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1 w: W) v! Q+ ^# Y$ w, y% d2 _7 { 一.总则 1 D$ F. E. @9 w) C$ j
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
+ R" c `' Z1 W. U3 g 本办法适用于全公司各部门。 . }( z. d+ d8 D. Q6 ^2 p5 _# n
二.对外接待范围
% L$ n# b9 V: w9 B! K, j 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
, a0 F3 V3 ^% `' C# ?* b6 c 接待的对象分为内宾和外宾。
. P. o8 t; f Y" m+ j/ t8 [+ b2 \( ? 三.对外接待部门
0 t! c. w9 Q0 r8 W( P' @- q% O 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
1 q* f9 j% L5 l% Q 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 2 X8 Y$ U" G' r
四.对外接待原则 ) @4 w& ~: b2 U/ S$ z, M' p. e0 b
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
7 P, P- O$ a9 {- Z: u+ a5 Y& q 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
$ r% D( Z/ g, u' q; R) n 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
& R, j* k' {& [ 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 : P8 q+ e9 ~7 x, s I4 h
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 $ A- M& d- n& ?6 O: I
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
6 |$ s9 o9 g, q: s1 A1 M 五.接待规格的确定。
% t: _4 F$ L0 t% N$ ~ 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 " j' w& S3 d" t# Y
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 J( C9 e" A! @* P$ s
六.接待礼仪
$ ~- ~- r5 Z. A; G( A 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 8 F3 U; R+ c3 H, Z" Q9 O: z" O
2.接待：主动起迎，问明来意。
3 \& O/ w0 D( b& B8 w6 i* G 3.安排交谈地点： " f3 v5 f- Z! D+ _0 [- b
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
3 ` P( i! T' b* M3 w, r ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； + W4 t: ^; u0 g- A2 }4 ?8 U% y, v
⑶切忌让客人久候而无人问津。
" X+ v. D. K! m2 D5 z1 M( s ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
/ g; n ] X8 B1 R 七.引见。 4 B9 S, C. p; `3 Z( N: H& D
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
7 o" {- ?9 U( _8 D) F" h' Q* W 引见顺序； P3 e+ W/ @5 Z3 Z1 d" t
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
! q% d; {# i' l1 G ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
5 Y" ^4 L% n& Z" b( Y ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
' ^1 S0 a, O! M3 t9 e: L/ S ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 ' c+ B6 E5 Y8 b/ g* |& _ E
八.行路。
/ ?) Y. A$ A' _3 e, X5 Q3 A- P 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
' T# a! n' {5 m 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 5 {9 {+ G. Z# y
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
6 P2 K2 d( b. q 九.其他。 ! L- w. C& d" [
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 4 a$ W8 f4 `9 P5 r/ S
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
1 X& }* m8 Q( j$ @6 t 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 * T, t" P8 j- s5 n @" D- g* P
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 & [% @# X3 X) T) L7 y
㈠接待内宾。 4 X, [ H8 ^1 f6 b% O$ T4 ]) N
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 , U% Y% f5 ]) Z1 n% R
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 " Y7 a7 \8 s0 [9 ^/ h/ S
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
6 |' ~& |2 m d) R9 ~ ?4 Z4 e' A# d 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
, q, m) d& d5 D) \$ _- }% [+ x 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
! x2 o9 T$ w$ t4 ] 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 2 F0 H) i! F7 p( Y
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ! p3 G' `* O- }
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 0 k( [8 Q4 D! Z3 n
㈡接待来宾。
0 P* u( [/ g7 R) v) r6 ]) h 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 0 @; ]' J4 Y' @6 _
迎送。 2 e+ ?3 N8 ?7 C1 k, S( @
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 * b- q8 p6 b/ C9 m J1 k3 O8 j
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 4 [8 I6 k Z2 O6 c$ Q
会见会谈。 - `. i5 N8 D y/ s1 I, y& F
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 ; I* l4 u2 R, p) ? K
我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ; L. E" x/ W6 u7 T: i0 O( j
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
% c0 A; d8 D3 V: `0 G6 g& \ 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 0 g! b D7 U$ k! q" M6 t
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 6 @' D7 S o- H: D" V) u0 I
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 " v( Z3 p- J# B: p! L u
宴请。
7 n# S0 }* P# V) b( O8 H3 F; ` A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 & @7 |: I9 J" o* x& ]- A
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 . a; ~( W# x0 g9 b# a
文艺晚会。 1 a; _+ m1 ~4 y P$ e1 @
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
* ~: Q5 k# w% q 参观游览。
: q( Q. w, ?# H/ Q5 k3 z' c 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 6 w- \0 B1 v+ q( B1 q; w2 p
接待标准 # r- a7 R; S+ O+ o3 e. r5 O
⑴用餐标准。
2 z3 }' x/ }2 q; p 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 / V* k7 ^5 y: H
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
. I& N- |6 y9 R2 r" _ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
+ Q2 J9 \0 W N% c4 s( N: \) r 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
# I9 a$ ?' D- ]' Z+ u0 j! t1 Z 5、常客 员工标准
. u& N) s/ h% l7 f. u$ J: \7 b5 j (2)住宿安排。
7 f) p. s3 u" c2 z. A; l9 v 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 2 Q- @# j9 ]- X/ \/ l+ ~" v7 p6 z
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 ( R4 W) H( k# K! g7 ` i8 g
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。3 D& U8 A& Y. w* V4 H ?! z
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