|
3 C2 f: @5 R/ J! \. ` 一.总则 ( J r: c# i8 Z# p2 R/ M
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ' [- S; k. _5 T
本办法适用于全公司各部门。 . w) ~. i( I) b! d$ q3 \
二.对外接待范围
& |" u$ _/ w! T4 U' R/ N P 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 * y9 A. |) _/ t) C2 O+ \
接待的对象分为内宾和外宾。 $ O. ^" N8 I! f1 f% r1 m$ ?6 }
三.对外接待部门
1 z- e& s8 h7 P4 w 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
8 h8 o$ l5 G7 W: ~+ U4 \ 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 8 m& @6 R q% Y/ z, V
四.对外接待原则 . b8 d0 P- \3 a. Y' t
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 # I. q% d+ b7 K3 {6 ^
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
' z1 t: z) b0 V. A9 C/ _( ?3 K 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ) J- n7 b" L: V( a1 k
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
! `& _6 N' I' d% @ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 " P, T- w- I- |' V2 v+ w i
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 : V0 [9 Q4 s# s& D6 V
五.接待规格的确定。 1 v5 @$ n y d. A3 X
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
9 f) R {/ ]" u3 a! f 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 3 S8 J/ b c* [# m
六.接待礼仪 / Y& ^" e9 O* o: S( T
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
. M) r. @) b; | 2.接待：主动起迎，问明来意。
/ B1 J Y2 z; B4 ` 3.安排交谈地点：
" s" }8 V' n" Y1 U/ X Q; } ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
! m$ E6 u* Y* K v+ Z% h ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
. f- o7 {5 _( ^2 B" j8 w X1 O6 w _: o ⑶切忌让客人久候而无人问津。 # A! |+ p5 a: I% z, n
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
n+ ]" N. v3 Q1 p0 m8 B9 |8 j 七.引见。
: Y. `$ ~- P2 }6 C9 U4 x8 ^, P 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 A& W; A% F, ]) q$ W4 R! [
引见顺序； ; @: _5 ~0 l& b. @1 y+ M
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； , _$ Q, e8 w3 B
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
/ `9 v& B3 h# e' J: E: Z4 Q% M ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 6 F% t# j J/ r' A* U( f: J1 q) y
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 3 W4 X/ o& ~1 s$ V% f/ [; f' I
八.行路。 . _% E/ e& E+ f7 r1 P% R" z
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； , l. y* C# E+ g3 n
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
7 H8 T8 M& c" m( s5 G 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
4 v% K( w: T( D+ l/ O6 B" Y( B7 ~ 九.其他。 " j+ x1 ?% X- H) H7 E( s9 _
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； % Q5 O" y$ Y2 m0 ]) T+ f( U$ D; B8 o
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
. R' a u j1 \: T" C$ f 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 " _6 u+ J8 S; m' }! Q6 ^; j0 S
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
" b+ f, e0 ]. H9 Q, L7 f9 C ㈠接待内宾。
7 Q6 r @5 C/ I2 e7 x9 d 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
, O" r; n! Z3 u; y4 H4 U, r6 E2 a7 x 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
# M8 }3 C; I4 c" g! H: z 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
4 g! t' U# n5 x- W* U' Y 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 0 l$ E: T1 b( _/ Z5 F2 B' g K
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 5 n$ x2 G. x" o& r7 Q5 @0 X
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
3 Q* _8 }# R' {3 U 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ) k; t0 c- T, [. W3 b
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
5 x& S% ?$ O i7 c, R" i ㈡接待来宾。
6 b2 @' X* E# v% l$ C, Z 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 7 X7 Q1 V: h' y
迎送。
# _+ z/ q9 O5 { 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
6 O h' v) E$ C 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
; N. C/ X' H% r; @- o8 W8 @7 P. x; v 会见会谈。 . s2 I/ s! P9 r3 m$ w' s# v/ w& B
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 : I3 j+ r5 E% u! E9 `
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
& ?/ A' {$ C+ |$ o9 g* b3 c0 d0 B4 c- J 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
7 S4 G; e4 G: E3 { { 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
+ w) k+ ] p4 S7 r4 U+ G4 r 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
4 P9 p4 \, u6 v4 [" f* s7 k 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 6 |" w9 ~: B4 f: j* F v& M: p
宴请。 & `6 p6 C3 g j$ M& c; Q4 i8 [
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
; G7 H9 o8 V3 P B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
8 l8 S. A7 F, W9 M8 i+ A: o 文艺晚会。
7 H8 ] z) T* A7 X3 d2 J) Y) d 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
! q7 A8 m4 e+ T+ E3 q+ W8 q 参观游览。
) Y7 d; \: l) O, M! S3 S 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 + _2 h, S1 a' ]8 U1 a) ~5 |
接待标准 4 c' E6 y+ {' ~) V0 w6 b
⑴用餐标准。 8 u& O; R5 }! I0 w7 p$ v
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
+ n7 Q6 u: t; |! b# ^. N 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
. E6 C, ^4 u! a8 Y' g 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 7 ?! r! [+ [6 u; Q- y
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 1 @' M1 E* q4 U, l
5、常客 员工标准 S( k8 D4 Z9 w% y9 M m2 K
(2)住宿安排。
& @, ^3 C, E+ `4 P 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ! @! ^0 e- t1 Z- D
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 1 t( O7 k4 \9 ~7 X
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。 U( H7 c8 k0 N, ^1 t$ ^
| 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
