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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
2 ^/ j. ]: A A: h 做会议记录，写着写着笔没水了； 5 `- B; m6 Y7 U* O4 Q8 m, A6 Y9 a
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； - C5 [3 n" F* M% f5 F( W* v
用胶水时，找不到刷子；
7 u3 `+ T7 m% ]; s) N/ k 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
: X0 b/ |) }' s6 C ] 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
5 @! w6 `* p/ D. X2 l 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
: ^% `! D( W0 ? 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
5 m) r/ K+ [) ?$ ]" P 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
8 {3 C3 g3 w7 z; C 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 % v. \% a7 m* G+ }
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
% H" D2 p9 L: `* U3 ~4 s' e 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
- d2 W/ S! C& z }& ] 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 2 t0 m6 `: f! C% c# P) c" U
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
) b a4 r$ ?+ J" _* _- a& b 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
$ S! M# ^" c; t1 }0 ]4 I( v 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
$ A2 N2 k4 E% K5 E; R/ x 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
( Z3 j9 ~; O7 [3 W) S 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
3 z* O$ S0 m" F" y2 Y 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
" I& r! c/ y, v: |$ Y 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , s R7 a) q; ?0 ?$ t7 o$ E1 {
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ o. n) x4 m+ S t
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 + }( v/ C) } {: N0 q# ^
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
+ V1 [% a' B" L$ V& `) v2 n 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
6 K- B$ a# s+ n6 g( C7 c 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 2 W( r& v3 J$ E: O% T
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 / t- _( P- x; v1 ?) M- {
9、与本职工作有关的表格。
+ d1 _$ Z& |4 ] B8 E; y 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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