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' A% K' P2 Z0 u) k5 g/ Z" v
mso-font-kerning:0pt">2012 ( W* d% |3 f* e7 I6 nfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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. Y. ]5 k& w0 C; P" n' F8 \. o
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容) e: E: E) x7 I0 j7 ]% T9 O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
# d! [- v" _. q- N: q! ]$ W7 c. m0 P5 J; k5 j3 c
- L6 q C8 p3 c, Z% J* ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。1 f! s' [# T* l- r- Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 ~3 Y- C( ?7 c) J. d' b0 W0 H' L8 C* J$ e \9 l$ }/ j
. B( |$ N( \* _: G2 _# Y5 {
mso-font-kerning:0pt">1. ( r3 G! ]. m8 C" D) i, k- ~, i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 : n, S1 U5 g' o# \
" @- g. ?- M; |8 b, I* a( W: \# { y3 J5 Z
; A5 @0 b8 d* K, D8 d5 _8 x
mso-font-kerning:0pt">2. $ j- ~9 K1 \ Q' R% q0 C/ d! B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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9 ~) k! O1 G2 z' ]1 t: b% y4 l! K4 \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# h$ U2 H$ I9 I; K2 R0 tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
W0 t& K/ h m4 p r: }( K0 k+ M+ W* B4 K* W# l; B
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mso-font-kerning:0pt">1. ( d- A" |! L7 u6 `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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2 L' e4 M+ Z3 e6 R" j ?6 Wmso-font-kerning:0pt">2. $ m z. l4 t+ G" p2 D2 V! S$ v( O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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, R( u7 x8 s0 r. U+ p8 y- |( g! w4 c9 y6 W0 L
mso-font-kerning:0pt">3. / \4 V8 g3 ~5 Y6 z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 7 d5 l4 `/ D @2 f3 X% l
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+ ~; P5 |2 }; Y$ Sfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;7 v2 O/ p0 i( ]6 |$ N" E) P
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。- v, ^7 Q8 S5 i! G5 }- [mso-font-kerning:0pt">
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J; C6 H+ U; u+ P F4 J8 c. g8 t+ B; v! q9 ]
mso-font-kerning:0pt">1. 9 l2 ~3 s6 m$ K& s0 t* b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 C" u- \. Z3 _3 R' C7 G# z, ^) k
' N$ Y' \$ a: Y/ A2 _6 P# S5 H# i- @& _mso-font-kerning:0pt">2. 9 K- d& M/ \5 y$ h& D, d5 o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 + J( N4 n n; V/ w7 e
, ]6 K" G9 h0 U2 t" _# \ o1 _: c
4 L+ l. G y- b: g. V; T! ?- ~mso-font-kerning:0pt">3. 9 R2 K; u: R4 J& m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 ' }; n: m |) p7 c7 c& _
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* u Y. @. r+ e4 N# jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。9 R4 {" v4 ]- q" ~7 P! o2 D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) U" n) B2 I, C& l+ c( {; _
, q0 i" L! X8 D& _2 S! {/ U; Z. l4 b# B! ]- }% ?
mso-font-kerning:0pt">1. % U! k5 B0 t |
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 , I+ \) a3 C, c) O
3 W' b) l( k+ Y) Q4 W. {/ i" s4 _# l; Ymso-font-kerning:0pt">2. 3 [4 e) H6 J+ y8 r5 h& m+ ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. # b8 d4 p, d& s) n4 V
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 - q8 G7 k1 B# ?
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( w$ ^# r+ z. M4 h0 i0 V) |' m; }% l- o
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。# ?* y8 ~1 d- _1 ?0 f$ H Icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
: y" O S! K& |
/ i. q+ ~! D6 X! B" S: @- k+ M9 P( T0 }$ |" [7 [0 c1 K$ Mmso-font-kerning:0pt"> - ]- k( h. K) Y+ U) G5 R+ m* o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : X5 g5 @& [6 D* H0 }
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考1 F% ]9 h! A; w1 i9 ]color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:6 o; Z4 P; |/ H, Q$ | t
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 / T* a, B* Y, X$ Q* f9 F. K, t
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
; s4 N% c! P+ g) B' i- S! wAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & |5 R0 \4 m6 G" n0 X
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
% M. h7 V) t; O# _AR-SA">） | 
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