新任秘书注意事项 8 h1 B: _% r. P
7 _6 U8 X: w6 M1 [! [) o6 B1 x一、 考勤
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# z3 J% V0 t* ~: R+ A每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。 7 n! n- d, y) J/ d
% A! m t, b* ^3 e2 R# j1 }7 y3 y* w二、 第一件事 % n4 V( a1 Q l8 Q# b* M \. K. A: a
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烧水泡茶洗杯子。
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6 u) c: D8 U4 f! U! o6 R三、 打扫卫生 9 [8 Y3 G+ H) h
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每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 " j/ k' t. l; I3 ^: A+ z
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四、 用餐接待 1 ?, S- X/ @+ v
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1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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/ g! M* ?: E6 r( ?2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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五、随领导外出 4 I8 @- ] i4 Y; }$ G3 f/ s7 O
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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0 P& O3 B5 Q; p$ T/ d0 y$ t六、办公室待人接物 * D3 b: ^3 ^3 W+ J# c( k
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1.笑脸相迎每一位领导。 + M+ t& W+ S1 T% Y" [. G/ A
, T6 P5 P# o- i2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。 7 M9 Y: W% v4 G" z* ]
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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8 Q N7 q6 j! ^. D2 W4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 ; h! ~; I! B7 @) _
/ j9 [2 V3 C2 }5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。 3 `6 Y$ G7 r; V) [+ e5 i, z
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七、晚上整理工作日记 ' c/ o6 ?$ M6 ?; X
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1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。 * O" x6 p+ j- i$ G0 K5 w1 c$ e
! F1 B" U0 B. Y% ]* a5 C# f; }- p4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。 ) L0 _. }2 {# L/ I( b
# S8 s/ E7 x( V3 c F5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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八、办会要点。 : N- O/ a% ?* X5 Z) ~, D+ k/ t+ f
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(一)县长办公室 ( X, D" k0 c* N* p1 O4 X( K/ h; r. R% ?) C
2 {2 O7 R; G% b, C! o6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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(二)县内政府常务会议室
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! @/ o, q7 y- Z. |会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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9 ]& b3 _8 h6 y. E6 r+ N. u1.通知机关事务管理局开会事宜。 & q) U4 T2 v1 U" |
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2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 4 o* Z3 \7 i8 W; P8 w& H; d0 W
) m* T& G- I$ C# M; T+ h3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。
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/ A! R+ T# O; K$ }4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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3 u3 ^ o, q. u- }5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 5 N* k4 k/ p/ _3 r
3 R1 _/ H; ?4 c: P6.等参会人员到齐后通知领导开会。 : {$ d! l1 a5 }1 H7 @
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会中:观察领导
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/ a, U' x' r7 \- y8 W1.通知政府办材料组参会。 , w! e7 x O' g) j9 D, C
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2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
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3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。 & V0 o" N7 N5 L- J5 @. G
/ ^/ f0 \+ T! D- k2 A会后:拿开汇报
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