关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

[复制链接]
办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

5 [! y3 X, m3 E, _6 b( Vmso-font-kerning:0pt">2012 5 B3 `6 N" k |4 y: D font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

" x! H/ ^; B0 L6 P; @ , `- ]( y4 }6 ?

2 C9 D& K6 J3 h! f, L3 `$ wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容! o5 G2 m4 u/ ^! }' m color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

5 a- v9 Q# C! r! Q! {- n" F * u, x' F: S" k9 ?6 Y

c( Q2 G! e1 @; |5 \: h1 j0 a! y/ @ mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。+ ]6 X- u" ]1 z+ Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

) x* L+ f2 D& `. {3 B ( |7 g' ` P) g

5 C* z. j4 Y6 F9 d mso-font-kerning:0pt">1. : Q& a4 b6 W# ^: X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

$ g) l) j7 F6 v# i/ U : e+ u+ r% [( K( e

! b: l% j( @3 f: U2 ?: H2 ~ mso-font-kerning:0pt">2. 6 j6 h; n' Q. O, q! U6 l$ w 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

- d( K1 }7 b3 s) {: j( Q 0 V& r8 w2 D/ k1 i7 g+ m$ W

& }* g' Z; Y0 `7 U$ Y1 g, d$ j mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。% a3 v" C4 T' q2 p! T# ~ color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

+ k8 k4 N2 }5 G( y6 x% m4 z " |. g8 s8 F1 e/ @, N s

- B0 k7 g/ k9 T1 E mso-font-kerning:0pt">1. . B# N% E5 s W& d9 p% g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

$ U% y3 e. j4 k9 P) E + c0 a! V: s X8 i1 j {

' W1 |4 u1 e7 T mso-font-kerning:0pt">2. : R3 T9 U% A! o* v6 ?9 S; B8 x* j* ~3 S" M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

$ \8 j8 z- ^% D% Z+ `: D& |6 L& _. R6 k) ~/ q% V% E0 p' r

[0 D2 F8 g; dmso-font-kerning:0pt">3. * B. ]+ L4 \( E" n1 O5 X$ Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

$ t/ {: Q* z; ^$ b2 o8 h 4 A) _% \9 D. m( }# U/ x& ~

0 m+ `9 C, r- \9 x6 c9 G4 W: gfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 7 X: G# m2 I" H" B" ?2 Q6 X+ ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。7 `1 g6 [ ?% o* _: O0 B9 ~ mso-font-kerning:0pt">

9 q( ^: t7 W" J8 e/ ` 7 \% z* J' O5 W+ r0 p

+ H( D Q) T2 V7 k8 _# Zmso-font-kerning:0pt">1. & @/ [3 c3 {: Y# F 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

8 L0 M9 o/ @9 ]( F& G. p6 q " n8 k, O; v; V

V. J4 R+ L0 ^ mso-font-kerning:0pt">2. 3 T' j# t7 e- n9 U 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

7 R; R2 Z% B& N! n6 Q* I/ J- r: z/ S6 P) \

" p: M( e# L+ }4 D" m mso-font-kerning:0pt">3. " U/ Q: ^% Y0 |6 X' G3 P 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

: f8 L/ K( _+ d% W3 v/ } 2 ~$ p- p0 {2 i. G

4 b1 R8 [8 J) E mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。& x0 p$ o9 J8 T' v color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

1 m ~! ]7 D! i + M, R: i# W% r8 e0 R5 O9 u8 k2 N

( q7 m' H/ Z, H, D6 V/ Y mso-font-kerning:0pt">1. ( r7 G$ ?) ?0 {0 `2 \9 s* y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

% {0 z) g) N$ t j/ I& W' u' b3 I% r% |# S) w

0 M4 r7 E0 Y8 A. S9 imso-font-kerning:0pt">2. 2 ^% A ?" h/ L2 O7 d8 R 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

1 s9 U7 b# `5 e* G* K: s- u1 j9 Y : q1 b- U- `4 S( P" t/ O$ d

& m, ~) I9 u% Q; [% Xmso-font-kerning:0pt">3. 5 n! c2 Y& M; T! I: l5 i9 f3 l 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

; f. i& m/ C4 z ^, j# V/ y % b4 f% H% M- u, i w8 d% x

. E6 k0 \( q: K8 X4 p mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。4 E1 N* N+ |4 b color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

7 _0 M) c+ o. [9 i% E # d! ~4 p! p5 J1 V) ]7 _" J8 R, R

6 S$ [. F% P% m& p2 [7 \: emso-font-kerning:0pt">

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

2 z9 t. @ N6 h. v( B; z' a, {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

! J: v/ m3 s5 { 1 M0 G7 e, U: _+ b4 Q

; y5 h1 v P9 ~# @* i$ Q$ c& jfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考6 x1 u n7 k* Ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

) O, x! k7 a5 H3 O2 Q( S3 n & v, t0 V. |0 {' }# z

5 `. d. \% ] k0 M& K: l12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: " b( ] P) _, K4 I2 o; h$ ?% R |) P! t' D0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

( _6 v0 _* d3 ^8 D1 ~' S5 P6 x, _ W# g1 n4 T7 X; v- a2 R# m: Q; v 7 B6 h5 D. X# h9 w/ U: d9 Kcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:: n5 K& Z9 D9 t/ {8 Q1 W AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 . ?" N& l# z/ D+ f+ A8 I s color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: % Y8 X* [1 u V' w2 UAR-SA">)

 

精彩评论4

正序浏览
tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。+ [5 r: Q5 K$ X  ~
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

14粉丝

249帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )