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5 [! y3 X, m3 E, _6 b( Vmso-font-kerning:0pt">2012 5 B3 `6 N" k |4 y: D
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 " x! H/ ^; B0 L6 P; @
, `- ]( y4 }6 ?2 C9 D& K6 J3 h! f, L3 `$ wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容! o5 G2 m4 u/ ^! }' m
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 a- v9 Q# C! r! Q! {- n" F
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c( Q2 G! e1 @; |5 \: h1 j0 a! y/ @
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。+ ]6 X- u" ]1 z+ Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) x* L+ f2 D& `. {3 B
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mso-font-kerning:0pt">1. : Q& a4 b6 W# ^: X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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: e+ u+ r% [( K( e! b: l% j( @3 f: U2 ?: H2 ~
mso-font-kerning:0pt">2. 6 j6 h; n' Q. O, q! U6 l$ w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。% a3 v" C4 T' q2 p! T# ~
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. . B# N% E5 s W& d9 p% g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. : R3 T9 U% A! o* v6 ?9 S; B8 x* j* ~3 S" M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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[0 D2 F8 g; dmso-font-kerning:0pt">3. * B. ]+ L4 \( E" n1 O5 X$ Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 $ t/ {: Q* z; ^$ b2 o8 h
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0 m+ `9 C, r- \9 x6 c9 G4 W: gfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
7 X: G# m2 I" H" B" ?2 Q6 X+ ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。7 `1 g6 [ ?% o* _: O0 B9 ~
mso-font-kerning:0pt"> 9 q( ^: t7 W" J8 e/ `
7 \% z* J' O5 W+ r0 p+ H( D Q) T2 V7 k8 _# Zmso-font-kerning:0pt">1. & @/ [3 c3 {: Y# F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 8 L0 M9 o/ @9 ]( F& G. p6 q
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mso-font-kerning:0pt">2. 3 T' j# t7 e- n9 U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. " U/ Q: ^% Y0 |6 X' G3 P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 : f8 L/ K( _+ d% W3 v/ }
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。& x0 p$ o9 J8 T' v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 m ~! ]7 D! i
+ M, R: i# W% r8 e0 R5 O9 u8 k2 N( q7 m' H/ Z, H, D6 V/ Y
mso-font-kerning:0pt">1. ( r7 G$ ?) ?0 {0 `2 \9 s* y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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0 M4 r7 E0 Y8 A. S9 imso-font-kerning:0pt">2. 2 ^% A ?" h/ L2 O7 d8 R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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: q1 b- U- `4 S( P" t/ O$ d& m, ~) I9 u% Q; [% Xmso-font-kerning:0pt">3. 5 n! c2 Y& M; T! I: l5 i9 f3 l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。4 E1 N* N+ |4 b
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 _0 M) c+ o. [9 i% E
# d! ~4 p! p5 J1 V) ]7 _" J8 R, R6 S$ [. F% P% m& p2 [7 \: emso-font-kerning:0pt"> 2 z9 t. @ N6 h. v( B; z' a, {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! J: v/ m3 s5 {
1 M0 G7 e, U: _+ b4 Q; y5 h1 v P9 ~# @* i$ Q$ c& jfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考6 x1 u n7 k* Ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) O, x! k7 a5 H3 O2 Q( S3 n
& v, t0 V. |0 {' }# z
5 `. d. \% ] k0 M& K: l12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
" b( ] P) _, K4 I2 o; h$ ?% R |) P! t' D0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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7 B6 h5 D. X# h9 w/ U: d9 Kcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:: n5 K& Z9 D9 t/ {8 Q1 W
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 . ?" N& l# z/ D+ f+ A8 I s
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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