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U9 R: k. q% o& r: N 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：# b2 z7 ?* t) U+ `0 w
做会议记录，写着写着笔没水了；
8 C3 I9 Y( e; J1 m 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
9 U& h- y. `- F4 G# \9 V( p7 o 用胶水时，找不到刷子； ! K+ o* D5 q7 p: {* C
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 8 \0 t" d/ V: X! b) ^- \
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 $ A; q" a4 X9 R7 P8 K
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 , z3 a" B. e o8 g! Q
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
. }: W% t9 l% E$ i, Z* U1 N- }1 u 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
/ X1 R& q/ o; U) W' x5 p( \ 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 p; n4 p8 w) ? R. G( G7 L# s 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 / G1 H5 n: y# ~# d( H% }
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . R: r" Y$ n5 m
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 m& w% W" T! U% M) \) f+ ^+ W 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
; r5 I; n: q! b# c9 o9 u5 c5 E 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
6 @3 L8 }2 L Q8 R- f0 t 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
0 b8 E. e* i; f }" r$ ~ 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 + }! c7 a2 V' Q* ^- c
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： * @' C- n3 D, `; U
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 8 S; ]6 S. `" N5 L( v! ^
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
+ w* _6 ^$ U" G 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 # R, y2 A2 J# ^( o% s9 k: I
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
4 P; \% |9 d5 k: D/ ] 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
( {# n! G% C: m( @, s3 M" S 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
' h6 u( P: ?, b5 {+ [3 d" I 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 p. x6 r: x. p! S) Q, G6 U' J$ J
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 7 \5 S9 u' L1 e7 ^ [
9、与本职工作有关的表格。 # W8 r. r8 m B5 @. c
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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