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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
& G# V: {' C7 ?2 @9 D8 P, O; Q- U 做会议记录，写着写着笔没水了； , a$ b2 m4 a0 N; X7 T( C$ s8 q
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
}5 s* F1 T& w8 N9 c 用胶水时，找不到刷子； # ]+ a" G/ |; h
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； # U* P, L7 N! e" }
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
( T; L& O0 i; l3 B" P" ^& S 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
7 S7 F5 H) [+ ~- i0 @+ ~4 q 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 1 G' W7 |2 m7 ]4 ~3 g! L0 d
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 & a0 M. k' l1 Q% g( ]
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 . y1 S: X% h# p! t/ k/ m. K% Q
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 & Z# q2 o y, y. @2 F4 x3 @
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
/ N& C: Z# Z7 e: m6 v" t+ O" q; k 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 : P0 Z. i. X$ j% p/ C1 n
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 % ]; r1 F( L, d4 d: w
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 & p+ t' W- k1 @( e( D, }
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ( [' L8 n2 B: p& A( U
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
& d/ d5 W8 S/ K L 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 2 W" @" h4 E, D+ ?2 P
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
% ^6 D! k! P& n; R8 W8 [ 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ) X$ f0 S/ ] I0 r! H. e
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ ^9 J6 e6 i, s3 j 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 3 s5 N+ C3 `; F8 I* d! Y8 o+ [
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 + m/ s2 E; O$ [# R2 H
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 . \3 [4 q% E+ M
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
& c; U# [* T: |6 |8 _+ x1 t 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
/ [7 s8 a2 g' e& N1 o7 g$ x J 9、与本职工作有关的表格。 0 Y4 B( Y( v4 ^+ y
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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