|
众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 ' T- G! J0 l& W
" r9 l: |: W1 B' \ k# x m/ p
6 U/ @ |+ z6 x+ Y
6 t2 W) z% V3 z6 J5 Y, X
* |% j0 i; R$ \- f+ r A
. t0 s; C3 h9 ] K4 [/ y
一、会议记录3要素
1 ?) f# J4 ?: p9 b* ~- l1 ^4 q( A% u# \* Z
1、准备工作细致到位（前期）
, G6 T, g; s9 c+ E0 ]$ r a% c1 c& W1 n% b1 g8 `8 {8 Q
会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 1 D$ b0 ]: w2 l" Y; T( n2 |" {
- C( H" G/ b' A" e决议等做到心中有数。 % f9 X" a( k9 Q6 c& ?5 I
, Q! y, X3 g. f6 e( z% { 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 0 n9 T# E" F: C2 h3 I% H
3 _3 _+ p% U, f
记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 9 M7 A, P: `, T* {4 `( H& s$ }
' i( c* K& r) p3 ~& O7 x2、记录完整真实
+ x0 H+ u* c6 i
& Z" g3 Q5 v. c1 T 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 ; M+ j, e% R) ~
5 }6 B' X* T1 ~4 X ^
- r/ H/ a% Q/ _- e- F+ Z
真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
" U8 @. q) J# f; I8 t( o
' Z+ v5 A3 o3 ^4 c: T 3、整理准确及时 * r/ m/ |" u$ i" M
( d3 P$ m7 |. B5 r/ W
) y( u, s3 x6 C0 q, ?* v3 s9 j会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 % ]# o ?! \7 w8 Y
+ F' P: N2 S* s% I- X3 ^8 Z! R O. M' G 一是对记录内容查漏补缺；
1 W- ?: n$ @ @; u' |% @% H
$ [' \9 m# d/ G0 \3 G
! U7 k2 J" `3 o. i, }二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 5 o0 o! d6 ^0 ]% ?* @! V
5 ?5 B$ T' d7 a! x
& F! r" b, ?( A2 N4 ^8 t& \5 J三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。 0 e* Y4 b+ C$ G
5 L$ N+ _8 k9 C# J. }: ?5 c3 F: Z ; ?3 }- I1 q; N) D9 M8 n
" Y. ?5 ^3 Q, ^6 x2 ]3 Z/ F5 ?二、电子邮件4提示 $ W* t" _1 R! N0 X) {. }& q
" ~ t3 c# }- z7 p3 G
1、信箱名称 - k; w. s, X) e6 p
3 H6 z9 z, j" Z" @; x& P
: C0 l* c' l# W: s" q
首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 * u# N- @3 s/ y2 ~# N
7 ^ J9 _$ B- s5 v& l6 ]- }8 p$ J
) y) b* Z: `& a' M' c \+ T7 V" t5 r; ^3 Q4 M; Y, g) y2 [
2、邮件标题
8 f- a8 h6 i* i2 R6 Z8 ~9 E7 Z6 U4 t1 q3 M, s9 L$ ^; q2 @, G
邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
$ Z( j' O$ X! l# C* \* ~$ B! x4 f7 l' r$ D3 j
: }% ?+ c, a' Q( {2 _8 G+ q" a
6 l b7 a# ]1 Z 3、邮件正文 8 r* ~% @+ O1 q
( V! p1 h q# R: {
- w D. o& L( Q* S8 g: N V邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 ( x% h, C/ U( p, Q4 P0 E- ]
4 A* e8 O) q h * ~: N3 o* X0 q5 n
行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 " ?6 v& r R; Z' [/ q d* \
, F( q' P7 G E; W
, q* x V0 Q) M; @5 r& G6 O) s2 t* P" {1 w% j* {/ B/ \& t4 ?
4、邮件附件 5 o1 S$ Y5 O. C$ Y1 ?
