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2 Y/ T7 f7 H/ q9 A* I8 V8 T. m 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
& C* ?9 A) |; t3 I+ M# ?9 U 做会议记录，写着写着笔没水了；
# x1 n& ~ J" n T 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / r' k/ ]. j1 ?
用胶水时，找不到刷子； 4 @0 S' N# m2 T3 q# E8 b! @1 A
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 6 X3 V7 Y0 Y, H* r' i: F) B
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 - N; O" V$ J) O! y. [! k
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
% `* S. L1 C$ O( F 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ( J( ]7 ]$ f3 H2 p7 m v
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
9 V( x: `. I3 e+ y8 I3 u S 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
; ]7 q# a* p i" b 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 $ h+ X5 Q* U C/ x7 F7 j c
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 " g, C* u, @$ A/ f. j
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 }- r& `0 \+ B3 J0 W4 V# t
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 . V' b5 x$ }' Z# K: P; x& W
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
7 s1 t0 w. c$ R, h! G9 g 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 * _; C4 W, F7 T
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： & Q! d1 p2 l) q
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
3 A; V5 t5 m, `: t9 _2 F 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ! q% v% _- u, b6 l
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
% @6 D6 y' L; x. _$ i( [ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
; v( y3 S- U/ y% m 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
7 ?! Q5 ]$ G8 }; \) W, S# ~2 d 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 2 M4 W* O0 ~- I
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 " z6 p) ^' t. O; x6 [( L3 q
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 D. W, R. q5 J+ g# D 9、与本职工作有关的表格。
+ U E& O# i' ~% l 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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