公文写作经典语录
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1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。
0 o4 @; h( @; ?4 {2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
2 e) v t( q9 k4 S! F# p3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c% {8 Q2 \! S& l- d
4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
$ E* r) b; v; D( ?6 t5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
% l6 z5 T' E5 E2 w6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
7 K$ U6 f. x& R, z9 V' g2 K% @, n7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。4 ~& I Q% R1 f8 A& F7 i! U8 ?" E
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。* e2 u( y+ C% m$ D3 J9 j$ ]
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J. ^' ^( X# `1 ?& m3 Y
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知- i" k& L2 o9 c2 N3 t
注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
% G. H7 M1 m( y. ]# k10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
' x8 q" R) L6 @6 m* J" c例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》 {9 m( [% h T1 k2 \+ m7 S3 G
注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。* Z- |: o& ]2 v9 N1 g8 b/ }
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
2 Y) v2 N, e& N" y s压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》9 `# _6 g' e7 n: |8 x
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。
4 X" Y; g7 r" \; b* x) A! y 注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。
2 W& K6 p6 \9 O8 U12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
) T& h! g c( N7 z13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。
) r4 b: u$ }! v; y3 D# \" f" @14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
! H# j4 O& o% Z& l5 c$ G 编写的守则:导言+主体+结尾2 A8 N! W/ x" E9 z9 z& W( j* e. f
导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。( U7 K$ K9 p A4 Q
主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j" K- ]0 p7 ?4 @* |0 R
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?$ Z3 C# t% r' j. s# N: s8 n/ L2 \
注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R {4 |0 J3 a5 U# R) |% ^
15、批复的标题:关于+事由+批复
2 O' C4 ]0 a/ z5 f- R& E" q0 g 编写的守则:开头+正文+结尾
' T1 N$ D! W7 U7 v2 e 开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。 p7 O0 l9 y2 S( R! n+ \& b
正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。1 b7 F' p2 F0 ]/ j: @2 t0 u# k5 s4 w1 n
结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~
! K; Y: a2 {+ L8 V9 C 注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
0 b7 g( E9 D* [16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B
" t" `* X, ]. U( [" G5 V 编写的守则:导言+正文+结尾
' t0 q& Z* v6 ]8 C% f导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G4 F" [' X# f: s' s
正文:通知事项8 H4 K k2 _) Z* b
结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O% W9 }* v9 T- W# r! G
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。
) H- w) B4 N/ v: q1 `' M会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等) J: \6 r" r- R3 g8 u1 U% F
培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
& Q) h8 u3 c) ~+ r# c$ L2 @/ t: t7 H; G17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?
+ i) t( P. d! v' A2 }- |& Z6 c8 P编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)
8 o& b1 y+ o& s4 s" | w. @7 H* \ 情况——问题——建议
v3 z! y0 C- u# D+ b, x1 H0 R( a (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i
9 w, b: u2 u9 B% i t1 Z3 X 情况——原因——责任及处理意见
9 \. U1 {; R7 D3 X$ o 注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d, Y) J) j2 ~" F6 L. W
报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
, j$ k9 S2 ]2 ~" l9 J7 S" @ 报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”
7 j) R) U1 x0 U5 K7 U/ A1 A18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H
. U7 T% K! S9 ?' z" f0 K编写守则:开头+正文+结尾. X( j2 N: e6 @7 P1 c* Z% `
开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S4 i! G4 ?: F# ]2 u" o8 W
正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x# h0 W9 E, j! V( ~; ^6 {
结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
, N; |( p, T h注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。& O- i8 y6 i4 l- a. n+ w* L
19、决定的标题:关于+事由+决定
* H5 Z; [9 d2 I4 L( ]+ n# O) E编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
4 y/ T' p5 @1 H( a, j2 B& K ~导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f- N6 t. q' ~/ X: t0 x8 w" Q
主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。. L# s) T% S# B% c C2 F* L& Q
结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y
% u5 e% Q$ H$ V2 T: A20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T% y6 H ?! p1 h0 {6 X# X y
编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
- M0 x# ^1 y$ i! G L$ M2 ^导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^
' h) m* X. B6 D8 s' a4 ~/ F正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L6 L |' T$ p8 n9 G% S
结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
5 h n3 N, [4 i U1 k注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。$ c' x! _; _5 u% ~% L/ u2 x5 `" N
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要! q/ G( Y9 }9 s" B- H, p
编写的守则:会议概况+会议内容+结束语- t* ^0 m% ]- O
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
u/ m6 r/ [0 L" B会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
$ B) D/ W4 r; O, j+ i+ Y结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s! c2 c2 d( z1 ^4 ~" e( F) X4 z
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。
+ h2 ?6 v7 r9 A& A$ w23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。1 ]" T& _3 ?" v% g) y$ {& T# f0 {
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |