老秘教你如何成长为优秀秘书：第二讲 办公室礼仪

 

同事之间的相处之道

7 H h4 H( _ d6 V/ T, K% n

 

" y+ O; r+ ~/ V) w, K1 H: j. o6 k& p& p

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

4 D3 Q5 N" ~- T% m1 J7 E

 

1．树立男女平等的意识

& {' m6 T0 k7 s2 y4 d

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

, }$ s! O: i6 L3 o$ k" C

 

2．规范礼貌的称呼

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

" C5 U' e( Z% i# d

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

4 t2 V$ d+ a) D4 P. f& b2 P h8 e- E3 ~

 

+ \: o$ Y6 F" H* ^$ P& }

3．言行谨慎

, q( Z. F% D' h/ {6 L! k4 {

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

0 ]: k: _2 ]7 u2 C; D7 y

 

( @' H( ~: t9 ~3 V; Y. ?

【举例】

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说：“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗？”别人都说不知道，小张得意地说：“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西，那女孩可年轻了，长的还真不错，你们说，她是王经理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小张的身后有人回答。小张回头一看，傻眼了，王经理正站在那儿。

有的秘书因为上司位居要职，就狐假虎威，趾高气扬起来，逢人就讲“那个做好了没有，老板待会儿要，记得给我”，到处发号施令，俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

/ g- E" n/ [( F9 |, |4 I( g5 h

) |9 O8 }; a* q3 l+ I: i# H

 

; ?7 m, O+ o4 y9 K3 ^; U0 e U

4．工作积极主动

认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

 

2 a6 ]( A2 Q! b3 Y

【举例】

" G5 E e' X* [# S5 l& O! w& H- C% d

小张是刚进入公司的大学生，他很聪明、能干，所以也有一些傲气。一天，由于小张没有经验，在做一个策划案的过程中出现了错误，经理对此很恼火，问他是怎么回事，小张不知该如何回答，这时秘书林小姐为他说了几句话，主动承认自己没有及时提醒他，自己也有督导不周的责任，经理这才平息了火气，让小张重新做一次。经过这件事，小张非常感激秘书林小姐。

, w5 K8 s1 A0 _" q- f. e6 v

 

5．遵守公众礼仪

$ T0 L+ Z; {( [+ N& }

办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

 

1 w7 m& G. r+ T1 {& k) M# {1 J

6．慎重对待办公室恋情

8 T; i0 `2 I& D) m

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

 

4 I& D3 k' ^, L5 c. |0 I

【自检】

秘书小李在工作中遇到了一些问题，请您帮小李作出正确的选择。

（1）一位同事对秘书小李说：“小李，你能不能跟老板讲一下，我都做了那么久，是不是该给我加薪了？”

l, q7 A3 R) _9 [: C0 R5 Z$ @

回答ａ：好，没有问题，下个月就给你加薪。

7 z/ U6 G8 w6 t- o( C! }1 {4 j

回答ｂ：我会向总经理报告你的要求，有消息的时候，我会及时地通知你。

（2）办公室里添加了一台打印机，送货员把打印机送来的时候，办公室里的其他人都在忙，只有小李刚刚写完报告，空闲下来。

, K2 K; ]; m; `; Q; t

做法ａ：等其他人忙完了，叫他们把打印机搬进去、安装好。

- V' G0 C" d4 ]

做法ｂ：既然自己搬得动，就自己动手把打印机搬进去、安装好。

; Q( e) y4 X+ ?

（3）小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快，直到今天来上班，小李的情绪还是不好，这时老板让小李把一份资料整理好。

做法ａ：虽然心里难过，但是不应让感情上的情绪影响了工作，还是应该认真地做好工作。

做法ｂ：因为情绪不好，所以不想做事，让老板把工作交给别人去做。

@___________________________________________________________

____________________________________________________________

/ Q3 m! X+ X& K5 H9 t& o5 |! U

____________________________________________________________

 

 

要有敬业精神

3 |9 D6 S" `9 X/ ]# h

 

1．端正工作态度

0 ^, ?$ c) F/ i* j( O2 E) K, @

工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。

1 V+ N, v2 R3 u0 n1 r; E; y. i

/ p0 W6 E1 j \4 w9 ]% n: Z

 

1 h# m. T8 ], ?; V$ ]

2．树立专业形象

# ^4 o' u, H% c9 b

我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

9 d* e, O' d M Y

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

 

指令的接受与汇报

 

指令的接受

 

1．接受直接上司的指令

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

?清晰地响应，并即刻前往

: o& N* M; ~9 O- G5 ^7 Z# ?! e! m

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

( R8 j3 N. N! A ?! H1 B. j4 ~* `. D

?向主管询问应办事项

% N7 [8 M- ?4 l5 u: [

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

?逐条记录应办事项

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

 

