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- A* j; d+ N& Q% D2 T; X' r 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; f$ ]5 |& W7 F/ x
做会议记录，写着写着笔没水了； # u; v7 P8 d' O: y- l% n) `
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
/ t8 S$ Q. C4 g/ ~- W 用胶水时，找不到刷子；
& h3 K5 p, w3 S7 i0 r 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
4 ]8 y* X& z" }& m$ m7 t" v/ T 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 - u4 h0 x8 d1 l/ O& U
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 4 l. [& j- V0 T4 V0 U. B6 s
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? / C& A+ y, g$ ?' ` ?
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 2 _( v6 e" ]0 q& h) w* K
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
6 v% X' X! P# i% | 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
9 }; F1 j/ Q. {, P' X7 G% u' ` 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 + |3 L' r7 S1 v+ k# m( A# j% u
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 2 G7 ^+ v) l% L9 g) L+ i" R! B9 J
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 - E* F* o0 ~" b9 ?" N
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
2 ?7 g) @9 F. i& x1 b 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
+ M5 O- G5 n5 i5 Y' M+ p 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
, h5 ]' H- m; ]/ q, a# y) | 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
# E: W& s2 }; e A 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
! |; q8 f) l4 a- s2 V( O6 @' B' G 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 # t' F- e- N6 O ^2 J
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
: A2 C/ B' e" n) J 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
7 G4 b1 q8 J. C3 r: \$ r- \ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % h/ c' U* j7 Z! R& p3 M7 [+ Z; z
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 1 p1 w: j5 s: |" u* ^
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
$ D4 Y+ T6 }# l7 j: h' t 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % L) D1 ]+ y& A2 j' V
9、与本职工作有关的表格。
) z! [( {, ?. e" a+ |- B: f 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ) B. C1 d' O4 l
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