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4 N# n0 l) i, Omso-font-kerning:0pt">2012 " d! O+ [6 b0 a3 m: V# [# rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 6 N' g( c4 T* q! ^& K
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容 I) v9 l' ~! {. @color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . O. { O w' u, r b/ D
9 w: f& h* U5 A; y& i6 T9 K, h2 C9 }' \) s3 W6 X% `# z5 cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。4 ?" a! I( b* i7 R' V1 Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + r2 f. O/ Z& i8 |" f6 J. w
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! h* P2 i' W1 z5 b! @ Nmso-font-kerning:0pt">1. 0 S( Y$ i- r6 t& y+ O' D! G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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mso-font-kerning:0pt">2. 3 I( t" L/ t% c9 o0 A% m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 % x1 [+ X0 ]9 R
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。 o; l, _/ I8 B! Y; T `
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 6 V! w0 s. v- Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 2 n+ Z+ @: `4 f% a ~
2 N9 J/ F' `/ b, M& Q3 k; k' m6 o" L# Z3 Q' `mso-font-kerning:0pt">2. - N( b3 p& c0 q& w( ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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" t9 {8 t0 ^ H" ~ L! E* o4 E+ U7 g2 N8 ~mso-font-kerning:0pt">3. & g( [7 F) U! }, T v9 `
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 O) Y( n: {& \5 Z3 H" S5 s
$ t d7 c$ z8 w, R+ w; F8 T% u" }0 _' w% gfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
) s) ]) j/ W# W% s7 Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。% H) _. d- ~8 r5 \# c$ P
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mso-font-kerning:0pt">1. 8 v/ a a) W( T% F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 * L# b3 i+ b. L: a) s
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mso-font-kerning:0pt">2. / F' V' j% f) B$ ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. 5 c; O4 J9 Q5 K) N2 ]2 G* _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 ; ?0 ]& `$ Z6 u( ~; S0 I
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。: f8 }5 ]- K1 O0 o4 Z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 9 u% W" p r7 g' O- ]; v
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8 D$ z) @. S# g4 o3 d8 ?" {mso-font-kerning:0pt">1. ' A! b: h1 X1 V9 w% n6 u宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. 5 j/ |6 _. w6 r0 z6 v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. $ R; i, p' C5 p I3 N$ o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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7 m; i" V# f6 g9 B' b- S: c0 C* U0 L3 E8 r% c: A5 F9 W) amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。 g `0 ], P, V+ ] v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / T2 _! @9 n* O2 b4 @
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* d$ E% T# M% G2 U: o9 d: Q; i0 Kmso-font-kerning:0pt"> 0 I5 D v: z5 H9 d3 [' Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 9 u6 |0 h s2 {% G& p) ], c! u8 @
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考. s/ `" p5 N; o B& Q
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:8 `+ h7 J4 b) {4 v( A% X
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 ! V3 C8 }5 R* K7 E1 w$ W
4 \* X. _1 U5 O( V' h* {7 h5 _5 _1 P" c2 N g1 o' F1 V6 scolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
5 P$ a0 e( |0 R1 D9 LAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ) \7 ~6 Q. C) F/ u4 w v* N+ bcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:5 h% l0 c- Z' }6 t
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