. X* | V% A; @" l. c2 ]

【举例】

林秘书的上司交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让林秘书准备午餐。上司交待完了之后，林秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”上司回答了一些问题，但有些问题上司也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

 

" ]. y8 S3 q. ~2 y8 v

表2－1    在接受指令时的注意事项

/ F) B+ P# a# D( A) @! m' |! S

& _5 v4 H! j6 F0 F" v! M# Y8 N$ A9 W/ |+ N4 Z/ X9 S) z- U5 ]- A9 e p) L9 X F% [* v8 k. Z. L0 X I/ J2 F9 Q4 E& v5 n+ l" j5 F* w6 o' ]! x: [' ? G6 N b u# \8 X( n% h8 d/ Y$ y2 C3 t7 p5 {8 g0 x1 v {5 z! t3 @$ S1 \2 _0 f7 N F) W' t, Y, Q+ O; H6 ]; n# L+ w* r2 }; q% f7 S' {+ F: k, @% S" P, O+ a* D& m7 ~3 _

1	7 p; n' d+ M- D2 y, \ 准备纸笔，方便记录重点
( @: D* }0 m8 [+ T% v8 z4 M' A8 P 2	8 A: j `- }, x0 \6 e6 W6 ? 接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听
/ K; @ D: v. T% K& ~ q9 i 3	6 ]; h/ e ]8 z; H 听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限
9 q+ I# L3 q. K/ r 4	如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论
5	?0 E1 i4 V7 B- a, F 如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持
' ]& s' W. B6 H; L2 `; |+ ? 6	不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟

0 Z: v, N, @7 z; Q/ v; s

 

2．接受其他部门主管的指令

* T( A9 h) R3 z+ F* g; h* @

一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

 

【自检】

: I( X* @% y+ C' {% P7 Q

分析下面的案例，回答问题。

秘书小李最近一段时间特别忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。这天，另一个部门的主管说：“李秘书，麻烦你帮我处理这份资料好吗？”小李硬着头皮答应了，只好又开夜车。

小李的做法是否正确？为什么？如果你是小李，你会怎么做？

O+ }: O3 z! ?) v

@___________________________________________________________

____________________________________________________________

1 j/ r; Y* h. o8 D- ]( v7 ]- r

____________________________________________________________

0 B: f( U8 W! D' r

 

# ]% u; |$ G: C9 q. [

 

& Y( \1 d; m0 f" s `( F' ?

指令的汇报

) A8 l, y; N2 [3 c# W& u k1 g" @

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

?汇报的时间

* \1 _9 Y1 Z7 z1 k/ O

何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

9 \% \. c8 ^3 l7 z; u

?汇报的方式

如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

1 a5 X3 H$ |3 M* l

 

0 F9 C9 I: T. S: \5 L! F

表2－2    汇报工作时的注意事项

3 U" g6 [% _) f! k9 [% o I- `9 d. D; }: g% }9 a( Z, \$ n' s2 y2 ^' y3 o/ j7 x$ P4 t( q4 `' [, @( m: ~0 y5 o' \5 w4 e# q3 J) N0 P' i3 L- e: z/ O( w0 k" v0 z; @; E1 ?9 i! }8 _8 i6 [% I% A" G: G$ Y0 _# A3 e k- F, m" |/ k3 @/ v, Y2 x. i9 r8 f9 P2 F, C# O+ U7 C/ R

+ w; p1 {- A' J* ]- X6 g3 J 1	8 R" v6 S( F; {/ ]: T+ Q. E3 T, ~/ b: q 要主动进行汇报，而不是等上司来发问
2	报告的三大重点：简单、明了、具体
3	汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要
+ s7 W% {3 l; }/ t" F& m: A 4	牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明
1 m1 i6 C& E; |- ] 5	工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
6	对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责
% R; D2 C8 {6 Z2 ]$ t* j4 Q 7	! g% K/ R+ \. h+ v7 P% I% G 对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任

+ v# e" w5 s; H _5 k

 

6 y$ v' T$ j; H" g9 @

【举例】

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

' e0 }) p; ?" _$ U' C, j+ f

 

4 [% y/ R/ h0 I% ?) s5 ^/ ~) q

【本讲小结】

; s E$ _* x, Q+ r- y: g8 h

本讲介绍了办公室礼仪。首先， 

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。

立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您

工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
: W4 g* z$ w" X& m* U+ n

收获很大，对自身综合素质提升将超到很大作用。

值得学习，收获大，希望今后多发这样的帖子。

深入浅出

学习

学习中成长

学习

6 j% A# O) N4 i0 Q# c

 

不错

9 e7 J1 e. u) t# m3 \% |, b

 

[em17]

学习

这个这个绝对要好好的学习一下了

highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