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一.总则 ; p, A% C- J# K) h" N E1 D4 f
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
" `$ z% I1 d& D I4 { c/ f 本办法适用于全公司各部门。
3 T H; c+ P, m) k 二.对外接待范围
z5 U; `4 `" M' K3 F 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
3 Q5 o$ w" ^9 L7 a& u 接待的对象分为内宾和外宾。 3 `+ M3 P3 d( B) Y
三.对外接待部门
2 U7 a4 ?7 ?8 `' T* l 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 " p" Y- Z9 `7 \9 e5 v7 T
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 . S) m1 b7 u! U
四.对外接待原则
- M$ z6 z1 s) ]# _* k 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
, n7 [: G! O( t( Y" d" }6 u @ 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ) B- E1 i' u0 }5 Z
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 9 U$ k- e4 @) @
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
. k r- r8 r) D ^+ b 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
: H4 E8 D" Q% T" ?! s 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
% Y. J8 Z/ r- ]) h. i 五.接待规格的确定。 + L; s8 ?7 W; I2 `
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
2 P4 j# S8 k# d( r: H2 o 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 9 Q7 G, l0 B% b6 c! i: M( i) w
六.接待礼仪
( C# d/ f- p0 x5 V- {8 f, k. n 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 7 |2 _1 J2 U1 w4 R
2.接待：主动起迎，问明来意。 , x/ c9 g" |( `- z
3.安排交谈地点：
3 }' j1 N, H8 j6 U% O a ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
+ f$ f3 a1 d4 Y; @. V% f. f5 C. R ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
( T+ G9 ~( k! Y+ a0 V4 \ ⑶切忌让客人久候而无人问津。 8 q: M; R7 d% Z! b
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
4 K e2 Y5 I; ~4 @ 七.引见。
7 R( d+ b$ k- W y7 v' l$ P 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
$ G: ^2 q. P, |9 ~: V, \ 引见顺序； * x- h) h& ]! R0 R, ^
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； + Q6 d0 N O6 B k8 W, `
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
+ v8 \/ e$ C5 T; o ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ; z% ^% o# A9 H- \
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ; |: l( g* H) O0 T
八.行路。
& W7 M, k/ X1 K1 X 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 4 F' j$ \: t# \& g4 I$ q
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
% q* F2 _# o( b8 ? 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 , N# T$ e7 @" f k6 k: O/ i
九.其他。 * U0 o" B9 i9 S: B) o% c5 c1 R2 W
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； : ^; s, K2 Z' n
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 8 t$ q9 E1 X2 X' s* g# y
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 " h- l& [: E2 @5 ?0 T" \7 K0 E6 `
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 5 `) a) E! e+ o% S; t
㈠接待内宾。
; U& E) M$ F* e( X' `6 e/ B! g' b; q 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
9 i% `& w5 j% T' Q 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 0 A# A s S6 v+ N
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 * `5 I. |& Q3 {- b' k
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 , O- _( y& A7 U# d8 }4 B
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
) }0 n6 x; M% T9 b' L 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ! u/ U3 ]- s* t4 `2 w ^) z7 h
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 9 R) ^- y) o7 _% Q$ w
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
) v7 Z$ v: Q- I' z2 y+ H9 q ㈡接待来宾。
' S8 r0 T9 ^$ F6 ~- \3 R4 w# P 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： ( g# W& S7 I" n7 P' `8 U1 q' `
迎送。 ; E' t1 W- o6 n! q8 s1 x# t6 P) W3 u
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
) u9 J) k' f# V, a4 i( L 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 2 e6 q- @; o" m1 l; P0 I7 h4 W" T
会见会谈。 " V! @& A& _) k8 H9 Z, u
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 & j7 `8 N3 P1 S9 O
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 " q6 I; T3 I& C; q
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
0 Z# j l2 P1 I z8 @8 v1 O 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
$ _8 m/ J6 ]2 P 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
+ P, j7 h5 ^* L- z 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
) G% m, g. U `$ |- f+ P9 x 宴请。
3 Y2 y! e$ s: g9 l* w A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
) g/ a" u, @' A' W B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
9 `. n$ w- {5 r* O C r 文艺晚会。
5 ~7 U7 m v5 q$ W 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
1 Y. i& G& K* n9 o; V 参观游览。 $ Z& R8 q$ d2 G& P4 \5 E
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 + q6 X8 N1 E j& Z# E
接待标准 6 E. p; @- G; ^9 u) Z5 ^$ t/ t6 {
⑴用餐标准。
& x+ m% Q4 Q+ y 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
) `; [ l S$ a5 W+ {1 Y# i 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
/ I7 q' ?+ K( ]/ N& J$ I3 G" q" W2 q g 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
' q, _. ]+ O9 b9 y) O: k# }0 ~9 Z 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
$ w. }# S x. d/ M6 M! u5 h 5、常客 员工标准 u- K8 J( I/ s# M1 m% K( q
(2)住宿安排。 ) G9 U: E! B8 t6 A9 U. V# Z% e
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 ! I' z' Y z% a$ c) u( K
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 2 r! q. x: v$ h# T0 a8 C
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。1 S5 x7 ?" u" C
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