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老秘教你如何成长为优秀秘书:第一讲 秘书角色扮演与人际应对

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中国老秘 发表于 2011-1-9 13:56:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  ( V2 s6 m" v* c

开放式的市场经济使得职业秘书的工作内容不断拓展,工作理念不断更新,这就要求职业秘书要不断提升自己的职业化和专业化素质。

. o) F8 k4 a& t( d) m

☆本课程针对职业秘书当前所面临的职业挑战,为职业秘书提供了一套实用训练教程,将为您系统讲授职业秘书的角色扮演与人际应对、办公室礼仪、商务用餐礼仪、档案管理、会务管理、企划案撰写与公文写作等方面的知识。通过本课程的学习,将为职业秘书不断实现自我发展奠定坚实的基础。 



1 l7 c& L4 q* L1 I' z: D7 w2 S# G: p

 

, U [% R' o; E" \5 K6 V4 W6 j6 j

 

& l6 [. G5 P! s0 L8 P9 J/ W

引言

" c! W X) m6 R' J& p0 r

   秘书是上司的左右手,他的责任是替上司分忧解劳,减少主管无谓的干扰,所以,主管如果能获得一个优秀的秘书的话,就能心无旁骛拓展业务版图。


% \8 ?' D) t' q, ?! \' C2 I

美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克,当记者问他一生经营企业的秘诀时,他说:“没什么秘诀,只要请一位好秘书就对了”。

8 O" q; H8 t, ?: o: k* L8 p

所以由此可见一斑,秘书在企业的角色有多么的重要。



r2 V# w1 C# g2 @6 L' a3 G

 

% D: }7 T& w- i5 y

秘书的自我定位

' C! Q0 s0 Y$ @3 ~6 R

 

A, c: {7 K- P, [/ W2 v6 [0 z

当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特,其一生经营企业的秘诀时,他说“要请一位好秘书”,由此可见,秘书在企业中的位置有多么重要。

3 `0 g* ^$ k6 |5 G

9 S0 M/ X9 R' H

 

$ `+ l% s+ [$ A3 j; O+ g

1.秘书的工作内容

/ x _5 c7 C4 j) [

秘书的工作非常烦杂琐碎,公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及,所以秘书需要非常细致和耐心。大致来说,秘书的工作包括以下几个方面:

+ d8 v- W$ [4 @

?辅助决策

( w( \2 k7 t9 K) e/ n* `

当上司面对多个选择而犹豫不决时,秘书要为上司收集相关资料,帮助上司分析情况。

8 C- A6 j4 p( K" F2 y

?调查研究

: Q9 J o' _$ q0 g

当上司接到一个新任务时,秘书应协助上司进行调查研究,掌握具体的第一手资料。

/ w& I s0 _0 P, S3 Z

?收集信息

2 g3 E+ c+ Q( m+ V8 H

当今的社会已进入信息时代,秘书必须具备信息处理能力,及时、准确地收集所需要的信息。此外,还要善于运用网络收集信息。

1 P" ]; H% d, B$ p

?文书处理

3 G+ n5 z9 u7 n* U

文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。

4 I) r4 N& k- D6 F( W% g

?会务准备

( O, d3 W; x; A4 `9 c

所谓会务准备既包括公司内部的会议准备,也包括对外的会议沟通,准备工作主要是进行业务汇报。

0 f) i; l' ?( N0 F$ b8 L9 |$ p

?公关工作

% k5 w, J; h1 p9 V

公关工作包括沟通、社交、商务等方面,有时也要代表公司进行发言,或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道,与他们建立良好的沟通渠道。

, C2 U* ~' C4 B* m8 ^ [% F

?档案管理

; s5 W2 F& P! [0 k

在高科技迅速发展的今天,我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式,而是采用电脑来管理档案,所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

) M2 B% O) _+ n( c$ u5 d

?工作日程安排

' D' C7 K& i0 W! C0 R% R! N1 O% Y

上司每天的工作日程一般都由秘书安排,秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排,如上司今天到南京出差,明天在北京参加某个会议,秘书要把握好时间,留出往返的时间空档,保证上司能及时参加。

