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- |7 v+ i/ M. [: Y7 c( ` 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
& _2 h+ q' T4 u) z 做会议记录，写着写着笔没水了； 3 r% H6 y+ c3 D8 L- T. `- K
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 X0 { K8 U* S 用胶水时，找不到刷子；
1 ?9 Q8 b x" D) V( u! O 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
+ q1 m& N8 t" ]! a, }+ [6 f, m 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 @. m6 l0 F& Q9 m/ ^1 h
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 & e& ]4 b+ N' X' `5 ~) f
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? : ^) X* w: b5 M4 v' m) P4 T
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 6 P- n6 c4 q& ~
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 3 k/ J3 e# S& O2 j" v' j2 {
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
. N7 ?' D, b+ @& r/ [/ R 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
6 Q9 w7 p6 A1 M! o2 w6 h 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ! X: ~' D0 D v/ L: u$ Z
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 g# x% _. k$ o/ Z) B" T
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
7 g" T1 o# @1 K+ u 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 _7 [, u7 k$ [9 ?
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 8 l1 @# J0 A: z, d
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
) h5 v/ c( t( n6 |2 ^- Y v! D, Z 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
3 s! h R. n- t x* ^ 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
5 x% Q8 K% M- L/ _* O$ c' W! Q 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 3 I5 g: U, s a g, q" U* r
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 b m! `. _& A: M' L( P" ^2 e& D
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ' y4 B4 z* N! b3 k x9 W5 }
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 - _3 k0 Q8 o4 e3 b3 j( N( \
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 4 ]; ]( z/ d9 s
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
7 ^' j1 Z: l% Q4 B 9、与本职工作有关的表格。 ! i( k8 c+ y. l' f3 R* C
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 4 i3 @8 R4 |7 R, G) g) M: C9 s& x( E
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