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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：$ y& x( F5 H& X0 d2 r. U; x- j& B
做会议记录，写着写着笔没水了； ( P, f, K2 ~' E9 i* E
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； * j1 R; B3 v9 |5 N) N0 J
用胶水时，找不到刷子； 6 C) n+ C! j: E: |7 j8 k: t v [
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
D F8 P* J6 v 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ) ^0 j. X; q# o2 C) K6 P* q7 O
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
% O/ l9 i1 j; U. f1 v- g: O' ^9 Y. i 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ) I" W% d9 a$ E3 I7 C$ y
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ; G, E7 v/ N# F7 B
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ; i* [$ J S2 l5 b+ @. d9 m$ P1 V
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) q4 D' p6 T) E- c! H- J- t% ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
# B) [; [0 n; E! Q; h: j3 P2 E 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 " b8 B$ v, ?+ P9 @/ C L0 k/ a
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
7 G) D' F: h ~/ ?1 b 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ( ~$ }% r7 R7 U7 ] y9 u* \
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
1 k$ K- w# r& i( ?) c 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ( D; W2 B7 O: D$ }+ p) ]9 ^
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 J2 x1 ^) S& V' u
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 & U6 j0 c0 z% y
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 , q! g) ^% i% v& s9 `
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
1 g+ k3 z& i9 M: y/ y, O& Z 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
! Z8 [+ Q* |) s" y, I j0 b) o2 d" f7 f 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
Z- v# j3 Q) m; b7 z; y 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 6 q9 i- k/ y Z; O: n# U4 p! [1 c
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& z7 Z' u; o- H0 o 9、与本职工作有关的表格。 $ e1 g5 q" u, a9 r, X
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。. e h+ D) g/ @% k: ?& G! }4 K
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