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mso-font-kerning:0pt">2012 5 u- E( _1 b' \" q4 o3 W0 Y# X
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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/ @( i6 D: E; [font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容# X0 y" n8 j$ K7 O" _4 vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 r0 i; S0 T/ Z4 p t( K
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( H8 g. Q$ E$ A( O. }mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。' @# _+ @1 u" ^; R$ U# H; l
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 2 ?" @) w# d7 \7 k9 w6 `; c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 * x% ]8 M3 Q# b) w* P+ F
9 ?& [' u5 P& f5 n% O$ |) p. V- R. y; K- V, U4 ]# tmso-font-kerning:0pt">2. # Q+ F0 g0 S4 `" I s2 m宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 u2 ]$ y- x2 `( s
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。- H$ r& |3 F5 a% n) q
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * Q6 L& m' ?# O8 N
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+ C6 @, s$ b; \4 D5 D/ n5 Kmso-font-kerning:0pt">1. 7 |) o5 i* n' L/ Y+ |2 S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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1 r8 z( ?" ~7 @! {" |$ o# N: f% s4 j% Zmso-font-kerning:0pt">2. / M8 {: |3 @& y! ?6 d" M# Q' L
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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2 |% w* P* r# X; J2 j! _mso-font-kerning:0pt">3. 4 l# r! D8 x9 ~2 u) L; \7 E
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 % E1 j4 r- G9 `: Z. ~( @$ k
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;( m0 W' r. P+ i
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。" w' z8 x- _: }5 B3 G
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mso-font-kerning:0pt">1. - C( Y6 l$ m1 L* |9 S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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; p* U+ o8 Z/ B. ymso-font-kerning:0pt">2. ) ~: ~0 f! b+ y8 c/ d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 . g$ e# P7 z! U$ x* b! \7 p# e
; g8 }" P) R. @/ a# Q! o2 u7 e/ i. a" Z5 k5 o! M8 h7 c
mso-font-kerning:0pt">3. , i8 \+ B, p+ [7 }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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0 H' H# [5 ]2 Q3 K+ P; @; i; ?( ?! X. O# m
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。: K: z9 J* j4 f& hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 C4 j9 w; Y ~ _
: F! r! c1 K3 i9 g* f! M3 C0 x. Y# W0 A& |
mso-font-kerning:0pt">1. 1 m* D2 a6 k0 N6 W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 8 x0 g7 w8 ^. [4 {1 @- j
7 i. x2 M7 `* ]) \7 N" r2 _/ I) L1 }, A) p) {
mso-font-kerning:0pt">2. % N+ a Z! ]$ I D3 T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 9 ]$ U$ w9 T" I
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mso-font-kerning:0pt">3. - h! ?* u% ?" T; p* U8 T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 # a# m& Q$ p+ I, p3 U& M5 V4 @ N
/ K0 j% T& ?: R0 c2 v+ ?8 @* n3 X6 @( ]
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& U4 J$ X( R% Z2 W% L; H
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 c6 l& Z9 C( p9 m$ R
; I5 `' o* f$ U& d0 `) e1 w2 e6 d& n0 ^, U' N2 d( _
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% A0 f' S$ P' K2 I$ L, d' s; C/ f" H f% y3 V |0 r* g0 Ofont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考6 X" _% P* @, C0 Z; k% r2 N5 E7 E0 @
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " s, N* D3 Y( w: z6 W( D: `) O' _8 _
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* X8 ?* s' ]; k- A8 |12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
. J d- P8 ]- k( `6 Z C4 d3 [8 U0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 . w H( e& a6 e s3 r! ?6 ^/ D
+ c" { `4 b1 a5 Y3 r! {: w8 ]$ o' \( Wcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
: ~' ?* P$ X! zAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 9 @8 Z* T) X( Jcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
0 `# n( O2 b7 g6 k7 v6 d, j, CAR-SA">） | 
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