 4 D' E6 Q# d/ i! |# L

6 l) h* M5 }/ M w3 @: z 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:6 o; Z4 P; |/ H, Q$ | t 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

/ T* a, B* Y, X$ Q* f9 F. K, t ( B- @. k3 I, T G/ e3 l6 X1 @6 P color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: ; s4 N% c! P+ g) B' i- S! wAR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & |5 R0 \4 m6 G" n0 X color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: % M. h7 V) t; O# _AR-SA">)

 

精彩评论4

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tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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