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一.总则 # J' ^2 u; I! P" i- _2 z* W) j5 |
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
! @* W& ]( T9 `2 n8 |% Y* F 本办法适用于全公司各部门。
9 e; I: u1 r* S 二.对外接待范围
) U1 F& R2 @/ ]+ t. r0 B 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
$ Q3 N% O: f) w! l4 a4 B$ o4 T; b 接待的对象分为内宾和外宾。
" F8 c% j( ?( Y 三.对外接待部门
' I- D3 |. S. F9 z* V 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 . J7 Z6 Q) {; D: B# u( Y' v# y1 z+ A7 d
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
9 P7 y% M& @7 f) ^# R2 ? 四.对外接待原则
( H: A- n+ U* r/ E/ f& i" ` 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 % c9 i: T9 ]5 w/ A
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
1 o& G( h3 W7 f 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
0 p* j% w; ?4 t7 D4 `: J1 M6 u 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
9 ~5 }- Y m3 A9 t2 ^+ X# y; \ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
$ v% V E: `7 c1 s# ] 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
& J+ c, b! t: u- f: N/ A 五.接待规格的确定。 G a. U, y" e I7 r
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
8 f8 T% l% w( K; F/ G5 N 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 ; R: w7 \- s* R& M
六.接待礼仪 9 ?) t" {! Q* Z! D9 w" P3 a
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
' N: P- \0 U0 k7 e 2.接待：主动起迎，问明来意。 ) ?9 v1 }8 I+ i; ]0 _; n7 ^) Z
3.安排交谈地点： ! K! b) e) K' z( z
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
% k& g: o/ ]0 ^5 } C$ K5 B* s ^ ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ' B, u* g$ L3 E- e0 H
⑶切忌让客人久候而无人问津。
6 M, e# `) g8 `& e$ o ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
4 _# u, Z7 }# z 七.引见。 , ]& K5 ~5 {. j) r/ q9 C* w. V
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
( D2 `5 m$ w7 W2 m 引见顺序；
6 l2 x+ E7 z" c9 [2 L- Y6 P ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
* }- u6 t7 s1 C3 x6 j9 f ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 6 R: R2 ?1 z/ G# U( B
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
5 O7 d. ^( E' @7 B ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
& v$ A# s; D3 e. S$ V 八.行路。
" ? m* h/ d/ j9 w8 H% k& { 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
: P3 G) ^7 }# [) H9 Y5 o 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
, L- U& D1 o# Y 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 ; C |' {4 O; m; n
九.其他。
, G8 ^. K. h8 u 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
& T( u7 C y# [" R 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
* g2 v; ]1 Q9 |4 V- k 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
+ t+ y3 { }! v2 ?4 l9 a4 I. @ 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ) A$ `; Y4 p4 o/ t% W9 p
㈠接待内宾。
7 \0 e: _5 G5 G6 }; C- V 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
+ t3 P. J, w V* |) ~8 U 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
9 e3 Q; A9 O6 f1 _- `. p 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ! v3 h5 l) ^0 @( G1 P7 a
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
3 l C1 A) U7 j1 z 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 9 R: B R$ u, `7 @; v2 u) s5 N
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ! M2 H$ @& G9 e+ |! k
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 % w" l9 x3 R3 d9 o0 m
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
- ` y& M9 p& ?; a W ㈡接待来宾。
+ ^6 p( X2 l% |. c1 j3 y 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： / b) ]& ?0 z* |% R+ t
迎送。
4 f$ p7 l6 G8 S$ f' F2 u9 @. q 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
, s. d Z) ?- j6 K4 [ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
3 V+ ] ~3 F2 c1 W! X 会见会谈。 ; I( p& Z1 ]9 d) w7 [
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 7 I9 o1 B5 i) y
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 5 {2 W! D5 C: L
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 0 S3 v6 r4 x$ b. I: x5 x q
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
U& n8 d7 [7 A% `* y 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
9 _' X0 I+ t( U* \8 n. K' y% F' [. q 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
+ X* J% D# s7 @3 N) l 宴请。 9 b- F p: O. [0 t- u
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 - x, d1 E" u- X. k* h
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 $ @5 c" L. x% m7 Q/ g2 l
文艺晚会。
1 e3 n# D/ W7 y; U- s) a( D 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 6 A/ b# v7 [ a/ m: a* w
参观游览。 3 s! t; n7 l6 v" X
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
: q9 A `; X m% e! D8 M" q$ } 接待标准
5 R% \* L- R% i2 B& S* k7 y& Z ⑴用餐标准。
2 b: C$ R D# L) ^8 H3 A" o 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 : U% h8 T5 T( g: V7 H+ v
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
8 v# I, K$ n; r; `9 k/ E 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 + D' E2 i" E' e. N; F3 |; Q
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
W% y5 A4 P% f( c7 S! Z 5、常客 员工标准
$ G5 G3 Q5 q4 k/ m u (2)住宿安排。 8 H3 b" T. m% M% a C, u
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 + M7 ]; j. u3 E8 e, r' Y2 Y" {
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 . W. _! |7 E8 U4 @
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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提升卡
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