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公司对外接待办法

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:53 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
文稿修改演播室众筹计划,点击了解详情
 
4 E7 G: K' o/ I/ c3 y( X. I2 i ?; O; L/ G& {3 _+ S( j N5 f& T) N8 h/ k9 [5 W( I3 X$ j! X3 [+ ~$ M5 V- o" l
7
6 n) p1 U/ s8 ]2 I 一.总则 , ^5 g' A5 W8 @

    对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。

% {* t) l# p; z1 }' e4 |

    本办法适用于全公司各部门。

8 J _. r) t/ `5 ], a

    二.对外接待范围

( f8 c7 ]0 H8 X

    本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

+ f ]9 U, S; H# g- @' N

    接待的对象分为内宾和外宾。

' C u) i D4 ?, _" w! e

    三.对外接待部门

2 B! L; H* O" k! c

    公司行政部为公司负责接待的职能部门。

1 A S5 l9 W5 k1 e' E

    遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有公关部门要积极主动配合。

& h( e; n% G- p% @5 y+ x0 S

    四.对外接待原则

; a4 H# y) t3 a! V

    接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而 去。

- E6 `/ ?) x1 e0 \1 D* p) B- N

    平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。

! T7 Y" k s# P

    对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。

1 d0 R4 H) Y, W5 ?' T

    节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。

) X& X& p" _) l2 Y, T& Y. ^- V

    周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。

5 k. P$ ^* H$ J- [; e, _& J

    保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

H: h# e" w+ a& K8 j/ c

    五.接待规格的确定。

: c2 V( o; x7 w1 a& I: W

    高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

1 _) v" O; l7 f" c! M$ g

    对等接待。适用于一般性接待活动。
   
    低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

! {+ ?: V" d0 R' q, P2 F

    六.接待礼仪

; `4 M# `, q, S$ a) D2 Y

    1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

' N. A# e) F7 q9 X8 z

    2.接待:主动起迎,问明来意。

0 X2 }, T( R8 i! y2 r3 i

    3.安排交谈地点:

& A6 ]( }5 n7 ]3 W4 A

    ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;

) O3 a- y4 d4 |

    ⑵比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间;

5 U/ [. l0 a" l$ ]

    ⑶切忌让客人久候而无人问津。

$ Y1 A2 n3 d0 {

    ⑷客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。

7 v) y% c3 A2 Y) O% u% a/ _

    七.引见。

0 v4 X$ n+ F2 h

    首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。

+ B- H$ }3 |, U. x

    引见顺序;

, Y- k+ A# r8 ^4 o3 b( \/ n$ N

    ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;

" C9 q8 m* V/ A5 _( K0 C/ z/ S' g% H

    ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;

7 [7 J8 r+ p3 R% w$ U

    ⑶职务相同,先介绍年纪大的。

( D$ a% l0 m, V$ q% I" L* G5 F

    ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

) p* S, J- d' \# d5 r$ R

    八.行路。

a) ]; {4 F# ~

    陪同客人行路,请客人行于自己右侧;

1 r% |- u# E3 v0 g, M

    乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;

4 l' c7 N: {* H; i) b

    自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。

- b( B! v. i- J( l: ?6 T9 J

    九.其他。

; e( b2 B y. p f. o' Y

    穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度;

" I; Y' w* L8 Z- Y$ `6 `& `

    主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;

+ Q- d! i7 x2 d5 p, I( M% a

    尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

4 {2 O9 d' W$ f6 A

    因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序

/ e, y9 Y6 X% c- y {

    ㈠接待内宾。

+ M' ^! G& x R' }* I

    接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

& C3 J5 r" `3 I5 x. w

    布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。

7 F' l1 l2 d [9 j6 H6 o! S

    迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。

& R" V/ e( ~4 {: B. Z# F! i" O$ c

    看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。

% M* x+ M' N( x) q @$ O

    安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

5 i8 }; T4 |2 ^( N) d# |

    组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。

$ ?' P) O6 A/ z$ s8 j

    送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。

$ z$ x1 }: T7 |2 g9 [

    小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。

7 `4 @: d$ T8 |5 Z+ n

    ㈡接待来宾。

' m/ p: x4 \( E( \8 G

    接待内容与程序基本相同,主要内容和注意点为:

v) z) L" F( D" V

    迎送。

3 j: x% U) x' l* j3 \. q2 |7 ]" f

    安排迎送陪同人员和译员,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

- J0 n9 Y2 D$ q/ v

    对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。

# F$ U) s7 Y1 X

    会见会谈。

4 L. P" l4 y) L; `+ k0 f; M6 N

    会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。

" U p/ _& p0 v6 f7 @/ r. I

    我方人员应提前到达,并在门口迎送。

0 G8 w @+ A, o# e* Q; i: T

    对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位卡。

. |7 P- }7 h, H3 z; A3 ^! `! }- `

    会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。

- u$ I: z. m2 H! ?

    会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。

. {4 S1 D# j" h! ]2 T& I: W8 K/ s

    如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。

5 o @* D* y* J( J8 Z# s( u# ?3 a

    宴请。

# H' F' Y1 N+ z# W

    A .有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐。

$ |& a5 O2 H Z0 z

    B .举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

/ Q7 d% P! a& i+ u' ?

    文艺晚会。

: }2 O/ q4 a9 p+ @7 G; n/ k

    根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。

0 g% l: D9 P. q$ ~- w

    参观游览。

8 \: s4 t) \# Z5 k! w4 q1 V# v

    根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

& C; t- n. m0 Q( j( z! `

    接待标准

" h# Z8 t* S% U% ?

    ⑴用餐标准。

5 e! d: W3 X1 q

    1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐

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    2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐

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    3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐

3 I# W( \+ v0 R

    4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐

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    5、常客 员工标准

# c& l$ ]3 d- l* g' P6 N

    (2)住宿安排。

9 b9 k1 R% x- S9 \6 W

    招待对象      标准         审批权限
    A .较重要官员    200~350元/天       总经理
    B .公司分支机构   按公司标准
    C .常客       自 愿

: F. @* H% V+ M' i

    十一.附则
   
    1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部协调执行。

5 A3 {7 j5 l, v% U# C% n, f

    2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。* x, E7 Y e1 |) s. E& T

 
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