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/ B9 W7 N; L, o' p [# L 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
: S5 e5 ^9 ?5 j) M 做会议记录，写着写着笔没水了；
* E2 `. ?7 ~6 b( e2 k6 t1 [" n. S 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
8 G8 k& X( v" N9 G6 T8 v# ]- z 用胶水时，找不到刷子；
0 b* \8 k3 n- s 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' r) R" w- k7 ]" v t- d 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
% ^# J+ I# C- U2 o7 b4 g 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ Y9 d( ~! k0 U( Q! |/ [ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
& j1 y3 F, Q: `. Z 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 q1 d1 G/ \) E- m' o+ E9 r! Z 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 1 @' O2 `. Z) k% [, D8 ]
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 1 @- W( D6 l% @
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ) E+ J( [# p Y3 ?9 ]5 `+ U
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
8 C; Y8 u- {7 F5 V5 R. K6 Q 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! ^% ]% h; A) d 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 / Z+ l! | W2 M2 H4 z& `1 c
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
e+ h3 V8 H. ]( |8 ^ w 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 0 K6 X! r3 S, }" z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
# Q& ]' m! @( R9 K% ]0 [6 i: n; t 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, x) z$ c+ H1 C0 i' M# l& H% n 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 ^% T$ G( s0 W% a
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 4 X2 _, z9 O% `, h+ `
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6 |$ @8 [$ Q/ x0 p% w6 s
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ?7 `+ U. |1 l" W; |, T2 D
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 J/ f. ]; r* @
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
7 Q& r& e, f: g- @- w 9、与本职工作有关的表格。 2 ?3 V. D f5 P
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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