新任秘书注意事项 8 _& R0 ]1 w. {: h# R. e
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一、 考勤
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每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。 % Y3 T7 G7 F; b v8 r2 F5 W1 R$ q
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二、 第一件事 + d# |- c0 S4 ?5 |& Y; v9 ~! M+ J
8 t; a7 e1 d! a/ R- W; P烧水泡茶洗杯子。
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三、 打扫卫生 4 z' k! `, q; g$ V% {( |
) u" F& w! @# A# e8 b/ J每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 7 C* D4 P5 I5 E3 I1 F
U4 c+ N; {- V四、 用餐接待
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2 S# @( e8 f0 _6 s1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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( H: ]. H* Q$ R2 t* N2 i2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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五、随领导外出
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。 3 H' o5 e9 l2 H& a6 q" `/ S
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六、办公室待人接物
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1.笑脸相迎每一位领导。 # c1 a: f- H! c( E" c# V7 |
6 c% R2 S1 ~3 X6 Y4 P) a- [) {2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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+ m/ M4 G% d% i7 F. P& s3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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0 W: @8 d+ ^; [/ K; ?; F4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 : ]3 |* H) t* i! k1 h+ I7 V+ R
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。 . ]1 |) j: R* r7 i+ D) }; ~
8 z h: n4 P- l/ `8 h8 e+ Z4 x七、晚上整理工作日记 * R& c7 ~/ A( e3 z; Y3 d1 T
. o, p0 Z9 X. [+ ]# s/ c1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
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4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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八、办会要点。 ) {$ B: {! U: D, m
3 P( K) w+ X. X% B(一)县长办公室
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& w: T) Q7 P8 C% V& _4 E1 I9 ?$ i Z6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。 , e0 c" P7 e+ }' @
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(二)县内政府常务会议室
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3 P& O4 |! G1 r3 h会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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1.通知机关事务管理局开会事宜。
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2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 + D* V! P' ~! V& c
% {/ J: y7 l# N' H$ g1 o/ K5 ]3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 # m8 C* O' V( U' B& `
: P+ _ L8 e( f* p+ n4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 6 D- A8 S7 o/ e# _4 I/ r9 g
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。 / `- v9 w1 h, p* ^. D* F2 @* n
% e% _/ g, `+ X会中:观察领导 + q1 l3 k' F* @' |- f W
0 Q* ~6 S( N) a* U/ r1.通知政府办材料组参会。
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8 ]0 n$ _7 m0 I/ g0 W- `2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
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$ {2 H/ ^( Q- R( B, y7 A/ @: q3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。 ) b1 K( [; R. c
. s6 F2 L8 o! e# t6 R1 n# S" Z% {会后:拿开汇报 9 q5 `0 z4 k+ j5 B
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