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* \. {6 S& g3 i" q* ^1 ~+ s5 g 同事之间的相处之道
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与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。 . f4 [+ h/ h! v4 n8 I9 `5 k+ G
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/ c% ?- v3 c4 k5 E1 _% n1.树立男女平等的意识 " }3 o& g0 i4 ^
在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。 . f9 u& F2 g% i) _% j
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2.规范礼貌的称呼
# d+ x2 g& w+ I+ p' |对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。 - q1 e3 _% e, ?. y) N) A/ T% ~
上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。
/ O; P4 O$ }4 ~$ Z% Y5 U( K+ [如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。
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: F8 x4 M* Y3 T+ G$ V' o$ u3 v3.言行谨慎
. b9 t) S) L$ K- R" t不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。
/ E5 T- s! Y' ~5 O. B喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。 + L& h( U& v8 o/ @" d# a0 t
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【举例】
0 Y% @- w7 Y9 u秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。 ! {- S! q, X; n, w. k
有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。 8 F* w! Q# ~! q( Q
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4.工作积极主动
; |2 p4 h( G! p认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。
. g- R, [ z5 Z$ U在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。 # P6 I! h/ W. c* n" d
* g% ` `+ l& a1 E2 ?; \1 q【举例】
6 J# v% \1 ^* R% M' a8 i) s小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。
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5.遵守公众礼仪 2 U! O( F2 W' X0 R6 L3 l) [7 a0 [
办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。 9 C! _2 {+ T: |
3 O9 l% @7 ^$ {9 n4 S6 L/ `( s6.慎重对待办公室恋情 - t( ]7 l9 }1 N j0 o6 @7 D: I
办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。
! c r ]& q* F& Q R此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。
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【自检】 - }' Z3 { h- \" t! k9 c
秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。
8 j$ w- H/ ?9 R3 C8 ~& l, r(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”
& `( M9 G1 j3 h$ I: ]# G! p" R回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。 ( F1 n" o& A c, W
回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。
$ U4 O9 n- O, @(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。
4 R- s6 _. J* m% A* B) ?做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。 1 U8 n* W7 ~: \+ t9 F: @
做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。
% J: k, x+ }2 K3 X0 O: K# R; `(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。 8 M( M8 F1 h4 G2 K
做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。 , |+ z7 m# G; a- c8 J E
做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。
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要有敬业精神
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1.端正工作态度
+ B' u' ^1 S6 p* M1 G工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。 , ^' i: q- O% R& O2 F5 B" \# w
事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。 0 X+ S8 ?5 G* j B
当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。 " H8 i$ J+ E/ y3 I4 X
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5 L+ |6 u6 V3 E( m6 o2.树立专业形象 . }0 D/ E. g T4 ~2 C
我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。 , v% W' y0 L3 `: {: `
需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。
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指令的接受与汇报
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指令的接受
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1.接受直接上司的指令 [3 L# l2 V) p/ |
一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤: " y- q2 ~9 `: y3 }( X# F: Z
?清晰地响应,并即刻前往
$ \5 r4 j3 u& u7 G听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。 , i+ q. J$ b/ n% C& k+ N& y/ H
?向主管询问应办事项
- p0 Q a6 {- x) K- T, F1 @% H3 e+ r在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”
- \( ?2 S1 ~+ q* P; T* L3 D?逐条记录应办事项 0 c# K( @% t- F" ~) u
对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。” - M1 N5 C9 }# ]* \/ j( ^' X$ u
1 q% Y" `- T! B" K9 I【举例】
: I6 a K' u0 W0 d+ I' V7 z林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。 8 v: i; j8 S! Q* P3 x# T
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表2-1 在接受指令时的注意事项
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准备纸笔,方便记录重点 | ' K' ]3 i& C, d
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接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听 |
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# y- W! v' C7 F, U# P \ W6 \/ ~ 听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限 | / |+ I8 j) D9 ?6 d
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如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论 | % e! w- q& T" j1 J: U, D
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如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持 |
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5 y3 x& W% B/ _6 \, Q 不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟 | 1 i! A5 c: O% Q& j" P
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2.接受其他部门主管的指令 6 t) M& n, |* l: r
一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。
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9 G+ M$ t! k8 X1 K: _1 k【自检】 8 f$ @* j3 e% t/ D( f5 P/ t
分析下面的案例,回答问题。
; Y- p; Q3 J" s( l秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。
' i! _0 k' Q* v' Q' O' V小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做? p1 y4 F- s) ~/ D1 J
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指令的汇报
1 y/ @- |5 m7 j$ i1 S+ c i. V秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。
, ~ ]' a6 ~& M( |7 A( b4 X$ @" p?汇报的时间
( y K" t( ~- q6 m6 q) [/ f何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。 - ^2 Q; A7 x# R
?汇报的方式 , A* } T) ]9 p8 |5 z
如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。
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表2-2 汇报工作时的注意事项
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8 g$ P" r* J6 P% A: i 要主动进行汇报,而不是等上司来发问 |
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! ^- S' N: l+ Z/ p( ^ 报告的三大重点:简单、明了、具体 | . x: Z+ o- t! m0 D: ^
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汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要 | 0 |8 ~: t& s1 w$ D
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% z1 E" K9 ~) \ 牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明 |
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4 g P( S5 {: Z- f' L* B n 工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测 |
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对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责 | ' R0 F8 V& J& O; u. _, A9 a
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对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任 | ; X( C, h9 w8 h7 s
6 a+ z, ~& M+ s+ p( u; L) U【举例】
2 R4 u% A- s0 H6 C, j% G' d& j$ t& T0 g7 r林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。” - _: S6 L' D4 u5 {+ j- J
" P' e% x. o5 _【本讲小结】 5 e& B' ]* n* @1 h& g/ r
本讲介绍了办公室礼仪。首先, |