1 ?& [& d) o. d& i9 M1 r8 e& T
, G4 S0 W* Z' V
名称清晰规范，注意反复核查。
% d9 C# U& Q; N% C+ |8 l5 v, k+ a# h0 S. a: H
2 ^/ {3 [% _, y: t* l
注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
4 k# l- V0 @+ l7 o1 A( i
' a1 S4 M( o; H7 a
. y- G* H5 B, J, s, J' v% N, g D" L+ b提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 5 m4 G' _$ C2 n4 ~ n' n- i
% B' |3 [, A2 R# c" a0 Y2 N
2 Y: d5 ?, z+ }$ _6 L& f- d: o8 X& f- `# H+ H: [# z5 |1 R
6 v1 Q9 ]" Y1 s8 S! s1 o( [
" i0 Z3 |5 U* o2 ]# s, H0 R三、负分公文5宗罪 3 D# d" S* \3 W' R6 b- v
' u9 P* T' K! C- o9 O
c9 O9 e0 h8 q7 V: Y; y3 ~* R5 `
$ i; x! r* d" R: }, r# \7 v
% h/ P" |6 A1 e& ^9 Q. S% {4 n
) U7 D; f% \# K* U
为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
8 X% z0 V+ y- [- z) R
; \ m u# q) U" g" e1.文种选择错误 0 ?! s8 _; V5 Y; U$ v* \
9 o5 g1 m8 ^$ b. b9 O& Z
公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
" n9 v( w' {5 C, \% K5 i" T! A2 A5 g3 B( O
8 g7 u- r3 o" W9 G7 _4 R- j
公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
S% e5 \# o5 j+ I' G/ ]6 p% ?/ Y- M
（1）文种选择的重要性 * k; S* t2 l3 M8 C6 t
J) R J' U* E6 ?. l) B+ A
X5 d0 z/ }( E v7 O2 V在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 2 W) D9 S8 l, P2 J
7 A; v) e) O& P7 M- W0 `8 O
! i# C5 y' S% c. w; p% a
公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 3 M8 z0 \- p- a6 X0 K7 k
* B! A4 c$ A. m' J% H. l
2 \& i( ]# X9 W7 M
（2）常见错误例子 9 w1 S& ~3 s' p" y
) S; {$ F' l7 _+ A! }$ B; J
5 j' g( N N% V( g( H0 v, w% T3 xa.错乱
! m. Q* [" `9 h/ z, Y0 [3 D
: a5 t- ?+ L) G+ u1 f % i3 V7 P: t& X8 p
如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
3 ~% T( ~7 V$ C7 e
; x8 i- |/ L; t + |5 s) G: }6 C- R5 A, J
b.缺失
/ Y, Z+ ~/ L: Q7 i5 w" i
7 q( j& q5 v' z, i: E 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 6 k3 b0 r' q' r+ G3 [' |& t# \6 A9 m
7 @4 d N K1 u/ W/ X: ` P/ W: z H- j7 j m, O3 Y) G( Y3 [
c.非法 0 X1 Z7 p/ D, h6 N* H
2 F+ ^5 {) L6 w2 V! o- p: Q
, f7 M; K. p& ~2 o
超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 0 Q; X' b* U3 P6 \
4 h1 j) g% v6 B$ R- A
6 \% C, H8 A4 Fd.重叠
1 N3 H1 p; B: C% p; A# K: r2 S! ~0 U5 B* G, I* }
: Y% F. d, w6 }! P" P' G
故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
8 S- U3 s. K% h* |1 @
% i9 Y. H0 y& L+ E6 D+ Q ' d2 n' S$ h: }" l! u
% N! K) m$ R2 U" V( ~# t, a2.重要信息重复或者失误
3 S6 q2 }+ ^' R
; H5 \ E+ B! |
* i- t5 ^8 U8 j “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
+ X, |) v" S1 ?1 c/ D, m
& u P- v* z, I \# O1 ?" I! ]1 z $ D! [$ |; K9 Z
6 M! p# i7 n0 f
3.核心词汇使用混乱 / w# X* R* f/ |# x
8 _0 Y/ |4 J9 h6 L% V
@& @/ `( ]# s/ O$ A) n蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 - b2 z& ^' `, v' r
7 e" r2 y, ^; z, U7 B$ } 0 `# _( s2 C& d% w O+ [$ }3 K& N3 Z
( ~7 h1 G0 W3 n4 H- r5 [4.内容冗长，关键信息严重滞后
+ n5 q _/ C$ E; e' l# l9 S) }# J0 K# w8 T) \7 o y
# [( }( L" j1 q" j/ \: S9 U特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
; a9 {/ `, J9 s# P
4 |4 `' Z [. R8 t# p
) }6 f4 o) P# _9 f! l, r; o* A/ P/ r8 i3 [
5.修饰性词语贫乏单调
, N% p7 ]& G! a: h% b. D1 A9 T) F! f% L. E9 k
一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 " J$ f, r# I( x, x
: e& L& Y! I& Z+ B4 Q* i
7 I0 Q9 g; @6 T3 N
# k0 `$ R0 X' C6 g- e四、结语
0 k8 B( \ O" j; a% z! d1 ^% H& ~( C4 p6 z! {0 D- q& i
3 |& a' ^7 X M+ R z$ V2 v希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
2 O" }0 ^6 `; v6 G3 R0 L1 m5 u$ a: E1 ]6 n9 E8 _& N
| 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
