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$ J: A/ t8 C: l' [- G4 r- q9 ?" U, C+ F 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
0 R1 f- s% R6 q8 U( q 做会议记录，写着写着笔没水了；
1 t0 H1 R6 @% { 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / P1 k6 J* ^" z$ _) k
用胶水时，找不到刷子；
5 J+ j5 X+ N1 t 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " ^* X4 m. k% `5 g' W
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
6 I4 v4 f( p8 T: s 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 , ~2 V8 K6 v$ y! N" S$ O e
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
, Z6 T/ ?8 i1 S# j; G( s$ h 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 7 L6 F ?8 r! V4 b. ~% E/ [
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
' t3 o# Q$ o4 n: i, M4 S 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 - p" G9 L4 C3 [/ P1 M5 }! K
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
" w/ }* O; y' ~! F 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
5 Y& Z Y5 t' q! G7 y 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
* P1 {, U' E. W( W& ~% E- d 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
, [/ N- N" G" q2 O 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
: D) v2 A' c( ]4 I8 \ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
, x; B, L5 s6 ? Z3 U; H3 A 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
7 Y* d$ b) k# G 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ( x; h3 f2 g$ e O' Q
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
! G" s4 V0 x& B2 [( G 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
: q# k2 b9 [' b' ~( D% E# v7 H 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
. G6 }1 j8 H6 g 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 8 \9 W$ Q1 n* e$ s. p d
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
9 ^1 U# M/ w8 s# l3 X 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
: W+ X9 B+ w# a* `) s& D0 z 9、与本职工作有关的表格。
& a+ Y/ m$ d1 J* s; K/ k- Y9 K 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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