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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 8 _* y* m7 N0 H1 W
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一、会议记录3要素
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1 b+ E6 O) @$ q2 s. Y8 E 1、准备工作细致到位(前期)
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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& O0 o9 o8 W6 F- Z, S# l: s决议等做到心中有数。 / F1 {, b7 i0 U7 K
! R! ~: S9 f1 T$ R 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 & s1 y K2 A. D2 U1 ?# z
1 r* _ {! C0 H, z 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。 ' \* [, [7 S9 B8 C4 ?- h6 {) { X. e
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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* }4 t' B( w$ A# x" @; w真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。 # V/ l' \1 ?! M( q, C ^0 h* k0 Z6 O
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3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 0 i4 U6 [$ Z5 ~
- l x& G' D E. P9 L* @) s 一是对记录内容查漏补缺; / i6 f1 [+ c# @+ g1 m
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7 ~& g% {* n5 c# _# N* D二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
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4 `9 v7 M; S' y+ f; m三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。
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- v# l0 v. i# s ^, [7 n+ s二、电子邮件4提示
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1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 / p& O# F! c8 o- K. [3 B" z( \
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( `( Q0 a- ]- v+ e+ i$ |# O$ z) \2、邮件标题 : a% F+ Q3 F2 e& }8 G
- P7 T# Y" L$ _ 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 2 Q( b8 \* _: I" @9 N
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r( T0 V2 J/ v行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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( } e8 K4 I2 \; J" Y' Y& o4、邮件附件 n* T' ?; ?" K5 m( N
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* I+ M9 k0 h* [& l名称清晰规范,注意反复核查。
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1 R( G) @ Z2 j注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 4 C l2 @, J- _$ c8 \3 I# y% M
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。 # z6 s: f# A& n# d& t
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三、负分公文5宗罪 : m1 {; ?# N3 T6 w6 _
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% w' z5 A! V% [$ B为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 . f; R- W+ J- d: H3 b5 T% H1 s
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1.文种选择错误 8 a' j# C, u# O1 B3 |& N: V
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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" p3 ]+ S& j& J. w公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。
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(1)文种选择的重要性
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6 L. t* B. I: j! x( p在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 ( z8 c. ]7 V1 y& k0 z Q k
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; a9 J3 Y7 J* u- W4 v9 D公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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, I( i, C# p( A/ {) [% Y2 a(2)常见错误例子
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8 o4 ]5 a# y8 U. Ha.错乱 1 ` |0 x4 u, k+ M
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如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。 4 z6 U% Q' S2 P
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( y1 {8 u! p. F8 z7 z* xb.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。 3 ]: f8 p9 r; G" w
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超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 " Y* ~0 o1 ?0 C! y, ]# b
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2 ~ T9 P8 Z) J# E( \" vd.重叠 ; J2 e3 U a c$ t* I' E
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! t6 {3 ]2 N+ y. a; W0 e故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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G2 ^! Q {/ R0 [' ?2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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* [+ ]# l |+ _0 u1 s& C3.核心词汇使用混乱 R' f, ?8 X2 S( J9 c& n
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- r- n, c- m8 W0 f- [蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 a/ S4 R' Z4 S& x0 j4 }, f' i
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4.内容冗长,关键信息严重滞后 5 F1 Q+ c! p( z2 R. I; y+ H: H+ E! Z
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。 & `3 V. t- J( h/ p
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$ I. @# l9 |+ v* G5 p/ b5.修饰性词语贫乏单调
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) ~2 _& }4 v7 z) V% k- I 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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' g/ B$ A) Q! I5 J6 \; v4 Q* R3 Q1 O* O v6 H' I6 x; A8 D+ O' r
四、结语
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. K9 ?8 N {! V6 a+ t# P希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! : J5 v5 @+ A+ K0 _ W# B
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