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- k4 x" B9 Z& ]9 E$ ]$ J 一.总则
. U% T7 r3 z0 B 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
/ x( \& l# j, n7 D 本办法适用于全公司各部门。 % E4 s8 T, Q" I; s( h* t c
二.对外接待范围 ) j3 Q3 C7 {9 C. M B! X) F/ l
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 j; K7 q9 }' S, V! D+ B3 ^# x
接待的对象分为内宾和外宾。
9 P8 G: q: L9 X 三.对外接待部门
) Z9 i6 M" h# z' A" U& m 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
* M5 I# L i; O* G! w 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
" `; t/ j' m( B" c/ X 四.对外接待原则 2 v. _9 g" p" C3 _. |
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 4 l9 P* L; w- {4 l' J7 H
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 . c* z! h4 d; s) c9 b
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ; Z5 h$ r/ }* k$ l# C
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
* r% R6 o3 r& E 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
$ N2 C1 m h+ u1 x2 v/ b p 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 - |% S% O2 Y: J' b
五.接待规格的确定。
3 J; h8 k; |( E$ v4 ~' W7 b 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 7 I7 f/ j- ~( H- t0 P3 S
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 % q6 X( v/ y6 T; W/ ~5 B
六.接待礼仪
9 n0 h g7 \# T0 f0 \8 G/ I3 p 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 4 t( ?) e6 W9 Z8 Q- u( l
2.接待：主动起迎，问明来意。
, g: |2 d% d! T7 z2 t4 P 3.安排交谈地点： ! E1 B& p8 h8 q6 G
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
8 R4 ]/ S" t9 U: s3 ` ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； 6 c1 |1 g7 d$ G7 B7 [+ _
⑶切忌让客人久候而无人问津。 : @# Q: X7 e7 y0 _
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 5 `, ]8 H3 h& i2 [& C0 a( U
七.引见。 # @6 f& C- Q Z5 o2 H) `
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 8 C9 q) R/ M/ D: {6 \* x
引见顺序；
+ P1 k# Y$ A: g; o5 _ j$ D ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
% [' P& f z9 p9 W( M8 {* g( N8 c ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
6 M7 O- U6 r6 S' G: I; K ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
( c: K1 s. S- y7 P v ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 C* H) F! M z' l5 Z% a
八.行路。
+ I' @# b4 j* r+ V 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； - N: p c2 X) M* K# E
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
* J7 M* G6 |$ h( I6 l& n 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
$ @( _5 G/ H# [1 c; R" [ 九.其他。
, s! y# v5 u! Z1 u' B/ F! Q 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 0 d+ Q# d/ ^% I# f
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； % Y& H+ {! j, q2 O5 t4 [8 _
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 % ?8 k. q+ }( \! D
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
9 I4 `9 t# {- z+ Q, |, K0 u ㈠接待内宾。 8 j6 i4 g. d4 j& B- N* v! J2 Z. j6 d
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 1 X( p' [( d& b3 z7 h1 n
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 : q* e/ m5 T& _. i
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ( w$ d. [ i/ J( D6 | l4 B% p3 X ~
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
& c, T. ?2 H, D; W* f' z( Q* P W 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
8 J" d$ ]6 g) x4 y3 a3 B/ F 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ( @& q; F H. R! M4 x
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 & _. f n* T* e* j
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 5 p {1 \7 e9 p" U7 U1 v7 k' @0 y; j
㈡接待来宾。 * |9 C+ o% R: G9 U, ^4 u( }1 v6 S
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 5 d. x4 b# L9 r" ?
迎送。
0 B% Q: R2 o+ h. _7 i: \ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 J+ b( _8 }) Z5 ]
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
( y' R: p) H8 g# F# Z% o 会见会谈。 : ]0 f3 k! N3 f2 g* A- P
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ; w' y" `1 g! g/ B
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 9 d& q' G- E: {& J/ I. x5 S
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 " s! o0 n7 [9 f
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
$ G( P' D+ A5 |7 V" v7 }2 | 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 % m4 ?* n% ?/ n* Y
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
1 B/ j+ K% ?2 t; C& t3 C 宴请。
. e; {, j" @, o* H3 Z' ] A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
% P( L4 y- z }' v% n B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
$ E X1 I$ O# c: F M5 \ 文艺晚会。
0 I: z0 G( F ^+ Q 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 - U! J+ e! r3 F
参观游览。 9 W! a F0 L; u
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 " _ x! I* j! b9 w+ v! c
接待标准 5 }) ~! r) T9 ]4 v
⑴用餐标准。
" u9 o/ Q# k: s0 D) b5 U+ y 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 g5 K9 [( Z: e6 T5 H! ^
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
6 w: g9 N; G8 a4 Y0 Y( { 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
K& r- c9 x# J& |) m6 k! j8 k- e4 x 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 . }( G1 \0 c- N, y3 p. a G
5、常客 员工标准 ( V/ F% l5 ~) _7 r
(2)住宿安排。
& \( \/ A, f1 i5 G. G 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
% s* S) {1 D: M9 A0 L, k3 M4 B; X 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ; x5 o# A/ m! Q+ g6 h; Y" S; h2 u; `7 o, V
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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