# h; q# {7 n! _& e! S* j

?查办工作

9 `" K' F) e% G

查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实,或者对一些须要重视的传言进行证实。

6 Q9 Q* ~' R9 p6 [2 l# ?

?接待工作

. {0 `; r3 w7 E+ F. k1 j" ]

当有客人或来访者的时候,秘书有责任做好接待工作,让来宾感受到自己受到礼遇,产生宾至如归的感觉。

7 I6 B; m1 k4 E8 a; N4 c. p

?行政事务

" I" Y8 P; q% E) n: |

行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理,以及下对上、上对下的沟通与协调。

5 o, E& K8 o* v0 M

?保密工作

- @ K) G! \& k) w. u% l, }, h

秘书要具备保密意识,公司任何事情都要保密,包括最要好的同事询问,也不能随便透露。

) \; W. @: d% h4 ^: j8 C+ E( n

 

6 n; O% c' k9 u3 j- H0 \) `

2.秘书应该具备的能力

) A: i1 H- c9 e+ \; {( ^9 L

秘书的工作非常繁琐,而且经常有突发性的事件要处理,所以秘书的能力应该是多元化的,决不能只有单一专长。

 

精彩评论3

正序浏览
中国老秘 发表于 2011-1-9 13:57:02 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  + {, A) D; Y4 ], k

 

4 q+ b1 _% ~- @+ E% q! x

3 ^8 X. G) X8 c

 

|1 Z7 X1 I( U

【自检】

* _+ n8 d6 ^& ^, N

以下是一些秘书在工作中的表现,你认为他们当中谁是合格的秘书,谁需要改进工作态度、提高工作能力?

" A F4 L- W" H7 C+ ^

(1)小王在处理其他的事务时都非常能干,但是她讨厌写报告,认为写报告是一件无关紧要的小事,所以没有在写作上下功夫。

- A4 L6 u* B& ~* D0 F( f7 ^& r) ]

(2)小李是财务经理的秘书,经常有同事或者好友向她打探别人的薪水,小李总是巧妙地回避这些话题。

! b! ^8 m; _3 W) j9 k* ]7 ^/ |

(3)小张做了多年的秘书工作,一直做得很好,只是最近两年公司引进电脑,实行电脑化管理,小张没有学过电脑,觉得适应不了。

, d: d( R6 D) a6 b7 R

 

( u6 @5 Z, f5 J6 C

 

8 T6 T2 g, @4 `! c1 ^9 r& R

人际关系与沟通技巧

6 `4 }. u% @- t Y0 S! {$ e

 

5 o# {% I' @) M6 S$ p+ [( J

认知人际关系

0 u" p! J. D8 U2 U

 

! V2 e0 x8 g0 _9 |3 Y

1.增进人际互动

) e4 U4 T( ^" S

人是一种群体动物,没有人可以离群独居,我们每天都要进行人与人之间的互动。人际关系涉及各种问题,职位、地位、社会背景等都会影响到人际关系,有一句老话说得好,“先学做人,再学做事”,如果不会做人,人际关系就会一团糟,办事自然就会到处碰壁。

( J3 B8 F/ q! M: M1 a% ^ ]+ x

那么怎样才能增进人际互动呢?这要靠平时的积累。朋友不会从天而降,也不会突然出现,我们在平常的生活、工作、团队活动中要有意识地结交朋友,建立人际关系网。

* o4 z/ I/ a1 O4 c- h1 B2 K7 X) u

, v# r& i# _) s( S

 

# ?; p" I V: u k1 _* {4 r

2.人际交往的流程

/ n1 Z8 B( r: R( x8 i! }% j

人与人之间从彼此生疏到彼此交往,有一个循序渐进的过程,一般来说,这个过程可以分为八个步骤,其流程如下图所示。

7 I- R& ]$ G$ m0 c

, E* k( _/ L0 V) \

图1-1   人际交往的流程图

E. r, q% G' U4 `: o9 m/ t

 

) B9 z8 @) \5 r0 ?, _

3.人际交往的四种态度

+ `/ M- Z9 K/ `% r; ~% b9 J

人际关系有四种交往态度:

( }8 y; {& k: l6 l2 A1 d

?我不好,你好,这是大公无私的态度。

# J$ H4 U+ O- s* A# h6 F$ `& u

?我不好,你也不能好,这是玉石俱焚的态度。

. f' y6 w% ]) A1 y

?我好,不管你好不好,这是自私自利的态度。

% T" U4 R( f; X7 ~

?我好,你也好,这是我们追求的目标,希望大家都能够有和谐的博爱的精神。影响人际关系的因素

) r. `* E, W. [# P) E' Q9 L+ Q

 

1 p, L$ q8 H+ L, E! m6 e( Y

1.影响人际交往的客观因素

+ G$ N4 A; \( `+ D5 a; Y& N

?时代背景

" s/ X. E/ L/ x, |$ p8 N; p

时代不同,人们的观念也会存在差异,会有很多因素的约束使得人际关系无法突破。在以前的农业社会中,邻居之间的关系非常好,尤其在农村,一家办喜事,全村的人都出动,而在当今的商业社会中,人们住在电梯公寓里,楼上楼下甚至都互不认识。但是随着现代高科技的发展,尤其是因特网的出现,使得空间距离已经不是问题,为人们的交往提供了极大的便利。

9 \. R( W' D U. x6 D! V8 }( m

?生活压力

7 t3 y9 U( o6 g, `3 n

人们在生活中难免会面对许多压力,比如升学压力、家庭压力、经济压力、工作压力等等,这些都会影响个人的看法与想法,也会左右人们人际开拓的脚步。

7 h* T* v! Z) Z U: t+ i

?环境的阻隔

8 r& O8 o3 E9 G% g9 j3 F' O$ H

环境是影响人际交往的最直接的因素之一,环境的改变可能会使亲密的朋友很少有机会见面、谈心,久而久之,感情就慢慢地变淡了。

/ a$ y& V( B, R% A. |, _% P0 L

?角色定位

d. p5 I4 P1 N; E

在人生的舞台上,有的人演主角,有的人演配角,甚至跑龙套,不管怎样,我们从戏剧的演出就可以推测出各种角色的生活面。所以我们要忠于自己的角色,如果今天我们扮演秘书的角色,就要把秘书的角色诠释的尽善尽美,达到最高境界。

( |. L% w( ~8 ~$ U' n& H6 I

 

# [7 S. C% C! t3 K6 I& t$ G. p

2.影响人际交往的主观因素

- Z( |/ B/ _% g7 ]) W& [1 u

?人格特质

& i% @5 r( Z' O# L3 q' ~

有些人生性木讷,不苟言笑,朋友自然不多;有的人主动外向,总有许多人围绕在他身旁。个性的不同,自然会带来不同的生活面。

( k8 I! }; n: z7 M: Y5 Q% [

?认知的差距

+ k _. u! u+ t9 t' @3 j$ o/ a

对事情认知的差异性,也会造成不同的人际距离。如两个人相约去吃饭,一个人要吃洋葱面,而另一个人要吃鱼翅,两人对美食的认识不一致,以后也很难在一起吃饭。

+ H' I+ W: g- x6 h' p2 y

?态度习惯

" ^/ E& _3 V6 q9 I9 y

不同的生活环境、家庭教育培育出不同的习惯,每个人都有自己的处世习惯,如果习惯一致,则容易相处,所以有“物以类聚”的说法。

4 w8 ^. T4 B6 m4 y: {9 L1 G

?沟通协调

! w I. G' R+ |5 O5 C

有效的沟通能够拉近两个人的距离,而失败的沟通则恰恰相反,正所谓“话不投机半句多”。沟通的瓶颈会使人们无法和睦相处,结果产生彼此之间的距离。

6 A! a6 P0 P: K$ v$ T

?利益冲突

7 s" m V4 R8 r5 _

人们之间最常见的冲突大概就是利益冲突了,朋友之间因为利益冲突而造成老死不相往来的现象并不少见,在利益的面前,需要技巧才能把获得利益和保持友谊协调起来。

" j" O9 n) i2 u( f" J

当你总是把“我”字摆在第一位的时候,你的朋友一定不会很多。所以,一定要兼顾每一个人的感受,善于沟通,妥善维系人际关系。

, d7 z. P4 g. U- r! z/ W3 P2 u1 U

 

8 `! p5 f& |3 y/ ^. h& Y' z

【自检】

3 k- G1 v( \9 w8 a5 Q9 N

分析如下影响人际交往的因素,判断哪些是客观因素?哪些是主观因素?

