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+ C n- u" X1 u6 L 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：3 p- ^' f. a' `, r @# x; R/ _8 [
做会议记录，写着写着笔没水了； 6 D/ `, O* |( j- m4 E/ Q! ^) h
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 6 x( l- ^6 q) j T3 l2 G9 Z
用胶水时，找不到刷子； / k* }' J# J. ?" g& y
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ) J4 p6 e' I- v
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& i$ `7 \( K( {0 F6 W* v" d 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 7 g. ^- s3 k8 O/ f
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
; c4 q4 |. p4 Y( K9 q8 B 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 H( M: X$ F- n
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ; N% C+ n1 h0 |, r
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
5 ^( }! O1 W- J- ^ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
$ L$ Y+ d% a6 d3 R' g! b+ V. i 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 # k* l. O1 S6 {; J
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
* @- E. D: y' c) {; L, S# ]: H8 f- a 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ' K! L r- l# L+ |$ h& o9 Z7 x
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( L; d3 G" p! a* w. R+ T6 E$ @
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
) u( S3 Z. n9 \2 C4 q 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 1 q, n! _9 U8 A* Q; G
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
) _/ O$ l. z. V* H! U0 c. B4 | 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 & N& ~$ N7 U. l+ E/ z& d( n! b( H
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
# V& I, c, G" X) _5 E7 q7 G 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 2 q, h# v9 |5 P5 { h2 u
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
+ q! Q2 @5 O% E( U& G/ f4 {# `4 i1 f4 [ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 , V# y. w, Y( V# u
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& l5 B! Z7 H* k' o 9、与本职工作有关的表格。 ) A- u, S4 X4 H3 {5 @. q# r& b
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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