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负分公文5宗罪

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二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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6 U/ @ |+ z6 x+ Y
6 t2 W) z% V3 z6 J5 Y, X

* |% j0 i; R$ \- f+ r A . t0 s; C3 h9 ] K4 [/ y
一、会议记录3要素
1 ?) f# J4 ?: p9 b* ~- l1 ^4 q( A% u# \* Z
1准备工作细致到位(前期)
, G6 T, g; s9 c+ E0 ]$ r a% c1 c& W1 n% b1 g8 `8 {8 Q
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
1 D$ b0 ]: w2 l" Y; T( n2 |" { - C( H" G/ b' A" e
决议等做到心中有数。
% f9 X" a( k9 Q6 c& ?5 I , Q! y, X3 g. f6 e( z% {
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
0 n9 T# E" F: C2 h3 I% H 3 _3 _+ p% U, f
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
9 M7 A, P: `, T* {4 `( H& s$ } ' i( c* K& r) p3 ~& O7 x
2、记录完整真实
+ x0 H+ u* c6 i & Z" g3 Q5 v. c1 T
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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     - r/ H/ a% Q/ _- e- F+ Z 真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

" U8 @. q) J# f; I8 t( o ' Z+ v5 A3 o3 ^4 c: T
 3、整理准确及时
* r/ m/ |" u$ i" M ( d3 P$ m7 |. B5 r/ W

      ) y( u, s3 x6 C0 q, ?* v3 s9 j会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

% ]# o ?! \7 w8 Y + F' P: N2 S* s% I- X3 ^8 Z! R O. M' G
      一是对记录内容查漏补缺;
1 W- ?: n$ @ @; u' |% @% H $ [' \9 m# d/ G0 \3 G

      ! U7 k2 J" `3 o. i, }二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

5 o0 o! d6 ^0 ]% ?* @! V 5 ?5 B$ T' d7 a! x

      & F! r" b, ?( A2 N4 ^8 t& \5 J三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

0 e* Y4 b+ C$ G 5 L$ N+ _8 k9 C# J. }: ?5 c3 F: Z
 
; ?3 }- I1 q; N) D9 M8 n " Y. ?5 ^3 Q, ^6 x2 ]3 Z/ F5 ?
二、电子邮件4提示
$ W* t" _1 R! N0 X) {. }& q " ~ t3 c# }- z7 p3 G
 1、信箱名称
- k; w. s, X) e6 p 3 H6 z9 z, j" Z" @; x& P

      : C0 l* c' l# W: s" q 首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

* u# N- @3 s/ y2 ~# N 7 ^ J9 _$ B- s5 v& l6 ]- }8 p$ J
 
) y) b* Z: `& a' M' c \+ T7 V" t5 r; ^3 Q4 M; Y, g) y2 [
2、邮件标题 
8 f- a8 h6 i* i2 R6 Z8 ~9 E7 Z6 U4 t1 q3 M, s9 L$ ^; q2 @, G
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
$ Z( j' O$ X! l# C* \* ~$ B! x4 f7 l' r$ D3 j
      
: }% ?+ c, a' Q( {2 _8 G+ q" a 6 l b7 a# ]1 Z
 3、邮件正文 
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       - w D. o& L( Q* S8 g: N V邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

( x% h, C/ U( p, Q4 P0 E- ] 4 A* e8 O) q h

      * ~: N3 o* X0 q5 n 行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

" ?6 v& r R; Z' [/ q d* \ , F( q' P7 G E; W
 
, q* x V0 Q) M; @5 r& G6 O) s2 t* P" {1 w% j* {/ B/ \& t4 ?
4、邮件附件
5 o1 S$ Y5 O. C$ Y1 ? 1 ?& [& d) o. d& i9 M1 r8 e& T

      , G4 S0 W* Z' V 名称清晰规范,注意反复核查。

% d9 C# U& Q; N% C+ |8 l5 v, k+ a# h0 S. a: H

      2 ^/ {3 [% _, y: t* l 注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

4 k# l- V0 @+ l7 o1 A( i ' a1 S4 M( o; H7 a

       . y- G* H5 B, J, s, J' v% N, g D" L+ b提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

5 m4 G' _$ C2 n4 ~ n' n- i % B' |3 [, A2 R# c" a0 Y2 N
 
2 Y: d5 ?, z+ }$ _6 L& f- d: o8 X& f- `# H+ H: [# z5 |1 R
 
6 v1 Q9 ]" Y1 s8 S! s1 o( [ " i0 Z3 |5 U* o2 ]# s, H0 R
三、负分公文5宗罪 
3 D# d" S* \3 W' R6 b- v ' u9 P* T' K! C- o9 O


c9 O9 e0 h8 q7 V: Y; y3 ~* R5 `
$ i; x! r* d" R: }, r# \7 v

% h/ P" |6 A1 e& ^9 Q. S% {4 n ) U7 D; f% \# K* U
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
8 X% z0 V+ y- [- z) R ; \ m u# q) U" g" e
1.文种选择错误
0 ?! s8 _; V5 Y; U$ v* \ 9 o5 g1 m8 ^$ b. b9 O& Z
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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      8 g7 u- r3 o" W9 G7 _4 R- j 公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

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   1)文种选择的重要性
* k; S* t2 l3 M8 C6 t J) R J' U* E6 ?. l) B+ A

       X5 d0 z/ }( E v7 O2 V在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

2 W) D9 S8 l, P2 J 7 A; v) e) O& P7 M- W0 `8 O

      ! i# C5 y' S% c. w; p% a 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

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  2 \& i( ]# X9 W7 M 2)常见错误例子

9 w1 S& ~3 s' p" y ) S; {$ F' l7 _+ A! }$ B; J

        5 j' g( N N% V( g( H0 v, w% T3 xa.错乱

! m. Q* [" `9 h/ z, Y0 [3 D : a5 t- ?+ L) G+ u1 f

       % i3 V7 P: t& X8 p 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

3 ~% T( ~7 V$ C7 e ; x8 i- |/ L; t

       + |5 s) G: }6 C- R5 A, J b.缺失

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       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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        H- j7 j m, O3 Y) G( Y3 [ c.非法

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      , f7 M; K. p& ~2 o 超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

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        6 \% C, H8 A4 Fd.重叠

1 N3 H1 p; B: C% p; A# K: r2 S! ~0 U5 B* G, I* }

      : Y% F. d, w6 }! P" P' G 故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

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' d2 n' S$ h: }" l! u % N! K) m$ R2 U" V( ~# t, a
2.重要信息重复或者失误
3 S6 q2 }+ ^' R ; H5 \ E+ B! |

       * i- t5 ^8 U8 j “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

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3.核心词汇使用混乱 
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       @& @/ `( ]# s/ O$ A) n蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

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4.内容冗长,关键信息严重滞后
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       # [( }( L" j1 q" j/ \: S9 U特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

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) }6 f4 o) P# _9 f! l, r; o* A/ P/ r8 i3 [
5.修饰性词语贫乏单调
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       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
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四、结语
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       3 |& a' ^7 X M+ R z$ V2 v希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

2 O" }0 ^6 `; v6 G3 R0 L1 m5 u$ a: E1 ]6 n9 E8 _& N
 

 
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