1 v% d0 O7 g/ o6 _. I) D

A人格特质          B沟通协调    C时代背景

# k* T! h' ]4 K5 G/ \/ {0 z

D角色定位          E利益冲突    F环境的阻隔

# W# J6 L: E6 W! E+ d$ _

G认知的差距    H生活压力    I态度习惯

5 J H; K, L6 ? @) C4 [1 u! G

& s6 w2 D/ z. w2 ]6 g' \- T1 S/ `

见参考答案1-2

; P3 Z- y+ [- x3 ?

 

) i7 L; X( M: a8 |+ ~' T+ Q

促进人际关系的技巧及人际交往失败的原因

- F. g* i7 ?* h$ {* W

 

, b4 g1 E+ p; w) T

1.促进人际关系的技巧

& w9 V: v: {8 e: O

想要有效的增进人际关系,需要掌握下面的一些技巧:

3 p: w+ J2 ~' F- I& z* x- t+ y: I

?守信用

. I, E8 e& k* k# ]

做人要言而有信,才能赢得别人的尊重和信赖,在人群中建立良好的口碑。

- r) o. C$ I$ P; d

?说好话

2 {8 d0 G( Y" u& m6 v

心存善意,学习说话技巧,多鼓励他人,随时赞美身边的朋友。懂得赞美别人的人,才是最佳的公关高手,赞美是人际关系的润滑剂,不花一分钱,就能获得很好的效果。

1 v& U- ]2 ]9 |, O% C

?勇于认错

, `0 V5 B' z# I' L3 ^; b$ c

许多人明知犯错,却碍于面子死不认错,甚至将错就错,丧失自己的公正性,这样只能使自己走进死胡同。而勇于认错的人,却如冬日暖阳,令人觉得温煦可亲。

! R. o! A [ a" o6 I

?尊重他人

2 Y) M6 y ]& [3 j# C5 m6 Y1 X' N

“敬人者,人恒敬之”,一个懂得尊重别人的人,必能获得更多的尊重。我们不要因对方的出身卑微而不尊重对方。在表达尊重的时候,要因人而异,因场合不同,选择不同的方式。

$ w) X" T% b/ M1 C% X

?欣赏别人

& X. P, F* b& P) l7 L+ @) {

古人云“三人行,必有我师”,每个人的专长不同,如果能做到不耻下问,虚心求教,就能够不断学习、不断进步。只有努力拓展狭隘的心胸,做一个欣赏他人优点的鉴赏家,才能左右逢源,增加人际开拓的能力。

8 L5 H# q( W$ ], K$ e% W& d% x! ?

?善于倾听

1 s- E+ B: c2 Z) \( Y* j

很多时候,一双善于倾听的耳朵比一口伶牙俐齿更受人欢迎。

|2 c3 @+ S: B* X' h5 w" ?5 K1 Y4 W

0 y' v8 m: r2 l7 }5 t! ], `8 V

?重视仪表

5 w u6 k' S& J7 N8 E" D5 j

据调查,一个人的第一印象会影响他与别人日后长期交往的意愿,所以我们必须重视仪表。一个人的容貌、衣着、谈吐、肢体语言等等都能显露其内在涵养,我们应该对成功者的个人特质多加揣摩,建立自己的印象特质,找出属于自己的吸引力。

5 R- ]7 f" b0 b% O

?运用语言表情

6 C( L( U. i; ~- w* Q4 n

说话速度如连珠炮,会使人无法完全理解,沟通时就会产生瓶颈;谈话时有气无力,冗长无味,也没有几个人能够忍受;只有音量适中、音调柔和、速度适中、用字遣词高雅动人、搭配合宜的姿态,才能展现声音表情的美学。

F! C) Z" A6 x3 K& @

?运用肢体语言

4 d7 ^0 m& G* h6 \; h3 b- K

优雅的肢体语言就像一块磁铁,能紧紧地吸引别人的注意力,发言时与肢体语言相辅相成,更能带来好的效果。

0 v! U# e' ~' Z9 _

 

