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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
9 \! ]. H; ? ]. Z 做会议记录，写着写着笔没水了；
, Z! u! e+ Y2 t( @. Y 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
! l- S; d2 L$ W: [ 用胶水时，找不到刷子； ( s$ n* D: m* e$ K
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
/ _) [2 K4 ?! s 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
% x6 J1 U$ Y' t* I5 }0 L 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
1 i! X# F! {! x% V% l6 d 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ' Q+ ?; L- u, N6 h! j! X) M
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
9 N" S2 ^3 a( j 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
0 i' L4 ?- w6 t8 b$ G/ q+ P 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
- U2 q: r" L% r$ a& ` 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 ~, {1 I) S. G& }, @8 x 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
4 @3 [3 x1 n% Z8 ^7 O; s; w, I 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 * f8 K8 U! y5 F) _& d0 h/ ~
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 5 r* I. n0 Q0 t6 G- m: Z
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
* I9 w9 K5 e: H5 \: E 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 : e( g( g" W& `
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ) B. }" Y" ?- g6 M. Z& M
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
6 a8 H: @1 N6 b% g) F3 W4 V: n4 p 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 X5 j$ \/ }3 s/ O6 B; N/ l
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
: E! l" u; R6 L5 } 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 $ a% \7 w' q8 z
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 $ ?, S* y' K6 a) M% Z& z" a
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
' z) o5 ]% {7 @ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
5 ]2 ?7 V; Z( R' k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 \! k+ Y- t" l* B: w& } 9、与本职工作有关的表格。
/ W; J$ k7 P, O0 w# J( i. K 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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