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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：: m8 O! S/ H! {* z3 k
做会议记录，写着写着笔没水了； % [: c- M3 t6 c6 C$ I. ]$ u& Y/ ?
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； & i+ d4 t4 z' n) I+ E
用胶水时，找不到刷子； , j# u; T5 X3 z& K
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " q, O- O1 g R( i% a; n
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 % R% u% i" H4 A7 ?2 J; j N1 K( Z: j
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
/ @$ u' o- r# H2 V' ^& d 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
* N: D* { \7 \: v; E. S* U 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 & J, @0 N/ l: t
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
* V+ E( r/ O2 \7 z/ a8 r 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
( ]0 U2 q- w' b# b3 e1 F 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
7 c( j5 z9 T t+ E6 G( T 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ; t* k$ e% v. A
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 % `+ W- l* {0 N+ j3 q, v9 U+ J# T
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 7 G, a3 \2 e Z
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ' y& m4 Q/ z* f8 G3 V
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 1 p9 h8 q( e$ W/ y3 ]$ k2 m4 f
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 6 M* q! P. G/ ]! U
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
$ M& e2 q- [ f3 x2 u: b: \# \ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 x, z6 E$ y% k: c/ X0 ~
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& D' z! N7 P# D# K: d 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
% Y, a* ]; h! }) V$ { 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
2 ?. C, X+ r; D* y% _! S$ B- k; U 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
, l% f. ^- x0 G+ w+ Q+ R4 `3 s 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
! d t* T T, j9 f6 B 9、与本职工作有关的表格。 # C* Y( e. d9 B: [- B
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。' O! r0 ^: C# t
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