0 [0 _4 H( k% C

2.人际交往失败的原因

- f' C. T0 Q1 x7 {5 S% z8 R$ x6 C0 @

有的人在人际交往中常常会失败,究其原因,有各方面的因素。造成人际交往失败的原因主要有:

- Y; v8 x, I8 m" j- E8 ~

?习惯动作不雅,如挖鼻孔、剔牙、抓头皮、随地吐痰等,让人退避三舍。

9 Y: Z/ p% S4 U# _& `6 {

?讲粗话,言语乏味,口头禅太多,都令人不喜亲近。

$ h$ H& D7 Z4 ~" f- C6 A# S

?碰触异性身体,忸怩作态,夸张无礼等肢体语言使人生厌。

0 d! `- t& n4 T n* q/ e

?思想狭隘,以自我为中心,攀龙附凤,好高鹜远,卖友求荣,都是不受欢迎的对象。

" r4 C1 C) v1 {2 y+ i

?浓妆艳抹,或者邋遢肮脏,都无法让人产生好感。

' v( p# ?4 F+ Y7 G: Z. Q) }

 

& }' Q) Z/ r$ I5 S

职场人际关系的建立

; ~( D; x& U6 x) O( v

 

0 m( S+ g- F, W% c

1.如何与上司相处

0 u2 b# ]8 u1 a/ Q" i3 M6 l

秘书在老板心目中的地位,就像公司的女主人,她与上司相处的时间甚至超过他和妻子相处的时间,所以秘书必须要了解上司的生活习惯、个性喜好,熟悉他的思想、工作方式。老板对秘书的信任取决于秘书的能力,秘书对公司要忠城、任劳任怨、保密、守时、公私分明,更要有耐心、不居功诿过、爱惜公物、交办工作要立即去做、提升工作效率、倚赖心不可太强、做事要明快,最重要的是对自己要有信心。

2 S" o1 R/ S$ R9 ]" A. U

 

. V! _$ \3 w8 \' h0 ~5 @; Z

2.如何与同事互动

- w5 A# x; B s; V, s- Z9 O+ n

一般来说,同事会认为秘书是老板的眼线,秘书与老板是站在同一阵营的,所以会处处提防秘书,秘书要想与同事建立良好的关系,就须要放下姿态,对人谦恭有礼,不倚势欺人,对同事一视同仁,公私分明,并且欣赏同事的优点,不轻易许诺、不滥用职权,不吹毛求疵,做好上司与同事之间的沟通,日久见人心,最终同事们一定会接受你,与你通力合作。

2 Y! h: k/ b8 C( D! }) ^6 w5 L

 

: j7 _, v! |" E

3.怎样与客户建立良好的关系

g* _+ p. Z, o7 ]" w* Q

客户是我们的衣食父母,作为秘书一定要协助上司与客户建立并保持良好的关系,随时注意客户的动态,逢年过节记得给客户打个电话,寄张贺卡,从小事、细节处打动客户,有时候一声祝福就可以维持良性的经营关系。

' M/ W* O& q2 c" m

 

+ a6 M: R- R- j2 j9 U; }9 |

【本讲小结】

6 p \: n, n1 b4 s

本讲介绍了秘书的角色与人际关系的处理。首先,列举了秘书的工作内容以及秘书应该具备的能力;其次,讲解了对人际关系的认知,包括增进人际互动、人际交往的流程和人际交往的四种态度;接下来,分别从客观和主观两方面详细介绍了影响人际关系的因素;然后,讲解了促进人际交往的各种技巧,并分析了造成人际交往失败的各种原因;最后,介绍了怎样建立职场人际关系,包括怎样与上司相处、怎样与同事互动、怎样与客户建立良好的关系。通过本讲的学习,我们要明确自己的职位要求,并且掌握如何在工作中处理好各种人际关系。

* o% @, K" R5 ^, @

 

3 x4 O8 d! D* n1 W0 ]

【心得体会】

- `( [ I2 N/ z" N9 G

____________________________________________________________

6 t9 K1 w, g( K4 o5 t9 i

____________________________________________________________

. w3 ?8 R. I2 a

____________________________________________________________

 
 楼主| hlghqy 发表于 2011-1-25 15:26:17 | 显示全部楼层
 
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cray 发表于 2011-7-4 10:49:42 | 显示全部楼层
 
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