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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：. G+ h) z1 x( j3 i& J( T, A
做会议记录，写着写着笔没水了；
$ y1 e u/ O- y3 w 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
) ^5 v$ ?7 a8 i 用胶水时，找不到刷子； , O2 `2 w, ^) i2 l
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 3 O( s* H ^/ a, ?
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 X, Z- w4 R0 t9 V, {
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
L( S( ]+ z" Z9 |/ Y& E- L 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
. K3 ~% J; \$ @2 c: _6 a; n 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 8 i2 g! e' Z; _
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 V8 ]2 k! y1 } n2 a 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 * U) f4 {2 w" `$ P$ M3 Q% D
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
5 Q1 ^3 p4 ^# t+ O) G* r9 g 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 0 u6 \6 s* y: K0 ?8 V# r
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
6 D! R2 U- ?, u8 u, U! z$ N 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 / Y3 j6 M; f% I9 U2 g) v
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 7 ?7 |' p8 Q9 l7 B* E" ]/ M+ ?
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： $ r, ?* {# u- t& k; ^
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
, [1 s1 E# Y B 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 - T: ~* x: S8 d" ?; r
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
- |. ^2 K. a( r+ `9 w 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
9 e8 r6 [( l) |% @! N 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 " f- F# o; T0 w: L* U ]
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
; D9 d+ J2 W9 C! @$ E 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 + t3 n+ w) W U* \* [
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ T/ X1 |% C2 T+ L8 g 9、与本职工作有关的表格。 # F! I! a# h4 Z* m+ K3 d
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。! e$ {" T( R( B% g" x V
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