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一.总则 8 k/ k' ]' {0 |; ~$ c. s: y% I: F
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 + I% Y/ k. W4 C% @
本办法适用于全公司各部门。 ) l7 t5 C2 w7 P5 Q) s
二.对外接待范围
3 A- K) ~: @! y 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
/ d* A8 [$ X$ J/ B& V$ ? 接待的对象分为内宾和外宾。
% e7 o {6 S- I% l$ _/ ` 三.对外接待部门
4 T `( Y: q% ?. d2 m6 f 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 * ?" P- q( O3 t3 x
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
8 d9 L8 a o1 W, x4 S- C 四.对外接待原则 / U$ n D' j( f0 z$ ^
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 2 c D; c7 w& c) ]
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
3 _1 ~( x# f) \( ?% ]5 W, v 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 6 S1 `0 C; K* Y+ i+ a0 g
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
& R6 f) r) y) m* p9 A 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
* N: R1 U: V+ O, ^$ s I2 n 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 : A0 G7 [" f) e. X! C6 T
五.接待规格的确定。
0 y2 `* ]4 r" T 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 : r8 d, Q0 x' Y$ [: P
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 6 d; ]: N- M5 n
六.接待礼仪 & n o9 O" u! c( N: O9 z
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
# v- N9 o5 r5 ]9 M# P 2.接待：主动起迎，问明来意。 6 h- a) R/ ~8 ?: q
3.安排交谈地点：
; A5 z0 Y* C; e, n) H ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； # H; o& ]: t' I7 H, W @1 y- K
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； : u9 ~/ ?' i* W; o
⑶切忌让客人久候而无人问津。
- G! e/ h" E6 l" F0 u, b ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 . i. }5 E7 [4 I" [ i% v
七.引见。 $ ]- n: i/ W& e# f) O6 d
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( i3 d# `2 k' ~5 V
引见顺序； ' V# w; B; R# w% V+ D
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； . Z& P0 X s( X% Q7 S5 T+ s: U
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； # g: ?3 b8 J5 b f7 G) r
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
6 s& K5 |7 E6 K+ ?4 x ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 : C% [6 k+ \" T% t' S: [$ ^7 m: I
八.行路。 $ j" b* z; ~) T2 d, i% L9 r
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 9 m: }5 O# ]- @6 f; @* k0 n+ F/ i
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
3 S0 p Q2 o- j/ y8 H' p 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
$ |6 h% w" y x1 m5 M/ } 九.其他。
' s. v: z# |% h. W& ~ 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 8 d! \ K1 ^% q4 ]# @
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； # h( q3 C3 J0 t
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 3 b, P# n) V7 M, g
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
/ J% y( R! S" t& N B( R ㈠接待内宾。
/ Z C8 P# ]$ O# U4 p% K V' W 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
: ^0 p3 i: A/ }) L( O+ c 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 ( w3 C; H) f: T' m
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 ( x; U7 R2 c1 D* ~
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
9 V" u' ?8 K( w; ` 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
5 g$ a2 L* `/ f6 H+ Y$ @9 _ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
3 ]4 R- q/ _4 L 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 0 W# R) S8 R$ G0 t
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 0 s4 U/ T# e5 ~+ W
㈡接待来宾。
+ m- Q( [/ x1 V* N 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
6 s' n* \) Q+ T8 @0 G" v u- H5 ` 迎送。 0 Z0 b4 h* z {6 F6 y
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
9 l. i# c* W; K+ h 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 [" F8 G; k ]8 z* W5 F7 t+ j
会见会谈。
* e4 x) j% ] c0 e* \ J4 E 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ; W2 V; o& d8 u6 a( f7 t
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
6 o& h7 I3 t+ _ 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
9 `9 h( o4 d: \1 Q( J3 b- P& { 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 $ W- ~- j3 i% j1 l
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 2 L w5 S0 s5 n# d y
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 . R- E( ?5 g& F- M4 t$ R |" ]. @$ [; a
宴请。 5 n' d; G0 e7 J6 E) T
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 - J) X- k, a# U
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 1 h( Y( C8 i$ M! }4 b- |1 v
文艺晚会。
0 j. k9 R/ o- h 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
8 ?+ v2 x5 E) u4 Y) Q( g2 ? 参观游览。
1 y! [1 l C" B9 E R2 k) m 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
: x# M B$ i. k+ w0 i 接待标准
! U. ~$ w' y2 a& `8 _$ Y! k. O6 s2 q ⑴用餐标准。 ) c; Q7 ~3 P% \. P: a* D
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
; V4 J, h) u; r4 K: ? 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
. a" X7 L1 \) u 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 , C+ [% n6 i; J- g( _
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
t' r! j$ A, A( S, w% e" B" R 5、常客 员工标准
) E( o1 u1 E( ~9 L3 d0 f) n (2)住宿安排。
' t+ G0 o' j# P D \, K 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 + V$ I* u3 t' q, u" x
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 - {8 m7 d7 g3 B; w' W* N
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。& L8 }0 B J% m8 ^* j' w
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