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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：8 p: j4 G3 e7 Z& _" `1 N
做会议记录，写着写着笔没水了；
/ F4 A9 Y" v- t7 |: K) E 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
7 { k8 X; `' `! m7 ]# y; f 用胶水时，找不到刷子；
- O+ C6 i `+ _, C 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
5 ~# |8 y7 H( ]% k1 |, W# g 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 $ Q7 Y! [/ |2 _7 B8 W# m
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
& f; z; V. g) \8 C; K* P: b$ ` 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
$ H( M9 }2 G$ S, D% q 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 : X8 A$ S4 F( ]9 ]0 ?7 e P
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ( ?8 N* l. [' i1 A- S8 b
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
Z5 H2 \- {& K 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
" T+ ^: C) B1 y: h$ k) r 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
+ M* V+ M; ]5 @# \5 W 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
6 X! }, u2 @- P 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8 g1 {' g; R- _) {8 Z; `
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
% w/ Q4 N0 Q& G. [* E, R9 k- |( f" Z 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
8 s0 C+ u( e2 X/ l8 E- z- [; X) w 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： & n7 [/ y! I: a' l
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
* L- M" E, F2 z 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, e0 d$ I! M. A4 z7 j 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 : H1 L& p: M) u/ l) w
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 % g& c' }! ^$ n8 X1 _
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
* o/ g, t3 K. q# e3 o$ d 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 Z2 A7 n- v' u& X; M. }' m
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ' G( q' b/ Y! Q" q1 K
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
I* j. h, S- H4 b. y( K 9、与本职工作有关的表格。
9 e, Z- H4 t6 `0 l. D7 C) J 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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