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公司对外接待办法

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:53 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
文稿修改演播室众筹计划,点击了解详情
 
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3 C2 f: @5 R/ J! \. ` 一.总则 ( J r: c# i8 Z# p2 R/ M

    对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。

' [- S; k. _5 T

    本办法适用于全公司各部门。

. w) ~. i( I) b! d$ q3 \

    二.对外接待范围

& |" u$ _/ w! T4 U' R/ N P

    本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

* y9 A. |) _/ t) C2 O+ \

    接待的对象分为内宾和外宾。

$ O. ^" N8 I! f1 f% r1 m$ ?6 }

    三.对外接待部门

1 z- e& s8 h7 P4 w

    公司行政部为公司负责接待的职能部门。

8 h8 o$ l5 G7 W: ~+ U4 \

    遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有公关部门要积极主动配合。

8 m& @6 R q% Y/ z, V

    四.对外接待原则

. b8 d0 P- \3 a. Y' t

    接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而 去。

# I. q% d+ b7 K3 {6 ^

    平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。

' z1 t: z) b0 V. A9 C/ _( ?3 K

    对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。

) J- n7 b" L: V( a1 k

    节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。

! `& _6 N' I' d% @

    周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。

" P, T- w- I- |' V2 v+ w i

    保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

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    五.接待规格的确定。

1 v5 @$ n y d. A3 X

    高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

9 f) R {/ ]" u3 a! f

    对等接待。适用于一般性接待活动。
   
    低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

3 S8 J/ b c* [# m

    六.接待礼仪

/ Y& ^" e9 O* o: S( T

    1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

. M) r. @) b; |

    2.接待:主动起迎,问明来意。

/ B1 J Y2 z; B4 `

    3.安排交谈地点:

" s" }8 V' n" Y1 U/ X Q; }

    ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;

! m$ E6 u* Y* K v+ Z% h

    ⑵比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间;

. f- o7 {5 _( ^2 B" j8 w X1 O6 w _: o

    ⑶切忌让客人久候而无人问津。

# A! |+ p5 a: I% z, n

    ⑷客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。

n+ ]" N. v3 Q1 p0 m8 B9 |8 j

    七.引见。

: Y. `$ ~- P2 }6 C9 U4 x8 ^, P

    首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。

A& W; A% F, ]) q$ W4 R! [

    引见顺序;

; @: _5 ~0 l& b. @1 y+ M

    ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;

, _$ Q, e8 w3 B

    ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;

/ `9 v& B3 h# e' J: E: Z4 Q% M

    ⑶职务相同,先介绍年纪大的。

6 F% t# j J/ r' A* U( f: J1 q) y

    ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

3 W4 X/ o& ~1 s$ V% f/ [; f' I

    八.行路。

. _% E/ e& E+ f7 r1 P% R" z

    陪同客人行路,请客人行于自己右侧;

, l. y* C# E+ g3 n

    乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;

7 H8 T8 M& c" m( s5 G

    自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。

4 v% K( w: T( D+ l/ O6 B" Y( B7 ~

    九.其他。

" j+ x1 ?% X- H) H7 E( s9 _

    穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度;

% Q5 O" y$ Y2 m0 ]) T+ f( U$ D; B8 o

    主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;

. R' a u j1 \: T" C$ f

    尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

" _6 u+ J8 S; m' }! Q6 ^; j0 S

    因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序

" b+ f, e0 ]. H9 Q, L7 f9 C

    ㈠接待内宾。

7 Q6 r @5 C/ I2 e7 x9 d

    接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

, O" r; n! Z3 u; y4 H4 U, r6 E2 a7 x

    布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。

# M8 }3 C; I4 c" g! H: z

    迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。

4 g! t' U# n5 x- W* U' Y

    看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。

0 l$ E: T1 b( _/ Z5 F2 B' g K

    安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

5 n$ x2 G. x" o& r7 Q5 @0 X

    组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。

3 Q* _8 }# R' {3 U

    送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。

) k; t0 c- T, [. W3 b

    小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。

5 x& S% ?$ O i7 c, R" i

    ㈡接待来宾。

6 b2 @' X* E# v% l$ C, Z

    接待内容与程序基本相同,主要内容和注意点为:

7 X7 Q1 V: h' y

    迎送。

# _+ z/ q9 O5 {

    安排迎送陪同人员和译员,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

6 O h' v) E$ C

    对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。

; N. C/ X' H% r; @- o8 W8 @7 P. x; v

    会见会谈。

. s2 I/ s! P9 r3 m$ w' s# v/ w& B

    会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。

: I3 j+ r5 E% u! E9 `

    我方人员应提前到达,并在门口迎送。

& ?/ A' {$ C+ |$ o9 g* b3 c0 d0 B4 c- J

    对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位卡。

7 S4 G; e4 G: E3 { {

    会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。

+ w) k+ ] p4 S7 r4 U+ G4 r

    会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。

4 P9 p4 \, u6 v4 [" f* s7 k

    如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。

6 |" w9 ~: B4 f: j* F v& M: p

    宴请。

& `6 p6 C3 g j$ M& c; Q4 i8 [

    A .有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐。

; G7 H9 o8 V3 P

    B .举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

8 l8 S. A7 F, W9 M8 i+ A: o

    文艺晚会。

7 H8 ] z) T* A7 X3 d2 J) Y) d

    根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。

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    参观游览。

) Y7 d; \: l) O, M! S3 S

    根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

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    接待标准

4 c' E6 y+ {' ~) V0 w6 b

    ⑴用餐标准。

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    1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐

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    2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐

. E6 C, ^4 u! a8 Y' g

    3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐

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    4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐

1 @' M1 E* q4 U, l

    5、常客 员工标准

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    (2)住宿安排。

& @, ^3 C, E+ `4 P

    招待对象      标准         审批权限
    A .较重要官员    200~350元/天       总经理
    B .公司分支机构   按公司标准
    C .常客       自 愿

! @! ^0 e- t1 Z- D

    十一.附则
   
    1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部协调执行。

1 t( O7 k4 \9 ~7 X

    2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。 U( H7 c8 k0 N, ^1 t$ ^

 
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