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6 n) p1 U/ s8 ]2 I 一.总则 , ^5 g' A5 W8 @
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
% {* t) l# p; z1 }' e4 | 本办法适用于全公司各部门。 8 J _. r) t/ `5 ], a
二.对外接待范围 ( f8 c7 ]0 H8 X
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 + f ]9 U, S; H# g- @' N
接待的对象分为内宾和外宾。 ' C u) i D4 ?, _" w! e
三.对外接待部门
2 B! L; H* O" k! c 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
1 A S5 l9 W5 k1 e' E 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
& h( e; n% G- p% @5 y+ x0 S 四.对外接待原则 ; a4 H# y) t3 a! V
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
- E6 `/ ?) x1 e0 \1 D* p) B- N 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
! T7 Y" k s# P 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 1 d0 R4 H) Y, W5 ?' T
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
) X& X& p" _) l2 Y, T& Y. ^- V 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 5 k. P$ ^* H$ J- [; e, _& J
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 H: h# e" w+ a& K8 j/ c
五.接待规格的确定。 : c2 V( o; x7 w1 a& I: W
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
1 _) v" O; l7 f" c! M$ g 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
! {+ ?: V" d0 R' q, P2 F 六.接待礼仪 ; `4 M# `, q, S$ a) D2 Y
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ' N. A# e) F7 q9 X8 z
2.接待：主动起迎，问明来意。 0 X2 }, T( R8 i! y2 r3 i
3.安排交谈地点： & A6 ]( }5 n7 ]3 W4 A
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
) O3 a- y4 d4 | ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
5 U/ [. l0 a" l$ ] ⑶切忌让客人久候而无人问津。 $ Y1 A2 n3 d0 {
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 7 v) y% c3 A2 Y) O% u% a/ _
七.引见。
0 v4 X$ n+ F2 h 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
+ B- H$ }3 |, U. x 引见顺序； , Y- k+ A# r8 ^4 o3 b( \/ n$ N
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
" C9 q8 m* V/ A5 _( K0 C/ z/ S' g% H ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 7 [7 J8 r+ p3 R% w$ U
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
( D$ a% l0 m, V$ q% I" L* G5 F ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ) p* S, J- d' \# d5 r$ R
八.行路。
a) ]; {4 F# ~ 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 1 r% |- u# E3 v0 g, M
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
4 l' c7 N: {* H; i) b 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
- b( B! v. i- J( l: ?6 T9 J 九.其他。
; e( b2 B y. p f. o' Y 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
" I; Y' w* L8 Z- Y$ `6 `& ` 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
+ Q- d! i7 x2 d5 p, I( M% a 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
4 {2 O9 d' W$ f6 A 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
/ e, y9 Y6 X% c- y { ㈠接待内宾。 + M' ^! G& x R' }* I
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
& C3 J5 r" `3 I5 x. w 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
7 F' l1 l2 d [9 j6 H6 o! S 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 & R" V/ e( ~4 {: B. Z# F! i" O$ c
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
% M* x+ M' N( x) q @$ O 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
5 i8 }; T4 |2 ^( N) d# | 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
$ ?' P) O6 A/ z$ s8 j 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 $ z$ x1 }: T7 |2 g9 [
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 7 `4 @: d$ T8 |5 Z+ n
㈡接待来宾。 ' m/ p: x4 \( E( \8 G
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： v) z) L" F( D" V
迎送。
3 j: x% U) x' l* j3 \. q2 |7 ]" f 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 - J0 n9 Y2 D$ q/ v
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 # F$ U) s7 Y1 X
会见会谈。
4 L. P" l4 y) L; `+ k0 f; M6 N 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
" U p/ _& p0 v6 f7 @/ r. I 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
0 G8 w @+ A, o# e* Q; i: T 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
. |7 P- }7 h, H3 z; A3 ^! `! }- ` 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 - u$ I: z. m2 H! ?
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 . {4 S1 D# j" h! ]2 T& I: W8 K/ s
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 5 o @* D* y* J( J8 Z# s( u# ?3 a
宴请。
# H' F' Y1 N+ z# W A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
$ |& a5 O2 H Z0 z B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
/ Q7 d% P! a& i+ u' ? 文艺晚会。
: }2 O/ q4 a9 p+ @7 G; n/ k 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 0 g% l: D9 P. q$ ~- w
参观游览。 8 \: s4 t) \# Z5 k! w4 q1 V# v
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
& C; t- n. m0 Q( j( z! ` 接待标准
" h# Z8 t* S% U% ? ⑴用餐标准。
5 e! d: W3 X1 q 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
, |6 j' ]; T: i* y4 l# I 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 5 J5 G5 y+ x1 Z! z: U
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
3 I# W( \+ v0 R 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
0 b1 |& Y6 q! e7 T+ d 5、常客 员工标准 # c& l$ ]3 d- l* g' P6 N
(2)住宿安排。
9 b9 k1 R% x- S9 \6 W 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
: F. @* H% V+ M' i 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
5 A3 {7 j5 l, v% U# C% n, f 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。* x, E7 Y e1 |) s. E& T
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